Как провести продуктивную удаленную встречу | Лучшие практики и шаблоны

Факт: Удаленные команды, как правило, проводят больше совещаний, чем сотрудники на местах.

Если вы в настоящее время работаете из дома, вы знаете, что это правда.

Иногда может показаться, что все выходит из-под контроля; на экране слишком много лиц, слишком много людей говорят одновременно, некоторые присоединяются поздно и понятия не имеют, о чем говорят все остальные, а затем внезапно все внимание оказывается на чьей-то кошке, которая решила присоединиться к разговору без приглашения.

Но встречи важны. А для удаленных команд это единственное, что помогает поддерживать согласованность всех участников, где бы они ни находились.

Ниже перечислены некоторые приемы, которые помогут вам провести высокоэффективное дистанционное совещание, не выходя из собственного дома.

Готовы погрузиться?

Рекомендации по проведению удаленных совещаний

1. Определите участников и помогите им подготовиться

Решение о том, кто должен участвовать в собрании, зависит от его фактической цели.

А при планировании виртуальной встречи вам нужно более внимательно относиться к тому, кто ее посещает, поскольку могут быть ограничения в используемых вами инструментах, несколько часовых поясов и конфликтующие расписания.

Очень важно свериться с собственным расписанием участников, прежде чем назначать время собрания.

В офисе вы можете более небрежно относиться к повестке дня, так как вы можете поделиться дополнительной информацией во время обеда, пройти друг друга в коридоре, поговорить друг с другом и т. д.

Однако виртуальная встреча требует гораздо большей предварительной подготовки.

Важно, чтобы вы отправили повестку дня вместе с целью/задачей встречи и ссылками на дополнительные ресурсы или приложения, которые вы будете использовать во время обсуждения, за несколько часов до начала, если не за день до этого.

Это позволит участникам подготовиться к предстоящему, установив необходимое программное обеспечение, прочитав, изучив информацию, запланировав встречу на свой день и позаботившись о любых других технических требованиях. В то же время уточните роли, которые каждый участник будет играть во время встречи.

2. Уточните правила проведения удаленных собраний

Рекомендации по совещанию помогают лучше управлять делами.

Уточните, чего вы ожидаете от каждого участника, и как они должны вести себя в онлайн-режиме (например, должны ли они ждать, пока кто-то другой закончит говорить, прежде чем высказать свое мнение, должны ли они включать камеру и отключать микрофоны, пока другие говорят, и т. д.). .).

Вы можете упомянуть эти рекомендации во вступительном электронном письме, которое вы отправляете вместе с повесткой дня. Или найдите несколько минут, чтобы упомянуть об этом в начале встречи.

В то же время участники могут помочь повысить эффективность работы, следуя этим простым правилам этикета для онлайн-совещаний.

• Одевайтесь соответственно
• Удостоверьтесь, что ваш фон настроен профессионально и подходит для работы (например, никаких кроватей, грязных комнат и т. д.).
• Отключайте микрофон, когда не говорите
• Не отвлекайтесь. Не смотрите в телефон, не печатайте на клавиатуре и не работайте над другими задачами, когда кто-то другой выступает
• Поставьте телефон на беззвучный режим и отключите другие уведомления
• Дождитесь своей очереди. Не перебивайте, пока говорят другие, и не перебивайте их.
• Если у вас есть комментарий или вопрос, обратите внимание на себя, прежде чем говорить. Либо сделайте жест рукой, либо скажите «вопрос» или «комментарий».
• Будь готов. Перед встречей убедитесь, что ваше соединение, камера и микрофон работают.

Совет: назначьте участникам роли фасилитатора, ведущего записи, хронометриста и т. д. Меняйте эти роли между ними в разные дни, чтобы все они были вовлечены.

3. Выберите подходящее программное обеспечение для удаленных собраний

Что общего у всех успешных виртуальных встреч? Набор хороших инструментов для облегчения его и его целей.

Существует множество инструментов, которые вы можете выбрать в зависимости от ваших потребностей.

Zoom: это программное решение для конференц-залов, которое позволяет командам проводить онлайн-встречи с видео или без него. Если вы хотите обсудить что-то с большой командой и предпочитаете видеть их реакцию на видео, этот инструмент отлично подойдет.

Slack: Slack — это приложение для обмена сообщениями, которое также можно использовать для аудио- и видеозвонков. У вас может быть отдельный канал Slack, где вы можете устанавливать напоминания для ваших ежедневных стендапов или еженедельных проверок проекта, вести записи протоколов встреч с публикациями или прямо на канале Slack и т. д. Однако он позволяет только групповые видеовызовы для Всего 15 человек. Так что это лучше всего подходит для небольших команд для коротких встреч.

Creately: Хотите объяснить идею или концепцию, визуализировав ее на интерактивной доске? Creately — отличный инструмент для команд, которые хотят использовать интеллект-карту для мозгового штурма или блок-схему для обсуждения нового процесса и т. д. во время встречи. Благодаря функции совместной работы в режиме реального времени каждый может одновременно редактировать и обмениваться комментариями на одном и том же холсте/доске.

Документы Google. Документы Google — отличный инструмент для создания повестки дня встречи, обмена заметками о встрече или совместной работы над проектным предложением. Каждый может сотрудничать и редактировать документ в режиме реального времени, общаться в чате и комментировать, а вы можете использовать историю изменений, чтобы вернуться к более старым версиям документа в любое время.

Вы также можете использовать комбинацию этих инструментов для достижения цели вашей встречи. Например, вы можете использовать Slack, чтобы общаться друг с другом, и Creately, чтобы объяснять и записывать свою стратегию. Либо поделитесь своим экраном с остальными членами команды, чтобы все могли видеть, над чем вы работаете, либо создайте свой документ Creately из своего канала Slack (с плагином Creatly для Slack), чтобы предоставить всем быстрый доступ к нему.

Совет: используйте видео как можно чаще, так как оно ближе всего к личному общению, которое вы можете иметь, работая из дома. Кроме того, это дает вам возможность читать язык тела участников и убедиться, что они действительно обращают на вас внимание.

4. Выделите время, чтобы растопить лед

Для удаленных команд встреча также может быть временем для построения отношений. Вместо того, чтобы сразу погружаться в обсуждение официальных вопросов, выделите время в начале встречи, чтобы растопить лед. Это также поможет поддерживать интерес участников в предстоящие часы.

Вы можете пройтись по виртуальному конференц-залу, спрашивая всех, как прошла их неделя, или рассказывая о текущем событии, которое всех затронуло.

Совет: прежде чем перейти к официальному обсуждению текущих вопросов, не забудьте также напомнить всем о цели встречи.

5. Делайте заметки и создавайте план действий

Важно вести учет всех идей, высказанных во время встречи. Им можно поделиться с теми, кто пропустил встречу, и позже использовать его для создания плана действий.

Не менее важным, чем обсуждение вещей и поиск решений, является назначение всем, кто участвовал в собрании, результатов и действий для реализации плана. В то же время важно уточнить сроки и дату следующей встречи.

Если вы используете инструмент управления задачами, вы можете быстро все спланировать на нем. Вы также можете использовать шаблон плана действий (ознакомьтесь с приведенным ниже), чтобы расставить приоритеты.

Совет: отправьте электронное письмо с кратким описанием всего, включая действия, назначенные им после встречи.

7 шаблонов для продуктивной работы во время удаленных совещаний

Ниже приведены несколько шаблонов, которые вы можете использовать прямо во время виртуальных встреч. Просто нажмите на шаблон, чтобы открыть его в редакторе. Поделитесь ссылкой редактирования/просмотра с другими для совместной работы.

План Действий

Определите роли и обязанности, ресурсы, сроки выполнения и т. д. с помощью этого шаблона плана действий.

Встречи заметки

Организуйте свои протоколы совещаний с помощью этого простого шаблона для ведения заметок о совещании. Позже вы можете прикрепить его к электронному сообщению с резюме или поделиться им на своем канале Slack, чтобы предоставить доступ другим.

Старт Стоп Продолжить

Подумайте о действиях, которые команда должна начать, прекратить и продолжать делать с помощью этого шаблона.

Карта разума

Проведите мозговой штурм по теме, используя этот шаблон. Вы можете использовать цветовое кодирование, чтобы идентифицировать идеи, добавленные разными участниками.

Диаграмма рыбьей кости

Упростите решение проблем и найдите основную причину проблемы с помощью этой диаграммы «рыбий скелет».

Доска идей

Собирайте, организуйте и расставляйте приоритеты идей, собранных с помощью доски идей. Вы также можете использовать диаграмму подобия, чтобы классифицировать идеи и находить тенденции/паттерны.

Устав команды

Вместе проясняйте направление команды и устанавливайте границы с помощью этого шаблона устава команды.

Есть еще советы по проведению продуктивной виртуальной встречи?

Работаете из дома в эти дни из-за пандемии коронавируса? Тогда участие в онлайн-встречах должно стать частью вашей повседневной жизни. Расскажите нам о некоторых передовых методах, которые ваша команда использует для повышения производительности.