Наглядное руководство по повышению эффективности организации

Цель каждой организации – эффективно достичь пикового уровня производительности. Если у вас есть необходимые инструменты и методы для выявления проблем с производительностью, изоляции основных причин, улучшения процессов и обеспечения надлежащего вмешательства в производительность сотрудников, это может быть сделано экономически эффективным способом.

Это то, на что мы нацелены в этом посте, пытаясь познакомить вас с несколькими визуальными методами, которые можно использовать для повышения эффективности организации.

Инструменты решения проблем

Решение проблем в корпоративной среде занимает больше времени, чем в любой другой ситуации. От поиска проблемы до внедрения решения и мониторинга результата вам может понадобиться системный подход. Следующие наглядные приемы помогут вам упростить этот процесс намотки.

Диаграммы взаимосвязи

Что это

Диаграмма взаимосвязей визуализирует причинно-следственные связи, существующие в наборе проблем. Если вы пытаетесь выяснить причинно-следственную связь проблемы, этот инструмент может вам помочь.

Как это сделать

Шаг 1: Первый шаг — определить проблему, которая замедляет развитие вашей организации, процессов и т. д. Проблема должна быть в верхней части диаграммы; чтобы выделить его, вы можете показать его другим цветом или в большем размере.

Шаг 2: Проанализируйте причины, которые, по вашему мнению, могут быть причиной проблемы, которую вы определили ранее.

Шаг 3: Проанализируйте выявленные вами причины и выясните причинно-следственную связь между ними. Соедините причины и следствия стрелками. Если влияние причины на следствие сильнее, выделите его, сделав стрелку темнее. А если связь слабее, можно изобразить ее пунктиром.

Шаг 4: Далее следует проанализировать основные причины. Если на конкретную причину указывает несколько стрелок, то вы можете считать ее ключевой причиной вашей проблемы. И если есть элемент, на который указывает много стрелок, то это ключевой результат. Как только вы узнаете эти детали, вам будет намного легче найти решение.

Анализ причин

Что это

Анализ первопричин — еще один инструмент, который используется для определения первопричины проблемы. Это поможет вам разобраться в проблеме и найти постоянное решение.

Как это сделать

Существует ряд инструментов, доступных для выполнения анализа первопричин, и они

5 почему

Анализ 5 почему довольно легко сделать. Как только вы определите свою проблему, спросите свою команду, почему она возникает. Заставьте их назвать причины. Спросите почему еще четыре раза, пока будете копать глубже и анализировать причину. Вы можете использовать шаблон диаграммы «5 почему», подобный приведенному ниже, чтобы записать информацию для быстрого ознакомления.

Диаграмма «рыбья кость» (диаграмма Исикавы/диаграмма причин и следствий)

Обратитесь к нашему Полному руководству по диаграммам Fishbone, чтобы узнать все, что вам нужно знать о типе диаграммы. Когда вы будете готовы, вы можете использовать шаблон диаграммы «рыбий скелет», подобный приведенному ниже, для проведения анализа первопричин.

Диаграммы сходства

Что это

Диаграмма сходства — это метод мозгового штурма, используемый для организации большого количества информации/данных путем группировки схожих или связанных идей по одной теме. И это отличный способ исследовать проблему совместно с командой.

Как это сделать

Шаг 1: Определите проблему, для которой необходимо найти решение. Если у вас есть четкая формулировка проблемы (например, как мы можем ускорить наши проекты), вашей команде будет легче предлагать идеи.

Шаг 2: Заставьте вашу команду подумать и предложить идеи для решения проблемы. Они могут представить свои собственные идеи или поговорить друг с другом и представить идеи в группе.

Шаг 3: Классифицируйте или сгруппируйте свои идеи для облегчения анализа. Вы можете использовать диаграмму взаимосвязей, диаграмму «рыбья кость» или анализ «5 почему», чтобы дополнительно найти основные причины проблемы, которую вы здесь анализируете.

Инструменты улучшения процессов

Когда речь идет о снижении затрат, улучшении обслуживания, повышении производительности и улучшении качества, ключевым моментом является совершенствование процессов. Следующие визуальные инструменты, которые мы собираемся рассмотреть, помогут вам в ваших проектах по улучшению процессов.

Схемы черепах

Что это

Диаграммы черепахи — это качественный инструмент, который визуализирует элементы процесса, такие как участники, входы, выходы, ресурсы и т. д. Он помогает понять процесс как с точки зрения руководства, так и с точки зрения рабочей силы.

Как это сделать

Вот как заполнить каждое поле диаграммы черепахи

Входы — здесь вы должны указать все входы или ресурсы, такие как документы, информация, материалы, которые вам понадобятся для выполнения процесса.

Выходы – каков конечный результат вашего процесса? Это может включать конечный продукт, документы и записи.

Кто участвует . В этом разделе вы должны упомянуть владельцев процесса и человеческие ресурсы, необходимые для завершения процесса.

С чем — здесь вам нужно перечислить нечеловеческие ресурсы, необходимые для выполнения процесса.

Процесс/Как это делается — здесь вы добавляете ссылки на документы, которые рассказывают людям, как выполнять каждый шаг.

Показатели — укажите показатели эффективности, которые помогут вам определить, является ли процесс успешным или неудачным.

Полный список методов улучшения процессов, охватывающих инструменты Lean и Six Sigma, см. в нашем Простом руководстве по методологиям улучшения процессов .

Инструменты стратегического планирования

Стратегическое планирование — ваш лучший способ получить конкурентное преимущество и повысить эффективность организации. Следующие инструменты стратегического планирования используют визуальный подход и помогают эффективно формировать и реализовывать стратегии.

Планирование сценария

Что это

Сценарное планирование — это инструмент, который вы можете использовать, чтобы делать предположения о будущем и о том, как соответственно изменится ваша организационная среда. По сути, при планировании сценариев вы можете представить различные реальности, с которыми ваш бизнес может столкнуться в будущем. Это поможет вам придумать ответы, чтобы успешно противостоять каждой альтернативной реальности.

Как это сделать

Подробное руководство по выполнению упражнения по планированию сценариев см. в этой статье.

Шаг 1: Определите движущие силы вашего бизнеса, такие как сдвиги в экономике, технологиях и т. д. Помните о внутренних изменениях, которые также могут повлиять на вашу компанию. Примите во внимание все факторы, включая те, которые, по вашему мнению, могут повлиять на рост вашей компании, и перечислите их.

Шаг 2: Какие факторы неопределенности оказывают наибольшее влияние на вашу компанию? Выберите две неопределенности, которые, по вашему мнению, окажут наиболее серьезное влияние на вашу компанию.

Шаг 3: Сформируйте матрицу с двумя неопределенностями в качестве оси и бизнес-факторами. С помощью матрицы вы можете предложить четыре возможных сценария, которые помогут вам принять решение относительно будущего вашего бизнеса.

Шаг 4: Наконец, вы и ваша команда можете обсудить, как вы должны реагировать на каждый из этих сценариев.

SOAR-анализ

Что это

SOAR означает сильные стороны, возможности, стремления и результаты. Это система стратегического планирования, которая помогает организации сосредоточиться на том, что у нее хорошо получается, что следует улучшить и в чем больше всего заинтересованы заинтересованные стороны.

Как это сделать

Шаг 1: Когда вы выбираете свою команду для мозгового штурма, убедитесь, что они представляют разные отделы и обладают разными навыками и опытом, чтобы вы могли рассмотреть разные точки зрения.

Шаг 2: Создайте анкету или руководство, чтобы обращаться к ним при опросе участников во время сессии.

Шаг 3: Вместе с командой попытайтесь выяснить положительные условия, которые способствовали успеху вашей компании в прошлом. Определите стремления и желаемые результаты для успешного будущего.

Шаг 4: Определите области возможностей и напишите формулировки целей для каждой из них. Кроме того, определите меры, которые помогут отслеживать успех организации.

Анализ PESTLE

Что это

Анализ PESTLE помогает определить и проанализировать ключевые внешние факторы или макросилы, влияющие на организацию. Во время анализа PESTLE вы должны изучить и выявить изменения в каждой из следующих областей.

Политические факторы

Влияние правительства или государственной политики на вашу компанию или отрасль.

Экономические факторы

Как экономика и ее показатели могут повлиять на вашу организацию или отрасль? Детали, которые вам могут понадобиться, включают уровень занятости, стоимость сырья, процентные ставки и т. д.

Социальные факторы

Изучение социальных факторов поможет вам лучше понять потребности и желания ваших клиентов. Например, изменения отношения, культурные изменения, уровни образования и т. д.

Технологические факторы

Как технический прогресс повлияет на рост вашей компании и отрасли?

Правовые факторы

Вам необходимо знать, на каких законных территориях вы работаете. И следить за любыми изменениями в законодательстве и тем, как они повлияют на ваши бизнес-операции.

Факторы окружающей среды

В этом разделе вам нужно перечислить, как изменения в окружающей среде, такие как изменение климата, загрязнение и т. д., повлияют на рост вашей компании.

Для получения дополнительных инструментов маркетингового стратегического планирования обратитесь к нашему окончательному списку инструментов планирования маркетинговой стратегии.

Инструменты повышения эффективности сотрудников

Организация может двигаться вперед, только если ее поддерживает сильная команда сотрудников, которые хорошо работают. Вот некоторые инструменты, которые вы можете использовать для развития своей команды, а также для наставничества и обучения своих сотрудников, чтобы помочь им повысить свою производительность и производительность.

9-блочная модель

Что это

9-блочная модель — отличный инструмент для планирования преемственности и развития. Идея матрицы заключается в том, что, выяснив, как все сотрудники вписываются в сетку, компания может понять, где каждый сотрудник принадлежит и как они должны быть расположены во время организационных изменений, которые произойдут в будущем.

Ось X сетки отслеживает текущую общую производительность, а ось Y иллюстрирует потенциал сотрудников.

Как это использовать

Шаг 1: Начните с установки критериев и стандарта для каждой коробки. Если у вас есть эти разъяснения, легче классифицировать каждого сотрудника

Шаг 2: Поместите каждого сотрудника в его/ее соответствующую ячейку. Чтобы помочь вам в этом упражнении, имейте при себе профили ваших сотрудников.

Шаг 3: Соберитесь и регулярно планируйте продвижение вашего сотрудника. Это поможет вам увидеть, как они развивались и какие действия необходимо предпринять для дальнейшего роста вашей команды.

Модель роста

Что это

Модель GROW — это полезный инструмент для структурирования коучинга или наставничества ваших сотрудников. Она помогает человеку прояснить, чего он хочет достичь и как он этого добьется.

Как это использовать

Шаг 1: (Цель) Первый шаг – определить цель, которую вы хотите достичь в конце коуч-сессии. Цели здесь могут быть задачами, результатами деятельности и т. д. При постановке целей важно придерживаться критериев SMART.

Шаг 2: (Реальность) Следующим шагом является анализ и получение представления о текущем состоянии, в котором находится стажер. Коуч может помочь своему клиенту провести самооценку с помощью личного SWOT-анализа, а также определить его сильные и слабые стороны. как угрозы и возможности. В конце этого шага следует перечислить препятствия.

Шаг 3: (Варианты) Какие существуют решения для преодоления препятствий, которые вы определили ранее? Обсудите все возможности со стажером.

Шаг 4: (Воля) На этом шаге выбирается одно из решений и намечается план действий. Отныне ответственность коуча состоит в том, чтобы мотивировать своего клиента следовать плану до тех пор, пока цель не будет достигнута.

Какие методы вы используете для повышения эффективности организации

В этом руководстве мы использовали другой подход — визуальный — для повышения эффективности организации, и мы надеемся, что он поможет вам повысить эффективность вашей организации и производительность сотрудников.

Не забудьте поделиться им со своими коллегами и поделиться своими мыслями о руководстве в разделе комментариев ниже.