Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях? | # 21 Начало работы с управлением проектами

Как подготовить план на случай непредвиденных обстоятельств? Лучше всего использовать пошаговый подход при опускании. Таким образом, когда наступит кризис, вы сможете спокойно дотянуться до папки, описанной как «План Б».

План действий на случай непредвиденных обстоятельств проекта – содержание:

1. Введение
2. Когда стоит изменить план реализации проекта?
3. План Б: возможности и угрозы
4. Как подготовить план на случай непредвиденных обстоятельств?
5. Краткое содержание

Введение

План действий в непредвиденных обстоятельствах создается на основе анализа областей риска. Его цель — минимизировать потери, когда что-то идет не по плану, а также использовать непредвиденные возможности, возникающие на пути. Другими словами, план на случай непредвиденных обстоятельств служит для оптимизации того, как реагировать на риски.

Он может включать идеи по реагированию на чрезвычайную ситуацию или при возникновении неожиданных возможностей для роста. Например, это могут быть идеи получения дополнительного финансирования в случае превышения бюджета или появления перспективного инвестора. В плане действий на случай непредвиденных обстоятельств также может быть указан вариант перераспределения обязанностей внутри команды на случай внезапного отсутствия ключевого специалиста или возможность найма дополнительного человека. Подготовка плана на случай непредвиденных обстоятельств также позволяет вам определить условия, определяющие рыночную ситуацию, при которой весь проект должен быть немедленно остановлен. Но когда следует принимать решение о реализации плана Б? И как составить план на случай непредвиденных обстоятельств, чтобы подготовиться к наиболее вероятным сценариям?

Когда стоит изменить план реализации проекта?

Риски сопровождают реализацию любого проекта. Его следует оценивать на начальной стадии, а затем контролировать на протяжении всего периода. Согласно PMBOK, наиболее эффективно проактивно реагировать на изменения, т. е. корректировать курс действий в соответствии с условиями до того, как риски достигнут критической точки, и принимать риски определенного уровня и воздерживаться от их избегания любой ценой.

Реализация плана действий в чрезвычайных ситуациях должна зависеть от нескольких факторов. Прежде всего, ответ должен быть:

• адекватно уровню угрозы – то есть мы не прерываем проект из-за простуды Менеджера проекта,
• реалистично — то есть с учетом контекста возникновения угрозы, например, если цена на сырье быстро растет по всей стране, мы не тратим время на поиск более дешевого поставщика,
• принимается сознательно лицом, которое будет нести за него ответственность заранее, после обдумывания различных вариантов реагирования.

Очень часто план на случай непредвиденных обстоятельств позволяет быстро взять ситуацию под контроль. Благодаря хорошо продуманному способу реагирования на непредвиденные события проект может вернуться в нормальное русло реализации. Однако иногда реализация плана на случай непредвиденных обстоятельств требует изменения важных областей проекта.

План Б: возможности и угрозы

На какие виды рисков следует обратить особое внимание? План реализации проекта стоит менять в двух случаях: когда это поможет избежать катастрофы или добиться значительно лучших результатов. Изменение плана при увеличении рисков обычно сопровождается такими проблемами, как:

• затягивание реализации проекта,
• превышение бюджета,
• технические проблемы и сбои ,
• проблемы в команде,
• потеря доверия заинтересованных сторон.

Напротив, возможности , побуждающие к переходу на план Б, включают, но не ограничиваются:

• новые технологические возможности ,
• профицит бюджета,
• более высокая, чем ожидалось, эффективность работы команды,
• внезапное увеличение спроса на продукты или услуги, на которые нацелен проект.

Как подготовить план на случай непредвиденных обстоятельств?

Мы должны разработать план на случай непредвиденных обстоятельств параллельно с планом проекта, который мы намерены реализовать. Анализируя вехи, необходимые для достижения цели проекта, легче представить возможности и риски, которые могут сопровождать конкретные действия.

Хороший план на случай непредвиденных обстоятельств учитывает риски с наибольшей вероятностью возникновения. Это связано с тем, что невозможно подготовиться ко всем ситуациям, а создавать планы действий на случай нападения инопланетной цивилизации неэффективно.

Однако опытный руководитель проекта может предвидеть наиболее вероятные области риска. Например, в проекте по созданию программного обеспечения для клиента основной риск будет связан с изменением требований. И именно для такого случая у нас должен быть готов план. Например, нам нужно заранее предположить и прописать в контракте четко определенные критерии приемки, а также условия, которым должен соответствовать готовый продукт, вместе с гибкими методологиями, принятыми с учетом этого типа проекта.

Хотя каждый проект требует индивидуального подхода, стоит помнить о нескольких принципах подготовки плана на случай непредвиденных обстоятельств:

1. Предвидеть риск. Его не избежать, поэтому лучше встретить его лицом к лицу.
2. Подготовьте подробный план действий для наиболее вероятных сценариев. Общий набросок не поможет в кризис.
3. Используйте угрозу как возможность для перемен. Возможно, это сделает проект более успешным, чем вы предполагали.
4. Не пытайтесь объяснить все команде. У большинства членов команды нет плана всего проекта в голове, поэтому они могут даже не знать о его реализации. Говорите им только то, что имеет непосредственное отношение к их работе.
5. Помогите команде пройти через изменения. Если изменения касаются реализации проекта или совместной работы команды, обратите особое внимание на то, знакомы ли все с новым способом ведения дел.

Краткое содержание

План на случай непредвиденных обстоятельств — это способ проактивно справиться с рисками в проекте. Это позволяет сократить потери от чрезвычайных ситуаций, таких как задержка поставок или потеря клиента. Это также позволяет вам воспользоваться предстоящими возможностями, которые дают возможность достичь цели проекта быстрее или лучше.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

1. Что такое проект?
2. Что такое управление проектами?
3. Как управлять проектами?
4. Методы управления проектами
5. Типы проектов
6. 4 примера проектов
7. Приоритизация проектов
8. Направления проектной деятельности
9. Определение успеха в управлении проектами
10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
13. Жизненный цикл проекта
14. Для чего предназначено видение проекта?
15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
17. Сфера планирования в управлении проектами
18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
19. Как использовать вехи в проекте?
20. Выполнение проекта
21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
22. Важность закрытия проекта
23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
26. Самые полезные навыки менеджера проектов
27. Как стать менеджером проекта?
28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
29. Как создать команду проекта?
30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
31. Как вести команду во время гибридной работы?
32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
33. Типы проектных встреч
34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
35. Как написать убедительное
36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
39. Как создать устав проекта?
40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
42. Как составить бюджет проекта?
43. Тайм-менеджмент в проекте
44. Как создать реестр рисков проекта?
45. Стратегии управления рисками проекта
46. Маркетинг проекта
47. Источники и направления изменений в проекте
48. Модели изменения управления проектами
49. Что после Agile? Методы управления проектами