Как отправить счет? Полезные инструменты

Каждый фрилансер, владелец малого бизнеса или предприниматель ежемесячно выставляет счета. Они необходимы для получения оплаты за выполненную работу или поставленный товар. Но просто выдача такого документа не гарантирует получение платежа. Для полного успеха необходимо доставить его подрядчику. Из этой статьи вы узнаете 3 способа отправки счета и какие инструменты особенно удобны в этом процессе.

Как отправить счет – оглавление:

1. Как отправить бумажный счет?
2. Как подготовить счет в электронном виде?
3. Как создать и отправить файл PDF со счетом?
4. Как приложение для выставления счетов может вам помочь?

Как отправить бумажный счет?

Хотя Интернет навсегда обосновался в наших домах и офисах, подавляющее большинство счетов отправляется по традиционной почте. Согласно отчету E-Invoicing/E-Billing. Оцифровка и автоматизация До 90% счетов отправляются получателям в бумажном виде.

К сожалению, в этом есть свои недостатки. Одним из них является время доставки письма по указанному адресу. При отправке вы должны учитывать это весь процесс, ведущий к получению оплаты. Нужно помнить, что к бумажным документам может быть привязано довольно много людей. Они будут ожидать, что вы предоставите им счета именно в такой форме. По общему признанию, вы можете убедить некоторых выставлять счета в электронном виде, но в других случаях вам придется адаптироваться к пожеланиям ваших клиентов.

Большинство инструментов, необходимых для отправки бумажного счета-фактуры, доступны в любом офисе. Вам понадобится компьютер с принтером, офисные программы и конверты. Хотя счет-фактуру можно выписать от руки в специально подготовленном виде, с электронными документами работать намного проще.

С помощью текстового процессора или электронной таблицы вы можете подготовить документ, содержащий все необходимые элементы. Затем его нужно распечатать, вложить в конверт, адресовать и отправить. Большинство популярных текстовых редакторов позволяют печатать на конвертах, так что вам не придется мучиться, выписывая адрес вручную. Вам остается только купить почтовую марку и отправить письмо исполнителю.

Как подготовить счет в электронном виде?

Альтернативой бумажным документам является электронный счет. Вам не нужно специальное программное обеспечение для его создания, так как будет достаточно того, что вы используете каждый день — простой электронной таблицы или текстового процессора. Как и в случае с документом, отправляемым традиционной почтой, вам сначала нужно создать счет-фактуру, за исключением того, что вместо печати вы должны сохранить созданный таким образом файл.

Избегайте таких форматов, как DOC или XLS , потому что, хотя они распространены и легко открываются, у них есть один существенный недостаток — подготовленный таким образом документ можно легко редактировать. Правда, у вас есть возможность защитить редактирование такого файла паролем, но лучше использовать проверенное решение — PDF-файлы. Отправляя такой документ, вы уверены, что никто не будет вмешиваться в его содержание.

Как создать и отправить файл PDF со счетом?

Вы можете использовать один из конвертеров, доступных в Интернете, например, Adobe Acrobat, для создания файла PDF. Просто выберите счет, ранее сохраненный в файле DOC, и программа автоматически выполнит преобразование в PDF. В зависимости от настроек вашего компьютера и параметров, доступных в вашем текстовом процессоре/электронной таблице, вы также можете выбрать вариант сохранения файла в формате PDF из программы.

Добавьте подготовленный таким образом документ в виде вложения в электронное письмо. С этого шага рекомендуется начать создание сообщения клиенту. Это гарантирует, что вы не отправите электронное письмо без вложения. В заголовок сообщения можно включить название проекта, к которому относится счет. Содержание электронного письма должно быть кратким и по существу, но не забывайте сохранять вежливый тон. Вы можете поблагодарить их за прошедшее сотрудничество, призвать пользоваться предлагаемыми услугами в будущем, а в случае частичного выставления счета указать, к какому этапу работы он относится.

Как приложение для выставления счетов может вам помочь?

Это инструмент, который значительно облегчает отправку счетов, поскольку предоставляет широчайший набор возможностей. Если вы работаете с компаниями, которым требуются бумажные документы, вы просто выставляете, распечатываете и отправляете счет обычной почтой в соответствии с пожеланиями клиента. Преимущество для вас в том, что такое приложение поставляется с готовыми шаблонами счетов, так что вы можете быть уверены, что они будут соответствовать правилам вашей страны.

Вам также не нужно беспокоиться о ставках НДС или правильности расчетов и суммирования. Просто выберите подходящую налоговую ставку, введите чистую стоимость товаров/услуг, и программа сама рассчитает стоимость товара вместе с налогом.

С помощью бесплатного приложения для выставления счетов вы можете легко отправлять электронные счета прямо на электронные ящики тех контрагентов, которые принимают эту форму связи. Такой документ сохраняется сразу в формате PDF, поэтому у вас не возникнет проблем с преобразованием такого файла в формат, обеспечивающий целостность данных. Вы можете отправить подготовленный таким образом счет буквально в несколько кликов. Вам не нужно входить в свою электронную почту — вы можете делать все из приложения. Вы можете ввести тему сообщения, дополнить его содержание или воспользоваться готовым шаблоном, что экономит время и значительно сокращает вашу работу.

Важно отметить, что вы больше никогда не отправите электронное письмо без вложения, потому что при нажатии кнопки «Отправить» выставленный вами счет автоматически прикрепляется к сообщению. Как и в стандартной электронной почте, вы можете выбрать получателя сообщения, добавить других получателей и даже отправить скрытую копию. Это удобно при работе с крупными компаниями, потому что вы можете отправить счет как человеку, с которым вы работаете над проектом, так и напрямую в бухгалтерию.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Автор: Энди Николс

Решатель проблем с 5 различными степенями и бесконечными резервами мотивации. Это делает его идеальным владельцем бизнеса и менеджером. При поиске сотрудников и партнеров больше всего ценит открытость и любопытство к миру.

Просмотреть все сообщения