Простое руководство по планированию мероприятий с помощью мгновенно редактируемых шаблонов

Организация мероприятия может быть утомительной задачей, если у вас нет надлежащего плана. Чем масштабнее событие, тем больше деталей вам придется учитывать при его планировании, и тем больше проблем вам придется преодолеть.

В этом посте мы расскажем, как легко спланировать мероприятие. Чтобы вам было еще проще, мы также добавили шаблоны. Вы можете сразу отредактировать их и запустить свой проект.

Как спланировать мероприятие

От этапа предварительного планирования до дня мероприятия нужно так много организовать и отслеживать.

Следуйте приведенным ниже инструкциям по планированию мероприятия, чтобы сэкономить время и бюджет при организации успешного мероприятия.

Создайте контрольный список планирования мероприятия

Контрольный список может иметь большое значение, когда дело доходит до планирования мероприятия.

Контрольный список планирования мероприятий поможет вам и вашей команде следить за тем, о чем им нужно позаботиться, и выполнять их безукоризненно.

Ниже приведен шаблон контрольного списка планирования мероприятий в виде ментальной карты. Вы можете настроить его в соответствии с вашим мероприятием и пригласить свою команду для совместной работы в режиме реального времени.

Поставьте цель для события

Постановка цели вашего мероприятия — одна из первых вещей, которые вам нужно сделать при планировании мероприятия. Цели могут быть разнообразными; доход, внимание СМИ, сбор средств, количество посетителей, запуск нового продукта и т. д.

Определите цель вашего мероприятия или чего вы хотите достичь с его помощью. И убедитесь, что поставленная вами цель соответствует критериям SMART или, другими словами, является конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и своевременной.

Организуйте свою команду

Соберите компетентную команду, которая поможет вам достичь поставленной цели, и вы сможете делегировать свою работу, не задумываясь.

Организационная диаграмма, подобная приведенной ниже, может помочь вам прояснить роли и обязанности, а также отчетные отношения между членами команды.

Когда вы распределяете обязанности каждого участника, также важно определить способы общения с ними (например, программное обеспечение для чата, электронная почта и т. д.) на протяжении всего процесса планирования. И не забывайте проводить регулярные заседания комитета для обсуждения хода планирования и любых вопросов.

Создайте график планирования мероприятий, чтобы выделить отдельные задачи, которые необходимо выполнить, и соответствующие сроки. Это поможет вашей команде отслеживать события.

Установите свой бюджет

Прежде чем приступить к планированию, вам необходимо рассмотреть свой бюджет и посмотреть, соответствуют ли ему потребности планирования вашего мероприятия.

Ниже приведены ключевые области, на которые вам необходимо выделить деньги (установить реалистичные затраты по каждому пункту) при составлении бюджета. Некоторые из этих предметов могут не иметь фиксированной стоимости, но важно сделать приблизительную оценку, чтобы решить, действительно ли вы можете себе это позволить.

• Место проведения — сюда могут входить платежи, которые вы должны внести за аренду зала/комнат, страховой залог, парковка и т. д.
• Персонал. Подумайте о бюджете, который вы должны выделить на питание персонала, транспорт и проживание, особенно если мероприятие проводится за пределами города.
• Еда и напитки: еда и вода — это предметы первой необходимости, необходимые для мероприятия. Рассмотрите несколько вариантов общественного питания, пока не найдете тот, который соответствует вашим потребностям и бюджету.
• Развлечения. Вам понадобятся музыканты, ди-джеи или колонки? Выделите деньги на них, а также связанные с ними транспортные и жилищные расходы.
• Декорации. Если вы собираетесь украсить зал или сцену цветами, огнями и т. д., вам также необходимо оценить их стоимость.
• Маркетинг. Сюда должны входить любые деньги, которые вам придется потратить на рекламу вашего мероприятия, будь то реклама в Facebook или плакаты и листовки.
• A/V — сюда входит все оборудование, такое как микрофоны, динамики, Wi-Fi, кабели, проекторы и т. д.

Пригласите членов команды, отвечающих за различные области, заполнить диаграмму соответствующими расходами.

Назначьте дату и забронируйте место

У вас может быть предустановленная дата, если это повторяющееся событие. Однако, если это зависит от вас, вот несколько вещей, на которые вам нужно обратить внимание.

• У вас есть достаточно времени, чтобы спланировать до дня мероприятия?
• Пропустить праздники, такие как религиозные или официальные праздники
• Проверьте, свободны ли графики ключевых участников в этот день
• В зависимости от места проведения и типа мероприятия учитывайте погоду
• И на всякий случай выберите вторую лучшую дату

После того, как вы выбрали дату, начните искать место, которое соответствует вашим потребностям. Здесь также нужно учитывать

• Доступен ли он на дату и насколько заранее вам нужно его забронировать
• Их правила оплаты, возврата и отмены
• Соответствует ли это типу мероприятия, которое вы планируете
• Есть ли в заведении аудио/видео оборудование, Wi-Fi?
• Ваши места для сидения и потребности в парковке

Определить партнеров и спонсоров

Общественные организации и корпоративные спонсоры могут помочь сократить расходы, найти больше рекламных возможностей, расширить аудиторию и помочь вам в планировании мероприятия. И когда вы ищете партнеров, вам нужно убедиться, что их видение дополняет ваше.

Рекламируйте свое мероприятие

Существуют различные способы продвижения вашего мероприятия. В зависимости от наилучшего способа достижения вашей целевой аудитории вы можете использовать электронный маркетинг, листовки, социальные сети, телевидение, радио или приглашения и т. д.

Подготовьте маркетинговые материалы, насколько позволяет ваш бюджет. Это могут быть логотипы, баннеры, плакаты, листовки, приглашения, информационные бюллетени и т. д.

Заключительные приготовления

До вашего мероприятия осталось всего несколько дней, и вам нужно сделать еще несколько вещей, чтобы избежать каких-либо неудач.

• Обратитесь к поставщику провизии и подтвердите меню, презентацию блюд, детали подачи и т. д.
• Убедитесь, что место проведения готово к установке в дату и время, на которые вы его забронировали.
• Проверьте все остальное оборудование, необходимое для мероприятия. Не забудьте протестировать их, чтобы увидеть, работают ли они, когда вы наконец их настроите.
• Составьте расписание мероприятий для себя и своей команды

• Отправляйте напоминания участникам, докладчикам/спикерам, спонсорам и партнерам

Готовы спланировать следующее мероприятие?

Являетесь ли вы опытным организатором мероприятий или новичком, мы надеемся, что эти шаги помогут вам (пере)организовать ваш процесс эффективно. Подготовьте нужные инструменты и правильную команду, и все готово. Обязательно используйте наши шаблоны планирования мероприятий при планировании следующего мероприятия.

Хотите поделиться с нами советами по планированию мероприятий? Дайте нам знать в комментариях ниже.