Как совершать успешные деловые звонки и автоматизировать их

Умение планировать все деловые звонки имеет решающее значение для профессионалов и предприятий, стремящихся к максимальной производительности и эффективности.

В этой статье рассматриваются различные подходы к упрощению совершения телефонных звонков, организации встреч и наблюдения за общением по телефону.

От понимания ваших конкретных потребностей бизнеса до настройки и мониторинга вашей телефонной системы, мы разберем это для вас шаг за шагом.

Итак, без лишних слов, давайте приступим!

5 шагов к лучшей системе деловых звонков

1. Поймите потребности вашего бизнеса
2. Выберите подходящую виртуальную телефонную систему для бизнеса
3. Настройте виртуальную телефонную систему для бизнеса
4. Автоматизируйте свои деловые звонки
5. Мониторинг производительности телефонной системы

1. Поймите потребности вашего бизнеса

Чтобы успешно запланировать все деловые звонки, очень важно сначала понять ваши конкретные бизнес-потребности.

• Идентифицируйте своих абонентов

В разных компаниях есть разные типы абонентов: клиенты, партнеры, поставщики или члены команды. Определение того, кто будет звонить, помогает адаптировать систему планирования звонков, соответствующую их требованиям и предпочтениям.

Например, если большинство ваших абонентов являются международными клиентами, World Clock Meeting Planner может помочь найти подходящее время для всех участников.

• Установите свои цели

Постановка четких целей для планирования звонков позволяет эффективно расставлять приоритеты задач и соответствующим образом распределять ресурсы.

Некоторые общие цели включают сокращение числа пропущенных вызовов, повышение уровня удовлетворенности клиентов или оптимизацию процессов внутреннего общения в командах.

• Определите свои ресурсы

  • Доступность персонала : оцените, сколько членов команды обрабатывают входящие звонки.
  • Бюджетные ограничения : рассмотрите любые финансовые ограничения, сравнив различные планы поставщиков услуг.
  • Техническая инфраструктура : оцените существующую техническую инфраструктуру, чтобы обеспечить совместимость с выбранной системой виртуальной телефонной связи для бизнеса.

Рассмотрение этих факторов поможет вам получить всестороннее представление о потребностях вашего бизнеса, что необходимо для успешного планирования всех звонков с использованием виртуальной телефонной системы для бизнеса.

Источник: Шаттерсток

2. Выберите правильную виртуальную телефонную систему для бизнеса

Для успешного планирования всех деловых звонков крайне важно выбрать виртуальную телефонную систему для бизнеса, которая отвечает вашим конкретным потребностям и требованиям.

• Учитывайте особенности и преимущества

При оценке различных систем виртуальной телефонной связи для бизнеса сосредоточьтесь на предлагаемых ими функциях, соответствующих потребностям вашей организации. Ключевые аспекты, которые следует учитывать:

• Параметры маршрутизации вызовов : убедитесь, что система может эффективно маршрутизировать вызовы в зависимости от времени суток или доступности агента.
• Интеграция с другими инструментами . Проверьте, легко ли система интегрируется с популярными приложениями-календарями, такими как Google Calendar или Microsoft Outlook, для упрощения планирования.
• Возможности аналитики . Отличная виртуальная телефонная система должна предоставлять информацию о тенденциях количества вызовов, пропущенных вызовах и показателях производительности агентов.
• Поддержка мобильных приложений : убедитесь, что удобное мобильное приложение доступно для управления звонками, когда вы находитесь вдали от рабочего места.

• Сравните цены и планы

Различные провайдеры могут предлагать различные структуры ценообразования в зависимости от количества пользователей или включенных минут в месяц.

Найдите время, чтобы сравнить цены от нескольких поставщиков, чтобы найти тот, который соответствует вашему бюджету, но при этом обеспечивает необходимую функциональность.

Например, изучите такие варианты, как RingCentral , который предлагает гибкие тарифные планы для компаний разного размера.

• Читать обзоры и отзывы

Прежде чем выбрать конкретную виртуальную телефонную систему для бизнеса , ознакомьтесь с обзорами и отзывами других пользователей, чтобы получить ценную информацию о потенциальных проблемах или ограничениях.

Такие веб-сайты, как G2 и Capterra, предлагают обзоры, созданные пользователями, что позволяет вам принимать обоснованные решения на основе реального опыта.

В целом, выбор правильной системы виртуальной телефонной связи жизненно важен для обеспечения успешного планирования всех ваших деловых звонков.

Источник: Ставни

3. Настройте виртуальную телефонную систему для бизнеса

После того, как вы определили наиболее подходящую виртуальную телефонную систему для вашей компании, пришло время приступить к настройке и настройке системы, чтобы обеспечить бесперебойное планирование всех вызовов.

• Создайте учетную запись и выберите план

Сначала создайте учетную запись у выбранного вами провайдера, чтобы приступить к настройке вашей виртуальной телефонной системы для бизнеса.

На этом этапе внимательно изучите доступные планы и варианты ценообразования, чтобы найти тот, который соответствует вашим бюджетным ограничениям и требованиям к функциям.

• Настройка параметров и предпочтений

После выбора подходящего плана перейдите к настройке различных параметров в интерфейсе системы виртуального рабочего телефона.

• Переадресация вызовов . Установите правила для направления входящих вызовов определенным членам команды или отделам на основе таких критериев, как идентификатор вызывающего абонента или время суток.
• Приветственные сообщения : записывайте персонализированные приветствия, которые воспроизводятся, когда вызывающие абоненты достигают вашей основной линии, прежде чем они будут соответствующим образом маршрутизированы.
• Голосовые меню (IVR) : создавайте интерактивные голосовые меню, позволяющие вызывающим абонентам перемещаться по параметрам с помощью клавиатуры или голосовых команд.
• Предпочтения планирования : определение часов доступности для входящих вызовов.

Эти конфигурации помогут обеспечить бесперебойную и профессиональную работу для ваших абонентов и членов команды.

• Подключиться к другим сервисам

Если ваша виртуальная телефонная система для бизнеса предлагает интеграцию с другими службами, такими как программное обеспечение CRM или приложения календаря, используйте эти подключения для дальнейшей оптимизации процессов планирования вызовов.

Это может сэкономить время, а также уменьшить вероятность ошибок, которые могут возникнуть при ручном вводе данных.

Настройка вашей виртуальной телефонной системы для бизнеса необходима для эффективного управления всеми вашими звонками.

Источник: Шаттерсток

4. Автоматизируйте свои деловые звонки

Планирование деловых звонков может быть очень простым благодаря правильным инструментам и стратегиям.

• Автоматизируйте процессы планирования с помощью программных инструментов

Использование таких программных инструментов, как Calendly , POWR Appointments , Acuity Scheduling или ScheduleOnce , может помочь упростить бронирование встреч и управление расписанием звонков.

Эти платформы позволяют клиентам или коллегам бронировать временные интервалы в зависимости от вашей доступности, а также предлагают интеграцию с популярными виртуальными телефонными системами для бизнеса.

• Используйте интеграцию с календарем для удобного планирования

Интеграция с календарем гарантирует, что каждый может получить доступ к точной информации о встрече, и сводит к минимуму риск конфликтов в расписании .

К счастью, большинство виртуальных телефонных систем для бизнеса предлагают варианты интеграции с популярными календарными приложениями, такими как Google Calendar, Microsoft Outlook или Apple iCal.

• Используйте автоматические напоминания для повышения эффективности

В наши дни большинство виртуальных телефонных систем для бизнеса предлагают встроенные функции напоминаний, которые позволяют настраивать напоминания.

Использование автоматических напоминаний по электронной почте или SMS может помочь уменьшить количество неявок и отмен в последнюю минуту. Для этого обратитесь к соответствующим ресурсам поддержки за инструкциями.

Внедрив эти стратегии и используя надежную виртуальную телефонную систему для бизнеса, вы будете хорошо подготовлены для беспрепятственного управления расписанием звонков.

5. Мониторинг производительности телефонной системы

Мониторинг производительности вашей виртуальной телефонной системы необходим для обеспечения ее эффективности и внесения улучшений по мере необходимости.

• Отслеживайте объем звонков и модели использования

Очень важно отслеживать объем звонков и модели использования с течением времени. Для сбора этих данных вы можете использовать встроенные инструменты анализа данных из большинства виртуальных телефонных систем для бизнеса или сторонние приложения, такие как CallRail.

• Анализ данных

Анализ данных имеет решающее значение при мониторинге производительности системы виртуальной деловой телефонной связи, учитывая, что он помогает выявить области улучшения или роста.

Некоторые ключевые показатели для анализа включают среднее время удержания, среднее время разговора и процент потерянных вызовов.

Вы также можете использовать анализ данных, чтобы определить тенденции запросов и предпочтений клиентов. Используя информацию, полученную из запросов и предпочтений клиентов, компании могут оптимизировать свою деятельность, чтобы лучше удовлетворять потребности клиентов.

• Изменить настройки

После того как вы определили области улучшения или роста с помощью анализа данных, важно соответствующим образом настроить параметры вашей виртуальной телефонной системы для бизнеса.

Вот некоторые возможные корректировки:

• Измените правила маршрутизации, чтобы звонки получали наиболее подходящие члены команды.
• Настройте музыку для удержания или параметры обмена сообщениями, если клиенты выразили недовольство этими элементами.
• Включите дополнительные функции, такие как автосекретари или системы интерактивного голосового ответа (IVR), чтобы повысить качество обслуживания абонентов.

Регулярный мониторинг позволит вам постоянно оптимизировать производительность вашей виртуальной телефонной системы для бизнеса, обеспечивая положительный опыт как для звонящих, так и для сотрудников.

Чтобы не отставать от прогресса и вносить дальнейшие улучшения по мере необходимости, необходимо быть в курсе достижений в области технологий.

Источник: Шаттерсток

Как профессионал, планирование деловых звонков имеет важное значение для вашей работы. Вот несколько советов, которые помогут вам успешно справиться с поставленной задачей.

5 шагов для успешного планирования всех деловых звонков

1. Определить участников и доступность
2. Выберите лучшее время
3. Используйте приложения календаря или приложения планировщика встреч
4. Отправить приглашения
5. Уважайте личные границы

1. Определите участников и доступность

Вы можете использовать программное обеспечение для планирования или инструменты интеграции с календарем, чтобы упростить этот процесс.

Перед планированием звонка определите всех участников и их доступность. Это поможет вам найти подходящее время для всех участников.

2. Выберите лучшее время

Лучшее время для деловых звонков — с 9:00 до 17:00 по местному часовому поясу получателя.

Однако он может варьироваться в зависимости от индивидуальных предпочтений и графика работы. Рассмотрите возможность использования преобразователей часовых поясов при планировании международных звонков.

3. Используйте приложения-календари или приложения для планирования встреч.

Вы можете планировать звонки, используя приложения календаря, такие как Google Calendar или Microsoft Outlook, для создания событий с определенными датами и временем.

Вы также можете использовать специальные приложения для планирования встреч, которые помогают автоматизировать поиск взаимоудобного времени для всех участников.

4. Отправьте приглашения

После того, как вы определили участников и выбрали подходящее время, разошлите приглашения с датой, временем и информацией для подключения, чтобы убедиться, что все стороны проинформированы.

5. Уважайте личные границы

Звоните клиентам до 8:00 по местному часовому поясу, если они специально запросили более раннее время для связи. Уважение границ людей при сохранении профессионализма в рабочее время имеет важное значение.

Следуя этим советам, вы сможете успешно запланировать все свои деловые звонки и гарантировать, что все будут проинформированы и доступны. Счастливого звонка!

Заключение

В заключение, успешное планирование всех деловых звонков требует от вас тщательного понимания потребностей вашего бизнеса, выбора правильной виртуальной телефонной системы, ее правильной настройки и использования инструментов автоматизации для оптимизации процесса планирования.

Обязательно отслеживайте производительность с течением времени, чтобы вносить коррективы и оптимизировать эффективность.

В службе обмена сообщениями мы предлагаем надежную и доступную виртуальную телефонную систему с такими функциями, как автоматическое планирование и напоминания.

Зарегистрироваться для виртуальной телефонной системы Messaging Service сегодня, чтобы улучшить коммуникационные процессы вашего бизнеса, как никогда раньше!