Как решить основные проблемы в управлении проектами

Опубликовано: 2022-03-16

Масштабные изменения в организации труда и управлении бизнесом, инициированные пандемией, ничуть не замедлились в 2022 году. Однако экономическое брожение и динамика могут действительно способствовать беспрепятственной реализации проектов. Сегодня давайте подробнее рассмотрим основные вопросы управления проектами.

Вопросы управления проектами – содержание:

  1. Основные проблемы в управлении проектами.
  2. Проблемы с масштабом проекта
  3. Время выполнения проекта
  4. Гибкость действий
  5. Резюме

Основные проблемы в управлении проектами.

Согласно отчету Pulse of the Profession, более высокий процент проектов был завершен эффективно: достижение целей, соблюдение бюджета и запланированных сроков завершения. С другой стороны, в 2021 году было отменено больше проектов, чем в предыдущие годы.

Поэтому мы рассмотрим успешных, чтобы учиться у лучших. Каковы были основные проблемы, связанные с управлением этими проектами? И как бы мы попытались решить их сегодня?

Сегодня мы сосредоточимся на трех основных областях управления проектами. Это:

  • Объем проекта
  • время выполнения проекта
  • гибкость команды
How to tackle major issues in project management

Проблемы с масштабом проекта

Проблемы с определением масштаба проекта обычно начинаются с самого начала. И даже до того, как его предположения полностью прояснятся. Вот почему так важно тщательно набросать план проекта. Не спешите и потратьте достаточно времени, чтобы тщательно прояснить цель и план действий, прежде чем планировать задачи.

Хорошая идея — использовать для этого правильные инструменты при планировании масштаба проекта, а также разбивать его на эпики или нити, понятные всем заинтересованным сторонам.

  • Коммуникация с клиентом и партнерами
  • Для обеспечения успеха проекта решающее значение имеет само его рождение. Благоприятная атмосфера, убедительная презентация наиболее важных предположений вместе с навыками ведения переговоров и межличностным общением менеджера проекта могут решить, будет ли проект отвергнут или реализован.

    Последующее обсуждение с клиентом и другими лицами, принимающими решения, является обязательным моментом, определяющим первоначальный объем проекта.

  • Естественная гибкость области действия по сравнению с расползанием области видимости
  • Но почему мы говорим о «начальном» масштабе проекта? Потому что его запланированный объем никогда не будет идентичен окончательному объему.

    Предположение о естественной гибкости масштаба проекта — это способ справиться с изменчивостью масштаба и просто реалистичный подход. Это позволяет структуре проекта адаптироваться к фактической доставляемости и изменяющимся условиям бизнеса. Однако эта естественная изменчивость не должна распространяться на ключевые предположения проекта.

    Когда ключевые предположения меняются, а объем выполняемых задач расширяется, успех проекта ставится под вопрос. Эта проблема называется расползание масштаба. Термин «расползание масштаба» означает неконтролируемый рост проекта. И это бич целых трети реализованных бизнес-проектов.

  • Сторона содержания
  • Еще одним препятствием в управлении проектами является определение содержания проекта. Руководитель проекта должен честно ответить на вопрос: достаточно ли я знаю о задачах, которые хочу выполнить?

    Если ответ на этот вопрос отрицательный, то каким бы продвинутым ни был проект, необходимо проконсультироваться со специалистами. Первоначально с теми, кто составляет команду проекта. Но иногда необходимы советы внешних экспертов.

Время выполнения проекта

Даже очень опытные менеджеры проектов — неисправимые оптимисты, когда дело касается сроков выполнения проекта. Об этом свидетельствует статистика реализованных крупных проектов. В 2021 году во всем мире 55% проектов были завершены вовремя. Это на 4% больше, чем в прошлом году. Однако результаты все еще не очень удовлетворительны.

  • Реалистичные задержки
  • Своевременному завершению проекта обычно мешает нереалистичное время, отведенное на конкретные задачи. Именно поэтому стоит использовать инструменты, позволяющие статистически измерять фактическую скорость выполнения задачи и сравнивать ее с запланированным временем.

  • Командное общение
  • Конечно, время выполнения проекта тесно связано с его масштабом и бюджетом. Однако решающими факторами часто оказываются эффективность и гибкость команды.

    Работа команды должна соответствовать четким и понятным требованиям посредством простого делегирования задач и обязанностей. Не менее важна прозрачность взаимозависимостей отдельных этапов выполнения работ, а также постановка задач в очередь. Позаботьтесь об этих аспектах коммуникации, чтобы предотвратить задержки со временем выполнения проекта.

Гибкость действий

Пролив и источник неудач в управлении проектами — отсутствие гибкости, возникающее из-за того, что вы придерживаетесь хорошо известных, проторенных путей. Это часто приводит к использованию испытанных методов и инструментов управления, не подходящих для конкретного проекта. Но как повысить свою гибкость – как руководителя проекта – и всей команды?

  • Ловкость
  • Неслучайно гибкость работы и решения проблем, присущая небольшим, гибким командам разработчиков программного обеспечения, получила всемирное признание. Все чаще именно инструменты управления проектами из ИТ-отрасли распространяются на другие отрасли, когда ситуация требует повышенной гибкости работы.

  • Приверженность и самоорганизация
  • Команды, управляемые Agile, могут проявлять большую гибкость. В них менеджеры принимают непосредственное участие в проекте, часто давая и получая отзывы о своих действиях. А члены команды — хоть в какой-то степени — самостоятельно выбирают задачи для выполнения. Все это делает agile-команды похожими на модель самоорганизации.

Резюме

Мы разделили основные проблемы управления проектами на три группы. Первый включает в себя определение, понимание и поддержание масштаба проекта во время его выполнения. Во-вторых, сроки выполнения проектных задач. Третье — сохранение гибкости в управлении командой и постоянная адаптация к изменяющимся условиям.

Лучший способ справиться с этими проблемами — оставаться в курсе — с вашим расписанием и знаниями, вашими методами управления, вашей командой и программным обеспечением, которое упрощает управление даже очень сложными проектами.

ИСТОЧНИК СТАТИСТИКИ: Пульс Профессии 2021

Читайте также: Основные этапы проекта

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел на Facebook и Twitter.

How to tackle major issues in project management caroline becker avatar 1background

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях цейтнота делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.