Какова роль информационных систем в управлении персоналом?

Информационные системы управления персоналом являются эффективным инструментом, используемым подавляющим большинством современных организаций. В век современных технологий сложно представить управление персоналом без ИТ-поддержки. Степень, в которой эти системы адаптированы к организации, зависит от ее размера, сложности ее процессов, ее подхода к использованию современных инструментов, а также ее ресурсов и капитала. Внедрение ИТ-систем или модернизация существующих требует не только финансовых затрат, но и организационных, кадровых и ментальных изменений, а также знания программы. Поэтому, прежде чем решиться на внедрение такого ПО, проанализируйте и подготовьтесь к необходимым изменениям.

Информационные системы в управлении человеческими ресурсами – содержание:

1. Элементы информационных систем
2. Юзабилити информационных систем в HRM
3. Преимущества использования информационных систем
4. Резюме

Элементы информационных систем

Информационная система — это часть информационных технологий (ИТ), в которой используются компьютерные инструменты. Чтобы система называлась ИТ, она должна состоять из компьютерного оборудования, программного обеспечения, телекоммуникаций и сотрудников.

Аппаратные средства – это совокупность технических средств, обеспечивающих передачу, прием и обработку информации. Аппаратное обеспечение состоит из такого оборудования, как устройства ввода (клавиатура, считыватели, мышь), устройства вывода (мониторы, принтеры, сканеры), процессоры и память. В связи с бурным развитием современных ИТ-решений аппаратное обеспечение постоянно меняется и очень быстро устаревает. Наиболее удобными и популярными техническими средствами, используемыми в управлении персоналом, являются персональный компьютер (ноутбук) и смартфон.

Программное обеспечение — это совокупность программ, инструкций, реализованных интерфейсов и интегрированных данных , которые позволяют обрабатывать данные для целей, указанных пользователем. С помощью программного обеспечения создаются основные инструменты, такие как различные базы данных, функционирующие как наборы взаимосвязанных данных. База данных сотрудников включает в себя всю информацию о сотрудниках, модельная база данных позволяет моделировать последствия решений и оценку сотрудников. База знаний, в свою очередь, позволяет управлять знаниями, изучать поведение сотрудников, реализовывать программы обучения.

Телекоммуникации предполагают подключение работы нескольких компьютеров и терминалов. Компьютеры могут быть связаны на региональном, национальном или глобальном уровне. Такое решение позволяет создавать виртуальные организации и осуществлять удаленную работу. Телекоммуникации работают на основе телефонных, оптоволоконных, а также беспроводных и даже спутниковых сетей.

Сотрудники являются наиболее важным и ценным элементом информационной системы. Персонал, работающий с системой, состоит из программистов, архитекторов, менеджеров и пользователей. Чтобы система функционировала эффективно, необходимо обучать и знакомить сотрудников с новыми задачами. Небольшие компании обычно пользуются внешней технической поддержкой. В более крупных нанимают ИТ-специалистов для наблюдения за работой и текущей модернизацией системы.

Юзабилити информационных систем в HRM

Прежде чем принять решение об использовании информационной системы, проведите анализ организации и, в частности, потребностей сотрудников, ответственных за политику управления персоналом. Ответьте на вопрос, облегчит ли и в какой степени система их работу и будут ли реализованные мероприятия более эффективными. Также будет полезно провести экономический расчет для конкретной ситуации. Стоит помнить, что полезность информационных систем зависит от роли и места отдела управления персоналом в структуре предприятия.

Преимущества использования информационных систем

Доступные на рынке информационные системы управления персоналом различаются по функциональным возможностям. Однако именно их уникальные особенности влияют на их реализацию и использование. Надлежащее внедрение HRIS имеет несколько измеримых преимуществ, таких как:

• Экономия. Возврат инвестиций долгосрочный, но через некоторое время видны финансовые результаты внедрения системы. Централизованная система позволяет интегрировать второстепенные процессы в один, что приводит к значительному повышению производительности труда. Модуль повышения квалификации снижает логистические затраты, связанные с организацией обучения.
• Улучшенная связь . Централизованная база данных снижает так называемый «коммуникационный шум», предоставляя один неизменный набор информации для всех сотрудников организации. Уменьшение ошибок, вызванных работой с неверными данными, также снижает затраты и исключает неверные решения.
• Анализ и отчетность. Функции компиляции, сортировки и интерпретации позволяют просто и быстро анализировать данные, а полученная информация не подвержена ошибкам. Быстрый доступ к отчетам позволяет руководителям принимать более точные кадровые решения.
• Повышенная производительность. Функции системы упрощают работу, связанную, например, с отслеживанием табелей учета рабочего времени или анализом удержания и текучести кадров. Передовые информационные системы автоматизируют самые утомительные задачи.

Информационные системы – резюме

Особенно важна информация для управления человеческими ресурсами, которая обрабатывается в информационной системе. Благодаря этой конкретной базе знаний можно эффективно управлять персоналом посредством надлежащего планирования, организации, руководства и контроля.

Информация об организации и ее окружении определяет принятие правильных кадровых решений. Возрастающее в последнее время количество проблем управления человеческими ресурсами делает внедрение системы управления ИТ одним из ключевых условий успеха в этой области. Правильное использование системы может быть одним из наиболее важных факторов, ведущих к конкурентному преимуществу компании.

Читайте также: Типы программного обеспечения HRIS.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Автор: Николь Манкин

Менеджер по персоналу с отличной способностью создавать позитивную атмосферу и создавать ценную среду для сотрудников. Ей нравится видеть потенциал талантливых людей и мобилизовать их для развития.

Просмотреть все сообщения