Как написать проектное предложение: 8 советов и рекомендаций экспертов

Говорят, что у вас нет второго шанса произвести первое впечатление, что не может быть более верным при написании проектного предложения.

Заинтересованные стороны проекта не видят вас с самого начала; они видят только то, что вы представляете в Предложении.Итак, ваша цель — заставить их увидеть то, что вы хотите, чтобы они увидели — хорошо продуманный проект с учетом всех деталей, в который стоит вложить время и деньги.

Давайте угадаем, какая мысль сейчас у вас в голове: как написать проектное предложение, которое очарует заинтересованные стороны?

Легкий!

Вам просто нужно использовать шаблоны презентаций проектных предложений, разработанные экспертами в этой области.

С хорошо продуманным одностраничным шаблоном проектного предложения вы можете упростить весь процесс для себя и своей команды.

Потрясающий дизайн готов, все правила проектного предложения соблюдены, и вам просто нужно заполнить необходимую информацию, чтобы предложение вашей мечты было готово в кратчайшие сроки .

Изменить сейчас!

Что такое проектное предложение? Определение ключевых понятий

Проектное предложение — это официальный письменный документ, предоставляющий аудитории подробную информацию о проекте.В нем должны быть изложены цель проекта, его цели, результаты, бюджет и сроки реализации.Другими словами, план проектного предложения должен включать все детали, которые могут заинтересовать заинтересованные стороны.

Цели презентации проектного предложения могут различаться в зависимости от объема и масштаба проекта. Это может быть маркетинговое предложение по запуску новой линейки продуктов или внутренний бизнес-план по оптимизации процессов. Независимо от того, что это такое, проектное предложение должно быть четким, кратким и содержать необходимую информацию, помогающую принимать взвешенные решения.

Наиболее распространенные намерения письменного проектного предложения включают следующее .

• Получить внешнее финансирование для финансирования проекта
• Получите одобрение от высшего руководства, чтобы получить необходимые ресурсы и поддержку
• Заинтересовать потенциальных инвесторов и стейкхолдеров в проекте
• Как правило, создавайте энтузиазм вокруг проекта

Независимо от цели, к каждому предложению по проекту применяются некоторые общие подходы и правила, чтобы обеспечить его продуманность и эффективность. Давайте рассмотрим основные типы предложений.

Запрашиваемое проектное предложение

Наиболее формальный пример проектного предложения отправляется в ответ на формальный запрос предложений (RFP) клиента . Обычно это когда владельцы проектов интересуются конкретными услугами или продуктами от определенных сторон и хотят посмотреть, что предлагают потенциальные поставщики.

Если вы составляете запрошенное проектное предложение, будьте готовы конкурировать с другими участниками торгов. В этом случае план вашего проектного предложения должен быть очень привлекательным, готовым выделиться и оказать влияние. Вам следует подумать о том, как сделать ваше Предложение уникальным, чтобы получить необходимое вам преимущество в конкурентной борьбе, так как будет проведено детальное сравнение предложений.

Незапрашиваемое проектное предложение

В случае незапрошенных проектных предложений официальный запрос от владельца проекта отсутствует.Например, вы можете принять решение об участии в открытом конкурсе по определенному проекту и отправить свое проектное предложение даже без конкретного запроса.

По сравнению с предыдущим примером проектного предложения, это менее конкурентоспособно, так как нет прямого сравнения участников торгов.

Тем не менее, вам все равно нужно убедиться, что ваше предложение привлекательно и визуально приятно, так как вы снова хотите произвести отличное впечатление и получить одобрение клиента. Незапрошенные проектные предложения также имеют «более мягкие правила» в отношении структуры и формата, поскольку вам не нужно учитывать строгие требования клиента.

Неофициальное проектное предложение

Часто ваш клиент может обратиться к вам с неофициальной просьбой прислать ему проектное предложение.Это может относиться к случаям, когда вы ведете переговоры с потенциальным клиентом, и он интересуется более подробной информацией о предложении, которое вы можете предоставить.

В этом случае вы можете составить менее формальное проектное предложение, которое можно даже представить в виде короткой презентации или одностраничного документа, организованного в произвольной форме. Здесь ваша главная цель — быть достаточно информативным и подробным, чтобы вы были на одной странице обо всех деталях и обязанностях проекта.

Предложение проекта обновления

Допустим, один проект уже выполнен, и клиент возвращается за новыми с просьбой продлить ваш проект, или вы хотите обратиться к старому и доброму партнеру со специальным предложением вернуться и сотрудничать.

В этом случае вам следует создать проектное предложение по обновлению, в идеале показывающее, что было улучшено по сравнению с прошлым разом, какие новые идеи вы можете предложить и почему ваш проект по-прежнему актуален для этого конкретного клиента.

Предложения по проекту обновления обычно основаны на предыдущем плане предложения по проекту с клиентом, чтобы сохранить некоторую согласованность и сделать стороны удобными друг с другом.

Предложение о продолжении проекта

Наверное, это можно назвать одним из самых «легких» проектных предложений, так как здесь почти нет конкуренции, а клиент уже хорошо вас знает. При этом нет необходимости кого-то убеждать начать новое сотрудничество, так как у вас уже есть налаженное партнерство, и вы его продлеваете.

Предложения о продолжении проекта используются, когда одна фаза проекта подходит к концу, и вас просят сделать новое предложение на дополнительный период .В этом случае вы должны адаптировать старую схему проектного предложения и добавить новые результаты.

Дополнительное проектное предложение

Даже если ваше предыдущее предложение по проекту уже было одобрено и к сотрудничеству подключились нужные заинтересованные стороны, вы все равно можете оказаться в ситуации, когда вам нужно добавить что-то новое.

Например, вы можете почувствовать необходимость написать проектное предложение с просьбой о дополнительных инвестициях или большем взаимодействии с заинтересованными сторонами на основе новых требований. В этом случае вы должны написать дополнительное проектное предложение, объясняющее, почему необходимы дополнительные ресурсы и какие улучшения они могут принести.

Основная идея здесь — показать клиенту, что ваше Предложение по-прежнему актуально и вам нужна дополнительная помощь и поддержка для достижения лучшего результата проекта.

8 обязательных шагов о том, как написать проектное предложение

Написание проектных предложений сейчас — несложная задача благодаря обилию готовых шаблонов, форматов и образцов в сети .Вам больше не нужно изобретать велосипед и тратить время на создание профессионального дизайна, продумывание верстки текста и т.д.

Renderforest — универсальная платформа для дизайна, которая предоставляет вамшаблоны проектных предложений для любой отрасли.Независимо от того, что вам нужно, в какой сфере бизнеса вы работаете и какие условия вы должны учитывать, Renderforest вас поддержит!

Изменить сейчас!

Но прежде чем выбрать правильный шаблон, вы должны знать некоторые важные принципы написания проектного предложения. Вот полный список шагов, которые вы должны выполнить, чтобы написать проектное предложение, которое принесет результаты.

1. Подготовка к написанию

Надлежащее исследование — невоспетый герой любого успешного предложения. Это может быть одна из невидимых частей процесса, но одна из самых важных. Точно так же, как вам нужно заложить надлежащий фундамент для здания, прежде чем вы начнете его строить, вам необходимо провести тщательное исследование проекта, прежде чем начинать писать предложение. В противном случае, сколько бы атрибутов вы ни добавляли к слабой базе в дальнейшем, это не принесет никакого успеха.

Итак, дайте себе достаточно времени, чтобы изучить проект во всех аспектах.Не останавливайтесь, пока не будете на 100% уверены, что четко понимаете, что нужно.

Кроме того, определите, кто является благотворителем проекта и как лучше всего показать им ценность вашего проекта.

Если эти шаги будут успешно выполнены, цели и задачи проекта будут установлены, и вы лучше поймете, как проект должен выглядеть в конечном итоге.

Итак, дайте своему разуму необходимое время для исследований и приступайте к фактическому процессу написания, когда скелет будет готов.

2. Создание убедительного резюме

Теперь приступим к сложной задаче — передать смысл, глубину и нюансы проекта в кратком резюме. Когда вы проводите обширное исследование, и ваш мозг забит сотнями деталей проекта, вам нужно потрудиться, чтобы обобщить всю эту информацию в нескольких предложениях.

Тем не менее, исполнительное резюме является стандартным и важным компонентом плана проектного предложения, поэтому вы должны овладеть искусством его написания.

Резюме представляет собой краткий, но информативный синопсис проекта .Обычно он содержит следующие разделы.

• Проблема, которую вы пытаетесь решить
• Ресурсы, необходимые для ее решения
• Методология, которую вы используете для решения проблемы
• Ожидаемый результат вашего проекта и то, как вы будете измерять его успех и т. д.

В этом разделе на ваши плечи ложится множество обязанностей, так как это первая часть, которую читатели увидят, открыв проектное предложение. Поэтому перед ним стоит задача зацепить владельцев проектов и пообещать им что-то экстраординарное, что заинтересует их в дальнейшем изучении документов.

Вы даже можете рассмотреть возможность написания резюме в конце после того, как все ваше проектное предложение будет завершено.Таким образом, вы сможете увидеть всю картину и точнее обобщить всю идею в одном абзаце.

3. Описание содержания проекта

Приступая к мельчайшим деталям, вы должны начать раскрывать больше деталей о проекте. Начните с предыстории проекта, которая представляет собой подробное объяснение причины проекта, текущего состояния проблемы, для решения которой предназначен этот проект, и т. д.

Например, если вы собираетесь провести общественную информационную кампанию о важности чистой воды, вы должны упомянуть, что это за проблема и почему осведомленность важна для ее решения. Вы также можете включить статистику о текущем состоянии дефицита или качества воды в районе, на который нацелен ваш проект.

Помимо освещения текущего состояния проблемы, объем проекта должен включать следующее.

• Кто способствовал проблеме раньше и каковы достижения предыдущих проектов?
• Почему предыдущие попытки не увенчались успехом?
• Какие пробелы вы собираетесь заполнить своим проектом?
• Какие методы вы собираетесь использовать, которые будут более эффективными, чем предыдущие?

Вы также должны включить подробное описание инструментов и методов, которые вы будете использовать для завершения проекта. Здесь может существенно помочь установленная структура распределения работ (WBS) .

4. Определение целей проекта

Что ж, при написании проектного предложения до этого момента вы уже достаточно рассказали о проекте и о том, почему он важен.

Но должен быть подробный раздел для целей проекта — не абстрактный обзор того, чего вы хотите достичь, а точные точки, которые вам нужно достичь.

В этом плане весьма удобна широко популярная методология SMART .Это аббревиатура от «Конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные во времени цели» .Давайте прольем свет на каждый из этих пунктов.

• Конкретные цели означают, что вы не пишете что-то вроде «улучшить качество жизни».Вместо этого ваши цели должны быть конкретными, например, «уменьшить загрязнение воды на 15% за 6 месяцев в указанной области». Увидеть разницу? Второй вариант кристально чистый.
• Измеримые цели указывают на то, что вы должны иметь возможность отслеживать прогресс с помощью четких индикаторов.Если вы напишете четкие цели, как в примере выше, они автоматически станут отслеживаемыми и измеримыми. Кроме того, у вас должны быть четкие показатели, которые помогут заинтересованным сторонам отслеживать, находится ли проект на правильном пути или нет — делаете ли вы то, что сказали, или нет?
• Что мы подразумеваем поддостижимыми целями?Простой. Цели должны быть реалистичными, достижимыми и отражать количество ресурсов, доступных для проекта. Реалистичные цели означают отсутствие целей «журавля в небе». Итак, вместо того, чтобы уменьшить загрязнение воды на 50% за 6 месяцев, выберите более реалистичный вариант, который вызовет доверие и уверенность в вашем проекте.
• Релевантные цели — это те, которые непосредственно связаны с целями проекта.Иногда может быть легко сбиться с пути и начать преследовать цели, которые не связаны напрямую с проектом.
• Наконец, целис привязкой ко времени имеют строгие сроки, поэтому заинтересованные стороны проекта, особенно инвесторы, могут быть уверены, что вы усердно работаете над проектом и у вас есть четкие сроки запуска.

5. Представление решения

Так много разговоров о том, почему проект важен и какой вопрос не может остаться нерешенным. Итак, каким должен быть ваш следующий шаг при написании проектного предложения? Да, решения; собственно, о чем ваш основной проект?

Раздел решений может быть короче предыдущих, но он должен быть впечатляющим и честным .Возвращаясь к этапу исследования проекта, вы должны иметь четкое представление о том, какие шаги необходимо предпринять, чтобы прийти к желаемому результату. Если нет четкого плана, который, по вашему мнению, может привести к успеху, подумайте еще раз, стоит ли вам запускать проект.

Но поскольку вы здесь, это, скорее всего, потому, что у вас есть правильные методы и знания для выполнения этой работы. Итак, что следует включить в этот раздел?

• Заявление о видении — это карта, которая проведет вас через проект.Он резюмирует, куда движется ваша команда, почему и как. Четкое заявление о концепции одинаково важно как для внешних, так и для внутренних заинтересованных сторон, поэтому убедитесь, что оно написано правильно ( посмотрите, как это работает ).
• График проекта показывает порядок задач, которые должны быть выполнены, и сроки их выполнения.Здесь важно, чтобы все ваши вехи были перечислены. В противном случае есть риск потерять верную подсказку и, как следствие, отстать от графика проекта ( см. как это работает ).
• Роли и обязанности членов команды показывают четкие назначения для каждого вовлеченного лица.Кроме того, понятно, кто за что отвечает, поэтому все знают, чего ожидать, когда и как.
• Другие детали вносят больше ясности и облегчают реализацию проекта .Это может быть список инструментов отчетности, которые вы собираетесь использовать, или список материалов и оборудования, необходимых для завершения проекта.

6. Тщательная оценка потребностей

Постепенно приближаясь к основной цели вашего Предложения – вам необходимо привлечь необходимые ресурсы от заинтересованных сторон, и, конечно же, вам нужно объяснить, почему они должны это делать.

Проведение тщательной оценки потребностей необходимо для определения ресурсов, необходимых для проекта, и для чего они нужны. Прежде всего, для вас крайне важно убедиться, что вы можете выполнить обещанные действия. Кроме того, крайне важно включить его в план вашего проектного предложения, чтобы повысить шансы на получение финансирования.

Когда вы пишете об оценке потребностей, вы должны включить следующее:

• Бюджет проекта – это исчерпывающий список всех расходов, связанных с проектом.Он должен включать мелкие и крупные покупки, заработную плату сотрудников, налоги, цены на материалы, которые вы будете использовать, стоимость проезда, если вам нужно будет посетить какие-либо встречи или конференции и т. д. См. пример бюджета проекта здесь .
• Разбивка затрат может показаться такой же, как и в бюджете проекта, но это более подробная версия бюджета .Здесь вы должны указать причины и подробные объяснения того, почему необходим каждый ресурс, где вы собираетесь его получить и сколько это будет стоить. Это важно, поскольку инвесторы должны знать, что их деньги тратятся правильно.
• Наконец,план распределения ресурсов показывает, как следует организовать различные ресурсы для эффективного выполнения проекта.Проще говоря, это план, показывающий, как вы будете использовать ресурсы, предоставленные заинтересованными сторонами для вашего проекта. Вот подробное объяснение того, как работает распределение ресурсов .

7. Управление рисками

Предвидеть непредвиденное – особая миссия каждого руководителя проекта. При написании проектного предложения вы должны убедиться, что у вас есть надежный план на случай непредвиденных обстоятельств, который можно использовать в случае каких-либо сбоев.

Этот план должен быть включен в план вашего проектного предложения. В противном случае ваш план не будет выглядеть достаточно надежным для инвесторов, и они не будут уверены, что вы сможете своевременно справиться с любыми сбоями.

Вам следует тщательно продумать все ключевые риски, которые могут возникнуть в ходе проекта, поскольку не существует стандартных шаблонов для учета рисков. Чтобы определить риски, вы должны принять во внимание все возможные факторы, которые могут повлиять на завершение вашего проекта или сорвать его.

Кроме того, вы должны расставить приоритеты в отношении тех, которые более вероятны, и тех, которые реально предотвратить и смягчить. Вы также должны указать в предложении по проекту, что у вас есть план реагирования на каждый возможный риск.

8. Написание эффективного заключения

Что ж, почти пришло время поздравить вас с отлично выполненной работой! Остался последний фрагмент — заключение проекта, которое должно быть достаточно убедительным, чтобы побудить читателя к действию.

Заключение должно повторить ваши основные моменты и отразить то, что делает ваш проект уникальным. Его также можно использовать для включения некоторых графиков, отчетов, диаграмм или любых других данных, подтверждающих ваши утверждения, но не включенных в основную часть вашего проектного предложения.

Это все шаги, которые вам нужно предпринять, чтобы создать набросок выигрышного проектного предложения. Теперь, когда вы знаете, как написать набросок проектного предложения, пришло время изучить некоторые готовые наброски, которые вы можете легко настроить и использовать для своего проекта.

Простые примеры проектных предложений для редактирования прямо сейчас

Каждое необходимое проектное предложение хранится в библиотеке проектных предложений Renderforest .Создать профессионально выглядящее проектное предложение с помощью этих готовых к использованию шаблонов очень просто. Вот некоторые из них, которые вы можете попробовать прямо сейчас!

Шаблон коммерческого предложения

Ищете профессиональный и современный шаблон бизнес-предложения? Не смотрите дальше! Наш шаблон бизнес-предложения отличается дизайном и макетом, применимым для официальных презентаций, где акцент должен быть сделан на содержании, а не на дизайне.

Изменить сейчас!

Шаблон проектного предложения

Переход к более универсальному и непринужденному шаблону проектного предложения, который отлично подойдет для любого проекта. В нем есть подробные сцены, описывающие предысторию вашего проекта, поставленные перед ним цели и задачи, а также сроки и ресурсы, необходимые для его завершения.

Изменить сейчас!

Шаблон маркетингового предложения

Красочный, динамичный, детализированный — все, что вы представляете себе в современном маркетинговом предложении, заключено в этот шаблон. Его яркий дизайн привлечет внимание вашей потенциальной аудитории, а его содержание наверняка убедит их задуматься об инвестировании в ваш проект.

Изменить сейчас!

Часто задаваемые вопросы о проектном предложении

Проектное предложение и Устав проекта

Устав проекта — это официальный документ, знаменующий начало проекта, который может быть создан только после создания и утверждения проектного предложения. Таким образом, если проектное предложение является убедительным документом, предназначенным для получения одобрения вашего проекта, то устав проекта — это официальный документ, содержащий подробную информацию о ресурсах и сроках, необходимых для завершения вашего проекта.

Они различны по назначению и времени создания. Тем не менее, оба являются обязательными документами для успешного управления проектом, и оба содержат важные сведения о целях проекта и другие детали.

Каковы 6 типов проектных предложений?

1. Запрошенное предложение создается в ответ на официальный запрос потенциального заказчика или клиента.Это наиболее конкурентоспособный тип предложения.
2. Незапрошенное предложение отправляется потенциальному клиенту или клиенту без их запроса и может быть использовано для представления себя и своего проекта.Например, вы можете использовать незапрошенные проектные предложения для подачи заявки на получение государственного гранта.
3. Неофициальное предложение — это обмен предложениями между двумя сторонами, который не имеет официальной структуры.Он предназначен только для внутреннего использования и не соответствует какому-либо определенному формату или правилам.
4. Предложение о продлении создается для возобновления сотрудничества со стороной, с которой у вас уже было соглашение ранее, и теперь вы хотите возобновить его с небольшой корректировкой.
5. Предложение о продолжении — это предложение о продолжении текущего проекта.Обычно он создается, когда изначально согласованные сроки проекта подходят к концу, но необходимо проделать дополнительную работу.
6. Дополнительное Предложение создается, когда клиент или клиент запрашивает дополнительные услуги или товары для текущего проекта и должен обосновать новые расходы.

Какой длины должно быть проектное предложение?

Важно не количество слов, а то, насколько подробным и убедительным является ваше проектное предложение. Вы не ограничены длинным проектным предложением, если сделаете его структурированным и лаконичным.

Шаблоны проектных предложений Renderforest построены в соответствии с ключевыми принципами проектных предложений и оптимально охватывают всю важную информацию на нескольких страницах.Вы можете использовать их в качестве отправной точки для быстрого и легкого создания собственного проектного предложения.

Ключевые выводы

Предложения по проектам — это формальный способ показать владельцам проектов, что вы идеально подходите для этой работы. Это подробный и хорошо структурированный документ с целями проекта, сроками и ресурсами, необходимыми для успешного завершения.

Хотя разработка профессионально выглядящего проектного предложения — это простая задача с готовыми к использованию шаблонами , содержание, которое находится внутри, — это то, что действительно имеет значение. Вы должны быть точны и убедительны, учитывать каждую деталь и учитывать все возможные проблемы при написании плана проектного предложения.

Помните, что его цель — не только выиграть проект, но и заложить основу, которая поможет вам завершить его.

Удачи в океане проектных предложений!

• Вот ваше руководство по созданию дизайна шаблона предложения за считанные секунды!

• Что такое мокапы веб-сайтов и как их создать?

• 15 потрясающих идей шаблонов сертификатов об окончании на любой случай