Управление запасами Excel: плюсы, минусы и советы

Многие люди испытывают любовь и ненависть к Excel, мощному программному обеспечению для работы с электронными таблицами от Microsoft.

Несмотря на это, никто не может отрицать его возможности в качестве основного продукта практически во всех отраслях, особенно в компаниях среднего размера, занимающихся электронной коммерцией, которые ищут быстрый способ отслеживания запасов.

Средние компании часто оказываются в сложной ситуации. Они слишком велики для ручного отслеживания запасов, но не готовы для полноценного программного обеспечения для управления запасами.

Microsoft Excel служит идеальным связующим звеном между этими вариантами.

Реализуйте стратегии, описанные в этом посте, и вы увидите, как ваше управление запасами преуспеет (посмотрите, что мы там сделали) и достигнете новых высот.

Давайте погрузимся.

Как сделать управление запасами в Excel

Прелесть Excel в его гибкости. Вы можете сделать отслеживание запасов настолько простым или сложным, насколько вам нужно.

Вы можете начать с чего-то столь же элементарного, как количество товаров, или построить массивную систему из нескольких электронных таблиц с автоматическими расчетами, подробными спецификациями продуктов, отслеживанием цепочки поставок, аналитикой продаж и прогнозируемыми точками повторного заказа.

Вы также можете использовать вычислительные возможности Excel для отслеживания критических показателей, таких как количество на складе, стоимость покупки, стоимость запасов и количество в повторном заказе.

Тем не менее, создание с нуля потребует много работы. Вот почему мы рекомендуем для начала использовать шаблоны управления запасами (особенно если вы не разбираетесь в Excel).

Создание (или заимствование) электронной таблицы управления запасами

Если вы готовы использовать Excel в качестве инструмента управления запасами, следующим шагом будет поиск подходящей электронной таблицы.

Хорошая новость в том, что у вас есть варианты. Если вы хотите создать свой собственный с нуля или найти идеальный шаблон, решения, которые вам нужны, всегда есть.

Вот несколько вариантов:

Создайте свою собственную таблицу

Если вы уже являетесь мастером работы с электронными таблицами, вариант создания таблицы с нуля вполне приемлем. Перспектива построить его самостоятельно может даже показаться вам забавной (без осуждения, мы обещаем).

Применяя этот подход, вы получите именно то, что хотите и в чем нуждаетесь, потому что вы настроите его для решения ваших конкретных задач инвентаризации.

Затраты времени компенсируются преимуществами электронной таблицы, соответствующей требованиям вашей компании к управлению запасами.

Но создание электронной таблицы Excel с нуля может занять очень много времени, особенно если вы не знакомы с логикой и формулами Excel. Это может быть исключено для владельцев бизнеса, которые едва держатся на плаву.

Кроме того, ваше знание Excel может быть ограничивающим фактором в том, чего вы можете достичь в своей электронной таблице.

В конце концов, вы не знаете, чего вы не знаете.

Если вы не понимаете функциональность Excel, вы можете не знать, что существуют более эффективные решения ваших проблем с отслеживанием запасов.

Чтобы получить отличное пошаговое руководство, ознакомьтесь с этим руководством:

Используйте бесплатный шаблон от Microsoft

Если создание электронной таблицы управления запасами Excel с нуля кажется вам неподъемным (или не лучшим использованием вашего времени), вы всегда можете выбрать шаблон Excel для управления запасами — и существует множество отличных вариантов.

Microsoft предлагает множество шаблонов Excel для самых разных нужд. Если вы откроете Excel и выполните поиск по слову «инвентаризация», вы найдете готовые примеры, соответствующие вашим требованиям.

Вы также можете проверить официальную библиотеку шаблонов Microsoft, чтобы увидеть, что возможно.

Этот бесплатный шаблон является одним из наших любимых, он не только управляет количеством запасов, но также служит шаблоном управления запасами, используя формулы, чтобы напомнить вам о предстоящих точках повторного заказа.

Найдите сторонний шаблон управления запасами

Если вы не нашли в коллекции шаблонов Excel то, что вам нужно, не паникуйте. В Интернете существует целый мир шаблонов, созданных пользователями.

Например, этот сайт предлагает несколько шаблонов инвентаризации для заказов на покупку, списков продуктов, отслеживания данных инвентаризации и многого другого.

Эти электронные таблицы часто более сложны, чем их бесплатные аналоги. Многие предлагают функциональные возможности наравне с программным обеспечением для управления запасами в категории управления запасами, только за исключением некоторых ключевых функций этих программ.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы предпочитаете работать с Google Sheets, вы можете использовать многие из этих шаблонов на обеих платформах. Существует также множество шаблонов отслеживания запасов, созданных специально для Таблиц.

Плюсы и минусы электронной таблицы инвентаризации Excel

Прежде чем мы завершим этот раздел, давайте обсудим плюсы и минусы использования Excel для управления запасами.

ПЛЮСЫ

РАСХОДЫ

Благодаря бесплатным вариантам, доступным как в Excel, так и в Интернете, нетрудно создать шаблон управления запасами, не увеличивая при этом свой бюджет.

Большинство малых предприятий работают с низкой маржой и небольшой прибылью (особенно на начальном этапе). Excel может помочь вам управлять своими запасами, не нарушая банк.

ПЕРСОНАЛИЗАЦИЯ

Одна из вещей, за которые Excel пропагандирует любовь к программному обеспечению, заключается в том, что вы можете (при наличии достаточного количества ума и пота) заставить программу делать практически все, что угодно.

Этот уровень настройки означает, что предприятия могут создать инструмент отслеживания запасов, полностью соответствующий их потребностям, по-видимому, без серьезных компромиссов.

КОММУНАЛЬНОЕ

Электронными таблицами Excel легко поделиться с другими членами команды в вашей организации. Вы можете делиться ими через Dropbox и другие платформы, сохранять их в облаке, использовать Google Sheets и т. д.

Это означает, что ваша электронная таблица доступна членам команды в любом месте и в любое время.

Конечно, ни одно решение не является идеальным на 100%, и Excel не является исключением. Вот некоторые минусы, которые вы должны знать, прежде чем выбрать это решение для управления запасами.

МИНУСЫ

ОСЛОЖНЕНИЯ

Большинство электронных таблиц Excel начинают свою жизнь как управляемые документы.

Однако по мере роста вашего бизнеса и запасов будут расти и ваши электронные таблицы.

Мы все видели громоздкие электронные таблицы, которые содержат более 100 столбцов сверху и тысячи ячеек в глубину.

Эти листы — кошмары, ставшие реальностью, документы, способные задушить ваш компьютер каждый раз, когда вы пытаетесь их загрузить.

Раздувание — это проблема, с которой рано или поздно придется столкнуться любому, кто использует Excel для управления запасами. Рано или поздно электронные таблицы становятся слишком большими, чтобы быть полезными.

ВРЕМЯ

Создание электронной таблицы, ввод формул и добавление данных требуют времени. Ведение электронной таблицы — еще одна трата времени. Все эти часы складываются.

Программное обеспечение для управления запасами автоматизирует многие процессы управления запасами для своих пользователей после первоначального запуска программного обеспечения. Excel требует более практического подхода.

Будут времена, когда эти часы лучше провести в другом месте.

ДАННЫЕ

Если вы когда-либо работали с гигантской электронной таблицей, в которой несколько человек могли изменить документ, вы, вероятно, сталкивались с потерей данных.

Случаются несчастные случаи, люди совершают ошибки, а электронные таблицы могут быть очень сложными. Проблема с Excel заключается в том, что иногда при возникновении таких ошибок нет простого способа их исправить.

Это может испортить ваши данные. Иногда вы даже не осознаете этого намного позже.

ОШИБКИ

В отличие от программного обеспечения для инвентаризации, которое обновляет штрих-коды и сканы RFID в режиме реального времени, чтобы ваши инвентарные номера были точными с точностью до секунды, Excel требует большого количества ручного труда в виде ввода данных.

И, как известно любому, кто работает с вводом данных, человеческая ошибка — вполне реальная вещь.

Постоянный человеческий фактор, связанный с использованием Excel, означает, что ошибки инвентаризации более вероятны при таком подходе, чем при использовании программного обеспечения для управления запасами.

НЕТ ОТСЛЕЖИВАНИЯ В РЕАЛЬНОМ ВРЕМЕНИ

Мы коснулись этого в предыдущем пункте, но стоит повторить здесь. Excel требует ввода данных человека в электронную таблицу отслеживания запасов.

Это означает, что лист обновляется только тогда, когда кто-то тратит время на внесение поправок в документ. Это может привести к проблемам.

Программное обеспечение для управления запасами обновляет ваши запасы в режиме реального времени без необходимости ввода данных. Программное обеспечение отслеживает действия всякий раз, когда сканируется штрих-код или RFID. Это означает, что вы всегда будете в курсе уровня ваших запасов. Это также снижает риск ошибок инвентаризации.

Это известно как постоянная система инвентаризации, и это один из лучших способов, с помощью которых предприятия, основанные на инвентаризации, могут сэкономить время и повысить эффективность.

Советы по успешному управлению запасами в Excel

Если вы используете Excel для управления запасами, есть способы преодолеть многие минусы, которые мы перечислили в предыдущем разделе.

Excel требует больше практического обслуживания, чем программное обеспечение для управления запасами, но вы можете заставить его работать, внедрив некоторые основные рекомендации.

Вот некоторые из наиболее распространенных из них для отслеживания.

Ежедневный аудит

Мы обсудили, как человеческая ошибка является реальной проблемой при работе с электронными таблицами Excel. Одним из способов борьбы с этой проблемой является проведение ежедневных проверок.

Используя регулярные плановые проверки, вы можете выявить проблемы до того, как они со временем усугубятся.

Ежедневные аудиты могут быть нереалистичным мероприятием в зависимости от размера вашего бизнеса. Если это так, рассмотрите подсчет циклов, когда вы сравниваете свои физические числа с числами в электронной таблице на ротационной основе.

Другое решение — отслеживать свои запасы на бумаге и в электронной таблице.

Это кажется двойной работой (потому что это так), но это даст вам ежедневный подсчет для сравнения с вашей электронной таблицей и выявления расхождений.

Ключевым моментом здесь является раннее обнаружение проблем. По мере того, как счетчики сбиваются на более длительные периоды, проблемы растут и усугубляются.

Обновить немедленно

Одна из основных причин человеческих ошибок при работе с электронными таблицами Excel возникает из-за задержек с обновлением таблицы.

Вот один из сценариев, когда это происходит.

По какой-то причине у вашего менеджера по запасам возникла проблема, из-за которой он не может изменить лист во время смены запасов.

Они замечают изменения, но происходит работа, и эти изменения забываются. Теперь ваш инвентарь выключен. Эта ошибка инвентаризации может сохраняться целую вечность, если вы не проводите ежедневные проверки.

Ошибок может быть больше. Следующее, что вы знаете, весь ваш инвентарь неверен.

Ключом к предотвращению этих ошибок является немедленное обновление листа Excel всякий раз, когда происходит изменение запасов.

Мы знаем, что работа может быть беспокойной и сложной, но ошибки в инвентаризации делают работу еще более беспокойной и сложной. Лучше сделать работу сейчас и избежать проблем позже.

Храните резервные копии в облаке

Инвентаризационный лист Excel — один из самых важных документов в вашем бизнесе. Таким образом, вы должны убедиться, что это резервное копирование. Как упоминалось ранее, ошибки Excel случаются, и иногда важные данные теряются.

Регулярно выполняя облачное резервное копирование, вы можете уменьшить влияние этих ошибок, гарантируя, что у вас есть последняя копия, к которой можно вернуться в случае непредвиденной катастрофы.

Будь готов. Ошибки будут.

Консолидация данных для ежемесячной отчетности

Один из больших недостатков Excel заключается в том, что он затрудняет анализ исторических данных. Мы можем решить эту проблему, убедившись, что вы регулярно консолидируете свои данные для упрощения отчетности.

Беря информацию с вашего листа Excel и переводя ее в другие форматы (диаграммы, таблицы, графики и т. д.), вы можете со временем выявлять тенденции и проблемы. Это может положительно повлиять на вашу прибыль.

Обзор данных и результатов

Данные — это хорошо, но они бесполезны, если вы собираете данные и не используете их для принятия решений.

С электронной таблицей Excel вам будет доступен широкий спектр данных (и если вы будете следовать последнему пункту, вы скомпилируете эти данные в простые для понимания форматы). Используйте эту информацию для обоснования принятия решений и прогнозирования результатов.

Одна из целей управления запасами — иметь возможность прогнозировать тенденции и результаты. Используйте эту информацию, чтобы помочь вам в этом процессе.

Обновление до решения SaaS по мере необходимости

Excel может стать отличным связующим звеном между ручной инвентаризацией и программным обеспечением для управления запасами. Однако по мере роста вашего бизнеса наступит день, когда Excel больше не сможет использоваться в качестве инструмента управления запасами.

Хотя управление запасами с помощью серии электронных таблиц вполне возможно, это не самый масштабируемый (или самый простой) процесс управления запасами.

Microsoft Excel является мощным (особенно в сочетании с предварительно созданными шаблонами Excel), но, в конце концов, это все еще универсальная программа, созданная для многих приложений.

Кроме того, документ Excel часто не является динамическим; он требует постоянного ухода.

Для нового малого бизнеса это может быть приемлемо. Но по мере того, как вы растете и хотите оптимизировать процессы инвентаризации, переход на специальное программное обеспечение для управления запасами становится обязательным.

Когда этот день наступит, поймите, что доступны программные решения, которые помогут вам вывести управление запасами на новый уровень. Более того, многие из этих решений предлагают уровень функциональности, о котором вы можете только мечтать с электронными таблицами.

Не ждите, когда ваше время с Excel подходит к концу. Примите следующий шаг. Изменения могут быть пугающими, но правильное программное обеспечение для управления запасами может помочь вам достичь новых высот.

Мгновенная прозрачность запасов

Внедрите IMS, чтобы повысить эффективность управления запасами и избежать ошибок при доставке.

Скачать

Последние мысли

Excel может быть не всем любимым программным обеспечением, но трудно отрицать его универсальность.

Если вы представляете компанию среднего размера, которая вышла за рамки ручного отслеживания своих запасов, но не совсем готова погрузиться в мир программного обеспечения для управления запасами, тогда Excel является законным решением.

Независимо от того, хотите ли вы создать собственную индивидуализированную таблицу инвентаризации или загрузить шаблон, здесь есть решения, которые удовлетворят любые потребности. Нужно просто решить, что вам нужно, и найти лучший лист Excel.

Как и любая система, Excel не идеален. Следование рекомендациям, изложенным в этой статье, поможет вам избежать потенциальных ловушек при управлении инвентарем.

А когда вы будете готовы вывести свои процессы управления запасами на новый уровень, рассмотрите возможность инвестирования в специализированную платформу, такую ​​как SkuVault. Верь нам; время, эффективность и экономия затрат будут того стоить.

Совершите двухминутную экскурсию по платформе SkuVault, чтобы узнать больше.