15 идей организации запасов: не теряйте из виду свои запасы

Трудно оставаться организованным. Без преднамеренной стратегии организации складские проходы загромождаются, рабочие столы становятся беспорядочными, а складские помещения — хаотичными.

В компаниях электронной коммерции знание того, где находится ваш инвентарь и как быстро получить к нему доступ, является разницей между прибыльностью и потерей денег.

Если вы носите много головных уборов, вы, вероятно, тратите львиную долю своего дня на тушение пожаров. Но если вы хотите, чтобы ваш бизнес работал как хорошо смазанная машина, ключевым моментом является активная организация складских запасов.

Чтобы помочь вам следить за своим инвентарем, мы составили список идей организации инвентаря.

15 идей организации инвентаря

1. Получайте товары эффективно
2. Получите доступ к емкости хранилища
3. Используйте стеллажи и полки
4. Используйте ABC-анализ для сортировки запасов
5. Маркируйте все
6. Используйте страховой запас
7. Внедрить цифровое решение для управления запасами
8. Регулярно проверяйте уровень своих запасов
9. Создайте документированные стандартные операционные процедуры (СОП)
10. Обучайте своих сотрудников вашим СОПам
11. Используйте управление запасами «точно в срок»
12. Регулярно очищайте и обслуживайте свой склад
13. Измените макет, чтобы сделать его более эффективным
14. Используйте циклический подсчет, чтобы поддерживать точные уровни запасов
15. Внедрить систему сканирования

1. Эффективно получать товары

Получение инвентаря может быть хаотичным процессом, особенно если вы не готовы к этому. Наличие системы поможет вам оставаться организованным и быть в курсе дел.

Здесь начинается большая дезорганизация:

«О, я просто поставлю этот поддон здесь, а потом займусь им».

«Мне не нужно их распаковывать; они, вероятно, все равно не будут продаваться какое-то время».

После нескольких недель использования этих ярлыков в рабочем процессе получения вы проснетесь и поймете, что у вас совершенно неорганизованное и неэффективное пространство инвентаря.

Как только ваш инвентарь прибудет, найдите время, чтобы правильно его получить и правильно убрать. Это избавит вас от головной боли в долгосрочной перспективе.

Обычно это включает, но не ограничивается:

1. Полная распаковка всего инвентаря
2. Осмотр инвентаря на наличие повреждений
3. Сканирование в программное обеспечение для управления запасами
4. Правильная сортировка и категоризация на вашем складе/инвентарном складе

Если у вас нет выделенного места для инвентаря, сейчас самое время его создать. Это не обязательно должен быть склад или даже огромное помещение, просто место, где вы можете легко отслеживать свои запасы.

2. Оцените емкость хранилища

Итак, предположим, что ваш бизнес процветает — вы наращиваете базу лояльных клиентов и едва справляетесь с заказами.

Все кажется прекрасным, пока вы не поймете, что не можете хранить достаточно материалов в своем инвентаре, чтобы выполнить все ваши заказы.

В зависимости от размера вашего инвентаря вам потребуется либо арендовать, либо купить дополнительное место для хранения. Для малого бизнеса с ограниченным инвентарем это может быть один стеллаж в вашем офисе или гараже. Для более крупных предприятий это может означать приобретение всего склада.

Прежде чем принимать какие-либо решения о покупке, вы также должны учитывать, насколько быстро ваш инвентарь оборачивается.

Например, если вы продаете скоропортящиеся или сезонные товары, вам необходимо учитывать более высокую скорость оборачиваемости запасов и соответствующим образом планировать пространство для хранения.

Если вы не уверены, сколько места в инвентаре вам нужно, есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы получить оценку:

• Проверьте свои данные о продажах за прошлый год, чтобы увидеть, сколько инвентаря вы использовали. Это даст вам хорошее представление о том, сколько места вам нужно для хранения вашего инвентаря.
• Посмотрите в свое программное обеспечение для управления запасами, чтобы узнать, сколько запасов у вас есть в настоящее время. Это поможет вам определить, нужно ли вам больше или меньше места для хранения.
• Спросите себя, как быстро вы хотите выполнять заказы. Если вам нужен инвентарь быстро, вам может понадобиться больше места для хранения, чтобы вы могли держать больший инвентарь под рукой.

Как только у вас появится четкое представление о том, сколько места в инвентаре вам нужно, пришло время приступить к поиску вариантов хранения.

3. Используйте стеллажи и полки

Когда у вас есть место для инвентаря, пришло время подумать о том, как вы собираетесь все хранить.

Самое главное, чтобы ваш инвентарь был легко доступен.

Это означает использование стеллажей и стеллажей, которые позволяют вам сразу увидеть, что у вас есть на складе, и быстро добраться до нужного товара, когда вам нужно выполнить заказ.

При выборе стеллажей и стеллажей для вашего инвентаря следует учитывать несколько моментов:

• Размер . Убедитесь, что стеллажи и полки достаточно велики, чтобы вместить ваш инвентарь. Вы не хотите, чтобы предметы падали или были слишком тесными.
• Грузоподъемность . Если у вас тяжелый инвентарь, убедитесь, что стойки и полки могут выдержать вес.
• Простота сборки. Если у вас нет человека, который может собрать для вас стеллажи и полки, выберите то, что легко собрать.

После того, как у вас есть стеллажи и полки, пришло время приступить к организации вашего инвентаря в вашем хранилище.

4. Используйте ABC-анализ для сортировки инвентаря

Одним из самых популярных методов организации инвентаризации является АВС-анализ инвентаризации .

Этот метод классифицирует инвентарь в зависимости от того, насколько он важен для вашего бизнеса.

Например, инвентарь, необходимый для вашего бизнеса, будет считаться инвентарем «А», а инвентарь, который не так важен, будет считаться инвентарем «С».

Вот как это работает:

• Инвентарь — это инвентарь, необходимый для вашего бизнеса. Это может включать в себя товары, которые являются дорогими или пользуются повышенным спросом.
• Инвентарь B — это инвентарь, который важен для вашего бизнеса, но не так важен, как инвентарь A. Сюда могут входить товары по более низкой цене или с более низким спросом.
• Инвентарь C — это инвентарь, который не так важен для вашего бизнеса. Это могут быть товары с низкой ценой или низким спросом.

После того, как вы классифицировали свой инвентарь, вы можете начать организовывать его в своем хранилище.

Например, вы можете захотеть разместить инвентарь A ближе к передней части вашего пространства, чтобы его было легко найти и достать. Точно так же вы можете хранить запасы C на верхних полках, чтобы они не мешали.

Ключ в том, чтобы найти систему, которая работает для вас и вашего бизнеса.

Есть несколько других методов организации запасов, которые вы можете использовать, но ABC-анализ — хорошее место для начала.

После того, как вы отсортировали свой инвентарь, пришло время подумать о том, как вы собираетесь следить за всем этим.

5. Маркируйте все

Один из лучших способов следить за запасами — маркировать все.

Это может показаться большой работой, но в долгосрочной перспективе это того стоит.

Маркировка инвентаря помогает вам оставаться организованным и упрощает поиск предметов, когда они вам нужны.

Есть несколько способов пометить инвентарь:

• Используйте систему маркировки . Существует множество различных типов систем маркировки запасов, которые вы можете использовать. Это может включать цветовое кодирование, штрих-коды или нумерацию.
• Используйте этикетки — вы можете покупать этикетки специально для инвентаря. Эти этикетки обычно имеют клей, поэтому их можно прикрепить к контейнерам для хранения, полкам или предметам инвентаря.
• Используйте программное обеспечение для инвентаризации. Некоторые программы для инвентаризации имеют встроенные функции маркировки. Это может упростить маркировку и отслеживание запасов.

Независимо от того, какой метод вы используете, не забудьте пометить каждый предмет в вашем инвентаре. Это включает в себя контейнеры для хранения, полки и отдельные предметы инвентаря.

Если у вас много инвентаря, вы можете рассмотреть возможность найма кого-то, кто поможет вам в процессе маркировки.

Дополнительные сведения о передовых методах складской маркировки см . в соответствующем сообщении в блоге.

6. Используйте страховой запас

Страховой запас — это запас, который хранится на случай возникновения чрезвычайных ситуаций. Это могут быть запасы, необходимые для выполнения заказов, или запасы, необходимые для обеспечения бесперебойной работы производства.

Какой страховой запас у вас должен быть? На этот вопрос нет универсального ответа, так как количество необходимого страхового запаса будет варьироваться в зависимости от вашего бизнеса. Тем не менее, хорошая формула страхового запаса подскажет вам, что у вас достаточно запасов, чтобы покрыть спрос как минимум на две недели. Это поможет вам избежать перебоев с поставками в случае чрезвычайной ситуации.

Имея под рукой страховой запас, вы можете избежать любых проблем с запасами, которые могут возникнуть. Это поможет вам обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса и избежать каких-либо сбоев.

Расчет вашего страхового запаса может быть немного сложным, но с некоторыми рекомендациями и терпением это может сделать любой.

7. Внедрите решение для управления цифровыми запасами

Если вы хотите вывести управление запасами на новый уровень, подумайте о внедрении цифрового решения для управления запасами.

IMS может помочь вам отслеживать свои запасы в режиме реального времени, чтобы вы всегда знали, что у вас есть на складе. Кроме того, он может автоматизировать многие утомительные задачи, связанные с управлением запасами, такие как повторный заказ продуктов и создание отчетов.

Например, программное обеспечение для управления запасами SkuVault предлагает множество функций, которые могут помочь вам более эффективно управлять своими запасами, например:

• Отслеживание запасов в режиме реального времени
• Автоматическое изменение порядка
• Генерация отчетов
• Многоканальная поддержка
• Интеграция со всеми другими критически важными бизнес-приложениями

Возможно, вам на какое-то время удастся управлять своими запасами с помощью ручных электронных таблиц, но если вы хотите оставаться организованным и развивать свой бизнес, решение для управления запасами просто необходимо.

Чтобы узнать больше о том, как SkuVault помогает развивать прибыльный и автоматизированный бизнес, посетите нашу страницу функций .

8. Регулярно проверяйте уровень своих запасов

После того, как вы отсортировали и промаркировали свой инвентарь, важно регулярно проверять его уровень. Это поможет вам оставаться на вершине инвентаря и избежать любых проблем, которые могут возникнуть.

Есть несколько способов проверить уровень запасов:

• Лично — если у вас небольшой инвентарь, вы можете физически подсчитать уровни запасов самостоятельно. Это самый точный метод, но он может занять много времени, если у вас много инвентаря.
• Электронные таблицы . Другой вариант отслеживания уровня запасов — использование электронных таблиц. Это можно сделать вручную или с помощью программы инвентаризации.
• Программное обеспечение для инвентаризации . На сегодняшний день наиболее эффективным методом отслеживания уровней запасов является использование программного обеспечения для инвентаризации. Это позволит вам отслеживать запасы в режиме реального времени и получать оповещения, когда уровень запасов низкий. Программное обеспечение также необходимо для компаний, которые отгружают много SKU или управляют несколькими складами. 9. Создайте документированные стандартные операционные процедуры (СОП)

Если вы хотите, чтобы ваше управление запасами работало как хорошо смазанная машина, важно иметь задокументированные стандартные операционные процедуры (СОП). СОП — это пошаговые инструкции для выполнения повторяемой задачи.

У вас должны быть СОПы для:

• Получение инвентаря . Когда инвентарь поступает на ваш склад, важно иметь процесс его получения и проверки.
• Хранение инвентаря . У вас должны быть определенные процедуры для хранения инвентаря на вашем складе. Это включает в себя, где хранятся предметы и как они маркируются.
• Сбор инвентаря . Когда поступает заказ, вам необходимо иметь процесс выбора инвентаря и подготовки его к отправке.
• Доставка инвентаря . Наконец, у вас должны быть процедуры доставки инвентаря клиентам. Сюда входят заказы на упаковку и печать этикеток.

СОП необходимы для организации и бесперебойной работы вашего управления запасами. Имея СОП, вы можете быть уверены, что все ваши сотрудники, так сказать, «играют из одного и того же музыкального произведения».

10. Обучайте своих сотрудников вашим СОП

Одно дело иметь стандартные процедуры, но совсем другое — убедиться, что ваши сотрудники им обучены.

Если вы хотите, чтобы ваше управление запасами работало гладко, важно, чтобы ваши сотрудники были в курсе ваших процедур.

Существует несколько различных способов обучения сотрудников вашим СОП по управлению запасами:

• Личное обучение . Самый эффективный способ обучить сотрудников СОП по управлению запасами — это сделать это лично. Это позволяет вам шаг за шагом проходить процедуры и отвечать на любые вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников.
• Видеообучение . Если вы не можете обучать сотрудников лично, другой вариант — создать обучающие видео. Это хороший вариант, если у вас есть сотрудники в разных местах или если вы хотите иметь возможность ссылаться на обучающие видео в любое время.
• Письменные инструкции . Еще один вариант обучения сотрудников СОП по управлению запасами — предоставление письменных инструкций. Это хороший вариант, если ваши процедуры относительно просты или если у вас есть сотрудники, которые лучше следуют письменным инструкциям.

Независимо от того, как вы решите обучать своих сотрудников, важно, чтобы они были в курсе ваших процедур управления запасами.

Поддерживая обучение своих сотрудников, вы можете быть уверены, что управление запасами будет проходить гладко.

11. Используйте оперативное управление запасами

Управление запасами « точно в срок» — это стратегия управления запасами, которая предполагает заказ запасов только по мере необходимости.

Это может быть хорошим вариантом для предприятий, у которых нет много места для хранения или которые хотят сэкономить на затратах на инвентарь.

Основным недостатком своевременного управления запасами является то, что оно может привести к нехватке запасов, если ваши поставщики не смогут удовлетворить ваш спрос.

В целом, своевременное управление запасами — хороший вариант для предприятий, которые хотят сэкономить на затратах на запасы.

12. Регулярно очищайте и обслуживайте свой склад

Чтобы ваш инвентарь был в порядке, важно регулярно убирать и обслуживать склад.

Уборка и техническое обслуживание вашего склада поможет вам:

• Упрощенный поиск инвентаря
• Предотвратить повреждение инвентаря
• Обеспечьте безопасность своих сотрудников

Некоторые вещи, которые вы должны сделать для очистки и обслуживания вашего склада, включают в себя:

• Подметание и мытье полов
• Протирка поверхностей
• Организация инвентаря на полках
• Выносить мусор

Регулярная уборка и техническое обслуживание вашего склада поможет содержать ваши запасы в порядке и в хорошем состоянии.

13. Измените макет, чтобы он был более эффективным

Если вы обнаружите, что ваше управление запасами не так эффективно, как могло бы быть, один из вариантов — изменить макет.

Более эффективная планировка может помочь вам:

• Находите инвентарь быстрее
• Предотвратить потерю инвентаря
• Лучше используйте свое пространство

Некоторые вещи, которые вы можете сделать, чтобы изменить макет, включают в себя:

• Размещение инвентаря ближе к двери или зоне обработки для легкого доступа
• Организация инвентаря по типу (помните метод сортировки ABC!)
• Создание большего пространства для товаров повышенного спроса

14. Используйте циклический подсчет, чтобы поддерживать точные уровни запасов

Если вы ненавидите аудит, вы не одиноки. Тем не менее, инвентаризационные проверки не обязательно должны означать закрытие всех операций на 12 часов, пока вы с треском сканируете каждую единицу товара.

Подсчет циклов может быть лучшим способом продвижения вперед для вашего бизнеса. Циклическая инвентаризация — это метод аудита запасов, при котором запасы подсчитываются на ротационной основе, а не все сразу.

Есть несколько преимуществ подсчета циклов:

• Это менее разрушительно для бизнес-операций, поскольку вы подсчитываете только небольшую часть запасов за раз.
• Это помогает быстрее выявлять расхождения в запасах.
• Это можно делать чаще, что означает, что уровни запасов будут более точными.
• Обязанности по подсчету можно распределять между сотрудниками, уменьшая нагрузку и добавляя уровень ответственности.

Если вы ищете способ улучшить управление запасами, подсчет циклов может быть для вас хорошим вариантом.

15. Внедрите систему сканирования

Еще один способ улучшить управление запасами — внедрить систему сканирования. Сканирование инвентаря может помочь вам:

• Отслеживайте уровень запасов в режиме реального времени
• Предотвратить потерю инвентаря
• Упростите поиск инвентаря

Некоторые вещи, которые вы должны учитывать при внедрении системы сканирования, включают:

• Тип сканера, который вам понадобится
• Выбранная вами технология сканирования (подробнее об этом ниже)
• Программное обеспечение для управления запасами, которое вы будете использовать
• Как вы будете обучать своих сотрудников работе с системой

Преимущества сканирования многочисленны, в том числе сокращение человеческого фактора, возможность отслеживания запасов в режиме реального времени и повышение точности.

Двумя наиболее популярными системами сканирования являются штрих-коды и RFID-метки.

Штриховое кодирование — это использование оптических кодов, состоящих из линий и точек, которые сканируются сканером штрих-кода, преобразующим изображение в цифровые данные. Затем эти данные можно использовать для отслеживания запасов, а также другой информации о продукте.

Преимущества использования штрих-кодов многочисленны, включая возможность отслеживать уровни запасов, информацию о продуктах и ​​многое другое. Штрих-коды также можно использовать для автоматизации процессов управления запасами.

Метки RFID похожи на штрих-коды, но используют радиоволны для связи со сканером. Это позволяет хранить на метке гораздо более широкий спектр данных, а также дает возможность сканировать материалы, такие как коробки и поддоны.

Часто задаваемые вопросы об организации инвентаризации

Как вы организуете свой инвентарный список?

Существует несколько вариантов организации инвентарных списков, в том числе:

• Организация запасов по типам
• Организация инвентаря по местоположению
• Организация запасов по классификации ABC

Какой метод вы выберете, будет зависеть от потребностей вашего бизнеса. Например, если у вас много инвентаря, лучшим вариантом может быть организация его по типу. Или, если у вас есть инвентарь в нескольких местах, организация его по местоположению может быть лучшим способом отслеживать все.

Как часто вы должны проверять свои запасы?

Частота проверок запасов будет зависеть от потребностей вашего бизнеса. Тем не менее, большинство предприятий предпочитают проводить аудит своих запасов ежегодно.

Как упоминалось выше, циклическая инвентаризация — это метод аудита запасов, при котором запасы подсчитываются на ротационной основе, а не все сразу. Это означает, что инвентаризация может проверяться чаще, что может помочь обеспечить точность.

Как поддерживать порядок на складе?

Если вы будете следовать всем советам, упомянутым выше, у вас, вероятно, будет самый организованный склад всех времен. Однако, если вы можете выбрать только несколько, вот самые важные:

• Используйте программное обеспечение для управления запасами, чтобы отслеживать уровни запасов и информацию о продуктах.
• Внедрите систему сканирования для сканирования инвентаря и предотвращения его потери.
• Обучите своих сотрудников использованию системы управления запасами и системы сканирования.
• Проверяйте свои запасы на регулярной основе, например, ежегодно или ежемесячно.

Последние мысли

Организация инвентаря может показаться сложной задачей, но это не обязательно так. Следуя советам, упомянутым выше, вы можете создать систему управления запасами, которая будет работать для вашего бизнеса.

И не думайте, что вам нужно реализовать их все сегодня. Начните с самых важных, упомянутых выше, и берите их по очереди.

Когда вы будете готовы оптимизировать управление запасами, мы хотели бы поговорить о том, как SkuVault может помочь вам перестать тушить пожары и начать расти (без головной боли).

Нажмите кнопку на этой странице, чтобы запланировать живую демонстрацию, чтобы увидеть, как это работает, или прочитать о том, как мы помогаем, на нашей странице функций .