Как использовать финансовую бизнес-аналитику? Выявлены (не)очевидные преимущества

Чего у финансовых отделов, безусловно, в избытке, так это данных. Он приходит отовсюду: электронные таблицы, счета-фактуры, записи в журнале и еще много чего. Настоящее сокровище, правда? К сожалению, большое количество данных само по себе не гарантирует, что вы сможете раскрыть весь его скрытый потенциал. Forrester сообщает, что до 73% корпоративных данных не используются для аналитики. Так что же можно сделать, чтобы изменить статус-кво? Финансовая бизнес-аналитика удовлетворяет потребности финансовых руководителей в динамическом моделировании, комплексном анализе данных и точном планировании.

Что не так с электронными таблицами?

Многие финансовые директора до сих пор не готовы променять Excel на инструменты BI в финансах, руководствуясь логикой не трогать уже работающую систему. Но так ли это? Электронные таблицы использовались для ведения записей и проведения анализа данных так долго, что даже не возникает вопроса, стоят ли они того.

Тем не менее, существует множество причин, по которым вам больше не следует полагаться на решения, выращенные из мха, и рассмотреть возможность использования новых альтернатив.

Одной из основных причин этого является подверженность человеческому фактору. Согласно различным исследованиям, 9 из 10 электронных таблиц содержат ошибки, что совсем неудивительно, учитывая ручной ввод данных. Даже такая мелочь, как неуместная десятичная точка, может привести к огромным искажениям в бухгалтерском учете.

Еще одна проблема с электронными таблицами заключается в том, что они обеспечивают статическое представление данных, поэтому использовать их в сложных и динамических процессах — совершенно бесполезная идея. Целостное видение бизнеса не может вписаться в сухие финансовые отчеты и отчеты на конец месяца — преобразование их в идеи — болезненная задача.

Постоянные изменения финансового ландшафта не оставляют предприятиям иного выбора, кроме как быстро оценивать эти изменения и действовать в соответствии с ними. В этих условиях игнорирование большого количества данных, хранящихся в корпоративных системах, не только неразумно, но и может иметь разрушительные последствия. Вопрос в том, можете ли вы воспользоваться данными, заблокированными в электронных таблицах? Просмотр сотен страниц традиционных отчетов вряд ли является хорошим способом получить контроль над своими цифрами.

Кроме того, ручная обработка чисел занимает слишком много времени, что, наряду с отнятием драгоценного времени ваших сотрудников, приводит к невозможности быстро принимать обоснованные решения.

Сотрудники могут тратить 3-5 дней в месяц на заполнение каких-то сумасшедших электронных таблиц Excel. И затем есть управление версиями, которое после изменения одной цифры или перемещения рабочих файлов в другие общие папки или после совместного использования окончательного файла презентации с некоторыми ссылками на рабочие файлы включает прогон дюжины других файлов, чтобы убедиться, что все подходит. Но что, если специфика вашего бизнеса требует от вас принятия взвешенных решений чаще, чем ежемесячно или даже еженедельно? В то же время никто не застрахован от форс-мажора, который не запланирован и требует немедленных действий.

— Максим Хаян, финансовый бизнес-партнер

Наконец, электронные таблицы не коррелируют с процессом планирования, из-за чего финансовому отделу сложно получить четкое представление о текущей ситуации и предпринять действия, рассчитанные на перспективу.

Сопоставление плана и фактического анализа, расчет дисперсии, экстраполяция данных — все это очень сложно сделать в Excel. Достаточно изменить малейшую деталь, чтобы все сразу рухнуло. Кроме того, это невероятно неудобно. Если вы используете сводные таблицы, они имеют тенденцию перекрываться, поэтому сложно представить, как они будут выглядеть на самом деле. Неудивительно, что добавление данных для нового анализа или отчетных периодов в файлы Excel и тонкая настройка всех сводных таблиц и диаграмм становятся совершенно обескураживающими.

— Максим Хаян, финансовый бизнес-партнер

Приведенных выше объяснений того, почему электронные таблицы мешают работе финансового отдела, уже достаточно, чтобы склониться к BI в финансах. Эта технология способна на выдающиеся вещи. Продолжайте читать, чтобы узнать больше о том, как он решает финансовые и бухгалтерские задачи и что именно делает Business Intelligence таким привлекательным для финансовых служб.

За красивыми картинками: подробный обзор преимуществ финансовой бизнес-аналитики

Есть мнение, что BI — это в первую очередь способ представления данных. Тем не менее, выдающаяся визуализация — это далеко не все, что может предложить финансовая бизнес-аналитика. Проще говоря, визуальные эффекты — это просто приятная функция по сравнению с другой ценностью, которую эта технология приносит вашей организации.

Если бы это был просто вопрос визуализации, это вообще не было бы камнем преткновения. Например, возможности Excel для моделирования позволяют также представлять диаграммы и графики. Однако по сравнению с приложениями бизнес-аналитики в финансах его ограничения, такие как ограничения на размер данных, плохие функции совместной работы и другие, весьма значительны.

Финансовые отделы взывают к чему-то более быстрому, к чему-то, чтобы получать обновления одним нажатием кнопки, что-то вроде инструментов бизнес-аналитики для финансов.

1. Глубокое взаимодействие с заинтересованными сторонами

Несравненное преимущество финансовых услуг BI заключается в том, что они обеспечивают реальное участие заинтересованных сторон в «процессе», а именно в долгосрочном планировании, составлении бюджета, прогнозировании и сравнении с реальностью. Например, если у руководителя филиала есть четкое понимание между входом (определенные показатели, планы объемов продаж и т. д.) и выходом, это позволяет более эффективно вести переговоры внутри отдела. Благодаря инструментам самообслуживания BI, таким как Power BI, Tableau или Qlik, вопросы, возникающие на собраниях, решаются и сразу же на них даются ответы — нет необходимости возвращаться к аналитикам, чтобы подготовить еще один отчет, и откладывать обсуждение до следующего раза.

Более того, доступ к решениям бизнес-аналитики через мобильные устройства и планшеты также повышает вовлеченность заинтересованных сторон, делая анализ данных более доступным; в любое время, в любом месте.

2. Сэкономленное время. Много этого

Давно прошли времена, когда у компаний не было другой альтернативы, кроме как использовать несколько файлов Excel, сопоставляя и фильтруя их вручную, чтобы получить полную картину данных. Теперь появилась альтернатива — бизнес-аналитика в области финансов, обеспечивающая несравненно более быструю подготовку отчетов. Вместо почти недели на сбор данных уходит не больше, чем неторопливая чашка кофе и высвобождается несколько полных дней для интеллектуальной работы.

Соедините это с тем фактом, что есть некоторые предприятия, где вы не можете позволить себе ждать до конца месяца, чтобы принять решение. Например, если вы имеете дело с быстроходными потребительскими товарами, чтобы выжить, вы должны держать руку на пульсе и следить за своими конкурентами. В противном случае ваша аналитика бессмысленна.

BI позволяет вам увидеть и быстро понять операционные данные, такие как, скажем, результаты маркетинговых кампаний. Вклад оказался в два раза больше, чем вложение? Идеальный! Все, что вам нужно сделать, это проанализировать, что именно вызвало это, и двигаться вперед в том же направлении. В то время как кампания в минусе служит явным сигналом к ​​изменению стратегии или, по крайней мере, внесению каких-то коррективов. Есть также такие вещи, как отслеживание плохо продаваемых товаров или товаров с низкой маржой. В Excel это сделать сложно, особенно если у вас в ассортименте десять, пятнадцать или двадцать тысяч позиций.

— Максим Хаян, финансовый бизнес-партнер

3. Консолидированное место для ваших данных

Представьте, насколько большую ценность может принести финансовый отдел, анализируя данные и предлагая решения, вместо того, чтобы тратить миллионы лет на поиск информации об операциях, цепочке поставок, управлении персоналом, закупках, продажах и, ну, в общем, обо всем этом. Благодаря полномасштабной BI-системе данные со всей компании и за ее пределами — говоря о больших данных — собираются в одном месте.

Есть компании, которым приходится извлекать данные из целого набора разрозненных систем, что само по себе является проблемой, не говоря уже о том, что некоторые из этих систем могут быть устаревшими. Полный реинжиниринг устаревшего программного обеспечения займет годы и будет стоить миллионы. Таким образом, работа с данными осуществляется любым возможным способом: кто-то использует FTP для передачи файлов, кто-то загружает CSV-файлы в определенные папки… Но что, если папка изменилась или ИТ-команда перезагрузила сервер? Неудивительно, что вывод испорчен. Между тем хорошо спроектированная полноценная система BI помогает правильно организовать эти данные с помощью хранилища данных или озера данных и процесса ETL в одном месте.

— Максим Хаян, финансовый бизнес-партнер

С помощью Business Intelligence для финансового отдела сотрудники получают возможность быстро добавлять новые данные в хранилище данных и работать со всей необходимой информацией в одном месте без необходимости поиска дополнительных данных. Представьте себе, что все ваши разрозненные источники, такие как Интернет, SQL Server, Excel и плоские файлы, могут быть объединены в предварительно настроенное решение, где эти данные хранятся, обрабатываются и визуализируются.

Больше не нужно жонглировать десятками открытых вкладок и отдельных отчетов, чтобы рассказать историю. Какие бы данные вы ни хотели собрать, программное обеспечение BI позволит вам сделать это без проблем. Для получения более подробной информации достаточно углубиться в исходный отчет.

4. Самодостаточность

Проблема может даже не заключаться в объединении данных из разных источников. У вас может быть хранилище данных и собственная команда разработчиков, помогающая пользователям с управленческой отчетностью. Но это все равно не убережет вас от прохождения всех кругов корпоративного ИТ-ада при составлении технического задания столько раз, сколько потребуется для понимания ваших потребностей, и вы все равно можете получить то, что вам не нужно. т полностью работает. BI в финансах, с другой стороны, помогает вам раскрыть весь потенциал ваших данных — таких, о которых вы даже не подозревали, — без привлечения ИТ-отдела.

5. Эффективное управление финансами

Предоставляя надежную финансовую бизнес-аналитику, представленную на информационных панелях, BI делает управление финансами более эффективным на всех фронтах.

• Управление денежными потоками

Денежный поток имеет решающее значение в неидеальных условиях, в которых приходится функционировать текущему бизнесу, когда один кризис сменяется другим. Некоторые клиенты просят продлить сроки, а другие просто замедляют платежи… С BI вы будете иметь представление о своем денежном потоке и делать точные прогнозы для улучшения его состояния.

Часто компании банкротятся не потому, что они убыточны, а потому, что у них дефицит денежных средств. Управление денежными потоками является главным приоритетом для любого финансового директора. Таким образом, все предприятия, работающие на заказ и имеющие достаточно длительный производственный цикл, вряд ли смогут обойтись без финансовых услуг BI.

— Максим Хаян, финансовый бизнес-партнер

Например, с помощью отчета «Обзор денежных средств» в Power BI вы получите представление о притоках и оттоках в системной валюте, общем банковском остатке и остатке по юридическому лицу, текущем фактическом остатке по сравнению с прогнозируемым и т. д. Между тем, само прогнозирование денежных потоков позволяет вам вдаваться в подробности и получать ежедневные сводки прогнозов.

• Управление доходами

Ответы на критически важные вопросы, такие как что, когда и кому продавать, а также какую цену установить, можно получить более легко и точно, когда данные собираются, интерпретируются и визуализируются финансовой системой BI.

Business Intelligence предлагает всесторонний анализ ценообразования, запасов, рекламных кампаний и запуска продуктов. Управление доходами на основе BI помогает предприятиям из самых разных отраслей поддерживать работу и достигать целевой прибыльности. Возьмем, к примеру, гостиничные сети, которые используют BI для определения оптимальных цен на номера, прогнозирования резервирования, потребности в персонале, уровней запасов и других ресурсов, чтобы избежать проблем с закупками и укомплектованием персоналом в межсезонье и пиковые сезоны.

• Управление расходами

Для любой организации, которая хочет остаться в бизнесе, важно вовремя оплачивать счета, что невозможно сделать без надлежащего управления расходами. Но что делает это так? BI, помимо прочего, предназначен для отслеживания расходов компании. Это позволяет компаниям заменить груды квитанций и электронных таблиц информативными информационными панелями, чтобы получить целостное представление о расходах персонала, обеспечить соблюдение политик расходов и отслеживать тенденции T&E.

Решение использовать специальное программное обеспечение для управления расходами компании становится еще более эффективным, если оно подкрепляется запланированными информационными панелями и рассылкой отчетов по электронной почте. Эти тактики помогают менеджерам следить за своими сотрудниками, настраивать оповещения и уведомления для своевременного управления расходами и подключать инструменты BI к системам учета расходов, выставления счетов и онлайн-бронирования поездок вашей организации.

6. Точное прогнозирование

Благодаря приложениям бизнес-аналитики в области финансов вы можете объединить план и факт на одном уровне бизнес-логики в одном инструменте. И если этот инструмент еще и способен показать, из чего состоит факт и почему он таков; это бесценно.

Допустим, вы создали бизнес-подразделение, поэтому вам пришлось купить дополнительные лицензии SAP, или была добавлена ​​новая производственная площадка, что повлекло за собой дополнительную инфраструктуру. Через некоторое время все это забывается – можно, конечно, накопать презентацию бюджета за нужный период, но гораздо удобнее, надежнее и быстрее просто нажать на ячейку с цифрой, где будет примечание с именем человека, который его добавил, и датой, когда это было сделано.

Если план отличается от факта, вы можете выполнить детализацию, чтобы увидеть, чем вызваны расхождения. Данные становятся доступными: вы можете делать и синтез, и анализ без необходимости искать какие-то электронные письма, просматривать таблицы или звонить контролеру.

7. Безошибочная отчетность

Бездумное ручное копирование и вставка чисел чревато ошибками и может подорвать доверие к вашим финансовым данным. К счастью, финансовая бизнес-аналитика может сделать за вас всю эту тяжелую работу. Использование программного обеспечения BI для прямого доступа к данным и автоматизации отчетов экономит ваше время, деньги и, самое главное, репутацию специалиста, на создание которой «уходят десятилетия, а на потерю пяти минут».

Кроме того, BI повышает доверие к данным, проводя различие между хорошими и плохими данными. Правильный анализ возможен только в том случае, если данные имеют достойное качество. Вот почему недостаточно просто собирать информацию. Процесс ETL, лежащий в основе систем BI, предназначен для обеспечения хорошего качества данных в хранилище за счет стандартизации и удаления дубликатов.

Кроме того, работоспособность данных можно поддерживать, проводя регулярные аудиты или работая с надежными экспертами по данным, которые точно знают, какие шаги необходимо предпринять для оптимизации качества данных.

8. Видимость всей организации

Что больше всего нужно финансовому директору, так это универсальный источник всей финансовой информации. Вооружившись откалиброванными информационными панелями, отслеживающими данные по всей компании, руководители высшего звена могут углубляться в отчеты, чтобы найти ответы на любые вопросы, связанные с финансами. Как соотносятся затраты на производство аналогичных агрегатов на разных предприятиях? Отличаются ли наши объемы производства по сравнению с аналогичным периодом прошлого года? Каковы драйверы отклонений? Насколько наши показатели соответствуют прогнозу и бюджету? Какие товары с медленным оборотом следует исключить из цепочки поставок? Говоря об этом, BI отлично справляется с этой частью бизнеса.

Теперь ответить на эти вопросы — детская игра. И, кроме того, нефинансовым работникам объяснить корреляцию между цифрами стало гораздо проще.

— Настасья Нарута, финансовый контролер немецкого производителя бытовой техники премиум-класса.

9. Расходные данные

Финансовая бизнес-аналитика еще никогда не была такой кристально чистой, какой ее сделала технология BI. Скрытые закономерности и тенденции, неочевидные связи, незамеченные возможности и недооцененные угрозы — все это мгновенно всплывает на поверхность при отражении на информационной панели. В дополнение к представлению сложных концепций в удобном формате, надежная визуализация данных делает данные более демократичными и распространяет информацию по всей организации, определяя, почему она работает определенным образом и что вы можете сделать, чтобы улучшить показатели.

Таким образом, инструменты BI для финансов являются незаменимым компонентом любой современной компании для анализа финансовых KPI в сравнении с эффективностью бизнеса и представления динамического представления маркетинговых тенденций, интереса к продукту и настроений клиентов, чтобы выделить будущие стратегические возможности.

Как выглядит Business Intelligence для финансового отдела? Обзор примера панели мониторинга

После преобразований данные могут быть сгруппированы в соответствии с предварительно настроенными пакетами отчетов, такими как информационная панель финансового директора, брифинг по событию, сравнительный анализ и т. д. Ниже мы подготовили пример информационной панели финансовой эффективности, которая обобщает 10 наиболее релевантные KPI на одном экране.

Верхняя строка показывает прибыль, продажи, количество проданных товаров и количество заказов в текущем году по сравнению с предыдущим годом. Во второй строке показаны прибыль и продажи по категориям, а в третьей — продажи по марже, а также прибыль и маржа различных подкатегорий товаров.

Чтобы лучше рассмотреть и лучше понять данные, пользователи могут детализировать данные, щелкнув соответствующие области, например продажи. Это действие вызывает специальный отчет, в котором показаны подробные сведения о KPI и драйверах. Отчет открывается сразу и предоставляет анализ основных причин информации, отображаемой на панели мониторинга.

Эти информационные панели могут быть полезны не только финансовому директору. Другие специалисты финансового отдела (например, финансовые контролеры) могут использовать их для получения информации в своих областях.

Решение BI также можно дополнить технологией искусственного интеллекта для дальнейшего анализа данных и достижения успеха в предписывающем анализе.

Начните с финансовых услуг BI

Все преимущества, которые финансовый Business Intelligence приносит организациям, по сути, можно объединить в одно — конкурентное преимущество. Имея возможность автоматизировать обработку чисел, хранить и обрабатывать данные в одном месте и представлять их в формате, понятном всем заинтересованным сторонам, вы экономите огромное количество времени на глубоком и целостном анализе и гарантируете, что принятие решений будет основываться на данных, а не на данных. чем по внутреннему ощущению. И это, безусловно, позволит вам чувствовать себя более комфортно на рынке и действовать уверенно, в то время как те, кто не хочет использовать силу технологий, будут летать вслепую.

Статья изначально опубликована здесь.