Как предотвратить наложение и дублирование работы

Командная работа, безусловно, создает работу мечты, но не тогда, когда задачи пересекаются или дублируются без положительного результата. Дублирование усилий или дублирование работы — злейший враг менеджера проекта или лидера, поскольку они не направлены на правильную цель. Дублирование работы часто приводит к истощению ресурсов.

Давайте выясним, когда дублирование действительно работает, а если нет, то как его избежать.

Что такое дублирование усилий?

Прежде чем погрузиться в дублирование работы, давайте рассмотрим, что означает дублирование усилий. Проще говоря, дублирование усилий — это когда два или более человека прилагают одинаковые усилия для выполнения аналогичной задачи. Означает ли дублирование усилий меньшую производительность? Главное здесь — результат. Если результат останется неизменным, несмотря на дублирование усилий, то это будет непродуктивно. Однако, когда вы можете добиться другого результата за счет дублирования усилий, это может быть продуктивно.

Например, давайте рассмотрим сценарий на фабрике по производству игрушек. Работнику производственной линии требуется один час, чтобы упаковать 25 коробок с игрушечными машинками. Добавьте еще одного работника в ту же строку. Теперь у вас есть два рабочих, каждый из которых упаковывает по 25 коробок игрушечных машинок в час. В результате получается 50 игрушечных машинок в час. В этом случае результат удваивается за счет дублирования усилий; тем самым повышая производительность.

Представьте, что отдел маркетинга той же фабрики проводит исследование по внедрению новой игрушки для таргетинга на сезонные продажи. Продуктовая команда этой компании может попытаться сделать то же самое, не зная, что отдел маркетинга выполняет ту же задачу. В конце дня главный операционный директор получает два отчета по одной и той же задаче. Здесь дублирование усилий привело к одному и тому же результату. В обоих отчетах могут быть разные идеи, но если бы две команды сотрудничали на раннем этапе, они могли бы выявить сходство в своих усилиях и распределить работу между собой, чтобы создать более содержательный отчет.

Как видите, между дублированием усилий и работой существует лишь тонкая грань. Хотя дублирование работы не всегда плохо, при неправильном управлении оно может привести к пустой трате времени и ресурсов организации.

Как предотвратить наложение и дублирование работы?

Теперь вы задаетесь вопросом: «Как мне преодолеть дублирование работы?»

Первый шаг — тщательно проанализировать результат каждого дублированного усилия, чтобы определить его влияние на общую производительность. Если дублирование работы вынуждает членов команды работать менее продуктивно, вам необходимо принять меры для предотвращения дублирования работы. Это легче контролировать среди отдельных команд, где есть менеджер или лид, контролирующий работу каждого члена команды.

В большинстве случаев дублирование работы происходит в кросс-функциональных командах, когда между ними нет надлежащего канала связи. Ниже приведены некоторые из шагов, которым вы можете следовать, чтобы избежать дублирования работы.

Общайтесь регулярно

Другими словами, говорите, общайтесь и занимайтесь! Коммуникация — это первый шаг к предотвращению дублирования работы.

Дублирование работы происходит из-за отсутствия коммуникации между кросс-функциональными командами. В нашем предыдущем примере, если бы существовала надлежащая линия связи между отделами маркетинга и продуктов, они могли бы сотрудничать и проводить исследования вместе. Поэтому важно обеспечить надлежащий канал связи между командами и внутри них.

Вы можете использовать традиционные формальные методы, такие как ежедневные совещания по планированию работы; или электронная почта, или приложения, такие как Slack, Google Chat или Microsoft Teams, для обеспечения беспрепятственного общения между членами команды.

В крупных организациях проводить регулярные встречи может быть нецелесообразно; но руководители групп могут признавать друг друга в проектах, в которых они участвуют.

Эффективные каналы связи сейчас стали важнее, чем когда-либо. Это связано с возросшей тенденцией среди компаний прибегать к удаленным рабочим структурам. В этом контексте необходима постоянная коммуникация, чтобы сохранить прозрачность работы, выстраивая отношения в команде.

Отслеживайте и измеряйте прогресс

Важно отслеживать задачи, выделенные каждой команде, и измерять прогресс. Сотрудничайте с членами вашей команды и составьте план действий, чтобы перечислить все задачи, которые необходимо выполнить. Выполняйте это упражнение, когда начинаете новый проект или выполняете повседневные задачи. Обсудите с каждой командой, чтобы установить реалистичные временные рамки для достижения этих результатов.

Затем задания можно отслеживать на доске Канбан в соответствии с порядком приоритета. Эта практика помогает определить объем выполненной работы, что необходимо выполнить и где находятся блокираторы.

Это также даст вам четкое представление о том, где требуется внимание тимлида и какие меры необходимо принять для устранения блокировщиков.

Creately — это визуальное рабочее онлайн-пространство, которое позволяет визуализировать рабочие процессы во время планирования проекта, чтобы можно было на ранней стадии выявлять и предотвращать дублирование работы. Наметьте рабочий процесс проекта на диаграмме плавательных дорожек, чтобы распределить задачи и ресурсы между каждой командой. Визуализация всего вашего проекта на одном холсте может помочь избежать хлопот, связанных с переходом между несколькими приложениями для отслеживания проекта. Creately позволяет легко определить, кто что делает, тем самым устраняя вероятность дублирования задач.

Будьте прозрачными и сделайте свою работу доступной

Когда вы завершите проект, оставьте наследие проделанной вами работы. Сделайте свою работу доступной для всех соответствующих членов команды в компании.

Убедитесь, что существует база данных, обеспечивающая беспрепятственный доступ к предыдущим исследованиям и проектам. Это поможет коллегам, приступающим к будущим проектам, собрать знания о выполненной работе, исключив возможность дублирования работы.

Это также проинформирует их о результатах потенциального курса действий и прольет свет на то, что следует делать по-другому.

Creately может служить центральным узлом для централизации всего содержимого проекта, задач и коммуникаций от мозгового штурма и планирования до исполнения. Он предоставляет настраиваемые рамки для составления карт разума, карт сходства, планирования спринтов, графиков проектов, карт рабочих процессов и многого другого. Возможности совместной работы Creately, включая видеоконференции в приложении, отслеживание мыши и комментирование, позволяют пользователям работать вместе и беспрепятственно обмениваться информацией.

Второй раз - это «не всегда» очарование

Дублирование работы не всегда плохо. Однако, когда дублирование работы не направлено на надлежащий результат, оно может отнимать много времени и быть совершенно утомительным.

Будьте разумны в том, как вы делаете свою работу. В сегодняшней бизнес-среде вы больше не можете работать изолированно. Не стесняйтесь общаться со своими коллегами и поддерживать с ними постоянную связь. Будьте открыты для обмена знаниями друг с другом и сосредоточьтесь на достижении общих целей. Эффективное общение и сотрудничество гарантируют, что каждый в компании выполняет значимую работу на коллективном пути к успеху.