10 неэффективных способов управления запасами в компаниях (и как их избежать)

На первый взгляд трудно понять, как именно управление запасами способствует успеху бизнеса.

Конечно, это важно, но действительно ли это так сильно влияет на вашу прибыль?

Вот конкретный пример того, как хорошее (или плохое) управление запасами напрямую влияет на доход.

Согласно исследованию, проведенному в 2019 году, 34% компаний доставляют товары с опозданием из-за того, что они продают товары, которых у них на самом деле нет.

Нет ничего более разочаровывающего для клиента, чем сценарий дефицита товара, и ничего более пагубного для лояльности клиентов и пожизненной ценности.

Кроме того, 46% складов называют человеческий фактор самой большой проблемой при управлении товаром, находящимся в наличии.

На дворе 2022 год, и технологии стали доступнее и мощнее, чем когда-либо. Тем не менее, многие организации совершают основные ошибки, которые излишне истощают их ресурсы.

И наоборот, осознание и понимание этих ошибок — в сочетании с желанием исправить их до того, как они перерастут в серьезные проблемы — может изменить и помочь результату.

В этом посте мы поговорим о нескольких крайне неэффективных способах управления запасами в компаниях и о том, как их исправить (и избежать).

Почему важна эффективность управления запасами?

Эффективная система управления запасами позволяет вам правильно оценить, сколько запасов вам нужно, исходя из ваших продаж.

Таким образом, вы можете уверенно принимать заказы, ограничивая дефицит, излишки и неточные записи.

Кроме того, правильное управление запасами позволяет своевременно выполнять входящие или открытые заказы и, как побочный эффект, увеличивает прибыль.

Ниже приведены еще несколько преимуществ эффективного управления запасами.

Хорошее управление запасами экономит деньги

Понимание уровня ваших запасов позволяет вам определить, сколько у вас есть (и где вы его храните). Таким образом, вы можете сохранить достаточный запас для выполнения заказов, не тратя деньги на излишки продукта.

В дополнение к экономии денег на самом инвентаре реальная экономия от хороших процессов управления запасами достигается за счет экономии на заработной плате.

Когда вы используете IMS, такую ​​как SkuVault , для автоматизации избыточных задач, вы можете исключить движение и потери времени вашей команды.

Когда ваша логистика работает бесперебойно, ваш денежный поток увеличивается

Правильное управление запасами позволяет вам покупать товары, которые быстро продаются, что улучшает движение денег в вашем бизнесе и из него.

Эффективность запасов напрямую связана с удовлетворенностью клиентов

Удовлетворение потребностей клиентов имеет важное значение для ведения процветающего бизнеса. Согласно исследованию Salesforce , 81% довольных клиентов говорят, что они с большей вероятностью будут взаимодействовать с вашим бизнесом в будущем после положительного клиентского опыта.

Одна из самых простых и лучших стратегий, чтобы клиенты возвращались, — убедиться, что они получают свои заказы вовремя.

Я знаю, это не совсем радикальная идея. Но когда вы масштабируете большую операцию электронной коммерции с десятками движущихся частей, это гораздо легче сказать, чем сделать.

Отслеживание того, как вы управляете своими запасами, имеет большое значение для повышения общей эффективности вашего бизнеса, что хорошо переходит в наш следующий пункт.

Какую пользу приносит эффективность вашему бизнесу?

Есть масса преимуществ для эффективности бизнеса. Например, эффективность вашего бизнеса будет:

• Повысьте свою производительность, улучшив трудоемкие административные задачи.
• Минимизируйте свои операционные расходы, что позволит вам иметь больше резервных денежных средств для других важных бизнес-потребностей.
• Позволяет выполнять более крупные заказы, что означает больший доход и более высокую прибыль.
• Позволяет быстро выполнять заказы клиентов без найма временного персонала или покупки дополнительного оборудования для удовлетворения спроса.
• Дайте вам больше возможностей для масштабирования вашего бизнеса и выхода на новые рынки.
• Поддерживайте здоровую конкуренцию, поскольку другие компании пытаются конкурировать с вами.

Неэффективные методы управления запасами

Теперь, когда вы знаете, почему наличие надежной системы управления запасами имеет решающее значение, давайте рассмотрим 11 ошибок, которые совершают компании при управлении своими запасами, и способы их избежать.

Отсутствие надлежащего планирования

Управление запасами — это больше, чем проверка того, сколько запасов у вас осталось. Вам также необходимо управлять цепочкой поставок, поиском, хранением, поступлением и обратной логистикой (возвратом).

Управление запасами — это взаимосвязанный процесс, включающий несколько элементов, которые должны плавно перемещаться вместе.

Если одна часть дает сбои, весь процесс разваливается. Отсутствие надежной стратегии управления запасами может привести к потере продаж, ненужным задержкам и повреждению запасов, особенно в сезонных предприятиях.

Например, сувенирный магазин, который не заказывает товары заранее к Рождеству, может оказаться без предметов первой необходимости в решающий период распродаж.

Еще одна ошибка планирования — неспособность избавиться от старых или медленно продаваемых товаров, чтобы освободить место для новых товаров.

(Чтобы узнать больше о сегментации SKU, ознакомьтесь с нашим подробным руководством по анализу запасов ABC .)

Как это исправить

Разработайте надежную стратегию управления запасами, подходящую для вашего бизнеса, и инвестируйте в программную платформу, которая поможет вам управлять ею и исключить человеческий фактор. Когда будете готовы, ознакомьтесь с нашими руководствами по теме ниже:

• 10 эффективных методов управления запасами для электронной коммерции
• 8 лучших эффективных стратегий управления запасами для снижения затрат
• 15 лучших методов и лучших практик для управления запасами электронной коммерции

Недопонимание и плохая координация

Надлежащее управление запасами должно быть коллективной ответственностью. Хорошо смазанная логистическая машина — это настоящий симбиотический организм. Если одна часть выходит из строя, весь фундамент вашего бизнеса подвергается эффекту кнута .

Вы должны координировать свои действия между поставщиками, менеджерами склада, продавцами, перевозчиками и почти всеми, кто занимается запасами в вашей организации.

Хорошая коммуникация между всеми сторонами абсолютно необходима для выполнения этой работы.

Тем не менее, многие группы управления запасами страдают от недопонимания и плохой координации, вызванной продавцами и поставщиками.

Как это исправить

Работа с надежными поставщиками и поставщиками. Проверьте всех в цепочке поставок, чтобы избежать конфликтов управления запасами в будущем. Вы можете, например, изучить биографию поставщика или поставщика, чтобы узнать, подходят ли они, или даже попросить рекомендации.

Затем визуально наметьте свою логистическую цепочку от поставщиков до конечных пользователей. Эта диаграмма поможет вам распознать любые узкие места, которые отягощают ваш бизнес.

Неспособность контролировать инвентарь

Еще одна ошибка, которую предприятия совершают при управлении запасами, заключается в том, что они не могут контролировать уровень запасов.

Как владелец бизнеса, вы ожидаете, что все заинтересованные стороны в ваших операциях с запасами внесут свой вклад в обеспечение устойчивых уровней запасов.

Тем не менее, это не гарантирует отсутствие проблем. И когда они это сделают, у вас может не хватить времени, чтобы спасти ситуацию, прежде чем она ухудшится.

Как это исправить

Внедрите надежный процесс отслеживания и мониторинга запасов. Таким образом, вы быстро обнаружите и разрешите любой процесс.

Инвестирование в программное обеспечение для управления запасами — лучший способ отслеживать и контролировать уровень ваших запасов.

Не полагайтесь на электронные таблицы или бумажные диаграммы — помните приведенную выше статистику о человеческих ошибках?

Хорошее решение гарантирует, что у вас всегда будет полный обзор вашего инвентаря, с момента прибытия товара до точки продажи.

Неточное прогнозирование

Способность выполнять эффективные операции по управлению запасами также зависит от того, насколько хорошо вы можете прогнозировать тенденции изменения запасов.

Использование неточных данных и прогнозов делает ваш план неэффективным.

Давайте остановимся на примере с сувенирным магазином. Бизнес знает, что сезон Рождества — это напряженный сезон. Но эта информация не помогает магазину определить, сколько товара нужно заказать, чтобы удовлетворить спрос.

И наоборот, если у магазина есть исторические данные, основанные на предыдущих рождественских распродажах, он может сделать разумное предположение о том, сколько запасов будет достаточно для сезона.

Как это исправить

Инвестируйте в надежное решение для сбора данных и аналитики, которое поможет вам собирать точную информацию для точного прогнозирования.

Например, отчет о пополнении запасов SkuVault создает подробный обзор уровней запасов по широкому кругу параметров. Независимо от того, продаете ли вы онлайн или нет, ваша история продаж по каждому каналу сводится в один отчет.

Не зацикливаться на непредвиденных ошибках или неудачах

У всех нас есть этот друг. Они вводят пункт назначения в свой GPS-навигатор и отправляются в путь, чтобы прибыть к началу встречи , не оставляя времени на пробки, аварии или блокпосты.

Конечно, мы знаем, что жизнь редко работает таким образом. Даже с самыми продуманными планами что-то идет не так (а в мире управления запасами что-то идет не так довольно часто).

Несчастные случаи, стихийные бедствия и суровые погодные условия могут прервать ваши операции с запасами.

Все, что вам нужно сделать, это включить новости, чтобы увидеть пример из реальной жизни. Дефицит полупроводников, начавшийся из-за карантина из-за COVID-19, по-прежнему оказывает на рынок сейсмическое воздействие .

Что еще хуже, вы не можете предсказать эти перебои даже с помощью самых передовых решений для прогнозирования и аналитики.

Как это исправить

Ваша лучшая защита от непредвиденных и неконтролируемых элементов — это принятие дополнительных мер предосторожности и маржинальность во всех ваших процессах.

Это может означать страхование от стихийных бедствий, дополнительный продукт для резервирования или несколько производителей и поставщиков, которые могут действовать в качестве дублирующих в случае сбоя логистики.

Не быть в курсе инвентаризационных проверок

Немногие предприятия проверяют свои запасы каждый день. Бессистемные или нечастые проверки запасов могут привести к существенным потерям прибыли, если вы управляете крупной организацией с большим количеством товаров.

Однако так быть не должно.

Как это исправить

Запланируйте частые проверки запасов, чтобы свести к минимуму потери и повысить эффективность ваших операций. Регулярная инвентаризация позволяет выявить несоответствие до того, как оно выйдет из-под контроля.

Помимо сокращения потерь, регулярные проверки запасов повышают наглядность и ясность уровня ваших запасов.

Инвентаризация имеет плохую репутацию, но она не должна быть кошмаром. Ознакомьтесь с нашим руководством по аудиту запасов , чтобы углубиться.

Использование ручного сбора данных

Нет простого способа сказать это — вы теряете деньги, если все еще используете электронные таблицы Excel или ручку и бумагу для отслеживания запасов.

Ручная документация трудоемка, медленна и чревата ошибками. Кроме того, это тратит впустую ресурсы вашей организации и не позволяет вашим сотрудникам сосредоточиться на других областях, которые могут способствовать развитию вашего бизнеса.

Не говоря уже о том, что согласование данных инвентаризации в едином репозитории является серьезной проблемой и требует большого количества ручной работы — работы, на которую вы, вероятно, не хотите тратить свое время (или платить за нее).

Как это исправить

Автоматизация и технологии – ваши друзья здесь.

Вы можете сэкономить значительные суммы денег, инвестируя в облачное программное обеспечение для управления запасами , которое автоматизирует сканирование штрих-кодов, суммы запасов и информацию о продажах.

Единые точки отказа и бункеры знаний

Большинство организаций, использующих автоматизацию для управления своими запасами, сталкиваются с одной общей проблемой — отсутствием знаний о том, как на самом деле использовать эти инструменты автоматизации.

Это приводит к задержке заказов и отгрузок, когда только один или два человека знают, как работать с системой.

В теории систем это называется «единая точка отказа». Другими словами, если один из этих сотрудников уходит, все знания уходят вместе с ним.

Вам останется собирать по кусочкам и суетиться, чтобы получить заказы вовремя. Что, конечно же, напрямую влияет на доход, привлечение клиентов и пожизненную ценность.

Согласно одному опросу , 69 процентов клиентов с меньшей вероятностью будут покупать у вас в будущем, если вы задержите их заказ на два дня до обещанной даты доставки.

И если вы думаете, что заменить этих клиентов легко, вы можете знать, что стоимость привлечения нового клиента в 25 раз выше, чем удержание существующего .

Как это исправить

Обучайте всю свою команду процессам управления запасами как можно раньше и чаще. И сделайте себе одолжение — выберите решение с легкой кривой обучения.

Неэффективные складские процедуры

Управление запасами — одна из тех дисциплин, которая в равной степени является умственной и физической. Так много планирования уходит на надлежащее управление запасами, и все же резина действительно отправляется в путь на складе.

Нет ничего необычного в том, что менеджеры склада не знают, как эффективно управлять запасами.

Это может проявляться в неэффективной планировке склада, непрактичных процедурах комплектования и упаковки или в небезопасных условиях труда.

Как это исправить

Стремитесь к небольшим постепенным улучшениям эффективности вашего склада. Например, вы можете идентифицировать быстроходные товары и разместить их рядом с зоной отгрузки.

Кроме того, вы можете хранить ценные продукты в хорошо видимых местах на своем складе, чтобы уменьшить кражу.

Мы знаем, что на складе каждая секунда на счету. Вот почему мы встроили в SkuVault интеллектуальные пути подбора, которые показывают работникам склада наиболее эффективный способ выбора товара (и точное место его поиска).

Заполнение вашего склада

Чем больше у вас товаров, тем больше места вам нужно. Это может быть не очень хорошо для бизнеса, особенно если ваш склад находится в аренде (или у вас есть скоропортящиеся продукты).

Кроме того, проведение комплексных аудитов и контроля запасов обходится дороже, когда у вас есть большие запасы, что потенциально вынуждает вас нанимать вспомогательный персонал для работы на вашем складе.

Более того, создавая затоваривание, вы рискуете оставить мертвые запасы либо потому, что не сможете их продать, либо потому, что они испортятся (в случае некоторых расходных материалов).

Помните спиннеры? Эта тенденция умерла так же быстро, как и появилась, и, без сомнения, она оставила несколько амбициозных предприятий электронной коммерции с непродаваемым инвентарем.

Наконец, когда у вас есть избыточные запасы, вы связываете капитал, что может поставить под угрозу ваши бизнес-решения, особенно если вы работаете с ограниченным бюджетом или небольшой маржой.

Как это исправить

Хотя наличие достаточного количества товаров необходимо для создания положительного клиентского опыта, решите, имеет ли смысл перевозить лишние товары. Если это не так, определите, что «слишком много» или «слишком мало», и найдите баланс.

Чтобы определить идеальные объемы запасов, начните с нашего руководства по расчету средней формулы запасов .

Затем вы можете прочитать этот пост о ценности разумного сокращения запасов.

Нижняя линия

Хорошее управление запасами включает в себя широкий спектр взаимосвязанных дисциплин и напрямую влияет на доход и удовлетворенность клиентов.

Попытка управлять запасами с помощью ручных процессов — это рецепт потраченных впустую денег и недовольных клиентов.

Использование системы управления запасами (IMS), такой как SkuVault, для управления запасами поможет вам:

• Мониторинг и консолидация запасов и показателей продаж по всем каналам
• Прогнозировать тенденции заказов
• Создание безбумажных списков выбора, которые улучшают движение склада и устраняют отходы

Но самое главное, SkuVault — в сочетании с хорошей стратегией управления запасами — поможет вам избежать ошибок, описанных в этом посте.

SkuVault помогает вам работать над своим бизнесом, а не в своем бизнесе. Мы хотели бы показать вам, как перейти на уровень электронной коммерции или бизнеса на основе запасов — нажмите кнопку на этой странице, чтобы запланировать живую демонстрацию.