Как решить основные проблемы в управлении проектами
Опубликовано: 2022-03-16Масштабные изменения в организации труда и управлении бизнесом, инициированные пандемией, ничуть не замедлились в 2022 году. Однако экономическое брожение и динамика могут действительно способствовать беспрепятственной реализации проектов. Сегодня давайте подробнее рассмотрим основные вопросы управления проектами.
Вопросы управления проектами – содержание:
- Основные проблемы в управлении проектами.
- Проблемы с масштабом проекта
- Время выполнения проекта
- Гибкость действий
- Резюме
Основные проблемы в управлении проектами.
Согласно отчету Pulse of the Profession, более высокий процент проектов был завершен эффективно: достижение целей, соблюдение бюджета и запланированных сроков завершения. С другой стороны, в 2021 году было отменено больше проектов, чем в предыдущие годы.
Поэтому мы рассмотрим успешных, чтобы учиться у лучших. Каковы были основные проблемы, связанные с управлением этими проектами? И как бы мы попытались решить их сегодня?
Сегодня мы сосредоточимся на трех основных областях управления проектами. Это:
- Объем проекта
- время выполнения проекта
- гибкость команды
Проблемы с масштабом проекта
Проблемы с определением масштаба проекта обычно начинаются с самого начала. И даже до того, как его предположения полностью прояснятся. Вот почему так важно тщательно набросать план проекта. Не спешите и потратьте достаточно времени, чтобы тщательно прояснить цель и план действий, прежде чем планировать задачи.
Хорошая идея — использовать для этого правильные инструменты при планировании масштаба проекта, а также разбивать его на эпики или нити, понятные всем заинтересованным сторонам.
- Коммуникация с клиентом и партнерами
- Естественная гибкость области действия по сравнению с расползанием области видимости
- Сторона содержания
Для обеспечения успеха проекта решающее значение имеет само его рождение. Благоприятная атмосфера, убедительная презентация наиболее важных предположений вместе с навыками ведения переговоров и межличностным общением менеджера проекта могут решить, будет ли проект отвергнут или реализован.
Последующее обсуждение с клиентом и другими лицами, принимающими решения, является обязательным моментом, определяющим первоначальный объем проекта.
Но почему мы говорим о «начальном» масштабе проекта? Потому что его запланированный объем никогда не будет идентичен окончательному объему.
Предположение о естественной гибкости масштаба проекта — это способ справиться с изменчивостью масштаба и просто реалистичный подход. Это позволяет структуре проекта адаптироваться к фактической доставляемости и изменяющимся условиям бизнеса. Однако эта естественная изменчивость не должна распространяться на ключевые предположения проекта.
Когда ключевые предположения меняются, а объем выполняемых задач расширяется, успех проекта ставится под вопрос. Эта проблема называется расползание масштаба. Термин «расползание масштаба» означает неконтролируемый рост проекта. И это бич целых трети реализованных бизнес-проектов.
Еще одним препятствием в управлении проектами является определение содержания проекта. Руководитель проекта должен честно ответить на вопрос: достаточно ли я знаю о задачах, которые хочу выполнить?
Если ответ на этот вопрос отрицательный, то каким бы продвинутым ни был проект, необходимо проконсультироваться со специалистами. Первоначально с теми, кто составляет команду проекта. Но иногда необходимы советы внешних экспертов.
Время выполнения проекта
Даже очень опытные менеджеры проектов — неисправимые оптимисты, когда дело касается сроков выполнения проекта. Об этом свидетельствует статистика реализованных крупных проектов. В 2021 году во всем мире 55% проектов были завершены вовремя. Это на 4% больше, чем в прошлом году. Однако результаты все еще не очень удовлетворительны.
- Реалистичные задержки
- Командное общение
Своевременному завершению проекта обычно мешает нереалистичное время, отведенное на конкретные задачи. Именно поэтому стоит использовать инструменты, позволяющие статистически измерять фактическую скорость выполнения задачи и сравнивать ее с запланированным временем.
Конечно, время выполнения проекта тесно связано с его масштабом и бюджетом. Однако решающими факторами часто оказываются эффективность и гибкость команды.
Работа команды должна соответствовать четким и понятным требованиям посредством простого делегирования задач и обязанностей. Не менее важна прозрачность взаимозависимостей отдельных этапов выполнения работ, а также постановка задач в очередь. Позаботьтесь об этих аспектах коммуникации, чтобы предотвратить задержки со временем выполнения проекта.
Гибкость действий
Пролив и источник неудач в управлении проектами — отсутствие гибкости, возникающее из-за того, что вы придерживаетесь хорошо известных, проторенных путей. Это часто приводит к использованию испытанных методов и инструментов управления, не подходящих для конкретного проекта. Но как повысить свою гибкость – как руководителя проекта – и всей команды?
- Ловкость
- Приверженность и самоорганизация
Неслучайно гибкость работы и решения проблем, присущая небольшим, гибким командам разработчиков программного обеспечения, получила всемирное признание. Все чаще именно инструменты управления проектами из ИТ-отрасли распространяются на другие отрасли, когда ситуация требует повышенной гибкости работы.
Команды, управляемые Agile, могут проявлять большую гибкость. В них менеджеры принимают непосредственное участие в проекте, часто давая и получая отзывы о своих действиях. А члены команды — хоть в какой-то степени — самостоятельно выбирают задачи для выполнения. Все это делает agile-команды похожими на модель самоорганизации.
Резюме
Мы разделили основные проблемы управления проектами на три группы. Первый включает в себя определение, понимание и поддержание масштаба проекта во время его выполнения. Во-вторых, сроки выполнения проектных задач. Третье — сохранение гибкости в управлении командой и постоянная адаптация к изменяющимся условиям.
Лучший способ справиться с этими проблемами — оставаться в курсе — с вашим расписанием и знаниями, вашими методами управления, вашей командой и программным обеспечением, которое упрощает управление даже очень сложными проектами.
ИСТОЧНИК СТАТИСТИКИ: Пульс Профессии 2021
Читайте также: Основные этапы проекта
Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел на Facebook и Twitter.