Обзор шаблонов Creately: июньская неделя 2

Опубликовано: 2023-06-16

На прошлой неделе мы поделились индивидуальными шаблонами для тех, кто занимается планированием мероприятий, управлением продуктами, консультированием по вопросам карьеры, культурной антропологией и коучингом личной продуктивности.

На этой неделе мы подготовили пять совершенно новых шаблонов, разработанных специально для UX-дизайнеров, продакт-менеджеров, менеджеров проектов, руководителей групп, создателей контента, контролеров качества, профессиональных тренеров и консультантов.

Если вы заинтересованы в изучении дополнительных шаблонов, мы рекомендуем вам посетить наше сообщество диаграмм, где вы можете найти обширную коллекцию из сотен шаблонов, предназначенных для широкого спектра случаев использования в организациях.

Шаблоны этой недели включают в себя:

  • Бережливое UX-холст
  • Предварительный шаблон
  • Шаблон репозитория контента
  • Матрица рисков
  • Эффективный шаблон семинара

Бережливое UX-холст

Канва Lean UX — это визуальный инструмент, используемый в области дизайна пользовательского опыта (UX) для облегчения совместного создания и передачи концепций продукта. Обычно его используют дизайнеры UX, менеджеры по продуктам и кросс-функциональные команды, работающие в гибкой и итеративной среде.

Использование шаблона холста Lean UX может помочь упростить процесс проектирования и привести членов команды в соответствие с целями проекта и подходом, ориентированным на пользователя.

Вот простое руководство по использованию шаблона холста Lean UX за пять простых шагов:

  1. Определите проблему: четко определите и сформулируйте проблему, которую вы хотите решить, учитывая потребности пользователей и бизнес-цели.
  2. Определение целевых пользователей: определите основных целевых пользователей для вашего продукта и создайте пользовательские образы, отражающие их характеристики, поведение и цели.
  3. Карта пути пользователя: Визуализируйте опыт пользователя, наметив его путь от первого взаимодействия до достижения целей, включая точки соприкосновения, эмоции и болевые точки.
  4. Генерируйте идеи решений: проводите мозговой штурм потенциальных решений для решения определенной проблемы и удовлетворения потребностей пользователей, поощряя различные точки зрения членов команды.
  5. Формулируйте гипотезы и проверяйте: создавайте гипотезы о сгенерированных решениях и планируйте эксперименты для проверки этих предположений с пользователями, уделяя особое внимание повторяющимся циклам обратной связи, обучения и уточнения.

Нажмите на изображение, чтобы отредактировать холст Lean UX.

Предсмертный шаблон

Предварительный шаблон — это стратегический инструмент, используемый руководителями проектов, руководителями групп и лицами, принимающими решения, для прогнозирования и снижения потенциальных рисков или сбоев до того, как они произойдут. Это особенно ценно на этапе планирования проекта или инициативы.

Вот как использовать шаблон pre-mortem за пять простых шагов:

  1. Подготовьте сцену: соберите проектную команду или соответствующих заинтересованных лиц и объясните цель предварительных учений. Подчеркните важность выявления рисков и потенциальных сбоев, чтобы предотвратить их возникновение.
  2. Представьте неудачу: попросите участников представить, что проект уже потерпел неудачу или столкнулся с серьезными проблемами. Дайте им конкретную временную шкалу, например, через шесть месяцев или год в будущем. Поощряйте их думать широко и творчески обо всех возможных причинах неудачи.
  3. Проведите мозговой штурм о рисках и причинах: предоставьте каждому участнику стикеры или цифровую платформу, где они могут индивидуально записывать риски и причины, которые, по их мнению, могут способствовать неудаче. Дайте им определенное количество времени, чтобы сгенерировать как можно больше идей. Напомните им, чтобы они сосредоточились на конкретных рисках, а не на общих чертах.
  4. Делитесь идеями и группируйте их. Попросите каждого участника поделиться своими идеями один за другим, позволяя при необходимости обсудить и уточнить. По мере обмена идеями сгруппируйте похожие или связанные риски и причины вместе. Этот шаг помогает определить общие темы и расставить приоритеты потенциальных рисков.
  5. Стратегии смягчения: после того, как все идеи будут разделены и сгруппированы, сместите акцент на разработку стратегий по смягчению или предотвращению выявленных рисков и причин. Поощряйте команду к мозговому штурму упреждающих действий, планов на случай непредвиденных обстоятельств или мер по снижению рисков, которые могут быть реализованы для минимизации вероятности или воздействия выявленных рисков.

Используя шаблон pre-ortem, проектные группы могут заблаговременно выявлять потенциальные риски и сбои, что позволяет им разрабатывать стратегии и планы на случай непредвиденных обстоятельств для предотвращения или сведения к минимуму их последствий. Это упражнение продвигает дальновидный подход и улучшает общее планирование проекта и процессы управления рисками.

Нажмите на изображение, чтобы отредактировать шаблон Pre-Mortem

Шаблон репозитория контента

Шаблон репозитория контента — это инструмент, обычно используемый контент-менеджерами, специалистами по цифровому маркетингу и редакционными коллективами для эффективной организации и управления своими активами контента. Он предоставляет централизованное место для хранения, классификации и доступа к контенту для различных каналов и платформ.

Вот как использовать шаблон репозитория контента:

  1. Настройте шаблон: создайте в репозитории структурированную структуру, включая папки, категории и поля метаданных, для эффективной организации содержимого. Учитывайте такие факторы, как тип контента, тема, целевая аудитория и дата публикации.
  2. Загрузка и категоризация контента. Начните с загрузки существующих ресурсов контента в репозиторий. Назначьте соответствующие категории, теги и метаданные каждому элементу контента для облегчения поиска и извлечения. Этот шаг гарантирует, что контент будет правильно организован и доступен.
  3. Определите разрешения и уровни доступа: определите, кто может получать доступ и редактировать содержимое в репозитории. Установите роли пользователей и разрешения для обеспечения безопасности данных и обеспечения необходимых привилегий нужным людям.
  4. Совместная работа и отслеживание изменений. Поощряйте совместную работу членов команды с помощью таких функций, как контроль версий. Отслеживайте изменения, комментарии и отзывы в репозитории, чтобы обеспечить прозрачность рабочего процесса и оптимизировать процессы разработки и утверждения контента.
  5. Поиск и извлечение содержимого. Используйте функцию поиска репозитория для поиска определенного содержимого на основе соответствующих критериев, таких как ключевые слова, категории или метаданные. Убедитесь, что репозиторий легко доступен и удобен для пользователя для эффективного обнаружения и извлечения контента.

Используйте шаблон репозитория контента для эффективного управления и организации ресурсов контента, улучшения совместной работы членов команды и оптимизации процессов создания и публикации контента.

Нажмите на изображение, чтобы отредактировать шаблон репозитория контента

Матрица рисков

Шаблон матрицы рисков — это инструмент, обычно используемый менеджерами проектов, риск-менеджерами и лицами, принимающими решения, для оценки и приоритизации рисков на основе их вероятности и воздействия. Он обеспечивает структурированную основу для оценки и визуализации рисков, обеспечивая эффективное управление рисками и стратегии смягчения их последствий.

Чтобы использовать шаблон матрицы рисков, выполните следующие пять простых шагов:

  1. Настройка шаблона. Начните с выбора шаблона матрицы рисков, который соответствует вашим потребностям. Это может быть предварительно разработанный шаблон или пустая матрица, которую вы настраиваете. Установите оси для вероятности и воздействия и определите рейтинговые шкалы для каждого критерия.
  2. Определите и оцените риски: определите потенциальные риски, связанные с вашим проектом или инициативой. Оцените каждый риск, учитывая вероятность его возникновения и потенциальное влияние, которое он может оказать на цели проекта. Используйте рейтинговые шкалы, определенные в шаблоне, чтобы присвоить баллы каждому риску.
  3. Нанесите риски на матрицу: используйте оси вероятности и воздействия в шаблоне, чтобы нанести на график каждый выявленный риск. Вероятность обычно представлена ​​по горизонтальной оси, а воздействие — по вертикальной оси. Поместите каждый риск на пересечение, которое соответствует оценке его вероятности и степени воздействия.
  4. Определите уровни риска: проанализируйте позиции рисков в матрице, чтобы определить их общие уровни риска. Как правило, риски в зоне высокой вероятности и сильного воздействия (верхний правый квадрант) считаются высокорисковыми и требуют немедленного внимания. Риски в зоне низкой вероятности и слабого воздействия (нижний левый квадрант) обычно имеют более низкий приоритет.
  5. Расставьте приоритеты по снижению рисков: на основе выявленных уровней рисков определите приоритеты рисков для усилий по снижению. В первую очередь сосредоточьтесь на областях высокого риска и выделите соответствующие ресурсы для разработки и реализации стратегий смягчения последствий. Регулярно отслеживайте и просматривайте матрицу, чтобы обновлять оценки рисков и при необходимости корректировать меры по смягчению последствий.

Шаблон матрицы рисков позволяет эффективно визуализировать риски и приоритизировать их, что приводит к принятию обоснованных решений и целенаправленному снижению рисков. Он также обеспечивает четкую основу для оценки и управления рисками на протяжении всего жизненного цикла проекта, что в конечном итоге повышает успех проекта и минимизирует потенциальные негативные последствия.

Нажмите на изображение, чтобы отредактировать матрицу рисков

Эффективный шаблон семинара

Эффективный шаблон семинара — это структурированный инструмент, используемый фасилитаторами, инструкторами и специалистами из различных областей для планирования и проведения продуктивных семинаров. Он обеспечивает основу для организации и руководства сессиями семинара для достижения конкретных целей и результатов.

Выполните следующие действия, чтобы использовать шаблон семинара:

  1. Определите цели семинара: четко сформулируйте цель и желаемые результаты семинара. Определите конкретные цели, которых вы хотите достичь, а также знания, навыки или действия, которые вы хотите получить от участников.
  2. Спланируйте повестку дня: разработайте подробную повестку дня, в которой будет указан порядок действий, темы, которые необходимо осветить, и время, отведенное для каждой сессии. Рассмотрите возможность объединения презентаций, интерактивных упражнений, групповых обсуждений и практических занятий, чтобы привлечь участников и достичь целей семинара.
  3. Подготовьте материалы и ресурсы: соберите и подготовьте все необходимые материалы, ресурсы и раздаточные материалы, необходимые для семинара. Убедитесь, что у участников есть доступ к соответствующим документам, рабочим листам или инструментам, которые поддерживают их обучение и взаимодействие.
  4. Содействуйте вовлечению и участию: во время семинара используйте шаблон, чтобы определить свой подход к содействию. Поощряйте активное участие, групповое сотрудничество и открытые дискуссии между участниками. Используйте интерактивные методы, такие как мозговой штурм, групповая работа и ролевые игры, чтобы способствовать вовлечению и обмену знаниями.
  5. Оцените и соберите отзывы: В конце семинара выделите время для сбора отзывов от участников. Используйте формы оценки или опросы, чтобы узнать их мнение о содержании семинара, фасилитации и общем опыте. Эта обратная связь поможет вам оценить эффективность семинара и внести улучшения для будущих сессий.

Используя эффективный шаблон семинара, профессионалы могут структурировать и проводить увлекательные и эффективные семинары. Шаблон служит руководством для обеспечения достижения целей семинара, активного участия участников и достижения желаемых результатов. Это помогает оптимизировать процесс планирования и выполнения, что обеспечивает ценный и успешный опыт работы на семинаре для всех участников.

Нажмите на изображение, чтобы отредактировать эффективный шаблон семинара