Как поддерживать чистую базу данных CRM?

При работе с системой базы данных CRM обычно сложной задачей является обеспечение точности и достоверности хранящихся в ней данных. Когда обслуживание данных в организации не на должном уровне, действия замедляются, отчеты становятся неточными, и становится трудно проверять детали каждой записи вручную, потому что есть другие важные действия, с которыми нужно иметь дело.

Пример

Рассмотрим пример. Если торговый представитель A из организации делает дополнительный звонок клиенту и узнает, что другой торговый представитель B уже сделал этот звонок, то вся ситуация может быть немного неловкой для представителя A. Однако возникает вопрос. откуда возникла путаница и почему именно респ. А сделать этот звонок в любом случае?

Теперь предположим, что представитель А перепроверил данные и обнаружил, что не было предыдущей записи о звонке контактному лицу. При дальнейшем расследовании представитель А обнаруживает, что существует дубликат одного и того же контактного лица, назначенного торговому представителю Б. Следовательно, в данном случае вывод состоит в том, что у двух представителей отдела продаж был аналогичный контакт, и оба они выполняли свои обязанности. работу, сделав последующий звонок клиенту.

Это классический пример того, что в CRM есть неточные данные, из-за чего это мешало процессу продаж в случае с упомянутой выше организацией. Поскольку эти данные не управляются, иногда это также может привести к тому, что контакты не будут управляться, а их номера телефонов или адреса электронной почты будут изменены.

Поддержание чистого и организованного набора данных

В приведенном выше примере мы заметили, что случай дублирования данных привел к неловкому последующему звонку по продажам. В дополнение к дублированию также могут возникнуть трудности с управлением достоверностью данных, если дедупликация CRM не будет выполнена.

Следовательно, необходимо поддерживать чистый, организованный и достоверный набор данных в базе данных продаж, чтобы данные могли регулярно обновляться. В противном случае отчеты о продажах могут быть полны ошибок, которые в конечном итоге могут привести к гораздо более серьезным проблемам.

Например, предположим, что организация разрешает только 10% скидку на свои продукты в соответствии с политикой, и некоторые представители могут не знать об этой политике, или они могут небрежно относиться к ней и ввести более высокую скидку для некоторых своих продуктов. сделок.

В случае, если это произойдет, потребуется вручную заняться исключениями и исправить ситуацию. Это может занять много времени, да и не нужно. Более того, представителям придется быстро выявлять ошибки, чтобы не повлиять на продажи.

Таким образом, все это сводится к одному простому факту — дедупликации баз данных . Использование Zoho CRM с помощью консультанта по CRM может помочь в обслуживании и очистке базы данных. Некоторые из эффективных способов, которыми это можно сделать с помощью Zoho CRM, упомянуты ниже. Мы рассмотрим их один за другим.

Управление повторяющимися записями

Использование Zoho CRM может помочь быстро и эффективно решить проблему дублирования записей. Мы увидим, как это сделать двумя способами и на примере.

• Арест дубликатов перед их созданием

  Когда вы делаете какое-то поле уникальным полем, создание дублирующей записи немедленно останавливается. Это эффективный способ ведения базы данных.

Если вы отметили «Адрес электронной почты» как уникальное поле в модуле, CRM может предупредить вас о создании нового лида с тем же адресом электронной почты, что и у существующего лида. Чтобы сделать поле уникальным, вам просто нужно выбрать параметр «Не разрешать повторяющиеся значения» в настройках поля.

• Объединение повторяющихся записей

  Независимо от создания уникальных полей и перепроверки данных, в CRM все еще могут быть дубликаты записей. В этом случае для объединения повторяющихся данных можно использовать инструмент дедупликации Zoho CRM.

Когда пользователь запускает проверку на удаление дубликатов, CRM может автоматически объединять записи, которые являются точными копиями друг друга. В случае конфликта можно выбрать основную запись, чтобы дубликаты можно было объединить в выбранную запись.

Помимо инструмента дедупликации, Zoho CRM также имеет специальную опцию «Найти и объединить», которая дублирует функции. Вы можете использовать опцию «Найти и объединить дубликаты», если знаете, какая запись в модуле дублируется и должна быть объединена.

Например, если вы знаете, что у контакта по имени Санджай есть дубликаты копий, и вы хотите объединить копии, вы можете перейти на страницу Джейма и нажать «Найти и объединить дубликаты». Вы можете выбрать записи, установить правильную запись и объединить повторяющиеся копии.

Проверка данных CRM

Помимо устранения дублирования данных, необходимо также заранее следить за тем, чтобы база данных CRM не накапливала ненужные данные. Это также означает, что нужно найти способы проверки данных, поступающих в учетную запись CRM.

Zoho CRM поставляется с некоторыми функциями, с помощью которых вы можете легко обеспечить достоверность данных. Это также включает в себя различные усилия, такие как запуск процесса, установка некоторых ограничений доступа и автоматическая отправка записей для утверждения вручную.

• Автоматическая отправка записи

Будучи менеджером по продажам, у вас часто не будет времени просматривать и проверять каждую часть информации, поступающей в базу данных CRM . В любом случае, вам нужно обратить внимание на некоторые важные детали, такие как процент скидки на продукт.

В случае, если кто-то вводит неприемлемую скидку, вы хотели бы получить уведомление об этом. Zoho CRM поставляется с надежным решением для удовлетворения этого требования, когда записи, созданные отделом продаж, могут автоматически отправляться на утверждение вышестоящим руководителям на основе настраиваемых критериев.

Следовательно, это способ, которым вы можете быть в курсе конфиденциальных данных, которые попадают в CRM, если это вызывает беспокойство. Простой настройки процесса утверждения рабочего процесса с подходящими критериями достаточно для автоматической отправки записей на утверждение.

• Проверка данных

При добавлении записи в CRM иногда может возникнуть ситуация, когда вы не сможете за один раз заполнить все поля записи. Например, при добавлении лида вы можете увидеть поле «Заинтересованы».

На данный момент вы можете быть не очень уверены, но как только вы позвоните лиду и спросите его, что его интересует, вы сможете заполнить это поле. Таким образом, вы также можете указать процент скидки для сделки после обсуждения с менеджером по продажам.

В этом случае вы следуете подробному процессу. Детали могут быть введены только на разных этапах процесса. Вы можете столкнуться с такими этапами, как квалификация потенциальных клиентов, переговоры, утверждение скидки, этап заключения контракта и т. д.

Если это ситуация, которая звучит похоже, вы можете разместить процесс в CRM и на разных этапах процесса, вы можете получить системный мандат при проверке информации по мере необходимости. По мере продвижения записи CRM предложит пользователю ввести данные в правильном контексте. Когда запись выходит из процесса, вы можете получить полную информацию о записи.

Zoho CRM можно использовать для создания бизнес-процесса с помощью Blueprint. Это помогает в разработке и выполнении процесса на систематической основе. С помощью Zoho Blueprint можно определить каждый этап процесса и связанных с ним людей на каждом этапе. Вы также можете направлять свои команды через выполнение процесса. Вы можете проверять и указывать информацию, а также автоматизировать рутинные действия.

Настроить поля

Zoho CRM можно использовать для настройки поля на основе приведенных ниже стратегий. Мы рассмотрим их один за другим.

• Информация о продаже мандата :

Первый способ — указать важную информацию о продажах, пометив поля как обязательные. Основная проблема, связанная с неорганизованными данными, заключается в том, что многие поля не заполнены.

Когда вы отправляете юридические документы по электронной почте, вы часто видите, что информация об улице отсутствует в разделе адреса, что является неэффективным способом ведения дел. Этой ситуации можно избежать, пометив поля как обязательные в Zoho CRM. Как только это будет сделано, запись не может быть сохранена без заполнения всей обязательной информации.

• Установка максимального ограничения символов для полей :

Много раз вы можете чувствовать необходимость заполнить поле, уникальное для вашей организации. Например, уникальный идентификационный номер, состоящий из 10 цифр. Что, если кто-то введет 9 цифр? Если система примет номер, то данные будут неточными.

Когда вы настраиваете это поле в Zoho CRM, вы можете установить максимальное количество символов, разрешенное для текстовых полей, и максимальное количество цифр, разрешенное для числовых полей, чтобы избежать этой проблемы.

Ведение таблицы стилей

Нет сомнения, что автоматизация делает большую работу. Однако также нельзя отрицать тот факт, что человеческие усилия важны для обеспечения качества данных. Эффективным способом обеспечения простоты и согласованности ввода данных является введение соглашений об именах.

Например, иногда страна может упоминаться под разными именами и в разных форматах. Соединенное Королевство известно как Великобритания, Великобритания и Соединенное Королевство. Вот почему стандартный формат данных помогает создавать точные отчеты при фильтрации записей на основе критериев.

Вы можете следовать таблице стилей со списком сокращений и стандартных форматов ввода данных для адресов, названий компаний, адресов электронной почты, обозначений и т. д. Предопределенные раскрывающиеся значения также помогают устранить часть проблемы в этом случае при создании возможна дедупликация базы данных .

Использование ролей для обеспечения безопасности

Данные поступают из многих источников, и несколько пользователей получают к ним доступ одновременно. Это означает, что поддерживать чистую базу данных CRM не так просто. Однако одним из лучших и проверенных способов решения этой задачи является ограничение доступа к данным в учетной записи CRM.

Вы можете определить роли, которые помогут вам контролировать права доступа пользователей при работе с данными CRM. Таким образом, пользователи будут изменять записи, которые имеют к ним отношение. Доступ ограничен только теми, кто за это отвечает.

Вывод

Обеспечение чистоты данных CRM является обязанностью каждого, и преимущества этого включают гораздо лучшее понимание клиентов, а также способность эффективно общаться.

Если вам нужна помощь в начале работы со стратегией очистки и обслуживания данных CRM, Encaptechno является партнером-консультантом CRM, который может быть к вашим услугам. Как консультанты по CRM с большим опытом, мы помогли многим компаниям добиться успеха с помощью технологических решений.

Свяжитесь с нами сегодня, чтобы мы могли очистить ваши данные и создать процесс, который сохранит их такими в будущем.