Полное руководство по правильной работе из дома

Как трудно это может быть? Ты можешь подумать.

Ты дома. У тебя есть ноутбук. Соединение Wi-Fi работает нормально. Вы носите свои пижамы. Вы можете есть за своим столом, что хотите и когда хотите.

Это удобно, расслабляет, и ваш босс не может зависать у вас над плечами, наблюдая за каждым вашим движением. Таким образом, вы даже можете потратить эти несколько минут, чтобы заполнить викторину Buzzfeed, потому что иногда полезно знать, какой персонаж Диснея вы, исходя из ваших предпочтений в фаст-фуде.

Но вам все равно придется работать. Напишите этот последний код и просмотрите сообщение в блоге. В конце концов, вы не хотите, чтобы работа накапливалась.

Если вы откладываете дела на потом и чувствуете себя непродуктивно, работая из дома, вот несколько эффективных способов, которым вы и ваша команда можете следовать, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки.

Только начал? Вот как подготовить

Когда вы работаете удаленно, важно убедиться, что вы хорошо подготовлены. Хотя может показаться, что делать особо нечего, есть несколько шагов, которые необходимо выполнить, чтобы оставаться продуктивным в течение дня.

Настройте свою рабочую станцию

Хотите, чтобы все было продуктивно? Тогда вам нужно собственное пространство, свободное от отвлекающих факторов, рабочая станция.

Идея печатать на ноутбуке, лежа на кровати или сидя на диване при включенном телевизоре, может показаться заманчивой. Но это не сработает, если ваша цель — быть продуктивным.

Рабочее место с подходящим столом и стулом, где вы можете держать свой ноутбук и работать, создаст атмосферу, необходимую для концентрации внимания.

Это не обязательно должен быть специальный домашний офис в каком-то уголке вашего дома, но места, которое поможет вам морально подготовиться и сконцентрироваться на работе, избегая суматохи в других частях дома, будет достаточно.

Совет: притворитесь, будто вы действительно собираетесь работать. Делайте все то, что вы бы сделали, если бы действительно собирались в офис. Заведите будильник, встаньте пораньше, приготовьте кофе, наденьте приличную одежду (не пижаму) и т. д.

Если вам мешает слишком много шума, вам следует подумать об использовании или покупке наушников с шумоподавлением.

Приведите свою технику в порядок

Причина, по которой работа на дому процветает, — это технологии. Без него ничего из этого не было бы возможно.

Поэтому важно иметь все необходимое в порядке. Например, если для вашей работы в дополнение к экрану ноутбука требуется монитор, возможно, вам стоит подумать о его приобретении.

Совет: заведите привычку брать ноутбук и зарядное устройство домой, когда уходите после работы. Таким образом, если возникнет чрезвычайная ситуация, из-за которой вы не сможете выйти на работу на следующий день, вы сможете работать из дома.

Также важно, чтобы на вашем устройстве были установлены все соответствующие приложения, которые использует ваша команда. Если вы используете свое личное устройство вместо того, которое предоставляется вашим офисом, вам следует убедиться, что на нем также установлено все программное обеспечение, необходимое для выполнения вашей работы.

И самое главное, вам нужно работающее интернет-соединение, которое не прерывается время от времени и не замедляет ваш прогресс. Держитесь ближе к сети Wi-Fi, так как удаленные от нее устройства потребляют большую часть полосы пропускания.

Установить рабочее время

Вы можете чувствовать, что у вас есть все время в мире, чтобы сделать этот отчет, когда вы работаете из дома.

И у вас также может возникнуть соблазн отложить работу над этим, потому что все, что у вас есть, — это время (теперь, когда вам не нужно ездить туда и обратно между вашим офисом и домом, вы можете работать над этим сегодня вечером, или завтра утром, или когда угодно!) .

Но важно, чтобы вы четко знали рабочее и нерабочее время. Иногда грань между работой и личным временем может стать размытой, когда вы работаете удаленно, поэтому вам нужно поддерживать режим. Старайтесь каждый день начинать и заканчивать работу в одно и то же время.

Совет: планируйте свой день так, как вы обычно это делаете в офисе. Если вы работаете с 9 до 5, начинайте и заканчивайте смену WFH примерно в одно и то же время.

Если вы работаете в команде, возможно, у вас уже есть стандартный период времени, когда все находятся в сети и работают. Поэтому важно планировать перерывы между ними и уведомлять всех об отсутствии.

Если вы используете коммуникационную платформу, такую ​​как Slack, вы можете отметить свою доступность статусом, который можно настроить для вашей организации.

Защитите себя при удаленной работе

Хотя вы дома и шансы попасть в аварию довольно низки, вы можете быть небезопасны во многих других отношениях.

Во-первых, вы, вероятно, станете жертвой вредоносного ПО, кражи личных данных или интернет-мошенничества.

Важно, чтобы вы установили необходимое программное обеспечение безопасности на свои устройства для защиты ваших данных в Интернете.

Вот как вы можете защитить себя при удаленной работе.

Как сотрудничать с командой

Даже если вы фрилансер, вам, возможно, придется время от времени сотрудничать с клиентом или группой клиентов. Поэтому при удаленной работе важно улучшать совместную работу.

Ваша команда работает из дома из-за пандемии COVID-19? Мы решили сделать скидку 50% на все наши командные планы Creately, чтобы помочь командам и компаниям, которым необходимо более эффективно сотрудничать. Воспользуйтесь этим предложением.

Задокументируйте рекомендации и рекомендации по удаленной работе

Чтобы быть продуктивной в команде, важно иметь четкие рекомендации и лучшие практики, которых все должны придерживаться и которым должны следовать.

Будь то документ Google, вики-страница или файл PDF, который передается по электронной почте, убедитесь, что политики и рекомендации по удаленной работе четко определены и задокументированы. Это поможет сохранить приверженность тех, кто работает из дома.

Общайтесь с вашей командой

Если вы были в одной комнате, вы будете обсуждать все, и другие, кто даже не участвует в разговоре, могут внести свой вклад. Но при удаленной работе такой роскоши нет.

Но вы все еще можете заставить его работать.

• Вы можете задать свои вопросы, мнения и предложения в общедоступном канале, а не отправлять их напрямую человеку, с которым хотите поговорить. Таким образом, другие пользователи смогут не только прочитать разговор между вами и вашим коллегой, но и присоединиться к ним со своими комментариями.

• И по возможности полагайтесь на видеозвонки, чтобы общаться друг с другом. Это самое близкое к личному общению, которое вы можете иметь, работая дома. Это не только помогает поддерживать человеческую связь, но и позволяет более четко выражать свои мысли другому человеку.

Совет: убедитесь, что вы выделили время для регулярных встреч. Создайте мероприятие, используя такой инструмент, как Календарь Google, и отправьте приглашение соответствующим людям как минимум за 2 часа до начала.

• Попросите команду поделиться тем, над чем они работают в течение дня, на канале в начале дня. Если они переходят к чему-то другому в течение дня, они могут уведомить команду об обновлении. В конце концов, каждый может поделиться тем, что он смог и не смог сделать.

• Проводите ежедневные схватки с общим видеовызовом с командой или общедоступной ветвью на вашей коммуникационной платформе.

Храните файлы и документы в центральном месте

Утомлять коллегу каждые пять минут отправкой ссылки на файл или документ, который вам нужен, — это убийца производительности.

Это сэкономит много времени, если все файлы, документы, активы и т. д., общие для других членов вашей команды, будут храниться в центральном месте, легкодоступном для всех. Такой инструмент, как Google Диски, позволяет сохранять все в облаке, поэтому вы можете получить доступ к чему угодно, где бы вы ни находились.

Поддерживайте четко определенную структуру, упрощающую поиск файлов и папок. Лучше спланируйте структуру папок, используя приведенную ниже диаграмму.

разбивая проекты здесь, но остальная часть команды также может помочь с общим видеовызовом.

Совет: заранее планируйте, над чем вы будете работать, чтобы оставаться сосредоточенным. Наличие повестки дня или списка дел, которые нужно отметить, будет мотивировать вас больше делать дела в течение дня.

Инструменты удаленной работы

Существует множество инструментов, которые упрощают совместную работу в Интернете. Однако выбирайте их с умом, потому что вы не сможете позволить себе их все, и даже если бы вы могли, использование слишком большого количества инструментов затруднит отслеживание вещей.

Вот несколько популярных инструментов, которые вы можете использовать для совместной работы над различными задачами.

Для связи: Slack

Замените длинные электронные письма мгновенными сообщениями с помощью Slack. Это позволяет вам отправлять прямые сообщения своим коллегам и создавать каналы для разных команд (например, по маркетингу), где они могут обмениваться сообщениями и отвечать на темы. Кроме того, вы также можете вести историю сообщений.

Вы также можете использовать Slack для видеоконференций.

Для визуального сотрудничества: Creately

Creately — это облачный инструмент для организации и передачи ваших идей, планов, стратегий и т. д. с использованием диаграмм и визуальных материалов.

Используя его функцию совместной работы в режиме реального времени, вы и ваша команда можете хэшировать идеи, используя более 50 типов диаграмм, включая диаграммы UML, интеллект-карты, макеты пользовательского интерфейса, блок-схемы и т. д., одновременно фиксируя запросы на изменение и предложения с встроенными комментариями.

Он также интегрируется с другими приложениями, такими как Slack, Google Drive, Confluence и т. д.

Для управления файлами: Google Диск

Google Диск обеспечивает безопасное место для хранения, обмена и управления всеми вашими личными и деловыми файлами. Он интегрируется со всеми другими приложениями Google, такими как Google Docs и Sheets, что позволяет хранить все файлы централизованно, к которым можно получить доступ из любого места с любого устройства.

Для управления задачами: Асана

Asana помогает командам организовывать, отслеживать и управлять своими повседневными задачами и проектами. С его помощью вы можете устанавливать приоритеты, назначать задачи и сроки, отслеживать ход проекта и согласовывать все цели.

Для тайм-менеджмента и планирования: Календарь Google.

Календарь Google может помочь вам легко управлять своим расписанием на весь день, уведомляя вас о запланированных встречах, событиях и т. д.

Вот список дополнительных инструментов, которые могут помочь вам работать эффективнее при удаленной работе.

Как работать из дома? Есть еще советы?

В связи с глобальным распространением коронавируса все больше и больше компаний считают работу на дому подходящим выбором. Мы надеемся, что это руководство поможет вам работать более продуктивно и эффективно.

У вас есть другие предложения и советы о том, как работать из дома? Дайте нам знать в комментариях ниже.