Написание успешного плана антикризисного управления: 9 основных шагов, которым нужно следовать

В корпоративном мире слово «кризис» может вызвать в вашей голове множество образов; массовая вспышка пандемии, буйная погода, пожар на складе или даже возмутительный публичный скандал.

Во многих организациях есть процесс для разрешения таких ситуаций, либо путем попытки предотвратить возникновение инцидента в первую очередь, либо путем смягчения или сведения к минимуму воздействия кризиса, когда он все же происходит. Это называется кризис-менеджмент.

Антикризисное управление должно быть неотъемлемой частью любой организации, поскольку ни одна из них не застрахована от таких инцидентов, которые могут поставить под угрозу их деятельность и в конечном итоге вывести их из бизнеса.

В этом посте мы шаг за шагом рассмотрим, как правильно составить план антикризисного управления. Мы также предоставили шаблон плана действий в кризисной ситуации, который вы можете использовать прямо сейчас, чтобы двигаться дальше.

Как написать план антикризисного управления

Суть планирования антикризисного управления включает в себя формирование команды антикризисного управления и написание плана антикризисного управления.

Что такое антикризисный план?

Это документ, в котором подробно описаны действия, которые должны быть предприняты командой кризисного управления, когда кризис поражает организацию. Он должен быть направлен на устранение или уменьшение причиненного вреда и помочь организации возобновить свою деятельность как можно скорее после кризиса.

План антикризисного управления должен,

• Не ограничивайтесь одним или двумя типами кризисов. Поскольку организация может быть подвержена кризису более чем одного типа, она должна включать хорошо проанализированные и ожидаемые кризисные сценарии, охватывающие все аспекты деятельности организации. План должен включать множество действий, которые могут быть реализованы для этих выявленных кризисных сценариев.
• Разрабатываться с участием членов группы антикризисного управления (CMT). Их участие помогает обеспечить их приверженность плану.

Важность антикризисного плана:

CMP создает культуру и правильную систему, которые необходимы организации для эффективного реагирования на кризис.

• В случае кризиса правильно задокументированный план может помочь вовлеченной команде принять согласованные решения и быстро предпринять необходимые действия для смягчения любого негативного воздействия.
• Это также помогает успокоить сотрудников и бороться с их страхами и сомнениями, помогая им сосредоточиться на главных приоритетах организации.
• Процесс создания плана антикризисного управления помогает выявить потенциальные угрозы для вашей организации, придумать меры по минимизации вероятности их возникновения и придумать упреждающие меры для реагирования на них.
• План антикризисного управления также поможет избежать ущерба для репутации компании и избежать юридических проблем, а также свести к минимуму простои в работе и сохранить производительность сотрудников.

Ниже перечислены шаги, которые необходимо предпринять при написании плана антикризисного управления.

Создайте свою команду антикризисного управления

Команда антикризисного управления отвечает за создание плана антикризисного управления и принятие ответных мер в случае реального кризиса.

Они несут ответственность за консультации с другими заинтересованными сторонами компании (т. е. с юридическим отделом и отделом управления рисками, операционным персоналом и старшими менеджерами) для разработки надежного плана и имеют полномочия принимать решения во время кризиса.

Команда состоит из руководителя и подчиненных, которые отвечают за каждую область планирования и управления кризисом (например, логистику, планирование и т. д.). Членами должны быть люди с опытом работы в области финансов, коммуникаций, операций и администрирования, и обычно это руководители отделов, старшие менеджеры, менеджеры по персоналу, руководители объектов, а также руководители по маркетингу или продажам.

Ознакомиться с миссией и ценностями компании

Первая обязанность команды антикризисного управления состоит в том, чтобы проанализировать миссию и ценности компании и убедиться, что ответы, которые они включают в план, отражают их.

Определите, какой кризис может поразить вашу организацию

Следующим шагом в создании плана антикризисного управления является определение того, с какими кризисами потенциально может столкнуться ваша организация. Выполняя анализ рисков, вы можете эффективно определять наиболее вероятные типы кризисов, которые могут угрожать вашей организации.

Некоторые из наиболее распространенных видов кризисов, с которыми сталкиваются организации, включают юридические проблемы, стихийные бедствия, ущерб репутации, кибератаки, проблемы с безопасностью продукции, несчастные случаи на производстве, насилие на рабочем месте, попытки вымогательства и бойкоты компаний. Хотя вам не обязательно включать все угрозы для вашей организации, охватите наиболее потенциальные из них.

Хотя типы рисков, которые могут затронуть вашу организацию, будут различаться в зависимости от характера вашего бизнеса и его среды, вот несколько способов, которые вы можете использовать для выявления рисков, которые могут повлиять на вас.

• Проанализируйте виды кризисов, с которыми столкнулись другие организации в отрасли, чтобы получить представление.
• Обратитесь к исчерпывающему списку кризисов и определите соответствующие угрозы для вашей организации.
• Изучите процессы, системы и структуры в вашей организации один за другим, чтобы выявить в них уязвимые места, которые потенциально могут привести к кризису.
• Проконсультируйтесь с экспертом (например, финансовым консультантом или бухгалтером) или получите отзывы от сотрудников, которые могут иметь представление о рисках, с которыми они сталкиваются ежедневно.
• Изучите жалобы клиентов, чтобы определить, чем они больше всего недовольны или недовольны.

Проанализируйте выявленные вами угрозы

После того, как вы составите список кризисов, которые потенциально могут повлиять на вас, проанализируйте их один за другим и ранжируйте их в зависимости от их серьезности и вероятности.

Вы можете использовать матрицу управления рисками для оценки выявленных рисков на основе вероятности возникновения и воздействия, чтобы определить их приоритетность для смягчения.

Ваш план должен включать меры реагирования на выявленные таким образом наиболее вероятные кризисы.

Определите предупреждающие знаки

Пройдитесь по каждому из выявленных кризисов и попытайтесь определить тревожные признаки, связанные с ними. Их знание позволит вам обнаружить возникновение кризиса на ранней стадии и принять меры для предотвращения или смягчения его воздействия.

Некоторые предупреждающие знаки, такие как прогноз погоды, более ясны, в то время как симптомы кризиса продаж или финансового кризиса могут быть более неопределенными и проявятся со временем. Чтобы распознать и интерпретировать их, может потребоваться опыт и знания вашей команды кризисного управления.

Проведите анализ влияния на бизнес

Эта оценка помогает проанализировать потенциальное влияние кризиса на вашу деятельность. Это поможет вам получить подробную информацию о влиянии кризиса на ваш бизнес; как это нарушит производство, заблокирует процессы, нанесет финансовые потери, нанесет вред репутации и т. д.

Обычно анализ воздействия на бизнес проводится с учетом наихудших сценариев, поэтому он закладывает основу для разработки организацией более систематических и логичных планов реагирования.

Подготовьте ответ и план действий в чрезвычайных ситуациях

Теперь, когда вы определили и ранжировали потенциальные кризисы и влияние, которое они могут оказать на вашу организацию, следующим шагом будет решить, как реагировать на них в случае их вероятного возникновения.

Хотя маловероятно, что кризис произойдет именно так, как вы запланировали, важно придумать гибкие ответы, которые можно применять в различных обстоятельствах. Например, определенные меры реагирования, которые вы можете применить во время наводнения, могут также применяться во время взрыва огня (например, эвакуация, блокировка объекта, изоляция).

Когда вы определяете действия, которые должны быть реализованы во время каждого из кризисов, также важно назначить отдельных лиц или группы, которые будут отвечать за их выполнение. Наряду с этим вы должны подробно указать инструменты и ресурсы, которые вам потребуются для реализации ответа, а также график шагов, которые необходимо выполнить.

Другой важной частью планирования на случай непредвиденных обстоятельств является назначение представителя или сотрудника по связям с общественностью для каждого из кризисов. Обычно на эту должность идеально подходит наиболее специализированный человек в области поражения.

Обучать и обучать команду

Поделитесь завершенным планом антикризисного управления с остальной частью команды и ключевыми заинтересованными сторонами организации. Убедитесь, что они знают свои обязанности и знакомы с тем, как выполнять свои роли во время кризиса; при необходимости вы можете предоставить им необходимое обучение, чтобы лучше выполнять свои обязанности.

Регулярно пересматривайте план

Просмотрите содержание вашего плана кризисного управления и обновите его по мере необходимости, чтобы убедиться, что он актуален и действителен. После кризиса проанализируйте, что сработало, а что нет, и обновите план на основе новых извлеченных уроков.

Готовы написать свой план антикризисного управления?

Кризис по своей природе непредсказуем и маловероятен. Тем не менее, он может нанести большой урон. Лучший способ быть готовым к любому кризису, который может произойти, — это спланировать его. Следуйте описанным выше шагам, чтобы создать свой собственный план антикризисного управления, и поделитесь с нами своим опытом в разделе комментариев ниже.