Своевременное управление запасами: полное руководство

Любой бизнес электронной коммерции, который выходит за рамки простой продажи одного или двух продуктов в неделю , должен иметь оптимизированную и эффективную систему управления запасами.

Без него вы просто не выживете.

Управление запасами Just-In-Time (JIT) — популярная и проверенная система для многих растущих предприятий электронной коммерции.

В этом посте вы узнаете:

1. Что такое JIT-управление запасами и в чем его ценность
2. Является ли ваш бизнес подходящим кандидатом для управления запасами JIT
3. Как внедрить управление запасами JIT в свой бизнес
4. Расширенные концепции JIT

Что такое своевременное управление запасами?

Управление запасами точно в срок (JIT) — это система, в которой запасы заказываются и доставляются только по мере необходимости.

Это уменьшает количество складских площадей, необходимых для хранения запасов, а также стоимость хранения избыточных запасов.

Уравновешивающее действие JIT заключается в том, чтобы получать новые запасы именно тогда, когда они нужны — если вы получаете их раньше, чем это необходимо, у вас есть избыточные уровни запасов и связанные деньги. С другой стороны, если вы сделаете это слишком поздно, вы можете столкнуться с дефицитом товара.

Другими словами, основной целью методологии JIT является снижение затрат на хранение запасов при одновременном увеличении оборачиваемости запасов .

Как вы, вероятно, догадываетесь, существует определенный уровень риска при своевременном управлении запасами, для которого требуются квалифицированные рабочие, передовые планировки фабрики, надлежащее оборудование и сложные программные системы, чтобы все работало вместе.

Зачем использовать JIT Inventory Management?

Есть много причин, по которым компании выбирают управление запасами JIT. К наиболее частым причинам относятся следующие:

• Снижение затрат на хранение запасов: хранение избыточных запасов может связать большой оборотный капитал, который можно было бы лучше использовать в другом месте в бизнесе. Управление запасами «точно в срок» может помочь снизить эти текущие расходы за счет уменьшения количества запасов, которые необходимо хранить.
• Улучшенный денежный поток : наличие избыточных запасов под рукой может связать много денег, которые вы могли бы использовать для других целей. Управление запасами «точно в срок» может помочь улучшить денежный поток за счет сокращения количества запасов, требующих предоплаты.
• Снижение производственных затрат: перепроизводство является распространенной проблемой в компаниях, которые не используют управление запасами JIT. Производя товары только при наличии потребительского спроса, предприятия могут снизить себестоимость продукции.
• Улучшение удовлетворенности клиентов: управление запасами JIT может помочь повысить удовлетворенность клиентов, гарантируя, что продукты всегда доступны, когда они вам нужны. Это особенно важно для предприятий, производящих скоропортящиеся товары или товары с коротким сроком хранения.
• Устранение отходов: система также устраняет отходы, связанные с перепроизводством, поскольку товары производятся только тогда, когда есть спрос со стороны клиентов.

Как работает система управления запасами «точно в срок»?

Когда JIT работает, это хорошо смазанная машина, которая движется до времени TAKT , что является кратким термином для скорости , с которой создается потребительский спрос.

Чтобы управление запасами «точно в срок» работало, предприятиям необходимо иметь время TAKT, равное или меньшее, чем время производственного цикла .

Это означает, что время, необходимое для получения сырья, производства продукта и его доставки покупателю, должно быть равно или меньше, чем требуется покупателю.

Чтобы это работало, предприятия должны иметь очень эффективный и оптимизированный производственный процесс. Это также требует от компаний четкого понимания времени выполнения заказа, связанного с каждым этапом логистической цепочки.

Управление запасами точно в срок также требует хорошей связи между различными частями цепочки поставок. Это включает в себя общение между поставщиками, производителями и клиентами.

Например, если клиент размещает заказ на продукт, производитель должен иметь возможность сообщить эту информацию поставщику, чтобы сырье могло быть доставлено в кратчайшие сроки.

Как уже упоминалось, цель управления запасами JIT состоит в том, чтобы обеспечить непрерывный поток материалов и продуктов в производственном процессе, чтобы не было необходимости (или незначительная потребность) в хранении запасов.

Добиться этого может быть непросто, но предприятия, успешно внедрившие управление запасами «точно в срок», могут получить много преимуществ.

Ключевые особенности управления запасами JIT

Существует несколько ключевых особенностей управления запасами JIT, о которых необходимо знать предприятиям. Это включает:

Прогнозирование запасов

Управление запасами точно в срок опирается на информацию о потребительском спросе, чтобы прогнозировать, когда потребуются новые запасы.

Это прогнозирование может быть сделано с использованием различных методов, таких как исторические данные о продажах, анализ тенденций или даже исследование рынка.

Оповещения о запасах

Еще одной ключевой особенностью управления запасами JIT является использование предупреждений об инвентаризации. Эти оповещения можно настроить для уведомления соответствующего персонала, когда уровни запасов становятся низкими и необходимо заказать новые запасы.

Это гарантирует своевременное поступление новых запасов, чтобы производство могло продолжаться без перерыва.

Например, SkuVault позволяет администраторам устанавливать оповещения о повторном заказе для определенных SKU. Таким образом, вам не нужно заносить эти числа в электронную таблицу (или беспокоиться о том, что у вас не будет запасов).

Системы штрих-кодов и тегов

Системы штрих-кодов и тегов часто используются в сочетании с управлением запасами JIT. Эти системы помогают отслеживать уровни запасов и могут использоваться для запуска предупреждений о запасах.

Безопасность инвентаря и резервное копирование

Еще одной важной особенностью управления запасами JIT является потребность в безопасности и резервном копировании. Это связано с тем, что управление запасами «точно в срок» зависит от непрерывного потока материалов и продуктов.

Если в этом потоке есть прерывание, это может вызвать серьезные проблемы для бизнеса. Вот почему предприятиям необходимо принять меры безопасности для защиты своих запасов и страхового запаса в случае возникновения проблем.

История своевременного управления запасами

Управление запасами «точно в срок» является частью бережливого производства, методологии, зародившейся на японских производственных предприятиях.

Система JIT была впервые разработана и оптимизирована на заводах Toyota японским инженером-технологом и бизнесменом Тайити Оно.

Это возникло как способ удовлетворения требований клиентов с минимальными задержками. Ее обычно называют производственной системой Toyota или TPS.

Фактически, JIT — это то, что сейчас называется TPS , и ему приписывают то, что он помог Toyota стать одним из самых успешных автопроизводителей в мире.

Мы не можем упомянуть производственную систему Toyota и метод бережливого производства, не упомянув инженера-технолога и статистика У. Эдвардса Деминга. Он был одним из первых консультантов по менеджменту, работавших с Toyota в 1950-х годах, и сыграл важную роль в ее успехе.

Методология бережливого бизнеса заключается в постоянном тестировании и итерации, а JIT — это вершина бережливого мышления.

JIT — это практическое применение бережливого производства, которое удаляет все отходы из производственного процесса, поэтому предприятия могут производить только то, что необходимо, когда это необходимо и в необходимом количестве.

Это приводит к значительному сокращению уровня запасов и времени выполнения заказов, а также к повышению общей эффективности. JIT был принят многими предприятиями по всему миру и считается передовой производственной практикой.

Преимущества управления запасами JIT

Мы уже рассмотрели многие из преимуществ JIT, но business.org довольно хорошо резюмирует их:

«При правильном внедрении система инвентаризации JIT может помочь розничным торговцам и предприятиям бережливого производства сократить расходы на хранение и поддерживать актуальность своих запасов.

Конечно, системы инвентаризации «точно в срок» разваливаются без быстрого и надежного производства и доставки товаров. Но как только вы это сделаете, системы JIT могут повысить эффективность и прибыльность вашего бизнеса».

Недостатки методов своевременной инвентаризации

Несмотря на преимущества, есть некоторые недостатки, которые следует учитывать перед внедрением системы инвентаризации JIT в вашем бизнесе.

Во-первых, JIT требует высокого уровня координации и взаимодействия между всеми участниками цепочки поставок — от поставщиков до производителей и розничных продавцов.

Этого может быть трудно достичь и поддерживать, особенно если у вас длинная цепочка поставок или если ваши поставщики находятся в разных частях мира.

Небольшие предприятия электронной коммерции часто еще не имеют надежных отношений с поставщиками. Отсутствие надежной инфраструктуры может помешать им использовать JIT на ранних этапах.

Во-вторых, системы JIT могут быть нарушены внешними факторами, не зависящими от вас, такими как плохая погода, забастовки, стихийные бедствия или, как вы уже догадались, глобальные пандемии.

Нарушение Covid процесса производства микрочипов только сейчас начинает восстанавливаться (два года спустя).

В-третьих, системы инвентаризации JIT требуют высокого уровня инвестиций в технологии и инфраструктуру, такие как системы ERP, системы управления запасами , метки RFID и анализ данных в реальном времени. Это может быть дорогостоящим и не может быть осуществимо для всех предприятий.

Наконец, системы инвентаризации JIT могут быть сложными во внедрении и обслуживании и требуют высокого уровня приверженности со стороны всех членов организации.

Если вы планируете внедрить систему инвентаризации JIT в своем бизнесе, тщательно взвесьте преимущества и недостатки, чтобы решить, подходит ли она вам.

Риски своевременного управления запасами

Системы инвентаризации JIT определенно могут быть методологией «высокий риск, высокая прибыль». К наиболее существенным рискам относятся следующие:

• Нехватка запасов: система JIT зависит от непрерывного потока запасов для поддержания уровня производства. Если в цепочке поставок есть какие-либо сбои, это может привести к нехватке запасов и задержкам производства.

• Увеличение затрат : Системы JIT требуют высокого уровня инвестиций в технологии и инфраструктуру. Это может быть дорогостоящим и не может быть осуществимо для всех предприятий.

• Трудности внедрения: Системы JIT могут быть трудны для внедрения и обслуживания и требуют высокого уровня приверженности со стороны всех членов организации.

Кому следует использовать JIT-систему?

Система JIT лучше всего подходит для предприятий, которые имеют высокий уровень координации и связи между всеми участниками цепочки поставок.

Как уже упоминалось, системы JIT требуют от всех членов организации приверженности деталям и организации, а это означает, что важно убедиться, что все участвуют в проекте, прежде чем пытаться внедрить.

Системы JIT также лучше всего подходят для предприятий с высоким уровнем инвестиций в технологии и инфраструктуру.

Сюда входят предприятия с надежными системами MRP и ERP, системами управления запасами , метками RFID и аналитикой данных в реальном времени.

Менеджеры и руководители, внедряющие систему JIT, также должны быть полностью осведомлены о принципах бережливого производства, Six Sigma и JIT, чтобы избежать многих рисков и ловушек, связанных с ее внедрением.

Если вы хотите иметь бережливое предприятие, рекомендуется начать с чтения книги Джеймса Уомака « Бережливое мышление: изгоните отходы и создайте богатство в вашей корпорации ».

Рассмотрите эти вопросы как основу, которая поможет вам в процессе принятия решений:

1. Работаю ли я с очень предсказуемыми и измеримыми сроками производства?
2. Использую ли я программное обеспечение для управления запасами для прогнозирования спроса?
3. Могу ли я сохранить страховой запас на случай перерыва в логистике?
4. Есть ли у меня команда, которая видит ценность методологии бережливого бизнеса (или, по крайней мере, может ли ее убедить)?

Если вы ответили утвердительно на большинство этих вопросов, вы, вероятно, являетесь главным кандидатом на методологию JIT.

Как я могу заставить свою систему JIT работать на меня?

Следуя этим четырем шагам, вы можете заставить JIT работать на вас и вашу организацию:

1. Устранение отходов: первый шаг — устранение всех видов отходов в вашей организации. Это включает в себя перепроизводство, ожидание, транспортировку, перемещение, дефекты и запасы.
2. Выявление и устранение проблем: после того, как вы устранили потери, вы должны выявить и устранить любые проблемы, которые могут привести к задержкам или сбоям в производстве. Сюда входят проблемы с поставщиками, оборудованием и самим производственным процессом.
3. Убедитесь, что ваш логистический конвейер эффективен . «Аудит эффективности» включает в себя проверку того, что ваши машины правильно обслуживаются и что ваша производственная линия настроена максимально эффективно. Вы также должны внимательно следить за уровнем своих запасов и отслеживать производственный процесс, чтобы выявить любые узкие места или области для улучшения.
4. Поддерживайте надежный контроль качества. Эффективные методы отслеживания с анализом основных причин, устранением причин проблем, последующими действиями и постоянным улучшением имеют решающее значение для обеспечения бесперебойного производственного процесса «точно в срок».
5. Выберите подходящее оборудование (и программное обеспечение). При выборе оборудования и программного обеспечения для системы JIT важно выбирать надежные инструменты с низким уровнем дефектов. Именно здесь в игру вступают методы устранения неполадок и анализа данных «шесть сигм». Вы также должны учитывать требования к техническому обслуживанию оборудования и общую стоимость владения.
6. Обучите своих сотрудников. Надлежащее обучение необходимо для того, чтобы ваши сотрудники могли эффективно работать в среде JIT. Сотрудники должны быть должным образом обучены принципам JIT и Lean, а также должны быть знакомы с конкретными процессами и процедурами, связанными с вашей организацией.
7. Защитите цепочку поставок вашего завода. Чтобы поддерживать непрерывный поток запасов, важно иметь безопасную и надежную цепочку поставок. Вы можете добиться этого, развивая прочные отношения со своими поставщиками и работая над тем, чтобы они могли удовлетворить ваш спрос.

Примеры JIT-инвентаризации

Производители автомобилей, которые часто измеряют время TAKT до мелочей, являются яркими примерами компаний, успешно внедряющих системы JIT.

Чтобы поддерживать непрерывный поток запасов, автопроизводители полагаются на поставщиков, расположенных рядом с их заводами. Это позволяет им быстро получать детали и компоненты и сводит к минимуму риск сбоев производства.

Одним из ярких примеров бизнеса, который использует JIT в своих процессах в Соединенных Штатах, является завод Hyundai в Монтгомери, Алабама. Завод производит такие автомобили, как седан Elantra и внедорожники Santa Fe и Tucson. Для обеспечения бесперебойного и эффективного производственного процесса на заводе используется система своевременной инвентаризации.

Эта система позволяет заводу быстро получать детали и компоненты и сводит к минимуму риск сбоев производства. Все, от контроля температуры до передовой робототехники, управляется инженерами, которые ориентированы на поддержание непрерывности линии и сокращение отходов.

Последние мысли

Не существует идеальной методологии управления запасами. Каждый из них имеет свои недостатки, риски и потенциальные выгоды. JIT — одна из самых сложных, но потенциально прибыльных форм управления запасами.

Это может значительно сократить ваши затраты на хранение инвентаря и устранить все отходы вашей организации. В то же время предприятия, не контролирующие сроки выполнения заказов, могут столкнуться с резервными запасами и, таким образом, с недовольными клиентами.

Какой бы путь управления запасами вы ни выбрали, одно можно сказать наверняка: пытаться оставаться на вершине вашего логистического конвейера с помощью электронных таблиц (или, что еще хуже, в вашей голове) — дурацкая затея.

Вам нужен такой инструмент, как SkuVault, чтобы автоматизировать оповещения о повторных заказах, отслеживать все сроки выполнения заказов и прогнозировать покупательский спрос.

К счастью, программное обеспечение для управления запасами SkuVault делает все это и многое другое. Чтобы увидеть его в действии, подпишитесь на демонстрацию по ссылке на этой странице.