Как программное обеспечение для управления посетителями помогает обеспечить корпоративную безопасность

Обеспечение безопасности на рабочих местах, включая офисы и корпоративные помещения, невероятно важно. Существует два основных аспекта безопасности на рабочем месте: цифровая безопасность, которая защищает важные данные от киберугроз, и физическая безопасность, которая защищает помещения, сотрудников и посетителей. Оба имеют решающее значение для бесперебойного функционирования и роста организации.

При рассмотрении способов повышения безопасности в офисной среде основное внимание уделяется принятию мер, которые эффективно управляют и контролируют всех, кто входит и выходит. Технологический прогресс привел к появлению инновационных инструментов, одним из которых является программное обеспечение для управления посетителями.

Это программное обеспечение помогает отслеживать людей, посещающих помещение, гарантируя, что вход только уполномоченных лиц, в целях безопасности всех присутствующих в здании. Включение таких передовых служб корпоративной безопасности жизненно важно для защиты рабочего места, делая его более безопасным и защищенным пространством для всех участников, включая корпоративные охранные компании и службы безопасности корпоративных альянсов.

Что такое программное обеспечение для управления посетителями?

Программное обеспечение для управления посетителями — это специализированный инструмент, который автоматизирует и контролирует процесс регистрации, мониторинга и отслеживания лиц, посещающих здание или организацию. Это программное обеспечение работает с уникальными программами и оборудованием, например киосками или планшетами, для сбора данных о посетителях и создания бейджей посетителей.

Основная задача данного программного обеспечения – обеспечение безопасности. Это делается путем определения того, кто входит или выходит из объекта, или распознавая и оценивая посетителей на основе протоколов безопасности, а также предотвращая несанкционированный доступ.

Приложение Vizitor повышает меры безопасности как для посетителей, так и для сотрудников, упрощая бесконтактную регистрацию посетителей и управление посещаемостью сотрудников. Его бесшовная интеграция хорошо согласуется с потребностями компаний, занимающихся корпоративной безопасностью, создавая безопасную и надежную среду в корпоративных помещениях. Внедрение такой предварительной корпоративной безопасности действительно важно для безопасности и защищенности рабочего места.

Типы программного обеспечения для управления посетителями

Существуют различные типы программных решений для управления посетителями, адаптированные к различным потребностям в различных отраслях:

• Базовые системы цифровой регистрации посетителей. Базовые системы цифровой регистрации посетителей оцифровывают действия посетителей, заменяя традиционные бумажные журналы, и работают внутри помещений, позволяя предприятиям централизованно собирать информацию о посетителях и выдавать цифровые бейджи. Несмотря на простоту, им не хватает расширенных функций.
• Облачные решения. Предлагая самостоятельную регистрацию через онлайн-платформы или мобильные приложения, эти системы упрощают сбор данных с использованием облачных технологий. Они оказываются полезными для организаций с несколькими офисами и удаленных сотрудников, обеспечивая доступность из любой точки мира.
• Интегрированные системы: представляют собой другой тип, взаимодействующий с существующими мерами контроля доступа и физической безопасности. Сочетая облачные функции и методы бесконтактного входа, такие как QR-коды или распознавание лиц, интегрированные системы эффективно управляют посетителями и доступом, предоставляя ценную информацию о поведении посетителей.
• Системы киосков самообслуживания. Обеспечивая независимую регистрацию посетителей с помощью удобных сенсорных экранов, эти киоски позволяют фотографировать, сканировать удостоверения личности и печатать бейджи на месте, способствуя усовершенствованию мер корпоративной безопасности. Системы киосков самообслуживания снижают рабочую нагрузку на стойку регистрации и обеспечивают безопасный процесс отслеживания посетителей.
• Биометрические системы: передовые системы, использующие методы биометрической идентификации, такие как распознавание лиц и сканирование отпечатков пальцев, для безопасной и упрощенной регистрации. Эти методы повышают безопасность и упрощают процессы проверки посетителей.
• Системы на основе мобильных приложений и веб-системы. Предлагая простые процессы регистрации через персональные мобильные приложения или веб-порталы, эти системы поддерживают предварительную регистрацию и массовую регистрацию посетителей. Они упрощают процедуры регистрации и способствуют эффективному управлению посетителями.

Как программное обеспечение для управления посетителями помогает обеспечить корпоративную безопасность?

В современном мире множество людей, включая сотрудников, посетителей и поставщиков, каждый день входят и выходят из корпоративных помещений. Этот поток людей создает определенные риски, которые компаниям необходимо учитывать.

Хотя большинство предприятий имеют камеры видеонаблюдения и сигнализацию, они часто упускают из виду важность повышения безопасности на стойке регистрации, которая действует как первая линия защиты. Переход на систему управления посетителями существенно способствует обеспечению безопасности корпоративных пространств.

Программное обеспечение для управления посетителями вносит значительный вклад в обеспечение корпоративной безопасности, используя различные функции, направленные на защиту помещений и управление взаимодействием посетителей.

Некоторые функции, предлагаемые приложением Vizitor, произвели революцию в управлении посетителями и сотрудниками благодаря бесконтактным цифровым решениям. Обеспечивая удобную регистрацию, цифровое подписание документов, печать бейджей и бесконтактную посещаемость для сотрудников, она повысила безопасность и эффективность рабочего места.

• Предварительная регистрация: когда посетители, особенно VIP-гости, планируют свой визит заранее, зарегистрировавшись заранее, это упрощает процесс регистрации и оставляет неизгладимое положительное впечатление. Такой продуманный подход не только упрощает их вход, но и повышает безопасность за счет сведения к минимуму неожиданных входов, способствуя усовершенствованию мер корпоративной безопасности.
• Бесконтактная технология/QR-технология: когда посетители и сотрудники имеют возможность регистрироваться с использованием бесконтактных методов входа или входа с помощью QR-кода, это обеспечивает удобство работы без физического контакта. Этот технологичный подход отдает приоритет протоколам безопасности, обеспечивая при этом удобный процесс регистрации, идеально согласуясь со службами корпоративной безопасности и поддерживая безопасную среду в помещениях.
• Съемка живых фотографий: когда посетители регистрируются, система управления посетителями делает их живые фотографии. Это помогает гарантировать, что они являются теми, за кого себя выдают, снижая риск выдачи себя за другое лицо или предоставления ложной информации. Это также помогает вести точный учет посетителей, что удобно для расследований или проверок.
• Печать бейджей: программное обеспечение позволяет создавать персонализированные бейджи, содержащие данные и фотографии посетителей. Это помогает легко идентифицировать и отслеживать посетителей в корпоративных помещениях, обеспечивая более высокий уровень безопасности.

Такие функции безопасности высшего уровня интегрированы с приложением Vizitor, которое позволяет легко идентифицировать и отслеживать посетителей в корпоративных помещениях. Он поднимает протоколы безопасности на более высокий уровень и обеспечивает беспрепятственное управление посетителями.

• Настраиваемое удостоверение личности: посетители могут загружать свои удостоверения личности, гарантируя, что компания имеет правильную и необходимую информацию. Хранение этих данных помогает повысить ответственность посетителей и снижает вероятность кражи личных данных.
• Подписание цифровых документов: позволяет гостям подписывать важные документы в цифровой форме, обеспечивая конфиденциальность и безопасность конфиденциальных соглашений, таких как соглашения о неразглашении и отказы от прав. Этот процесс электронной подписи защищает корпоративную информацию от раскрытия.
• Настраиваемое соглашение: разным посетителям может потребоваться подписать разные соглашения, соответствующие их целям. Например, поставщик может подписать другое соглашение, чем тот, кто приходит на собеседование. Эти соглашения помогают обеспечить соблюдение посетителями определенных политик безопасности.
• Отправка и проверка приглашений. Сотрудники могут отправлять приглашения, включая информацию о месте проведения и организаторе, а посетители вместе с приглашениями получают уникальные коды доступа. Такой организованный подход к управлению входом усиливает меры безопасности.
• Добавить организацию: при переходе между разными локациями единый пропуск посетителя обеспечивает плавный процесс регистрации. Эта функция обеспечивает удобство и согласованность работы на различных сайтах, способствуя усовершенствованию мер корпоративной безопасности и повышению общей безопасности на рабочем месте.
• Бесконтактное посещение. Бесконтактные входы и выходы с помощью карты Visitor Pass повышают удобство и безопасность сотрудников. Этот бесконтактный подход способствует созданию более безопасной рабочей среды.
• Уведомление и одобрение организатора. Эта функция делит посетителей на категории «Приглашенные» и «Все желающие». Приглашенные посетители предварительно регистрируются и проверяются, а заходящие посетители выбирают хозяина по прибытии. Хозяева получают уведомления и могут решить, встречаться ли с посетителем, предоставляя им контроль над посещениями.

Этот процесс становится более удобным и безопасным благодаря приложению Vizitor, которое позволяет хозяину быстро и безопасно одобрять или отклонять посетителей при входе с помощью персонализированных сообщений и электронных писем в соответствии с протоколами безопасности помещения.

• Оповещение о превышении срока пребывания: если посетитель остается дольше, чем разрешено, эта функция предупреждает соответствующий персонал. Это помогает предотвратить нарушения безопасности, обеспечивая своевременные действия и более быстрое реагирование на потенциальные инциденты безопасности.

Заключение

Программное обеспечение для управления посетителями стало очень важным для повышения корпоративной безопасности в различных отраслях и операционных функциях. По мере развития рабочих мест, внедрения гибридных моделей работы и роста посещаемости предприятиям требуются надежные решения по управлению посетителями для эффективного решения новых задач.

Внедрение такого программного обеспечения, как приложение Vizitor, значительно повышает уровень услуг корпоративной безопасности для предприятий, ищущих надежные решения. Благодаря функциям, предназначенным для бесконтактной регистрации, цифровой подписи документов и активного мониторинга занятости, Vizitor обеспечивает надежную безопасность корпоративного альянса, соответствующую потребностям современного бизнеса.