Как запустить ERG: чему мы научились, делая это, и что нужно знать HR-специалистам

Создание группы ресурсов сотрудников (ERG) настолько же полезно, насколько и сложно, особенно если начинать с нуля. Не только вы будете чувствовать себя напуганным этим путешествием, но, честно говоря, запустить ERG не так сложно, как может показаться. Хотя это требует планирования и организации со стороны HR, ERG по своей природе возглавляются и управляются сотрудниками. Все, что вам нужно сделать как специалисту по персоналу, — это заложить основу, наладить процессы, обеспечивающие бесперебойную работу, и предложить организационную поддержку.

Мы были на вашем месте и столкнулись со сложностями ERG. Это рассказ из первых рук о том, как запустить ERG — практическая дорожная карта, составленная на основе нашего реального опыта создания ERG Submittable.

ERG — это сообщества внутри компании, созданные сотрудниками и для сотрудников, имеющих общее происхождение, интересы или опыт. Эти группы дают людям возможность общаться с другими и свободно обмениваться мнениями в специально отведенном безопасном пространстве. ERG также усиливают голоса сотрудников из недостаточно представленных групп, давая им возможность выступать за осведомленность и изменения на организационном уровне.

Если вы хотите внедрить ERG в свою команду, вы не одиноки. Около 90% компаний из списка Fortune 500 имеют ERG как часть своей организационной культуры, но организации любого размера могут извлечь выгоду из наличия таких пространств.

Мы подумали, что сделаем шаг назад и поразмышляем о пути Submittable во внедрении и использовании ERG. Наши ERG — это управляемые сотрудниками группы, ориентированные на сотрудников, которые действуют как микросообщества в нашем более широком рабочем пространстве. Основываясь на нашем опыте, мы определили несколько шагов, которым вы можете следовать, чтобы начать эффективную программу ERG:

1. Измерьте интерес сотрудников
2. Обеспечьте поддержку руководства
3. Определите цель вашей ERG
4. Предоставьте сотрудникам возможность присоединяться к вашим ERG
5. Назначьте лидеров ERG
6. Создайте безопасное пространство для обсуждения
7. Обеспечьте постоянную поддержку

Предварительное условие: ERG должны возглавляться сотрудниками.

Ключ к созданию эффективных ERG кроется в самом названии: ваши сотрудники. ERG наиболее успешны, когда сотрудники могут участвовать искренне, в среде, основанной на доверии и принадлежности. С этой целью вы должны предоставить своим сотрудникам возможность самостоятельно возглавлять и управлять этими группами с минимальным контролем со стороны компании.

Самым важным качеством любой ERG является ее способность способствовать развитию сообщества, позволяя людям проявлять себя и озвучивать свои успехи или проблемы в пространстве для единомышленников. Чтобы построить это сообщество, позвольте своим сотрудникам взять бразды правления в свои руки.

Лидеры и участники ERG Submittable сами решают, как будет выглядеть их пространство. Сотрудники с большей вероятностью будут высказывать свое мнение, участвовать в дискуссиях и активно участвовать в преобразующих инициативах, когда у них больше ответственности и свободы действий внутри группы. Что еще более важно, применяя низовой подход, ERG, управляемые сотрудниками, остаются в курсе потребностей своих членов и учитывают реальные проблемы, с которыми сталкиваются их сообщества.

1. Измерьте интерес сотрудников

Сотрудники не будут участвовать в группе, которая им не служит. Создание ERG не должно быть инициативой сверху вниз, когда компания решает, какие группы поддерживать. И вам не следует просто создавать ERG для выполнения пункта вашего контрольного списка DEI, иначе вы рискуете увековечить токенизм.

Начните с оценки заинтересованности сотрудников в создании программы ERG. Спросите, какие темы будут для них наиболее актуальными. Вы также можете опираться на демографические данные сотрудников в качестве ориентира для определения того, в какой целевой демографической группе может быть достаточно сотрудников, заинтересованных в участии.

Мы рекомендуем провести опрос сотрудников всей компании или поставить ERG в качестве пункта повестки дня во время общего собрания. Учитывая интерес сотрудников, Submittable в настоящее время поддерживает четыре низовых ERG:

1. Работающие родители и опекуны ERG
2. Пропаганда психического здоровья ERG
3. ДЭИ ЭРГ
4. Удаленные сотрудники ERG.

Хейли Кэттон, менеджер по персоналу Submittable, объясняет, что спрос на сотрудников привел к созданию первых ERG Submittable.

«ERGs должны действительно помочь построить сообщество, отдать должное различным интересам и демографии, а также уменьшить изоляцию», — сказал Кэттон. «Именно поэтому начались наши ERG, потому что после COVID, когда так много людей были удалены, появился призыв к сообществу из-за изоляции и изоляции».

Вам не нужно определенное количество сотрудников, желающих присоединиться к ERG, но вам необходимо убедиться, что существует заметный уровень интереса со стороны сотрудников. Этот интерес может проявляться в форме органического внедрения ERG сотрудниками или в виде положительных ответов в ходе импульсных опросов. В противном случае, без подлинного интереса, ERG может страдать от низкого уровня участия и, таким образом, быть менее эффективной в удовлетворении потребностей своей целевой группы.

2. Обеспечьте поддержку и бюджет со стороны руководства.

После того, как вы определили, что сотрудники хотят участвовать, вы можете убедить руководство поддержать HR в создании ERG с бюджетом. Финансовая поддержка со стороны организации демонстрирует приверженность и поддержку руководства, позволяя ERG проводить значимые мероприятия, такие как мероприятия или учебные занятия. Без финансовой поддержки охват и влияние ERG могут быть ограничены.

Доказать необходимость в ERG можно, указав на данные опросов опыта сотрудников и демографическую информацию. Например, если сотрудники чувствуют, что ваша компания могла бы сделать больше для DEI, создание ERG — это четкий способ продемонстрировать вашу приверженность созданию более инклюзивного рабочего места.

Разговаривая с руководителями, обрисуйте, как ваши ERG будут управляться сотрудниками и какую поддержку компания должна будет предоставить.

Ваша цель — обеспечить бюджет для ваших ERG для проведения мероприятий или внесения корпоративных пожертвований на цели, соответствующие их интересам. Вы также можете попросить руководство выступить в качестве исполнительных спонсоров ERG, чтобы обеспечить прямую связь и поддержку.

ERG могут использовать свой бюджет для повышения осведомленности на уровне компании о проблемах или причинах, которые они считают важными. Мероприятия или программы в масштабах всей компании могут предоставить недостаточно представленным группам платформу и улучшить культурное взаимопонимание.

Например, наша организация ERG по защите психического здоровья пригласила Айви Уоттс поговорить со всеми сотрудниками Submittable о важности психического здоровья и о том, как бороться с тревогой. Наши работающие родители и опекуны ERG провела акцию пожертвований школьных принадлежностей, чтобы помочь всем сотрудникам, имеющим детей, нуждающихся в помощи, при этом большая часть пожертвований была передана в местную школу в Миссуле.

3. Убедитесь, что сотрудники определяют и документируют цель каждой ERG.

Каждая ERG должна иметь четкую цель, изложенную в нескольких предложениях и объясняющую, почему она существует и кому она служит. Вот, например, формулировка цели нашей ERG психического здоровья:

Submittable Mental Health ERG — это сообщество, возглавляемое сотрудниками, которое создает образовательное пространство для обсуждения психических расстройств и методов обеспечения благополучия в свободной от стигмы и психологически безопасной манере.

Это заявление о целях отражает обязательства каждой ERG перед своими членами и позволит участникам сосредоточиться на общей картине.

Некоторые группы могут приветствовать союзников, в то время как другие могут предпочесть ограничить ERG членами этой группы для большей безопасности. Как всегда, вместо того, чтобы принимать решения сверху вниз, позвольте сотрудникам, принадлежащим к каждой ERG, решать самим.

4. Сделайте свои ERG видимыми посредством частых объявлений.

Сотрудники не могут присоединиться к ERG, если не знают о ее существовании. Как HR, одна из ваших основных ролей, когда дело доходит до успеха ваших ERG, — это внести свой вклад в повышение осведомленности о них.

Рекламируйте предстоящие ERG по всем доступным внутренним каналам, включая общие собрания, внутренние информационные бюллетени, каналы Slack и рекламные щиты в комнатах отдыха сотрудников. Обратитесь к сотрудникам, которые конкретно выразили заинтересованность в определенных вопросах или в присоединении к ERG. Попросите участников ERG распространить информацию.

Осознанность не заканчивается просто подъемом вашей ЭРГ. После того как ваши ERG созданы, вам необходимо продолжать делать их видимыми. Мы рассказываем новым сотрудникам Submittable о наших ERG во время адаптации и размещаем ресурсы о присоединении к нашим ERG в доступных и заметных местах, таких как вики нашей компании (в настоящее время мы используем Confluence).

Недостаточно продвигать ERG на бумаге — вам также необходимо фактически предоставить своим сотрудникам возможность участвовать в них. По данным Great Place to Work, хотя 100% руководителей-спонсоров ERG считают, что лидерство поощряет участие в ERG, 52% лидеров ERG считают, что это правда. Внутренний опрос сотрудников показал, что 56% сотрудников Submittable заявили, что «нет времени» является самым большим препятствием для участия в ERG.

В результате мы предприняли шаги, чтобы у сотрудников было пространство и время для посещения встреч и мероприятий ERG. С точки зрения управления персоналом и управления мы одобряем использование ERG как существенного средства использования времени сотрудников и призываем членов нашей команды использовать ERG в качестве преимущества для здоровья. Мы также сотрудничаем с ERG, спонсируя общекорпоративные мероприятия для большей наглядности.

5. Назначьте лидеров ERG и рассмотрите возможность использования модели соруководителей.

Каждой ERG нужен лидер, который будет представлять и защищать интересы своего сообщества. Лидеры служат связующим звеном между своими ERG и отделом кадров, обеспечивая видимость деятельности своих групп и одновременно защищая конфиденциальность своей группы.

Вы не должны назначать руководителя ERG. Вы не можете заставить кого-то взять на себя дополнительную ответственность, если он этого не хочет. Сильный лидер ERG должен быть увлечен построением инклюзивного сообщества и хотеть помочь другим сделать то же самое.

Чтобы компенсировать бремя руководства ERG, мы внедрили модель соруководителя. В каждой ERG есть два лидера, и в качестве стимула мы предлагаем каждому соруководителю по 500 долларов для пожертвования в благотворительную организацию по их выбору. Мы просим лидеров занимать эту должность как минимум один год, после чего они смогут передать эстафету или продолжить руководить.

Соруководители ERG поддерживают организацию встреч и гарантируют, что у каждого в их группе будет возможность высказать свое мнение. Мы просим соруководителей ERG в Submittable составить повестку дня для каждого собрания, чтобы обеспечить участникам наглядность и стимулировать участие.

Однако, несмотря на наличие соруководителей для руководства дискуссиями, важно, чтобы ERG была демократизированным пространством, чтобы оставаться ориентированным на сотрудников и управляемым сообществом.

Сэм Эллсворт, менеджер по маркетингу продуктов в Submittable, является соруководителем нашей ERG по защите психического здоровья.

«Тот факт, что есть лидер, не означает, что он знает тему лучше, чем кто-либо другой», — говорит Эллсворт. «То, как каждый из нас определяет и решает нашу тему, например, психическое здоровье, может быть совершенно разным. Например, у нас есть бюджет, но я не единственный, кто решает, куда он пойдет — у нас есть встречи, на которых решают: «Чего мы хотим?» Быть лидером — значит собирать всех вместе и следить за тем, чтобы люди знали, когда и где что-то происходит, а не говорить, что ваше мнение лучше чужого».

6. Разрешить ERG создавать безопасные пространства для дискуссий.

ERG должна предоставить сотрудникам безопасное место, где они смогут свободно рассказывать о своем опыте, в том числе о проблемах, связанных с работой, и налаживать связи с другими людьми. Это безопасное пространство требует большой конфиденциальности и автономии.

В Submittable лидеры и члены ERG решают, как они хотят использовать свои помещения. Хотя каждая ERG проводит ежемесячные встречи по конкретным темам (например, как группа хочет использовать свой бюджет), члены не обязаны присутствовать на них. Мы также предоставляем каналы Slack, где участники могут более непринужденно общаться друг с другом.

Эллсуорт говорит, что ключом к обеспечению безопасного пространства для членов ERG является обеспечение того, чтобы они чувствовали себя принятыми и принятыми, в каком бы качестве они ни появлялись.

«Независимо от темы, ERG представляет собой сообщество, в котором люди могут быть увлечены чем-то, иметь резонатор и возможность общаться с людьми, испытывающими схожие с ними проблемы», — сказал Эллсворт. «Хотите ли вы быть активным участником или просто мухой на стене — говорите вы или нет — ERG дает вам платформу, чтобы не оставаться в одиночестве».

Как правило, участники должны согласиться с тем, что все, сказанное в частных каналах или на собраниях, не должно распространяться за пределы их ERG. Как специалисты по персоналу, вы можете обеспечить психологическую безопасность, сделав каналы ERG Slack доступными только по приглашению и объяснив, что разговоры ERG не контролируются и никогда не будут контролироваться отделом кадров или руководством.

7. Обеспечьте постоянную поддержку

Эффективные ERG возглавляются сотрудниками, но поддерживаются ресурсами компании. Чтобы добиться долгосрочных позитивных изменений, важно предоставить вашим ERG поддержку — и полагаться на свои ERG как на ценный источник образования. Это может выглядеть так:

Регулярные встречи с руководителями ERG

В Submittable мы ежеквартально проводим синхронизацию между нашими руководителями ERG, менеджером по персоналу и нашим генеральным директором. Во время этих проверок лидеры предоставляют обновленную информацию о том, как работают их ERG, анализируют их цели и поднимают темы или проблемы, которые, по мнению их групп, компания должна рассмотреть. Эти встречи обеспечивают прямую связь между нашими ERG, отделом кадров и генеральным директором, в то же время позволяя нашим ERG защищать свою конфиденциальность и сохранять свою автономию.

Создайте пространство для мероприятий или мероприятий ERG

ERG могут использовать выделенный им бюджет или время компании для мероприятий или мероприятий, которые могут помочь развитию сообщества или вызвать позитивные изменения.

Мероприятия ERG, такие как мастер-классы, семинары или праздники, могут повысить осведомленность и повысить осведомленность на организационном уровне по соответствующим вопросам. Они также могут подчеркнуть разнообразие, способствовать взаимопониманию и повысить инклюзивность вашей рабочей среды.

Например, после каждого общего собрания в двух наших офисах проводится счастливый час для подведения итогов и общения. Наши удаленные сотрудники ERG успешно выступила за проведение виртуального счастливого часа после завершения работы, который помог укрепить наше виртуальное сообщество и вовлечь наших удаленных сотрудников в значимую деятельность по построению команды.

Учитесь у своих ERG

ERG дают бесценную информацию о том, что на самом деле чувствуют сотрудники из маргинализированных сообществ внутри вашей организации. Например, проведите опрос всего персонала, в котором вас спросят, насколько хорошо компания справляется с инициативами DEI. Общее мнение может заключаться в том, что у вас все в порядке, но если члены вашей ERG думают иначе, эти мнения могут рассказать реальную историю. Эти люди ощутят негативные последствия исключения сильнее, чем сотрудники, у которых на кону стоит меньше.

Вы даже можете обратиться к ERG за отзывами и рекомендациями по решениям компании. Если вы хотите убедиться, что запуск нового продукта или маркетинговая кампания уважительно относятся ко всем личностям, сначала дайте возможность своим ERG взвесить свое мнение. Как сказала Патрисия Тутман, менеджер по социальному воздействию в Splunk, отношение к вашим ERG как к профильным экспертам может позволить вашей компании принимать более разумные и инклюзивные решения.

«Наша компания с ограниченными возможностями и настоящая ERG помогла нам изменить дизайн продуктов, наших продуктов Splunk, чтобы люди с нарушениями зрения могли лучше получить доступ к продукту», — сказал Тутман.

Вы также можете попросить ERG указать направление вашей стратегии КСО и указать, какие программы они хотели бы видеть в компании.

«Благодаря нашим группам ресурсов для сотрудников мы абсолютно поддерживаем их и те дела, которые для них наиболее важны», — сказал Тутман. «И я думаю, что область, которой я действительно горжусь, — это эта связь: как мы можем использовать наши ресурсы — наш волонтерский отпуск, нашу программу соответствующих подарков — чтобы действительно поднять на новый уровень дела, которые они отмечают и поддерживают?»

Самая большая проблема для большинства ERG — повышение участия сотрудников

Запуск ERG — это только первый шаг. ERG по своей сути являются полностью добровольными. Сотрудники должны захотеть присоединиться к ERG, а затем активно приходить на встречи и беседы. И в этом заключается настоящая проблема.

Лишь около 8,6% от общего числа наших сотрудников в настоящее время участвуют в ERG, при этом в среднем на одно заседание ERG приходится четыре участника. Тем не менее, членам, которые участвуют в наших ERG, нравится быть частью своих сообществ и укреплять связи с другими, и для нашей команды это доказывает, что наши ERG эффективны.

«Как и любая программа, особенно относительно новая, ее разработка потребует времени и усилий, но я так рад, что у нас есть ERG», — сказал Кэттон. Мы только начинаем, но многому научились на этом пути.

Последний урок, который мы усвоили, заключается в том, что правильные процессы и инструменты могут помочь вам измерить и улучшить участие сотрудников в ERG. С помощью Submittable «Волонтер» и «Give» лидеры ERG могут создавать и управлять своими собственными инициативами, что идеально подходит для ERG, которые хотят выйти на улицу и оказать влияние на свои сообщества.