Как написать четкие и эффективные стандартные операционные процедуры; Практическое руководство по шаблонам

Каждой организации нужен набор правил, которым будут руководствоваться ее члены. Для этой цели устанавливаются стандартные операционные процедуры (СОП). СОП являются неотъемлемой частью любого бизнеса и необходимы для обеспечения качества и согласованности организационных операций в условиях ежедневной загруженности.

Этот пост поможет вам эффективно написать собственные стандартные операционные процедуры вашей организации и сделать их частью вашего повседневного подхода к управлению. Он объясняет и включает,

• Что такое СОП
• Различные форматы СОП
• Как писать СОП и лучшие практики
• Редактируемые шаблоны СОП

Что такое стандартные операционные процедуры

Стандартные операционные процедуры представляют собой набор письменных указаний о том, как точно выполнять важные, рутинные или повторяющиеся действия или процессы в организации.

Они объясняют, как должны выполняться действия, чтобы облегчить соответствие техническим требованиям и требованиям системы качества и поддержать качество данных.

СОП обычно специфичны для организации, для которой они написаны, и помогают им поддерживать процессы обеспечения и контроля качества. Они также помогают организациям обеспечить соблюдение государственных норм и поддерживать неизменное качество и целостность продуктов и услуг, которые они предлагают.

СОП,

• Являются кросс-функциональными документами
• Представление рабочего процесса между функциями
• Инициируются через карту процесса
• Ответьте на вопрос «кто чем занимается?»
• Пишется активным залогом

Такие термины, как протоколы, рабочие листы, рабочие инструкции и лабораторные операционные процедуры, также используются вместо стандартных операционных процедур.

Важность стандартных операционных процедур

Почти каждое действие, от очистки производственного оборудования до выполнения критического процесса, может быть задокументировано с помощью стандартных операционных процедур. Они помогают,

• Повышайте эффективность бизнеса, предоставляя информацию о защите, здоровье, окружающей среде и эксплуатации, необходимую для успешного выполнения отдельных бизнес-процессов.
• Обеспечение безопасности и качества продукции и услуг
• Обеспечение соблюдения соответствующих стандартов, правил и руководств
• Удалите различия в процедурах и процессах, выполняемых разными сотрудниками в разных местах или на разных фабриках, что помогает поддерживать согласованность
• Служить надежной основой для обучения и адаптации новых сотрудников
• Обеспечьте контроль над процессами и, в свою очередь, предоставьте возможности для постоянного улучшения
• Способствовать улучшению коммуникации
• Служить в качестве контрольных списков, чтобы помочь инспекторам с процедурами аудита
• Реконструировать операционные системы в новых условиях

Виды СОП | Стандартные форматы операционных процедур

Хотя организации могут использовать предпочтительный или индивидуальный формат для написания своих стандартных операционных процедур, существует несколько типов форматов СОП, которые широко используются организациями.

Формат контрольного списка

Это принимает форму списка дел, в котором перечислены различные задачи, которые необходимо выполнить. Это подходит для небольших групп или отдельных лиц, которым не требуются подробные инструкции.

Пошаговый формат

В этом формате используются маркированные или нумерованные списки для представления руководящих принципов СОП. Этот формат лучше всего подходит для процедур или процессов, которые являются рутинными, простыми и легкими для понимания.

Иерархический формат

Подобно пошаговому формату, иерархический формат также объясняет процедуры шаг за шагом. Однако в этом формате подшаги добавляются под каждым основным шагом в виде маркированных или нумерованных списков, чтобы выделить необходимую дополнительную информацию. Этот формат лучше всего подходит для сложных процедур с большим объемом информации.

Формат блок-схемы

Блок-схемы помогают упростить сложные стандартные операционные процедуры со многими возможными результатами, которые невозможно предсказать с помощью визуализации. Этот формат также подчеркивает, как каждый шаг процесса связан друг с другом, поэтому его ход четко очерчен для облегчения понимания.

Как написать стандартные операционные процедуры и лучшие практики

Шаг 1: Определите процедуры, которые необходимо задокументировать

Первым шагом является определение действий, процессов или рабочих процессов, для которых вам необходимо написать рекомендации.

Поговорите со специалистом по процессам или с отдельными сотрудниками, чтобы узнать, какие действия они выполняют ежедневно, еженедельно или ежемесячно практически таким же образом. У вас также есть возможность собрать необходимую информацию здесь с помощью опроса, если общение с ними окажется затруднительным.

Имея этот список на руках, вы можете перейти к выделению процессов, которые необходимо стандартизировать.

Если требуется обновить существующую СОП, просмотрите и улучшите ее с помощью человека, имеющего надлежащую подготовку и опыт выполнения соответствующего процесса.

Шаг 2: Определите цель

Затем определите цель создания документа СОП. Приведение процессов в соответствие с бизнес-приоритетами? Или для обеспечения того, чтобы процессы функционировали хорошо? Определение причины написания СОП позволит вам более эффективно структурировать ее.

В случае существующей СОП определите болевые точки или препятствия в ваших процессах, которые вызывают задержки и сбои, и определите, какие изменения следует внести для их улучшения.

Шаг 3. Выберите формат

Существует множество форматов СОП, отвечающих различным бизнес-требованиям и задействованным процессам. Как обсуждалось выше, эти форматы СОП включают контрольные списки, пошаговый формат, иерархический формат и формат блок-схемы. Один из этих форматов можно выбрать в зависимости от типа информации, которой вы хотите поделиться.

Шаг 4. Определите создателей и заинтересованных лиц

СОП должны быть написаны профильными экспертами, которые фактически участвуют в выполнении или использовании процесса.

При написании стандартных операционных процедур для многозадачных процессов рассмотрите возможность группового подхода, при котором можно использовать опыт нескольких вовлеченных лиц.

Кроме того, руководители высшего звена и руководители высшего звена также могут быть привлечены для обеспечения соблюдения СОП.

• Согласование с бизнес-приоритетами более высокого уровня
• Имеет необходимые ресурсы и оборудование для реализации
• Правдоподобны с точки зрения потребления ресурсов и логистики

Совет: Независимо от того, полагаетесь ли вы на ответственного за задачу или штатного писателя для документирования стандартных рабочих процедур, убедитесь, что они обладают необходимыми навыками технического письма и глубоким знанием соответствующих организационных процессов.

Шаг 5: Определите аудиторию

Знание того, кто будет ссылаться на СОП, необходимо для их эффективного написания.

СОП должны быть написаны достаточно подробно, чтобы сотрудники, даже с ограниченными знаниями и опытом работы с процессом, могли воспроизвести процедуру без надзора.

Чтобы определить уровень детализации, который должен быть включен в СОП, вам необходимо сначала понять, для кого вы ее пишете. Это может быть новый сотрудник без каких-либо предварительных знаний или кто-то, кто выполнял действия несколько раз. Изучение их потребностей поможет вам адаптировать СОП для их понимания

• Тщательно сосредотачиваясь на своих обязанностях
• Использование правильного языка и знакомой им терминологии, а также разъяснение новой для них терминологии.

Совет: поговорите с сотрудниками, которые в конечном итоге несут ответственность за выполнение процессов, узнайте о проблемах, с которыми они сталкиваются, и выслушайте их предложения. Используя визуальное рабочее пространство, такое как Creately, вы можете собрать всех на одном холсте, чтобы упростить совместную работу, когда вы визуализируете, редактируете и просматриваете стандартные рабочие процедуры.

Шаг 6: Создайте план СОП

Как только все будет готово — процесс, создатели, аудитория и формат — начните планировать документ. Ниже приведены типичные компоненты, включенные в СОП.

Элементы документа СОП

• Титульный лист — он зарезервирован для включения соответствующей информации о документе, включая название СОП, дату создания, уникальный идентификационный номер, имена составителей документа и отдел или назначение лиц, которые будут реализовывать документ. СОП.
• Оглавление — при необходимости включите оглавление, чтобы облегчить навигацию по документу. Этот элемент полезен в случае документов СОП, содержащих несколько страниц.
• Подготовительная информация – включает предварительную информацию, такую ​​как цель СОП, роли и обязанности, необходимые ресурсы, материалы и оборудование, а также меры предосторожности.
• Методология и процедуры – в этом разделе объясняются процедуры с использованием выбранного формата СОП.
• Контроль и обеспечение качества — здесь излагаются критерии или другие средства измерения эффективности сотрудников в отношении СОП.
• Справочник и глоссарий — этот раздел зарезервирован для перечисления внешних ресурсов, на которые вы ссылались в документе, и более подробного объяснения терминов, на которые вы ссылались.

Совет: Сопровождайте сложные детали упрощенными диаграммами, такими как блок-схемы, карты процессов или диаграммы рабочих процессов и иллюстрации, чтобы помочь читателю лучше понять.

Используйте последовательный стиль письма

СОП должны быть простыми для понимания, краткими и точными, чтобы гарантировать, что все правильно их понимают и соблюдают, что позволяет избежать рисков и отклонений в отношении качества и безопасности. Для этого убедитесь, что стандартные рабочие процедуры,

• Написаны в пошаговом формате, которому легко следовать.
• Однозначны и не очень сложны
• Пишутся с использованием действительного залога и настоящего времени глагола. Избегайте использования, но подразумевайте термин «вы»
• Не являются длинными и избыточными
• Придерживайтесь руководства по стилю (например, тип шрифта, размер шрифта и используемые цвета), используемого в организации.
• Используйте блок-схемы для визуализации объясняемых процессов

Шаг 7: Просмотрите и утвердите СОП

Письменные СОП должны быть проверены одним или несколькими лицами, обладающими необходимыми знаниями, подготовкой и опытом работы с этим процессом. Рецензенты должны отметить и поделиться любыми вопросами или опасениями, с которыми они столкнулись при рецензировании документа. Затем их можно исправить до утверждения.

Совет: попросите человека, который в конечном счете отвечает за выполнение процесса, протестировать черновики СОП перед их окончательным завершением.

Чтобы быть эффективными, СОП должны оставаться актуальными. Это влечет за собой регулярный пересмотр, обновление и повторное утверждение их всякий раз, когда процедуры претерпевают изменения.

Эти СОП также следует систематически пересматривать каждые 1–2 года, чтобы убедиться в их актуальности. Рекомендуется всегда указывать дату пересмотра проверенных СОП. Если какой-то процесс больше не выполняется, удалите его из файла и заархивируйте.

Совет: Убедитесь, что документы СОП доступны как в печатном, так и в цифровом виде, особенно тем, кто непосредственно участвует в выполнении мероприятий. Создайте библиотеку SOP с помощью Creately; централизуйте все необходимые документы, ресурсы, ссылки и визуальные элементы, связанные с вашей документацией SOP, в единой рабочей области, где вы можете сотрудничать в режиме реального времени с помощью видеоконференций и синхронного редактирования.

Готовы написать свои собственные стандартные операционные процедуры?

СОП позволяют вам взять лучшие методы работы в бизнесе и создать простой документ с лучшими практиками, который позволит каждому работать с максимальной отдачей в том, что он делает. В этом посте мы рассмотрели все, от того, как написать эффективные стандартные операционные процедуры, до шаблонов, которые вы можете использовать прямо сейчас. Следуйте инструкциям, чтобы создать его успешно.

Поделитесь с нами своим опытом и идеями в разделе комментариев ниже.