Как улучшить процесс выставления счетов? 8 отличных идей для лучшего выставления счетов

Знаете ли вы, как улучшить процесс выставления счетов? Должно ли это быть таким долгим и трудоемким? Процесс выставления счета кажется сложным, особенно если у вас не было предыдущего контакта с субъектом. Однако оказывается, что весь процесс можно значительно облегчить с помощью инструментов, позволяющих самостоятельно выставлять счета. Благодаря таким инструментам вы выигрываете больше времени, а главное ускоряете процессы финансовых потоков. Как можно улучшить процесс выставления счетов? Чтобы узнать, прочитайте статью и воспользуйтесь разработанным нами чек-листом.

Как улучшить процесс выставления счетов? - оглавление:

1. Ставьте свои условия
2. Соберите всю информацию
3. Выставление счета после выполнения работ
4. Используйте готовые шаблоны
5. Исправьте возможные ошибки
6. Автоматизируйте процесс выставления счетов
7. Следите за сроками оплаты
8. Используйте приложение для оптимизации процесса выставления счетов

Ставьте свои условия

Это может вас удивить, но даже небольшое усилие, предпринятое на этапе отправки предложений клиентам, может значительно облегчить процесс выставления счетов. Как это возможно? Четкое и прозрачное изложение финансовых вопросов с самого начала помогает избежать ненужных недоразумений в дальнейшем. Клиент должен точно знать, сколько и когда он должен заплатить в момент принятия вашего предложения.

Решите, будете ли вы производить расчеты на основе отработанных часов или на основе всего проекта, и укажите крайний срок оплаты. Если вы предоставляете скидки за более ранние платежи, вы должны сообщить своим клиентам в начале. Предупредите своих клиентов о процентных ставках за просроченные платежи. Сообщите им, когда у вас день выставления счетов. Чем больше информации о платежах будет доступно в начале сотрудничества, тем меньше сомнений при оплате будет у вашего клиента.

Не забудьте сохранить письменную форму всех договоренностей. Достаточно любой письменной формы, даже электронной почты или сообщения из мессенджера. Что делать, если вы забыли четко указать свои условия — просто сделайте это до выставления счета. Так вы избежите лишних вопросов после отправки счета. Объяснение всех недоразумений требует времени, а это значит, что вы можете получить свою оплату только после того, как обсудите все волнующие вопросы.

Соберите всю информацию

Перед выставлением счета проверьте, есть ли у вас вся информация, необходимая для этого процесса. Информация, которая должна быть включена в каждый счет-фактуру. Ни один предмет не может отсутствовать. Тебе понадобится:

• Имя и фамилия клиента (название компании необязательно)
• Адрес клиента (как физический, так и электронный)
• Телефон клиента (не обязательно, но облегчает связь)
• ИНН клиента
• Выбранный способ оплаты
• Дата выставления счета
• Сумма счета
• Описание позиции в счете-фактуре
• Другая важная информация для клиента

Имея такой набор информации, уже собранный процесс выставления счета не должен занимать много времени. Почему выгодно собирать всю информацию до выставления счета? Когда у вас есть вся информация под рукой, вам не нужно искать ее во время выставления счета, а это значит, что вы можете оставаться в потоке.

Выставление счета после выполнения работ

Сразу после того, как ваша работа сделана, вы все еще помните все детали поручения. Вы точно знаете, что было в приказах или в соглашении. Это позволит вам создать точное описание в счете-фактуре. Даже если у вас очень хорошая память, не рекомендуется откладывать процесс выставления счета на более поздний срок.

Выставление счета должно быть быстрым, иначе ваш клиент может подумать, что вы не обязательно ожидаете быстрой оплаты. Кроме того, любая задержка с выставлением счета может усложнить весь процесс из-за скопления документов — на их обработку придется потратить целый день.

Обработка документов на постоянной основе не только позволяет равномерно распределить нагрузку, но и снижает риск пропуска какого-либо счета. Электронные счета-фактуры во многом превосходят их – вы можете выставить их в любое время, даже в выходной день, и сразу отправить на электронную почту вашего контрагента. Бумажные версии счетов необходимо распечатать и отправить в виде писем традиционной почтой в течение рабочего дня.

Используйте готовые шаблоны

Некоторые процессы повторяются. Обработка счетов — одна из них. Форма счетов-фактур установлена ​​законом, поэтому большинство элементов счета-фактуры остаются неизменными. Вместо того, чтобы думать об элементах ваших счетов -фактур, используйте готовые шаблоны.

Каждый готовый шаблон счета-фактуры должен содержать место для всех необходимых реквизитов – ничего не потеряется. Просто заполните пустые поля, и ваш счет будет готов. На этом этапе процесса ваша база данных с необходимыми реквизитами будет особенно полезна. Обычно шаблон может быть адаптирован к характеру вашей деятельности. Есть много типов шаблонов для вас на выбор. Некоторые из них очень традиционны и официальны, другие демонстрируют интересный дизайн или их форма ориентирована на прозрачность. Чтобы настроить шаблон под свои нужды, вы можете добавить логотип своей компании или использовать цвета, связанные с вашим брендом.

Исправьте возможные ошибки

Использование шаблонов позволяет избежать большинства возможных ошибок. Шаблоны обычно включают в себя все необходимые элементы счета-фактуры. Тем не менее, ошибки могут возникнуть в любое время. Перед отправкой документа клиенту внимательно проверьте его и не забудьте сверить счет-фактуру с заказом или договором. Лучше проверить все детали перед отправкой счета клиенту, вместо того, чтобы выставлять корректирующие счета, что приводит к более длительному ожиданию оплаты.

Автоматизируйте процесс выставления счетов

Большинство операций можно выполнить с помощью компьютерного программного обеспечения. Компьютер также может помочь с обработкой счетов. Вы можете создать собственную базу данных клиентов – вам нужно ввести данные в систему всего один раз, чтобы впоследствии иметь возможность использовать их снова и снова. Хорошее программное обеспечение для выставления счетов помогает избежать ошибок в процессе выставления счетов.

Автоматизация процесса выставления счетов особенно полезна для повторяющихся счетов. Почему? У вас те же реквизиты клиента, сумма и описание, все, что вам нужно сделать, это установить дату или периодичность платежей, а программа сделает все остальное. В случае с электронными счетами еще проще – программное обеспечение может выставить и отправить счет клиенту. Это огромное улучшение в обработке счетов.

Следите за сроками оплаты

Процесс выставления счета включает в себя не только выставление счета и отправку его клиенту, но и обеспечение своевременной оплаты. Это последнее действие во всем процессе выставления счета, но не менее важное. Очень удобно постоянно следить за сроками всех платежей.

Иногда после даты платежа у вас все еще нет денег на вашем счету. Вы можете отправить клиенту нежное напоминание – здесь очень важны тактичность и вежливость. Клиент имеет право заплатить в самый последний момент, и даже незначительное опоздание не может быть поводом для строгого выговора. Лучше поддерживать хорошие отношения с клиентами, даже если вам приходится отстаивать свои интересы.

Используйте приложение для оптимизации процесса выставления счетов

Чтобы оптимизировать процесс выставления счетов, используйте приложение для выставления счетов — оно помогает не отставать от всех перечисленных выше политик. Обычно в приложении есть такие функциональные возможности, как готовые шаблоны, база клиентов и модуль адресации.

Приложение для выставления счетов помогает избежать числовых ошибок благодаря автоматизации расчетов. Дополнительные функции позволяют повторно выставлять счета, отправлять напоминания и отслеживать статусы платежей или даже отправлять требования об оплате должникам.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Автор: Энди Николс

Решатель проблем с 5 различными степенями и бесконечными резервами мотивации. Это делает его идеальным владельцем бизнеса и менеджером. При поиске сотрудников и партнеров больше всего ценит открытость и любопытство к миру.

Просмотреть все сообщения