Как профессионально начать электронную почту [+Шаблоны]

Электронная почта — наш основной способ общения сегодня, а создание электронной почты — важный аспект профессионального и личного общения. Будь то работа, учеба или личные дела, нам всем нужно знать , как правильно начать электронное письмо .

Независимо от того, общаетесь ли вы с деловым партнером, потенциальным клиентом или коллегой, то, как вы начинаете электронное письмо, задает тон остальной части вашего сообщения. На самом деле, хорошо написанное вступление к электронному письму может стать разницей между успешным или неудачным разговором.

В этой статье мы рассмотрим, почему вступления в электронной почте важны, и предоставим вам 19 различных способов начать электронное письмо, которые вы можете использовать в различных обстоятельствах. Кроме того, мы дадим советы о том, как написать лучшие вступительные строки электронной почты.

Читай дальше!

Почему важны электронные вступления?

Как упоминалось выше, введение в электронном письме задает тон всему вашему сообщению. Это ваше первое впечатление на получателя, и оно может повлиять на то, как они воспримут вас и ваше сообщение. Хорошо написанная вступительная строка может привлечь внимание читателя, заставить его почувствовать, что его ценят, и подготовить почву для успешного разговора.

С другой стороны, плохо написанное или неуместное начало электронной почты может оттолкнуть получателя или заставить его проигнорировать ваше сообщение. Это также может повлиять на успешность намерения вашего электронного письма, будь то продажа, установление профессиональных связей или просто поддержание здоровых отношений.

Вступительные строки электронной почты должны быть привлекательными, дружелюбными и актуальными для получателя. Отличное вступление к электронному письму помогает установить взаимопонимание, задает тон разговору и побуждает получателя читать дальше.

Различные способы начать электронное письмо в зависимости от обстоятельств

Ни для кого не секрет, что электронная почта — это быстрый и удобный способ общения. Это позволяет вам общаться с людьми по всему миру. Но когда дело доходит до написания электронного письма, многим людям трудно подобрать нужные слова.

Давайте рассмотрим, как начать электронное письмо в зависимости от обстоятельств.

Официальная/официальная электронная почта

Формальная или официальная электронная почта обычно используется в профессиональной среде, например, при подаче заявления о приеме на работу или деловом запросе. Если вы пишете официальное электронное письмо, очень важно использовать профессиональный тон.

Начните с официального приветствия, например : «Уважаемый господин/госпожа/доктор! [Фамилия]» или «Для кого это может касаться». Избегайте чрезмерно небрежного языка или сокращений и убедитесь, что ваша грамматика и пунктуация верны.

Неофициальные письма

Неформальная электронная почта обычно используется в личных целях, например, для отправки сообщения другу или члену семьи. Таким образом, это позволяет получить более расслабленный тон. Вы можете начать с дружеского приветствия, например «Привет, [Имя]» или «Привет, [Имя]». Но будьте осторожны, чтобы не быть слишком случайным, так как вы все еще хотите поддерживать уровень профессионализма.

Холодные письма

Холодное электронное письмо отправляется тому, с кем вы никогда раньше не встречались и не общались. Начать холодную электронную почту может быть непросто, так как вам нужно произвести хорошее первое впечатление.

Вы можете начать холодное электронное письмо, представившись и объяснив, почему вы обращаетесь. Попробуйте использовать строку темы, которая привлекает внимание получателя, например «Быстрый вопрос» или «Введение».

Старайтесь максимально персонализировать электронное письмо и избегайте использования общих выражений. Кроме того, обязательно изучите примеры строк открытия холодных электронных писем для маркетинга и продаж и выберите лучшие из них, чтобы повысить уровень отклика.

Последующие письма

Последующее электронное письмо отправляется после предыдущего электронного письма или разговора. Вы можете использовать последующую электронную почту в различных ситуациях, таких как собеседования или коммерческие предложения. Но есть ли хорошие способы начать последующую рассылку по электронной почте, спросите вы?

Рекомендуется начать последующее электронное письмо со ссылкой на ваше предыдущее сообщение и напоминанием получателю о контексте. Используйте дружелюбный и профессиональный тон и ясно объясните, что вы делаете дальше.

Благодарственные письма

Благодарственное письмо отправляется, чтобы выразить благодарность после встречи или разговора. Он используется в различных ситуациях, например, после собеседования при приеме на работу или встречи с клиентом.

Начните благодарственное письмо, выразив свою признательность и поблагодарив получателя за уделенное время. Будьте конкретны в том, за что вы их благодарите, и используйте дружелюбный и благодарный тон.

Читайте также: Благодарственное сообщение LinkedIn

Письма с извинениями

Электронное письмо с извинениями отправляется с извинениями за ошибку или недоразумение. Обычно он используется в профессиональной среде, например, на рабочем месте или в бизнес-контексте. Начните с признания ошибки и принятия на себя ответственности за нее. Используйте искренний и чуткий тон и ясно объясните, за что вы извиняетесь.

Итак, как видите, есть много разных способов начать электронное письмо, в зависимости от обстоятельств. Независимо от того, пишете ли вы официальное электронное письмо или обычное электронное письмо, важно тщательно выбирать начало, в зависимости от ситуации и отношений, которые у вас есть с получателем.

Как начать электронное письмо [19 примеров]

Теперь, когда вы знаете о важности вступления электронной почты и о том, как изменить начало электронной почты в зависимости от обстоятельств, давайте рассмотрим несколько практических примеров открытия электронной почты для вашего вдохновения. Вы можете использовать эти примеры светской беседы по электронной почте в качестве шаблонов для написания электронных писем, ориентированных на результат.

1. Официальная электронная почта

Тема: [Имя], Относительно [Темы]

Привет [Имя],

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Пишу вам по [теме].

2. Неофициальная электронная почта

Тема: [Тема]

Привет [Имя],

Надеюсь, у тебя все хорошо! Я просто хотел связаться по поводу [Topic].

3. Холодная электронная почта

Тема: Введение

Уважаемый [Имя],

Меня зовут [Ваше имя], а я [Ваша должность или компания]. Я наткнулся на ваш [веб-сайт, профиль в LinkedIn и т. д.] и подумал, что потенциально мы могли бы [причина обращения].

4. Последующая электронная почта

Тема: Дальнейшие действия по [теме]

Привет [Имя],

Я хотел продолжить наш предыдущий разговор о [Теме]. Мне было интересно, есть ли какие-либо обновления или у вас есть какие-либо дополнительные вопросы.

5. Сетевая электронная почта

Тема: Взаимные связи

Уважаемый [Имя],

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я заметил, что у нас есть взаимная связь через [Название связи], и я хотел протянуть руку и представиться.

6. Электронная почта с заявлением о приеме на работу

Тема: [Должность] Заявление

Уважаемый менеджер по найму!

Я пишу, чтобы выразить свою заинтересованность в должности [Должность] в [Компании]. Прилагаю мое резюме для вашего рассмотрения.

7. Благодарственное письмо

Тема: Спасибо

Привет [Имя],

Большое вам спасибо за [причину благодарности]. Я искренне ценю вашу [поддержку, время, усилия и т. д.].

8. Электронное письмо с извинениями

Тема: Приносим извинения за [ошибку]

Уважаемый [Имя],

Я хотел протянуть руку и извиниться за [ошибку]. Я понимаю это [последствия ошибки] и несу полную ответственность за свои действия.

9. Запрос электронной почты

Тема: Запрос на [Тема]

Привет [Имя],

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы запросить [тема или услуга].

10. Электронная почта для продаж

Тема: [Предложение] для [Продукта/услуги]

Привет [Имя],

Я хотел связаться и познакомить вас с [Продуктом/Услугой]. [Предложение или скидка] доступно в течение ограниченного времени.

11. Напоминание по электронной почте

Тема: Напоминание о [Теме]

Привет [Имя],

Просто хотел отправить напоминание о [теме].

12. Введение по электронной почте

Тема: Введение

Уважаемый [Имя],

Я хотел подойти и представиться. Меня зовут [Ваше имя], а я [Ваша должность или компания].

13. Электронная почта с обратной связью

Тема: Запрос обратной связи

Привет [Имя],

Я пишу, чтобы запросить отзыв по [проекту/задаче]. Я ценю ваше мнение и буду признателен за любой ваш вклад.

14. Электронная почта для совместной работы

Тема: Возможность сотрудничества

Привет [Имя],

Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я наткнулся на вашу [работу, профиль и т. д.] и подумал, что мы могли бы сотрудничать в [проекте/идее].

15. Электронная почта с поздравлениями

Тема: Поздравляем с [достижением]

Уважаемый [Имя],

Поздравляем с [достижением]! [Дополнительное поздравление или предложение помощи].

16. Электронное письмо с объявлением

Тема: Объявление

Привет [Имя],

Я хотел связаться и сообщить вам о [Объявлении]. [Дополнительная информация или призыв к действию].

17. Электронная почта для опроса

Тема: Запрос на опрос

Уважаемый [Имя],

Я прошу вас принять участие в опросе по [теме]. Ваш отзыв ценен для нас.

18. Электронное письмо с приглашением

Тема: Приглашение

Привет [Имя],

Я хотел отправить приглашение на [Событие/Встречу]. [Дополнительная информация или запрос RSVP].

19. Электронная почта с новостями

Тема: Обновление новостей

Уважаемый [Имя],

Я хотел связаться и предоставить обновленную информацию по [Теме]. [Дополнительная информация или призыв к действию].

Итак, у вас есть 19 примеров вступлений по электронной почте! Вы можете использовать эти примеры в качестве вдохновения или шаблонов для написания эффективных вступительных строк электронной почты.

Как написать лучшие вступительные строки электронной почты

Будь то по деловым или личным причинам, ваша вступительная строка электронной почты может оказать существенное влияние на получаемый вами ответ. Написание лучших вступительных строк электронной почты — это навык, которому вы можете научиться на практике.

Давайте подробнее рассмотрим, как вы можете овладеть искусством написания эффективных вступительных строк электронного письма:

Держите его коротким и приятным

Когда дело доходит до вступительных строк электронной почты, часто лучше меньше, чем больше. Короткая и приятная вступительная строка с большей вероятностью привлечет внимание читателя, чем длинная и многословная. Таким образом, хорошо, чтобы ваша вступительная строка состояла не более чем из одного или двух предложений. Кроме того, убедитесь, что его легко читать и понимать.

Персонализируйте открытие электронной почты

Знаете ли вы, что персонализация вступительной строки электронной почты может иметь решающее значение? Обращайтесь к получателю по имени и старайтесь использовать тон, соответствующий вашим отношениям с ним. Если вы пишете другу, вы можете быть более неформальным, чем если бы вы писали потенциальному работодателю.

Сразу к делу

Избегайте ходить вокруг да около с вводной строкой электронной почты. Перейдите прямо к делу и расскажите читателю, почему вы пишете. Если вы запрашиваете информацию, так и скажите. Если вы предлагаете помощь, дайте им знать. Чем яснее ваше сообщение, тем больше вероятность, что вы получите ответ.

Используйте крючок

Зацепка — это броская фраза или предложение, которое привлекает внимание читателя и побуждает его продолжать чтение. Это может быть вопрос, утверждение или призыв к действию. Использование крючка в строке открытия вашего электронного письма может быть эффективным способом привлечь читателя и побудить его ответить.

Будьте профессионалом

Несмотря на то, что важно быть личным и вовлеченным в первую строку электронной почты, важно также поддерживать профессиональный тон. Избегайте использования сленга или неформальной лексики, которые могут быть неуместны в деловой обстановке. Используйте правильную грамматику и правописание и уважайте время получателя.

Используйте юмор (если это уместно)

Многие люди задаются вопросом, как начать профессиональное электронное письмо с небольшого удовольствия. Юмор тебе в помощь! Да, юмор — отличный способ растопить лед и весело провести время с читателем. Однако очень важно правильно использовать юмор и избегать всего, что может быть оскорбительным или неуместным. Если вы не уверены, уместна ли ваша шутка или игра слов, лучше перестраховаться и пропустить ее.

Будь креативным

Наконец, не стесняйтесь проявлять творческий подход к вводным строкам электронной почты. Думайте нестандартно и придумайте что-то уникальное и запоминающееся. Креативная вступительная строка письма может произвести неизгладимое впечатление и увеличить шансы на получение ответа.

Следуя этим советам, вы будете на пути к написанию вступительных строк электронной почты , которые будут замечены и принесут результаты.

Читайте также: Лучшие примеры email-кампаний Drip

Чего вам следует избегать, чтобы начать свою электронную почту

Хотя есть много вещей, которые вы можете сделать, чтобы произвести хорошее первое впечатление с помощью вступительных строк электронной почты, есть также некоторые вещи, которых вам следует избегать. Ниже приведены некоторые вещи, которых вам следует избегать, чтобы начать свою электронную почту с правильной ноги.

Избегайте слишком небрежного поведения

Хотя важно быть дружелюбным и доступным в своих электронных письмах, вы должны избегать слишком небрежного поведения. Начиная письмо со слов «Привет» или «Как дела? ” может показаться непрофессиональным или даже неуважительным, особенно если вы пишете кому-то, кого не очень хорошо знаете.

Избегайте использования всех заглавных букв

Использование всех заглавных букв в открытии электронного письма может быть воспринято как крик или агрессивное поведение. Вместо этого используйте правильные заглавные буквы и знаки препинания, чтобы донести свое сообщение четко и профессионально.

Избегайте сленга или сокращений

Сленг и аббревиатуры могут сбивать с толку, и не все могут их понять. Если вы пишете кому-то, кого плохо знаете, лучше избегать использования языка, который может быть непонятен всем. Это включает в себя аббревиатуры, сокращения и даже смайлики.

Избегайте предположений

Когда вы начинаете электронное письмо с предположений, получатель может чувствовать себя некомфортно или даже защищаться. Например, начало электронного письма со слов «Полагаю, вам это неинтересно» может оттолкнуть получателя и отбить у него охоту отвечать.

Избегайте слишком формального поведения

Хотя важно поддерживать профессиональный тон в ваших электронных письмах, излишняя формальность может отталкивать так же, как и излишняя небрежность. Избегайте использования слишком формального языка или излишне сложных предложений, которые могут быть трудными для понимания.

Избегайте быть слишком многословным

Если вы начнете письмо с длинного бессвязного предложения, получателю будет трудно понять ваше сообщение. Старайтесь, чтобы вступительное предложение было коротким и содержательным, убедившись, что оно четко передает цель вашего письма.

Избегайте быть негативным

Когда вы начинаете свое электронное письмо с негативного тона, это может заставить получателя занять оборонительную позицию и уменьшить вероятность того, что он ответит. Поэтому постарайтесь не начинать свое электронное письмо с жалоб или критики, а вместо этого сосредоточьтесь на позитивном и конструктивном языке.

Правильное начало электронной почты необходимо для эффективного общения. Следуя этим рекомендациям, вы можете быть уверены, что ваше электронное письмо открывается профессионально, доступно и эффективно для передачи вашего сообщения.

Заключение

Начать электронную почту может быть непросто, особенно если вы не знаете, как лучше всего начать. К счастью, с этими советами о том, как начать электронное письмо, у вас есть различные варианты на выбор в зависимости от тона и цели вашего сообщения.

От прямого заявления до дружеского приветствия или даже юмористического вступления — существует множество способов привлечь внимание читателя и произвести положительное первое впечатление. Более того, шаблоны предлагают практические примеры, которые вы можете настроить в соответствии со своей уникальной ситуацией.

Помните, что вступительная строка является важным аспектом написания электронных писем, поэтому найдите время, чтобы создать вступление, которое будет профессиональным, привлекательным и адаптированным для вашей аудитории. Кроме того, использование социальных сетей для написания вступительных строк электронной почты также является хорошей идеей. Например, вы найдете множество полезных статей на LinkedIn, в которых содержатся ценные советы по написанию вступлений по электронной почте. Используя эти советы, вы будете на пути к написанию эффективных и действенных электронных писем.