Вам поручили управлять экземпляром HubSpot вашей компании? Это большая работа. И все начинается с организации и оптимизации вашего портала.

Поддержание чистоты вашей учетной записи HubSpot — ключ к успешному управлению HubSpot.

Если вы унаследовали существующую учетную запись, может быть трудно понять, с чего начать. При таком большом количестве взаимосвязей между целевыми страницами, призывами к действию, ссылками, изображениями и многим другим, вытягивание одного потока перед другим может привести к неработающим ссылкам и ухудшению пользовательского опыта.

В этой статье мы обсудим, почему четкая организационная стратегия имеет решающее значение для масштабируемого роста с помощью HubSpot, а также правильный порядок очистки активов HubSpot.

Узнайте больше об идеальном порядке и точных шагах ниже. Или перейдите к этому разделу прямо сейчас.

Почему мне нужно содержать мои активы HubSpot в чистоте?

Если вы читаете этот пост, скорее всего, у вас уже есть небольшой беспорядок в вашем экземпляре HubSpot. Будь то 50+ копий вашего логотипа в файлах HubSpot или десятки клонированных шаблонов целевых страниц в вашем Design Manager, беспорядочный, неорганизованный портал вызывает головную боль.

Почему захламленный портал усложняет управление HubSpot:

• Проблемы с брендингом . Когда ваши сотрудники выбирают старые шаблоны для электронных писем, целевых страниц и т. д., вы можете вызвать у своей компании кошмары с брендом или соответствием требованиям.
• Проблемы с масштабированием . Если у вас есть только одна копия вашего логотипа, достаточно легко заменить этот файл везде, где он существует, при редизайне. С другой стороны, если у вас есть сотни логотипов разных размеров, вариаций и местоположений, вместо этого вы можете тратить часы и часы на замену контента, на замену которого могло уйти 15 секунд. Это также относится к другим глобальным областям, таким как верхние и нижние колонтитулы, меню сайта, модули по умолчанию и многое другое.
• Напрасная трата времени, денег и усилий . Сортировка сотен файлов, шаблонов и модулей , как вы знаете , не является стратегическим использованием вашего времени. Если вы не можете найти то, что ищете сразу, вы можете в конечном итоге обратиться к аутсорсингу или разработать новый.

Что является самой большой проблемой при организации маркетингового портала HubSpot?

Все на вашем портале HubSpot подключено. Это одна из причин, почему использование HubSpot так важно для замыкания цикла маркетинговой стратегии вашей компании.

Но это также может сделать очистку активов очень сложной.

В ту минуту, когда контакт загружается, его можно развивать через социальные сети, электронную почту, сообщения в блогах и различные страницы веб-сайта. Логотип, который вы загружаете в настройках веб-сайта, — это логотип, который они увидят на вашем веб-сайте и во всех электронных письмах, которые вы отправляете с HubSpot. Нижний колонтитул, используемый на вашей домашней странице Global Group, может отображаться более чем на 50 других страницах.

Это означает, что вы не можете просто войти в систему и начать удалять контент. Особенно, если ваш портал активен более двух лет или у вас в HubSpot работает несколько сотрудников.

Удаление одного логотипа может привести к удалению всех логотипов, используемых на сайте. Так же, как удаление одного контакта может привести к удалению всей его истории в вашей интегрированной CRM.

Как поддерживать порядок на своем маркетинговом портале

Первый и самый важный шаг — определить соглашение об именах для вашего контента. Соглашения об именах делают ваш контент доступным для поиска и упрощают его организацию.

Как разработать соглашение об именовании контента HubSpot

Вот несколько примеров рекомендаций по соглашению об именах, которые вы можете использовать для своего маркетингового контента в HubSpot.

Тип содержимого	Предлагаемое соглашение об именах	Пример
Кампании	Название кампании — дата начала кампании	Кампания по привлечению потенциальных клиентов в производство – первый квартал 2020 года
Целевые страницы, развитие рабочих процессов	Название кампании – название контента – год публикации	Кампания «Лидеры в производстве» — Окончательный контрольный список эффективности сборочной линии — 2020 г.
Воспитывайте электронные письма	Название кампании по воспитанию (или рабочего процесса) — электронная почта # в последовательности	Воспитание холодных потенциальных клиентов — электронное письмо № 2
Списки, внутренние рабочие процессы, одноразовые маркетинговые электронные письма	Высоко описательное имя — рассмотрите возможность добавления даты	Информационный бюллетень по производству — май 2021 г.
Шаблоны, модули и папки в Дизайн-менеджере	Название страницы - Год	Домашняя страница - 2020
Глобальные, региональные или языковые стандарты	Код страны – Индикатор языка – Название контента	США – Великобритания – Кампания по привлечению потенциальных клиентов — 3 квартал 2020 г.

Это соглашение об именах специально разработано для облегчения поиска в каждом инструменте. Быстрый поиск активов сделает вашу жизнь намного проще через 6-12 месяцев.

Рекомендации по загрузке и именованию файлов в HubSpot

При загрузке изображений, файлов, PDF-файлов, видео и т. д. в HubSpot лучше всего дать файлу описательное имя. Если ваш файл изображения выглядит так: GettyImage291830 — вам потребуется несколько дополнительных минут, чтобы переименовать этот файл.

Через шесть месяцев вы, возможно, будете искать это потрясающее изображение молодой женщины, отправляющей текстовые сообщения со своего телефона , но вы никогда не найдете ее, если она называется чем-то совершенно не связанным.

Кроме того, может быть неразумно добавлять год к именам ваших файлов , особенно для контента, который вы хотите сделать вечнозеленым.

Допустим, вы снимаете действительно крутой вебинар в 2020 году, который будет актуален долгие годы. Если в имени файла появляется «2020», когда кто-то загружает видео в 2022 году, оно мгновенно становится устаревшим.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Мы настоятельно рекомендуем создать Руководство по стандартам HubSpot, в котором четко изложены ваши стандарты организации. Это позволит убедиться, что все в компании знают, как поддерживать порядок на портале.

Используйте папки HubSpot для управления контентом

Папки доступны для нескольких ключевых областей HubSpot, включая страницы веб-сайтов, целевые страницы, электронные письма, рабочие процессы и многое другое. Папки могут помочь вам:

• Организуйте свой контент по важности или по ключевым процессам: например, вы можете хранить все свои критически важные внутренние автоматизированные рабочие процессы в одной папке. Вы также можете захотеть, чтобы все ваши автоматические внутренние уведомления находились в одной папке.
• Организуйте свой контент по кампаниям: чтобы вы могли видеть все, что у вас есть для определенного предложения или кампании, в одном месте.
• Организуйте свой контент по стране, региону или владельцу: чтобы вы могли устанавливать ключевые разрешения для определенных сегментов контента за считанные секунды.

СОВЕТ ДЛЯ ПРОФЕССИОНАЛОВ. Архивирование контента — отличный способ переместить контент, который вы не используете , но пока не готовы удалить , из ваших основных областей контента. Тем не менее, мы настоятельно рекомендуем добавить соглашение об именах [АРХИВИРОВАНО] в начало имени вашего внутреннего контента.

Почему? Позже, когда вы перейдете к удалению файлов, модулей и т. д., вы сможете увидеть, появляются ли они в активном или заархивированном содержимом, имея термин «архив» в имени вашего содержимого.

Лучший способ управлять порталом HubSpot

Если вам поручили реорганизовать портал HubSpot вашей компании, не паникуйте. У нас есть идеальный порядок операций, чтобы подойти к вашей очистке и долгосрочному управлению. Следуя этим шагам, вы можете быть уверены, что не сорвёте всю кампанию, просто заархивировав электронное письмо.

Как просмотреть и очистить свои активы HubSpot Marketing

1. Управление базой данных контактов

Мы рекомендуем начать с очистки базы данных контактов, поскольку большинству клиентов HubSpot выставляется счет в зависимости от того, сколько контактов доступно в их системе.

Вы должны регулярно удалять контакты, которые имеют:

• Отписался от всего содержимого электронной почты (или пометил вас как спам)
• Жесткий возврат с вашего портала (или глобальный отказ — это означает, что они жестко возвращены с портала другого пользователя HubSpot)

Вы также можете регулярно удалять контакты, которые:

• Не были активны в 2-3 раза дольше, чем ваш самый длинный цикл продаж. Эти контакты крайне незадействованы и вряд ли возобновятся. Вот отличная статья о важности фильтрации серой почты в HubSpot.
• Не подстраивайтесь под образы ваших целевых покупателей — например, если размер их компании слишком мал, если они продавцы или пытались вам что-то продать, если они искали работу и т. д.

Перед удалением контактов учтите следующие последствия потери данных:

• Данные для отправки формы
• Информация о посещении веб-сайта
• Данные о членстве в списке (например, информация о том, что они являются частью статических списков)
• Данные интеграции (например, Salesforce, Wistia, GoToWebinar, SurveyMonkey)
• Данные перехода стадии жизненного цикла
• Информация о завершении пользовательского события

Тем не менее, сохранение контактов, которым вы не можете продавать — по большей части) — пустая трата места на вашем портале. Если вы не используете продвинутый искусственный интеллект для оценки потенциальных клиентов и вам не нужно хранить закрытые-потерянные контакты для целей отчетности, мы рекомендуем регулярно очищать ваш портал от «неиспользуемых» контактов.

Дедупликация контактов и компаний — отличный способ сэкономить место и обеспечить надежную целостность данных. Вот руководство по аудиту и дедупликации контактов.

Важное примечание перед переходом к шагу 2. Хотя очистка свойств контактов технически является шагом № 9 в этой статье, мы настоятельно рекомендуем проверить ваши свойства, прежде чем двигаться дальше. Определите дубликаты свойств, свойства, которые больше не будут использоваться, а также свойства, которые следует и не следует использовать в формах, рабочих процессах и интеграциях. Отслеживайте их в электронной таблице или отдельном документе. Это гарантирует, что вы настроены на успех в следующих шагах. И это значительно облегчит удаление свойств, когда вы перейдете к шагу № 9.

2. Проверьте свои интеграции HubSpot

Теперь, когда ваша база данных контактов очищена и у вас есть четкое представление о том, какие свойства остаются и исчезают , обязательно найдите время, чтобы просмотреть свои интеграции. Потратьте время на просмотр:

• Какие интеграции сейчас активны?
• Как данные передаются между системами?
• Это то, что вы хотите? Что можно отключить или удалить?
• У вас есть аккаунт в Zapier? Какие Запы живые?

Если вы используете интеграцию HubSpot > Salesforce, самое время проверить:

• Ваш список включения Salesforce
• Ваши настройки синхронизации Salesforce или CRM

3. Очистите лендинг и страницы веб-сайта HubSpot

Очень важно начать с очистки своих крупных маркетинговых активов, прежде чем переходить к более мелким, таким как формы и последующие электронные письма. Вы никогда не хотите, чтобы кто-то заходил на страницу с неработающими активами. Лучший способ предотвратить это — начать сверху и двигаться вниз.

Удалите (или заархивируйте) контент, который больше не представляет ценности для вашего бизнеса. В этой статье показано, как оценить эффективность страницы, чтобы вы могли принимать стратегические решения о том, что оставить, а что удалить.

Важное примечание: как мы упоминали выше, если вы архивируете свой контент, попробуйте добавить соглашение об именах [АРХИВИРОВАНО] в начало имени вашего внутреннего контента. Это сэкономит вам много времени и усилий в дальнейшем.

Как правило, мы рекомендуем перенаправлять заархивированный/удаленный контент на высокорелевантную страницу в качестве запасного варианта. Особенно, если вы активно продвигали страницу в социальных сетях, по электронной почте или если у вас есть призывы к действию, указывающие на контент.

Подумайте, где ваши предложения появляются на вашем сайте и в другом живом контенте.

Вам может потребоваться удалить ссылки на вашу целевую страницу из:

• Ресурсный центр вашего сайта
• Ваша навигация по меню или нижний колонтитул
• Боковая панель вашего блога
• Ваши воспитательные кампании или электронные письма
• Ваша основная страница (ы)

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Пока вы архивируете или удаляете целевые страницы, вы также можете рассмотреть возможность удаления или архивирования дополнительного электронного письма, которое было добавлено непосредственно в редактор целевых страниц. Это сэкономит вам время на шаге 7, очистке электронной почты.

4. Объедините ваши призывы к действию HubSpot

Следующая очистка CTA имеет решающее значение, потому что вы не хотите указывать своим посетителям на контент, который больше не актуален. Если вы использовали соглашение об именах на раннем этапе, вам будет легко идентифицировать призывы к действию, указывающие на ваш контент.

На панели CTA в столбце «Местоположения» будет указано, сколько мест и где появляется ваш CTA.

В приведенном ниже примере наш CTA появляется в 56 местах. Мы можем либо удалить этот призыв к действию (что приведет к его извлечению из всего контента). Это может быть рискованно, если вы использовали текст для вызова CTA. Если у вас есть связанный контент, мы можем изменить существующий CTA и обновить URL-адрес. Это обновит его во всех 56 местах.

В качестве альтернативы, для наиболее точного взаимодействия с пользователем, вы можете перейти ко всем 56 местам и полностью удалить / заменить CTA.

5. Очистите свои формы HubSpot

Теперь, когда вы знаете, какой контент остается в живых, а какой заархивирован, вы можете очистить свои формы. Удаляйте формы, которые не отображаются ни в одном живом контенте. Вы сможете увидеть, появляются ли они только в заархивированном контенте, из-за соглашения об именах, которое вы добавили на шаге № 3.

Чтобы упростить проверку, попробуйте упорядочить панель инструментов Forms по количеству страниц, на которых отображается форма:

ПРИМЕЧАНИЕ. Это представление не будет отображаться, если форма была встроена на внешние (не HubSpot) страницы.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Пока вы проверяете формы, вы также можете искать возможности для реализации стратегии хорошей формы , например, добавлять прогрессивное профилирование, добавлять согласие GDPR, сопоставлять ваши запросы на местах со стоимостью предложения и многое другое.

Не забудьте также просмотреть свои всплывающие формы и удалить все формы, рекламирующие контент, который вы больше не предлагаете, из очистки целевой страницы.

6. Оптимизируйте рабочие процессы HubSpot

Рабочие процессы должны быть очищены перед электронными письмами, чтобы вы знали, какой развивающий контент вы больше не храните. Это упрощает удаление электронных писем в качестве следующего шага.

Чтобы навести порядок в рабочих процессах HubSpot, мы рекомендуем упорядочить панель управления рабочими процессами следующим образом:

• Активно зарегистрирован — это покажет вам, через какие рабочие процессы в настоящее время проходят контакты.
• Дата последнего обновления — это покажет вам, когда кто-то из вашей команды в последний раз вносил изменения в рабочий процесс — обратите внимание, что редактирование может быть большим или маленьким, поэтому каждый рабочий процесс все равно должен быть проверен.
• Дата создания — чтобы узнать, когда был создан исходный рабочий процесс.

Используйте эти фильтры, чтобы определить приоритет вашего обзора. Если в рабочем процессе, созданном в 2014 году, в настоящее время зарегистрировано 1 000 контактов , велика вероятность, что контент крайне устарел. Подумайте о том, чтобы приостановить действительно старые потоки воспитания, пока вы не сможете просмотреть контент и убедиться, что они работают.

Методично просматривайте, отключайте или удаляйте рабочие процессы лидогенерации или развития, которые больше не служат вашей маркетинговой стратегии.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА : Вы также можете заархивировать или удалить электронные письма, связанные с удаленными рабочими процессами, чтобы упростить следующий шаг.

При очистке других рабочих процессов , таких как автоматические уведомления, внутренние настройки, обходные пути и т. д. , важно не торопиться, чтобы понять взаимосвязь всего. Иногда помогает отображение рабочих процессов на бумаге или на доске.

Если вы сомневаетесь, попытайтесь понять, что вам нужно сделать, и упростите это.

В некоторых случаях мы также рекомендуем начать с нуля.

Работа с сертифицированным тренером HubSpot может помочь вам принимать обоснованные решения о том, как оптимизировать и упростить сложные рабочие процессы. Если ваша интуиция подсказывает вам, что должно быть проще — возможно, так оно и есть!

7. Очистите электронные письма HubSpot

Теперь, когда вы очистили свои предложения, призывы к действию и рабочие процессы, вы можете двигаться вперед и начать удалять сорняки из своего инструмента электронной почты.

Во-первых, отфильтруйте свой инструмент электронной почты по типу электронной почты = Автоматически. Это покажет вам все электронные письма, которые в настоящее время отправляются в фоновом режиме.

Затем попробуйте упорядочить представление по дате «последнего обновления».

Это должно дать вам довольно четкое представление об электронных письмах, которые не редактировались какое-то время, но все еще где-то находятся. Начните удалять или архивировать электронные письма, которые больше не связаны с живым контентом.

Сейчас самое подходящее время, чтобы просмотреть любые «дополнительные» электронные письма — электронные письма, отправленные после отправки формы целевой страницы — для любых электронных писем, которые вы, возможно, пропустили при очистке целевой страницы.

Мы также настоятельно рекомендуем просматривать электронные письма в папке черновиков:

Если у вас есть черновики, которые были запущены несколько недель (или даже лет) назад — удалите их все!

Вы можете оставить свои пакетные и обычные электронные письма как есть. Они содержат действия по взаимодействию с электронной почтой, которые могут быть важны для ваших отчетов в будущем.

8. Организуйте свой файловый менеджер и дизайнерский менеджер

Теперь, когда вы решили, какой контент оставить, а какой удалить, пришло время очистить ваши неиспользуемые файлы и шаблоны.

В зависимости от объема контента, который у вас есть в этих двух областях, это может быть наиболее трудоемким аспектом вашей очистки. Особенно, если ваши образы и модули плохо названы. Вы можете рассмотреть возможность аутсорсинга этой очистки. Но мы настоятельно рекомендуем:

• Удаление файлов и шаблонов, которые больше не используются
• Переименование существующих файлов и шаблонов в соответствии с вашим соглашением об именах
• Перемещение ваших файлов и шаблонов в стратегические папки, которые помогут вам быстро найти контент
• Замена старых, устаревших файлов новыми там, где они отображаются в реальном времени.

8. Очистка собственности HubSpot

Теперь, когда ваш маркетинг находится в лучшей форме, пришло время проверить некоторые из ваших внутренних материалов. Теперь, когда ваши формы очищены, будет легче определить, какие свойства активно используются.

Прежде чем приступить к работе, рекомендуется экспортировать всю историю свойств и импортировать ее в файловый менеджер для безопасного хранения. Это обеспечивает целостность данных в случае, если вы удалите что-то, что окажется критически важным в будущем. Самый простой способ сделать это:

1. Составьте список всех контактов
2. Выберите для экспорта
3. Выбрать все свойства
4. Экспортировать в формате CSV
5. Добавить в файлы HubSpot для сохранности

Когда у вас есть экспорт, пришло время удалить неиспользуемые свойства. Затем объедините тесно связанные свойства вместе, чтобы получить максимальную отдачу от вашей базы данных.

ПРИМЕЧАНИЕ. В настоящее время вы не можете удалить свойства HubSpot по умолчанию. Но вы можете сделать их недоступными в формах. Подробнее об этом ниже.

Мы настоятельно рекомендуем потратить это время, чтобы определить, какие свойства должны быть доступны в формах, а какие нет. Это особенно важно, если у вас есть настраиваемые поля, которые ваша команда должна использовать вместо стандартных полей HubSpot. Чтобы избежать путаницы при создании форм, вы можете решить, что будет отображаться в формах, а что нет.

Просто отредактируйте свойство и установите/снимите флажок, указывающий, должно ли поле быть доступно в формах и ботах:

Будьте внимательны и расставляйте приоритеты для полей, которые используются в ваших интеграциях — например, в Salesforce или через другие интеграции и API.

10. Другие ресурсы HubSpot для регулярного просмотра

Есть и другие области HubSpot, которые нуждаются в регулярном управлении. Это включает:

• Кампании
• Отчеты и информационные панели отчетов
• Лид-скоринг
• Пользователи и разрешения HubSpot
• Ваша социальная настройка и отчетность
• Содержание блога и управление Cruft
• URL перенаправления
• Настройки GDPR

Вот несколько советов по очистке портала, о которых следует помнить:

1. Убедитесь, что вы не удаляете и не архивируете контент, который используется в прямом эфире на вашем сайте. HubSpot позволяет легко увидеть, где используется контент. В большинстве случаев вы получите «предупреждение» перед удалением контента, который используется где-то еще. Но всегда лучше проверить. Используйте эти ресурсы, чтобы определить, где найти взаимозависимости в HubSpot:

• Как узнать, используется ли файл из файлового менеджера где-то еще
• Как узнать, используется ли форма на целевой странице

2. Этот процесс занимает МНОГО времени. Независимо от того, занимаетесь ли вы этой очисткой самостоятельно или вам помогает команда, имейте в виду, что этот процесс занимает много времени. Вы захотите выделить как минимум восемь часов работы для каждой области HubSpot, которую вы очищаете. Вы можете обнаружить, что это число увеличивается втрое или вчетверо в зависимости от объема контента, имеющегося на вашем портале, и от того, насколько вы знакомы с программным обеспечением.

3. Следите за тем, что вы делаете. Ведите маркированный список того, что вы завершили. Этот список поможет вам вспомнить области, которыми вы уже занимались, но его также можно использовать для отчета вашей маркетинговой команде или менеджеру о достигнутом прогрессе.

Рассмотрите возможность использования бесплатного инструмента, такого как Trello , для организации этих усилий.

4. Архивировать можно. Если вы нервничаете по поводу нажатия кнопки «удалить» в своем контенте, для этого может быть веская причина. Удаление контента из HubSpot, включая контакты, электронные письма или списки, является необратимым. И команда технической поддержки HubSpot, скорее всего, не сможет помочь вам восстановить потерянные данные. Если вы сомневаетесь, просто отмените публикацию и заархивируйте свой контент. Это позволяет сохранять исторические аналитические данные и повторно публиковать их в случае необходимости доступа к ним в будущем.

Однако ваша архивная корзина также может стать громоздкой в ​​​​управлении. Подумайте о массовом удалении папки архива после 6-12 месяцев неиспользования.

5. Экспортируйте свою историю контактов, прежде чем начать. Если перед вами стоит задача удалить контакты из базы данных, рекомендуется экспортировать всю базу данных, прежде чем нажимать большую красную кнопку удаления. Выполните следующие действия , а затем импортируйте файл .csv в файловый менеджер HubSpot, используя соглашение об именах, например: База данных контактов HubSpot — Все данные/Все время — Дата. Это позволит вам получить доступ к необработанной контактной информации в случае, если вам понадобится доступ к ней в будущем.

За прошедшие годы мы помогли очистить HubSpot большему количеству людей, чем можем сосчитать. Если у вас есть вопрос или уникальное обстоятельство, с которым мы можем помочь, напишите нам в комментариях.

Нужно привлечь дополнительные ресурсы для завершения очистки HubSpot? Мы предлагаем нашим клиентам несколько маркетинговых и управленческих услуг HubSpot — не стесняйтесь обращаться к нашей команде и спрашивать, чем мы можем помочь!