Пошаговое руководство по установке KPI для членов команды

Организация без ключевых показателей эффективности (KPI) подобна путешествию без карты. Если в вашем путешествии нет карты, вы не сможете определить, как далеко вы продвинулись с тех пор, как начали его. Вы продолжаете ехать к месту назначения, не зная, что находится на вашем пути. В организации наличие четких ключевых показателей эффективности, связанных с конечными целями вашей компании, помогает определить прогресс, которого вы достигли в установленные сроки. Это помогает понять вклад членов команды и то, что нужно улучшить.

Что такое КПЭ?

Ключевые показатели эффективности (KPI) позволяют получать количественные измерения с течением времени для достижения конкретной цели (или задачи). KPI побуждают команды к достижению целей, предоставляют метрики для измерения прогресса в достижении целей и, в конечном итоге, предлагают ценную информацию для принятия обоснованных решений по управлению операциями или бизнес-процессами. Процесс KPI помогает каждому аспекту бизнеса — будь то финансы, управление персоналом, обслуживание клиентов или маркетинг — эффективно выполнять свои обязанности.

KPI и производительность сотрудников

Производительность сотрудников лежит в основе успеха организации. Будет ли путешествие организации успешным или нет, зависит от того, насколько заинтересованы ее сотрудники в достижении поставленных целей. Чтобы достичь организационных целей, нам сначала нужно установить цели на индивидуальном и командном уровнях, чтобы их можно было связать с целями компании.

Сотрудники являются самым большим активом компании. Их необходимо поощрять, наделять полномочиями и оценивать с точки зрения достижения бизнес-целей. Крайне важно обращать внимание на положительное и отрицательное поведение сотрудников, обсуждать их и давать отзывы, чтобы создать благоприятную среду для их обучения и совершенствования. Это также настроит их на работу над командными и организационными целями.

Как вы измеряете производительность? Какие количественные данные вы можете представить в качестве доказательства напряженной работы вашей команды? Все ли члены команды работают над правильными целями? И способствует ли их работа достижению конечных целей компании?

Вот где KPI выходят на первый план. KPI — это форма измеримых целей, которые помогают вам отслеживать прогресс в достижении ваших бизнес-целей. Они помогут вам понять, как производительность членов вашей команды способствует этому. Кроме того, KPI также помогут в выявлении пробелов в знаниях и позволят вам соответствующим образом реализовать планы качественного обучения.

Почему важны KPI?

Как упоминалось выше, ключевые показатели эффективности необходимы для определения вклада членов вашей команды в достижение общих бизнес-целей. Вот несколько важных причин, по которым вам следует внедрить процесс KPI в вашей организации.

Чтобы убедиться, что ваши команды подотчетны и ориентированы на достижение целей. Это особенно важно при мониторинге хода выполнения конкретного проекта. Четко определенный процесс KPI гарантирует, что члены команды признают свои обязанности и прилагают коллективные усилия для их выполнения.

Чтобы отслеживать оценку здоровья компании. Ключевые показатели эффективности, несомненно, дают ценную информацию о деятельности организации. Хотя они дают всестороннее представление о преобладающих финансовых показателях, они также проливают свет на потенциальные факторы риска, такие как нехватка капитала, появление новых конкурентов или пробелы в знаниях.

Чтобы отслеживать прогресс с течением времени. KPI позволяют вам ставить цели в начале финансового года и использовать ежемесячные или ежеквартальные отчеты для измерения достигнутого прогресса, отслеживая ключевые критерии, такие как доход, стоимость транзакции, уровень удовлетворенности клиентов и т. д. Поскольку ключевые показатели эффективности согласованы с организационными целями, это также поможет отслеживать прогресс в достижении долгосрочных целей и стратегий компании.

Вносить улучшения, когда и где это необходимо. После того, как результаты KPI проанализированы, они позволяют вам сосредоточиться на том, какие области бизнеса нуждаются в улучшении и нужно ли вносить какие-либо коррективы в текущий курс действий. Это убережет вас от принятия неправильных решений и предскажет будущие сценарии. Поскольку ключевые показатели эффективности поддаются измерению, вы можете напрямую влиять на факторы, определяющие их результаты, и предпринимать превентивные действия, чтобы убедиться, что вы находитесь на пути к достижению своих целей.

Процесс KPI

Шаг 01 — Определите, как будут использоваться KPI

Первым шагом в настройке KPI является понимание того, как эти показатели эффективности будут использоваться для отслеживания прогресса. Прежде чем устанавливать KPI для команд, соберите участников и обсудите, какие критерии следует использовать для определения их KPI и как они повлияют на их производительность.

KPI — это просто форма общения, и, как и любая коммуникационная структура, KPI также должны быть четко поняты людьми, которым они назначены, чтобы на них можно было воздействовать. Убедитесь, что члены вашей команды хорошо разбираются в данных и обладают необходимыми знаниями, инструментами и навыками для принятия правильных решений на основе данных, с которыми они работают.

Шаг 02. Свяжите ключевые показатели эффективности с целями организации

Компании часто совершают ошибку, принимая расплывчатые ключевые показатели эффективности, которые не отражают их бизнес-процессы, и, таким образом, не видят существенного влияния. Ваши KPI должны быть связаны с целями организации, чтобы вы знали, что компания находится на правильном пути. Например, компании могут определять свои стратегии развития с точки зрения финансов, внутренних бизнес-процессов, обучения и роста и клиентов. Соответственно, KPI, которые вы устанавливаете, тоже должны подпадать под эти категории.

Например, компания ABC может поставить перед собой цель в рамках аспекта обучения и роста обеспечить обучение своих сотрудников навыкам межличностного общения в рамках бюджета в 6 миллионов долларов. Здесь менеджер по персоналу и его/ее команда будут главными хранителями достижения этой цели. Следовательно, чтобы соответствовать этой цели, они могли бы иметь KPI для проведения шести семинаров по обучению навыкам общения в квартал (24 семинара в год), сохраняя при этом свои расходы в рамках установленного бюджета.

Еще одним ключевым аспектом процесса KPI является обеспечение того, чтобы ваша команда понимала конечные цели организации и план действий, которым необходимо следовать для их достижения. Это даст вашей рабочей силе возможность выполнять свои обязанности.

Шаг 03. Являются ли ваши KPI SMART?

Используйте формулу SMART , чтобы определить, насколько эффективны ваши KPI.

Конкретный — установленный вами KPI должен быть сфокусирован на конкретном аспекте вашего бизнеса, который можно измерить, и определить, почему он важен.

Измеримость – как упоминалось выше, она должна поддаваться измерению и сравнению с определенным стандартом.

Достижимый – KPI должен быть достижим.

Релевантный — он должен быть уместным для бизнес-процесса внутри компании, но при этом быть связанным со стратегическими целями организации.

Ограничение по времени – KPI должен быть достижим в установленные сроки.

Шаг 04 – Аудит KPI при необходимости и внесение изменений

Предприятия диверсифицируют или изменяют свои существующие процессы в зависимости от рыночных условий. В этом случае вам может потребоваться пересмотреть ранее установленные ключевые показатели эффективности и установить новые показатели, соответствующие новым целям. Следовательно, важно ежегодно проверять ключевые показатели эффективности и при необходимости вносить изменения, чтобы вы были уверены, что ключевые показатели эффективности соответствуют измененным директивам бизнеса. Используйте приведенный ниже шаблон для аудита своих KPI.

Пусть KPI ведут вас к успеху

Ключевые показатели эффективности в значительной степени способствуют достижению бизнесом поставленных целей. В сегодняшней конкурентной и сложной бизнес-среде становится все более важным иметь определенные бизнес-цели и четкий план действий по их достижению. Таким образом, KPI могут стать для вас путеводной звездой, определяющей направление вашего пути и вашего прогресса.