Как эффективно использовать извлеченные уроки, чтобы избежать провала проекта

Опубликовано: 2021-02-01

Каждый проект — это обучающий опыт. Неудачи предупреждают нас, чтобы мы не повторяли те же ошибки снова. Успехи помогают нам эффективно управлять нашими текущими и будущими проектами. Надлежащий процесс регистрации этих неудач, побед и областей для улучшения необходим для успешного управления проектом. Это то, что делает метод извлеченных уроков проекта.

В этом посте мы рассмотрим, как эффективно избежать неудач проекта, используя извлеченные уроки. Шаблоны, представленные в посте, можно редактировать онлайн. Используйте их, чтобы двигаться дальше с вашими задачами.

Каковы извлеченные уроки проекта?

Извлеченные уроки — это ключевой — как положительный, так и отрицательный — опыт, накопленный на протяжении всего жизненного цикла проекта, а также по его завершении. Размышляя над этими знаниями и пониманием, вы можете преобразовать полученные знания в действия, необходимые для улучшения существующих систем и процессов и обеспечения успеха будущих проектов.

Для некоторых организаций уроки, извлеченные из управления проектами, представляют собой неформальный процесс, в ходе которого они обсуждают и документируют опыт проекта на этапе закрытия. Другие организации проводят занятия по извлечению уроков в конце каждого этапа проекта. Руководители проектов, члены проектных групп, а также руководители групп могут участвовать в сессии извлечения уроков, чтобы просматривать отчеты и принимать решения о том, как преобразовать полученные знания в действия.

Занятия по извлечению уроков могут проводиться на разных этапах проекта в зависимости от его сложности; в конце каждого этапа, при завершении проекта или в режиме реального времени, когда это происходит.

Почему извлеченные уроки должны быть неотъемлемой частью управления проектами

Документирование извлеченных уроков и распространение их по всей организации помогает избежать и снизить вероятность неудачи. Это также помогает создавать лучшие практики, которые можно использовать в будущих начинаниях.

Проведение занятий по извлечению уроков также помогает укрепить доверие между членами команды; предоставление им возможности поделиться своим мнением о том, что было правильным и неправильным во время проекта, позволит им почувствовать себя более вовлеченными и побудит их к большей поддержке процесса управления проектом.

В конечном счете, извлеченные уроки могут оказать реальное влияние на процессы компании и на то, как работают команды.

Процесс извлечения уроков

Процесс извлечения уроков включает пять шагов. Они нацелены на получение важных уроков, извлеченных в ходе проекта от участников встречи, и на определение того, как успешно применить эти знания для достижения лучших результатов в будущих проектах. Шаги,

Процесс извлечения уроков из проекта
Процесс извлечения уроков (нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Шаг 1. Определите извлеченные уроки

Начните с пересмотра того, что получилось хорошо, а что не очень хорошо во время только что завершенного проекта, и что нужно улучшить. Это должно быть сделано во время сессии извлечения уроков, в которой участвуют ключевые заинтересованные стороны проекта.

  • При подготовке к занятию ведущий должен разослать участникам анкету. Он должен включать конкретные вопросы, связанные с различными аспектами проекта (например, управление проектом, ресурсы, коммуникация, требования и т. д.). Не менее важно получить их отзывы о том, что сработало, что не сработало и что в нем следует улучшить. Ответы на вопросы анкеты не только помогут участникам лучше подготовиться к сессии, но и сами ответы помогут направить дискуссию между ними.
  • Обобщите результаты опроса и проанализируйте их вместе с другими ключевыми отчетами во время сессии, чтобы определить неудачи и успехи проекта. Рекомендации по будущим улучшениям проекта должны быть различимы к его концу.

Вы можете использовать аналогичную диаграмму, подобную приведенной ниже, для записи отзывов и ключевых моментов, обсуждавшихся во время сеанса.

Шаблон извлеченных уроков
Шаблон извлеченных уроков (нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Шаг 2. Задокументируйте извлеченные уроки

Следующим шагом процесса является документирование результатов с подробным отчетом. Он должен включать отзывы участников о сильных и слабых сторонах проекта и рекомендации по улучшению.

Когда отчет будет готов, поделитесь им с соответствующими внутренними и внешними заинтересованными сторонами проекта. Хотя вы можете создать обзор подробного отчета для руководства, расширенный отчет можно отправить в виде вложения для дальнейшего использования.

Шаг 3: Проанализируйте извлеченные уроки

На этом этапе процесса проанализируйте и систематизируйте извлеченные уроки, чтобы определить, как их применять. Затем принимается решение о необходимом обучении сотрудников и усовершенствовании процессов управления проектами.

В качестве следующего шага вы можете создать план действий с изложением необходимых шагов, ответственных сторон/отделов, ресурсов и графика времени.

Шаблон плана действий для уроков проекта Leaned
Шаблон плана действий (нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Шаг 4. Заархивируйте извлеченные уроки

Храните все документы об извлеченных уроках в легкодоступном месте, например, на общем диске (например, на Google Диске), чтобы сделать их легко доступными для проектной группы, а также других команд в организации и заинтересованных сторон.

Шаг 5: Восстановите извлеченные уроки

Обратитесь к документам об извлеченных уроках, чтобы улучшить текущие процессы проекта. Оптимизируйте возможность извлечения этих документов, создав папки для каждого типа проекта и правильно упорядочив их по дате или названию проекта. Если инструмент, который вы используете для хранения отчетов, предлагает возможность поиска по ключевым словам, любому будет намного проще получить их.

Как избежать неудач проекта с извлеченными уроками

Вот несколько шагов, которые вы можете включить в процесс извлечения уроков из проекта, чтобы обеспечить успех проекта.

Часто проводите занятия по извлечению уроков

В проекте многое может пойти не так, как надо, особенно если это большая сложная инициатива. Поэтому было бы лучше записывать ключевую информацию раньше, чем ждать окончания проекта. По прошествии времени вы можете не удержать ключевую информацию или, в случае неудачи, информация может быть намеренно просмотрена.

Иметь стандартный процесс и набор инструментов

Многим организациям часто не удается усвоить уроки, извлеченные в ходе проектов, из-за отсутствия определенного процесса.

Надлежащий набор шагов делает его более обязательным и может помочь команде войти в рутину записи уроков, извлеченных в ходе проектов. Аналогичным образом, наличие предопределенного набора инструментов для сбора информации, хранения отчетов и документов и их совместного использования в организации поможет еще больше упростить процесс.

Используйте уроки, извлеченные во время планирования рисков

Во время оценки рисков нового проекта обращайтесь к отчетам об извлеченных уроках из соответствующих проектов, чтобы легко определить потенциальные риски. Впоследствии вы можете перейти к разработке стратегий смягчения последствий.

Иметь команду, извлекшую уроки

Вы можете применять метод извлеченных уроков — или активно записывать опыт, идеи и впечатления в режиме реального времени — на протяжении всего проекта. Уточните, как вы будете применять метод, и выберите команду, в которой вы будете участвовать и играть активную роль.

Лучшей практикой является привлечение участников из разных областей проекта, чтобы собрать различные точки зрения. Держите количество членов команды от 3 до 10.

Таким образом, ведение такого журнала опыта проекта поможет проводить более эффективные занятия по извлечению уроков.

Шаблон отчета об извлеченных уроках
Шаблон отчета об извлеченных уроках (нажмите на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Как бы вы использовали уроки, полученные в управлении проектами?

Мы определили, какие уроки извлечены в управлении проектами, процесс извлечения уроков и как эффективно применять метод, чтобы избежать провала проекта, а также полезные шаблоны в этом посте.

Убедитесь, что сбор, анализ и изучение извлеченных уроков являются частью каждого вашего проекта. Не менее важно спланировать следующий набор шагов для эффективного применения извлеченных уроков. Эти непрерывные усилия помогут развить культуру постоянного совершенствования в вашей организации.