Как написать убедительное бизнес-кейс? | #35 Начало работы с управлением проектами

Бизнес-обоснование, или экономическое обоснование, является одним из ключевых документов, подготавливаемых руководителем проекта. Ведь это убедит заинтересованные стороны и в конечном итоге определит, получит ли проект поддержку, финансирование и станет ли он реализован. Как тогда написать такое убедительное бизнес-кейс?

Как написать убедительное бизнес-кейс? - оглавление:

1. Введение
2. Зачем заниматься этим проектом? Четко определите потребности бизнеса
3. Что мы будем делать? Опишите масштаб проекта
4. Как мы будем работать? Расписание
5. Сколько это будет стоить? Подготовьте анализ затрат и результатов
6. Стоит ли цель усилий? Заручитесь желаемыми результатами
7. Краткое содержание

Введение

Определение бизнес-кейса в последнем PMBOK очень широкое. Он гласит:

«Бизнес-кейс — это ценностное предложение для предлагаемого проекта, которое может включать финансовые и нефинансовые выгоды».

Из такого краткого объяснения трудно сделать вывод, как подготовить документ, убедительный для заинтересованных сторон. Так какое же бизнес-кейс написать для планируемого проекта?

Бизнес-кейс требует предельной ясности. Поэтому отличная идея для начала — попытаться объяснить это так, как если бы вы разговаривали с ребенком — реальным или воображаемым — о том, о чем будет наше предприятие. Почему мы хотим сделать проект и что мы хотим сделать? Как мы собираемся этого добиться и кто является нашей целью?

Почему стоит продолжать этот проект? Четко определите бизнес-потребность

Первый шаг к хорошему бизнес-кейсу — четко определить потребность, которую решает цель проекта, и деловую выгоду для организации. Другими словами, это ответ на вопрос, зачем реализовывать проект.

Чтобы ответить на них, нам нужно подготовить:

• предварительные бизнес-требования,
• подробная информация о целях и задачах,
• план будущего состояния организации, которая выиграла от достижения цели.

Менеджер проекта внесет детали бизнес-потребностей в устав проекта после первоначального одобрения заинтересованными сторонами и принятия решения о переводе проекта на стадию планирования.

Что мы будем делать? Опишите масштаб проекта

Следующим шагом является представление масштаба проекта. Обоснование этого должно по понятным причинам связывать запланированные задачи с потребностями бизнеса. Таким образом, это объясняет, почему проект стоит продолжения. Вам необходимо убедить заинтересованные стороны в том, что бизнес-потребность стоит вложений и требует срочного решения, поэтому ее необходимо решить в данный момент.

Также стоит упомянуть о технических решениях и инновациях, которые мы намерены использовать. Если мы возьмем передовые решения и специализированное оборудование или программное обеспечение, наше обоснование станет более ясным, когда мы объясним основные понятия и избежим жаргона.

Как мы будем работать? Расписание

Теперь пришло время наметить график работы проекта. Здесь нужно упомянуть вехи, описав в одном-двух предложениях ожидаемые результаты. Это позволит заинтересованным сторонам понять не только объем, но и то, как проект будет реализован. Это также даст немедленное представление о размере команды и времени, необходимом для достижения первых результатов нашего проекта.

Сколько это будет стоить? Подготовьте анализ затрат и результатов

Предоставление анализа затрат позволяет заинтересованным сторонам принять решение о финансировании проекта. Он должен максимально точно отображать:

• общая сумма - на основе тщательного анализа затрат и необходимых ресурсов, связанных с проектом,
• промежуточные суммы по этапам или годам, если реализуется долгосрочный проект.

Хотя экономическое обоснование требует только общих сумм, вам потребуются подробные финансовые данные и анализ на более поздних этапах жизненного цикла проекта. Поэтому стоит подготовить смету в самом начале, чтобы заинтересованные стороны знали, что руководитель проекта знаком с затратами на реализацию проекта.

Стоит ли цель затраченных усилий? Заручитесь желаемыми результатами

Последним шагом является определение желаемых результатов проекта. Это краткое видение будущего состояния, четко описывающее преимущества для каждой группы заинтересованных сторон. Вы должны сохранить это:

• лаконичный,
• без жаргона,
• с визуальными элементами, содержащими данные и желаемые результаты,
• реалистичный.

Имейте в виду последствия, касающиеся последнего пункта, так как деятельность проектной группы будет подвергаться тщательному анализу во время реализации и будет сравниваться с установленными желаемыми результатами проекта. Если они амбициозны, но достаточно осторожны, вы смело пойдете им навстречу, и проект останется в соответствии с потребностями и принесет намеченные результаты.

Краткое содержание

Убедительное экономическое обоснование должно включать: четко определенные потребности бизнеса, объем проекта, график, анализ затрат и результатов и желаемый результат.

Представление бизнес-кейса эффективно сообщает заинтересованным сторонам ценность проекта. Как говорится в PMBOK, «желаемые результаты должны быть четко описаны, многократно оценены и обновлены на протяжении всего проекта». Поэтому руководители проектов должны регулярно оценивать проект с точки зрения экономического обоснования на протяжении всего проекта. Таким образом, они могут наиболее легко убедиться, что он остается в соответствии с потребностями и движется к цели, согласованной с заинтересованными сторонами.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

1. Что такое проект?
2. Что такое управление проектами?
3. Как управлять проектами?
4. Методы управления проектами
5. Типы проектов
6. 4 примера проектов
7. Приоритизация проектов
8. Направления проектной деятельности
9. Определение успеха в управлении проектами
10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
13. Жизненный цикл проекта
14. Для чего предназначено видение проекта?
15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
17. Сфера планирования в управлении проектами
18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
19. Как использовать вехи в проекте?
20. Выполнение проекта
21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
22. Важность закрытия проекта
23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
26. Самые полезные навыки менеджера проектов
27. Как стать менеджером проекта?
28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
29. Как создать команду проекта?
30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
31. Как вести команду во время гибридной работы?
32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
33. Типы проектных встреч
34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
35. Как написать убедительное
36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
39. Как создать устав проекта?
40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
42. Как составить бюджет проекта?
43. Тайм-менеджмент в проекте
44. Как создать реестр рисков проекта?
45. Стратегии управления рисками проекта
46. Маркетинг проекта
47. Источники и направления изменений в проекте
48. Модели изменения управления проектами
49. Что после Agile? Методы управления проектами