Простое руководство по планированию человеческих ресурсов с помощью инструментов и шаблонов

Ни для кого не секрет, что ключом к бесперебойной работе организации являются ее сотрудники – ну, правильные квалифицированные сотрудники, правильно выполняющие свою работу. И заставить таких сотрудников работать в вашей организации можно только за счет надлежащего планирования человеческих ресурсов.

В этом посте мы упростили для вас процесс работы с персоналом, проведя вас через каждый из его этапов. Используйте предоставленные шаблоны, чтобы еще больше упростить процесс планирования.

Что такое планирование человеческих ресурсов

Планирование человеческих ресурсов — это процесс, с помощью которого организации оценивают текущие человеческие ресурсы, прогнозируют будущие потребности или потребности, выявляют пробелы и разрабатывают план их заполнения.

По сути, планирование человеческих ресурсов, также известное как планирование рабочей силы и кадровое планирование, помогает вам обеспечить наличие необходимого количества людей с соответствующими навыками на нужной должности в нужное время.

Важность планирования человеческих ресурсов

Планирование человеческих ресурсов играет важную роль в обеспечении того, чтобы необходимые навыки были доступны для организации, когда это необходимо для достижения ее стратегических целей. Кроме того, есть еще несколько важных причин, по которым планирование человеческих ресурсов имеет решающее значение для организации.

• Это помогает убедиться, что существующая рабочая сила используется оптимально.
• Он поддерживает достижение стратегических целей и задач организации, гарантируя, что нужные люди нанимаются для своевременного удовлетворения спроса на рабочую силу.
• Он предоставляет информацию, необходимую для выполнения других функций управления персоналом, таких как набор, отбор, продвижение по службе, обучение и развитие и т. д., а также определяет политику управления персоналом.
• Это помогает организации адаптироваться к изменениям в окружающей среде, вызванным конкуренцией, технологиями, государственной политикой и т. д., что может привести к потребности в новых сотрудниках, новых навыках и т. д.
• Это помогает определить потребность в рабочей силе, необходимую для успешной реализации планов расширения и диверсификации.
• Это также помогает предвидеть нехватку или избыток рабочей силы и предпринимать необходимые шаги для разрешения ситуации.
• Это помогает разрабатывать карьерные планы для отдельных сотрудников и определять необходимое обучение и развитие.

4 шага в процессе планирования человеческих ресурсов

Процесс планирования человеческих ресурсов состоит из 4 основных шагов.

Шаг 1: Определите текущее предложение человеческих ресурсов

Процесс планирования начинается с анализа текущего резерва рабочей силы. Определите сильные и слабые стороны вашей организации в отношении количества сотрудников, их навыков, опыта, квалификации, должностей, уровней производительности, возраста, льгот, уровней заработной платы, языков, на которых они говорят, предыдущего места работы и т. д.

Есть несколько способов выполнить этот шаг.

• См. прошлые обзоры производительности
• Соберите данные из вашей информационной системы управления персоналом
• Поговорите с руководителями отделов, чтобы получить представление о сотрудниках, работающих под их началом.
• Спросите у самих сотрудников с помощью анкеты
• Попросите сотрудников провести самооценку с помощью SWOT-анализа.

После того, как вы собрали большое количество информации о нынешних сотрудниках, перенесите их в отчет об инвентаризации навыков. Ниже приведен визуальный шаблон для перечня навыков, на который легче ссылаться и который легче понять.

Шаг 2: Прогноз будущего спроса на человеческие ресурсы

Этот шаг требует, чтобы вы сначала поняли будущие цели организации, поскольку они окажут значительное влияние на будущие потребности в человеческих ресурсах.

Прежде чем определять будущие потребности, вам также необходимо учитывать такие факторы, как текучесть кадров, рыночные или отраслевые тенденции, технологические достижения, которые помогут автоматизировать процессы, выходы на пенсию, продвижение по службе, увольнения и т. д.

Шаг 3: Проанализируйте разрыв между спросом и предложением рабочей силы

Теперь, когда вы уточнили, какие навыки доступны в вашем инвентаре и какие вам потребуются в будущем, вы можете четко увидеть существующие пробелы.

Может ли текущее предложение сотрудников в организации помочь удовлетворить будущие потребности?

Придется ли вам предлагать программы обучения и развития для повышения квалификации нынешних сотрудников, чтобы они соответствовали целям компании?

Если этого недостаточно, вам придется нанимать новых сотрудников с соответствующими наборами навыков, чтобы соответствовать спросу на рабочую силу в будущем.

Важно поддерживать баланс между спросом и предложением при планировании человеческих ресурсов.

Шаг 4: Разработайте и внедрите план устранения пробелов

Затем следует разработка плана действий.

При дефиците сотрудников можно направить усилия на найм новых сотрудников, обучение существующих, аутсорсинг или межведомственные переводы.

С другой стороны, если есть избыток сотрудников, вам может потребоваться рассмотреть возможность увольнения, добровольного выхода на пенсию, перевода и т. д.

После того как план разработан, его следует интегрировать в общую стратегию организации. И важно следить за планом и оценивать его эффективность во времени.

Инструменты планирования человеческих ресурсов

Вы можете использовать эти инструменты на разных этапах процесса планирования рабочей силы. Они могут помочь вам проанализировать возможности вашего нынешнего персонала и определить будущие потребности. Предоставленные шаблоны можно редактировать онлайн; просто нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн.

Анализ SWOT

SWOT означает сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. Его можно использовать как инструмент для самооценки отдельными сотрудниками или как стратегический инструмент для оценки текущего состояния организации.

Сильные и слабые стороны – это внутренние факторы. Например, сильной стороной вашей организации может быть наличие квалифицированных сотрудников, а слабым местом может быть недостаточное количество квалифицированных сотрудников.

Возможности и угрозы являются внешними факторами. Например, наличие квалифицированных сотрудников на рынке может стать для вас отличной возможностью при найме. С другой стороны, ваш конкурент, переманивающий ваших сотрудников на более высокую зарплату, может представлять для вас угрозу.

SWOT-анализ — один из самых популярных инструментов, используемых при анализе ситуации. Некоторые другие инструменты анализа ситуации, которые вы можете использовать при планировании рабочей силы, описаны в нашем руководстве по анализу ситуации.

Организационная структура

Организационная диаграмма — это визуальное представление иерархии/структуры организации. В нем также освещаются отчетные отношения между сотрудниками, их роли и обязанности. В планировании человеческих ресурсов его можно использовать несколькими способами:

• Для записи информации о текущих ролях, обязанностях, навыках, опыте и т. д. Вы также можете добавить дополнительную информацию, такую ​​как их образовательная квалификация и демографические данные. Это поможет вам быстро найти подходящих сотрудников для работы.
• Создать дорожную карту потребности в персонале. Вы также можете отмечать дефицит и излишки рабочей силы в организационной структуре вашей компании.

Матрица RACI

Это диаграмма, которую менеджеры проектов используют для распределения ролей и обязанностей по задачам в проекте. В нем подчеркивается, кто должен нести ответственность, подотчетен, консультироваться и информироваться в ходе проекта.

9 Коробчатая сетка

Сетка из 9 ячеек, также известная как матрица производительности и потенциала, широко используется при планировании развития и преемственности сотрудников. Это помогает оценить ваших существующих сотрудников по сравнению с их текущей производительностью и их будущей потенциальной производительностью.

Рейтинг ваших сотрудников с помощью сетки из 9 ячеек поможет вам определить сильных сотрудников и тех, кто отстает.

Планирование сценария

Существует множество сценариев, таких как технический прогресс, стихийные бедствия, политические или экономические изменения, которые могут радикально изменить будущее направление вашей компании. Обычно вы можете не видеть их прихода или планировать их.

Включив планирование сценариев в процесс стратегического планирования, вы сможете определить эти различные будущие сценарии, обсудить, как они повлияют на вашу организацию, и принять меры предосторожности.

Вы можете объединить планирование сценариев с планированием человеческих ресурсов, изучив сценарии, связанные с изменением ваших будущих потребностей в рабочей силе.

Обратитесь к нашему ресурсу по планированию сценариев, чтобы узнать об этом инструменте более подробно.

Таблица замены

Это диаграмма, аналогичная организационной диаграмме. Он используется для выявления потенциальных кандидатов, которые могут заменить сотрудника, выходящего на пенсию, переводимого и т. д. Для каждой значимой должности в компании могут быть разработаны индивидуальные карты замещения наряду с потенциальными замещениями.

Какие-нибудь советы по улучшению планирования рабочей силы?

В этом посте мы в основном рассмотрели все, что вам нужно знать о планировании человеческих ресурсов, особенно если вы новичок. И мы считаем, что предоставленные шаблоны помогут вам запустить ваш проект.

Вы уже являетесь экспертом в области кадрового планирования? Делитесь советами по инструментам и процессам, которыми вы пользуетесь, в разделе комментариев ниже.