Как подготовиться к собранию совета директоров, чтобы убедиться, что вы его раздавили

Большинство заседаний совета директоров представляют собой административные обновления, которые мало что дают, кроме как информирование членов совета директоров о результатах деятельности компании с момента последнего заседания совета директоров.

Это, безусловно, одна из функций каждого совета, но если ваш совет — это ваш «мозговой трест» и люди, которых вы можете использовать в качестве доски, помогающей вам принимать самые трудные решения в вашей компании, и если это единственная группа, действительно посвященная в ваши самые конфиденциальные информацию и ваш самый трудный выбор, тогда будет обидно, если вы не получите больше ценности.

Верно также и то, что на пути вашей компании будут трудные моменты, когда вы захотите иметь возможность поддерживать людей, стоящих за принятием трудных решений, которые вы хотите. Когда люди решают проблемы ВМЕСТЕ с вами, они более заинтересованы, потому что являются частью решения. Если они когда-либо получали только обновления, то не ожидайте, что они будут принимать трудные решения, когда у вас неизбежно будет заседание совета директоров, на котором новости не будут положительными.

Если вы верите в то, что сильная доска действительно может вам помочь, то в этой статье будет рассказано, как помочь вам проводить более продуктивные встречи, правильно подготовившись заранее.

Как проходит подготовка к собранию совета директоров

Я сижу на технических советах в течение двух десятилетий, поэтому у меня есть некоторый опыт в том, что может пойти не так. Ниже приводится повествование, но если у вас большой опыт работы с доской, я предполагаю, что это покажется слишком знакомым.

• Заседание правления назначено
• Никто не думает слишком много об этом до недели или двух до
• Команда менеджеров в последнюю минуту пытается собрать материалы воедино.
• Менеджмент очень сосредоточен на своей ежедневной работе… привлечение клиентов, подписание контракта с разработчиком, поставка продукта… так что эта подготовка — «учебная тревога» в последнюю минуту и ​​рассматривается как небольшое отвлечение. Если провести опрос за неделю до собрания совета директоров, значительное число учредителей скажет: «Я бы хотел отложить это собрание на пару недель» или «Я действительно мог бы вообще обойтись без этого собрания совета».
• Презентация совета директоров и финансовые отчеты прибывают за ночь до встречи. Инвесторы, которые путешествуют, добираются до своих отелей поздно ночью. Они решают проснуться пораньше, чтобы прочитать материалы. Они быстро просматривают его перед завтраком. Они переориентируются с цифрами, чтобы не быть застигнутыми врасплох на собрании. Члены городского совета также только просматривают его, потому что у них тоже есть утренние собрания перед началом заседания совета. Очень немногие приходят с твердым пониманием того, «что мы должны делать», или готовы начать продуктивную беседу.
• Финансовые отчеты были подготовлены вице-президентом по финансам / финансовым директором. Сама колода была подготовлена ​​комитетом руководителей функциональной группы, которых попросили сделать по 5–7 слайдов для каждого обновления. Слишком много страниц. Он проходит весовой тест. Ни один член правления не прочитает и не обдумает всю колоду, и ни одна команда не сможет пройти всю презентацию на собрании. Таким образом, в конце собрания люди будут пытаться принять фактические решения, не имея достаточно времени или размышлений.
• Юридическая фирма выполнила свою работу по подготовке запросов на опционы, протоколов заседаний правления, оценок 409а. Они приходят в одно и то же время, поэтому, учитывая выбор чтения колоды, финансовых отчетов или прочего, члены правления не читали предварительно все эти материалы.
• Встреча начинается. Наверное поздно начинается. Доска проходит одобрение администратора. Никто не знает, сколько акций находится в обращении в компании, поэтому никто не знает, какому проценту равны 22 475 акций Мэри. Время администратора уходит на выяснение этого. Генеральный директор просит утвердить протокол правления с прошлого раза. Никто точно не знает, что обсуждалось в прошлый раз, но протоколы на высоком уровне, так что никого это не волнует. Один человек прочитал их, поэтому правление говорит: «Если она в порядке, я в порядке», и они получают одобрение.
• Каждый заведующий секцией читает свои 5–7 слайдов. Генеральный директор выделил 20 минут на каждый раздел, но первые 3 занимают по 35 минут, так что мы уже отстаем. Мы глубоко погружаемся в финансы. У нас есть несколько дебатов по каждой функции, потому что это то, что люди делают. Если вы поместите 5 слайдов на тему «что нам заказать сегодня на обед», доска потратит 30 минут на обсуждение этого вопроса. Люди обсуждают информацию, которую вы им предлагаете. Никогда не выкладывайте информацию перед людьми, если вы не хотите, чтобы она обсуждалась. Скорее всего, не будет никаких связных, структурированных дебатов о наиболее важных вопросах в компании, если вы не представите ее перед людьми или если член совета директоров не будет иметь опыта. обостряет его.
• Члены правления убегают, потому что собрание подходит к концу, и у каждого есть свое следующее собрание. Правление не соглашалось по существу, даже если это обсуждалось. Люди более-менее обновились. Если компания работает на удивление хорошо, все уходят в хорошем настроении. Если были неудачи, все начинают сомневаться, но никто ничего особо существенного не говорит, потому что, ну, не было выделено времени на то, чтобы реально исправить ситуацию.

Это не описание каждого правления или каждого заседания правления, но оно недалеко от многих советов и собраний правления. Это должно быть вашим руководством к тому, чего следует избегать. Это то, что я мог бы назвать «инерционным собранием совета директоров», потому что, если вы заранее не потратите время и усилия на то, чтобы извлечь максимальную пользу из ваших собраний совета директоров, вы вряд ли получите ценность в тот же день.

Как сделать собрание совета директоров действительно эффективным

Создайте набор KPI для того, как вы управляете бизнесом

Вы должны начать с надежного набора ключевых показателей эффективности (KPI) того, как вы управляете своим бизнесом, которые ваша исполнительная команда использует независимо от общения с советом директоров. Я знаю, что это очевидно, но я считаю, что многие управленческие команды не дисциплинированы в том, как они измеряют успех (кроме стандартной финансовой отчетности — и даже это иногда может быть «местом штанов»).

После того, как у вас есть KPI того, как вы управляете, вы должны проверить их членами правления, чтобы узнать, не считают ли они, что вы что-то упускаете. Заставьте их поработать, чтобы договориться о том, как будет выглядеть успех. Часто сами члены правления не делают работу, чтобы сказать, «какие показатели мы хотели бы видеть». Иногда они даже не знают.

Любой хороший член совета директоров должен сказать вам: «Пожалуйста, не создавайте никаких показателей эффективности или материалов, анализирующих бизнес, которые вы еще не создаете для использования вашим собственным руководством».

Ни одно серьезное правление не хочет, чтобы вы отвлекались на проведение целой кучи финансовых анализов, предназначенных исключительно для целей правления. Если вы разработаете надежный набор ключевых показателей эффективности для того, как вы управляете своим бизнесом, а затем разработаете регулярный пакет, который совет директоров привык видеть, не потребуется дополнительной работы для подготовки квартального пакета показателей совета директоров.

Решите, каковы ваши самые стратегические вопросы

Примерно за 6 недель до заседания совета директоров вы должны встретиться с исполнительной командой, которая присутствует на заседаниях совета или готовится к ним, и согласовать наиболее важные вопросы, над которыми работает компания. Это может включать: привлечение средств, выбор разработки продукта, продажи, эффективность маркетинга, конкуренцию, развитие бизнеса, слияния и поглощения… что угодно.

Но с какими КЛЮЧЕВЫМИ ПРОБЛЕМАМИ борется руководство. Вы можете написать это в виде повествования, состоящего из 3–5 ключевых пунктов. Определив их, вы можете договориться о том, какие пункты, по вашему мнению, имеют отношение к доске. Есть три теста, уместно ли это для вашего следующего заседания совета директоров.

• Мне нужно сообщить об этом предмете совету, чтобы они потом не удивились этому. Это могут быть хорошие новости или плохие новости, но это НЕ МОЖЕТ быть сюрпризом.
• Это проблема, которая всплывает, и я хотел бы получить информацию от своих досок , чтобы убедиться, что я правильно об этом думаю.
• Это то, что требует одобрения правления. Очевидным примером является годовой бюджет, и обычно это большая часть по крайней мере одного из ваших ежегодных заседаний совета директоров. Также это может быть компенсация руководству, большое отклонение от бюджета, увеличение долга, РИФ (сокращение в силе) и т.д.

Создайте краткую стратегию / дискуссионную колоду

Рекомендуется для вас:

Новости

Предприниматели не могут создавать устойчивые масштабируемые стартапы с помощью Jugaad: Cit...

Джасприт К.

31 июля 2022 г.

Ресурсы

Как Metaverse изменит индийскую автомобильную промышленность

Вайбхав С.

31 июля 2022 г.

Ресурсы

Что означает положение о борьбе со спекуляцией для индийских стартапов?

Чаранья Л.

31 июля 2022 г.

Ресурсы

Как стартапы Edtech помогают повысить квалификацию рабочей силы Индии и стать готовыми к будущему ...

Анкуш С.

31 июля 2022 г.

Новости

Технологические акции нового века на этой неделе: проблемы Zomato продолжаются, EaseMyTrip публикует...

Тапанджана Р.

31 июля 2022 г.

Функции

Индийские стартапы срезают путь в погоне за финансированием

Нихил С.

31 июля 2022 г.

Создайте презентацию на 5–10 страниц в своем любимом программном обеспечении для презентаций по любым ключевым вопросам, с которыми вы сталкиваетесь. Это своего рода «учебник» для совета директоров или, как называют его некоторые руководители, «предварительное чтение». Это способ сформулировать проблему, о которой вы хотите поговорить. Если у вас есть некоторые ключевые показатели или финансовые показатели, которые подходят для предварительного чтения, это даже лучше.

Пример: Мы думаем о запуске нового направления бизнеса

• Наш текущий продукт имеет только 30% валовой прибыли
• Мы могли бы повысить цену, снизить затраты или сохранить стабильную маржу и продать больше единиц.
• Если мы повышаем цену, мы беспокоимся о конкуренции, поскольку у нас уже есть конкуренты ниже нашей цены.
• Мы можем сократить расходы, но нам потребуется 12 месяцев, чтобы сократить перечень материалов.
• Мы можем оставаться стабильными, но, учитывая наши затраты на привлечение клиентов, мы обеспокоены тем, что масштабирование будет невыгодным.
• Поэтому мы хотели бы запустить смежный продукт. Мы думаем, что у него будет 30% привязка к нашему основному продукту. Наш смежный продукт имеет 70% валовой прибыли, поэтому, если мы сможем получить хотя бы 20% коэффициента прикрепления, мы сможем удерживать цены на нашем основном продукте на неизменном уровне и увеличить общую прибыль с 30% до 38%.

Все это выдумка, но пример того, как может выглядеть одна дискуссионная колода на 5–7 страниц и какую тему она может охватывать. Это дополнительная работа по сравнению с простым появлением на заседании совета директоров и представлением финансовых результатов? Конечно. Но это отличная дисциплина даже внутри для принятия самых важных решений.

Создайте повестку дня правления

Я бы заранее составил повестку дня правления, уделив особое внимание темам и распределению времени. Будьте очень конкретными и целеустремленными в отношении того, сколько времени вы планируете проводить в каждой области. Меня удивляет, насколько плохо большинство досок занимаются тайм-менеджментом и как много времени они тратят на менее важные темы и застревают на более важных темах.

Повестка дня должна быть целенаправленной. Подумайте про себя о целях дня, что важно для вас и сколько времени вы хотите выделить на это. Если вы начинаете с администрирования (оценки 409a, распределение опционов на мелкие акции, протоколы заседаний), а затем тратите на это 20 минут — это ваша вина.

Я ненавижу начинать с неважных вещей. Мы путешествуем на самолете, чтобы посидеть, рассматривая 0,02% акций? На мой взгляд, наименее важные вещи должны быть в конце встречи. Таким образом, если у вас мало времени, вы либо торопитесь с администратором (если это действительно просто администратор) в конце, ИЛИ вы можете утвердить его через UWC (единогласное письменное согласие) после собрания совета или запланировать 15-минутный звонок администратора в между заседаниями правления, чтобы одобрить это.

Сохраните повестку дня для самых важных для вас вещей.

Получите свою финансовую колоду за 72 часа до начала

90+% финансовых пакетов рассылаются за 1–2 дня до заседания совета директоров, и я думаю, что 65% приходят за 1 день до него. У членов правления есть ограниченные возможности прочитать их, переварить, сравнить с последним собранием правления, написать вопросы.

Неудивительно, что собрание вашего совета директоров превращается в собрание по финансовым отчетам. Вы не можете ожидать, что члены вашего правления получат колоду в полдень за день до заседания правления, но не проведут еще 3 собрания за день до этого, поэтому в лучшем случае они, вероятно, прочитают ее вечером. Если вы установите план на 3 дня вперед (72 часа), ни у кого не будет оправдания, чтобы не читать их, и у вас есть веские основания не углубляться в них во время собрания совета директоров.

Отправьте свою повестку дня каждому члену правления индивидуально / назначьте звонки заранее

Заранее отправьте повестку дня и попросите о «предварительных звонках», чтобы узнать, хотят ли они добавить пункты в повестку дня доски или считают эти темы правильными. Если у вас есть время, чтобы подготовить свою стратегическую колоду заранее, ее также стоит отправить.

Я думаю, что лучше всего руководить правлением. Генеральный директор проводит 30–45-минутные разговоры с каждым членом совета директоров, не являющимся исполнительным директором, перед фактическим собранием совета директоров, чтобы обсудить финансовые показатели 1–1 и ознакомиться со стратегической информацией и повесткой дня.

Я думаю, что это критично по нескольким причинам:

• Вы следите за тем, чтобы каждый член совета директоров действительно понимал вашу работу, и в тот же день появляется готовым к обсуждению/дебатам.
• Вы можете узнать, что они на самом деле думают о важных решениях, которые вам необходимо принять. Таким образом, если они сочтут, что вам нужно что-то добавить к своей повестке дня, вы сможете это сделать. Если они не согласны с решением, вы можете понять, почему. Если вы хотите, чтобы они поддержали ваше трудное решение, вы можете понять, на чем они стоят.
• Думайте о своем предварительном собрании как о кнуте Конгресса, который «подсчитывает голоса».
• Предварительные звонки также помогают вам наладить раппорт один на один, чтобы вы лучше контролировали комнату, когда вы все вместе.

Это «накладные расходы»? Да, наверное. Но это часть управления правлением, которое является частью эффективного управления компанией. Если вы справитесь с предварительной игрой, у вас будет лучшая игра. Если вы проясните финансовые вопросы до заседания совета директоров, вы можете потратить больше времени на критическое обсуждение и меньше времени на распространение информации.

Последние мысли

Я уверен, что не каждый член совета директоров согласен с моей оценкой того, как подготовиться к важным заседаниям совета директоров. Некоторые участники, вероятно, ненавидят предварительные звонки, которые они считают накладными расходами. Некоторые члены, вероятно, хотят, чтобы большая часть заседания совета директоров была посвящена обзору финансовой информации.

Я лично не думаю, что они правы, но это не имеет значения, что я думаю. Важно то, что вы понимаете, как лучше всего работать со ВАШЕЙ доской. Десятилетия опыта научили меня, что раннее предварительное планирование делает встречи с кабанами гораздо более эффективными. Но еще более важно иметь совет, который согласен.

Отказ от ответственности: я был на десятках досок за эти годы. Я не говорю о какой-то отдельной компании. Обещаю. Если это звучит как ваша компания и что я говорю о вас — это только потому, что так работает > 50% досок.

[Этот пост Марка Састера впервые появился на сайте twosidesofthetable и воспроизведен с его разрешения.]