Управление цифровыми командами | Цифровизация вашего бизнеса № 6

В последнее время все большее значение приобретает построение цифровых команд, что способствует значительному повышению эффективности работы и облегчению коммуникации между сотрудниками. Благодаря цифровизации управление командами становится проще, быстрее и точнее. Это позволяет компаниям лучше отслеживать прогресс сотрудников, что является ключом к принятию обоснованных решений. Читай дальше.

Управление цифровыми командами – содержание:

1. Введение
2. Зачем создавать цифровые команды?
3. Как выбрать инструменты для управления цифровыми командами?
4. Практические инструменты управления командой
5. Создание цифровых команд
6. Измерение эффективности цифровых команд
7. Краткое содержание

Введение

В эпоху цифровой эволюции управление командой претерпевает огромные изменения . Традиционные методы управления, основанные исключительно на личных встречах и беседах, уступают место более совершенным и гибким технологическим решениям. В этой статье мы обсудим ключевые аспекты управления цифровой командой и практические инструменты, которые могут поддержать эту трансформацию.

Зачем создавать цифровые команды?

Цифровизация приносит организации множество преимуществ. Во-первых, это повышает эффективность работы за счет оптимизации процессов коммуникации, планирования и контроля. Кроме того, цифровые инструменты помогают лучше контролировать производительность труда и предоставляют ценные данные для анализа. Наконец, они позволяют компаниям стать более конкурентоспособными на рынке.

Многие владельцы бизнеса ассоциируют инструменты для управления цифровыми командами только с удаленной и компьютерной работой . Однако существует ряд платформ, которые помогают повысить эффективность командной работы как в офисе, дома, так и в полевых условиях.

Как выбрать инструменты для управления цифровыми командами?

При управлении цифровыми командами важно сосредоточиться на реальных потребностях компании и соответствующих функциях программного обеспечения. Лучше всего начать с проведения анализа потребностей, то есть с ответов на следующие вопросы:

• Нужна ли нам функция отслеживания времени?
• Будем ли мы использовать общие файлы?
• Программное обеспечение должно работать на мобильных устройствах или компьютерах?
• Нужна ли будет панель управления для владельца бизнеса или менеджера, или будет достаточно общего рабочего пространства?

Ответы позволят нам выбрать нужную программу или набор взаимодействующих приложений. Важно рассмотреть возможность цифровизации управления командой в следующих областях:

• Коммуникация — современные средства связи, такие как групповой чат и приложения для видеоконференций, позволяют быстро и эффективно общаться в команде. Согласно отчету TechRepublic (2021 г.), 95% компаний уже используют их,
• Обмен файлами — облачные решения для обмена файлами и удаленной совместной работы сегодня используют 76% предприятий. Даже если все работают в одном здании, гораздо быстрее и проще отправлять сообщения или сотрудничать на одной общей доске Miro (https://miro.com/) или Mural (www.mural.co), а не стоять у доска в конференц-зале,
• Безопасность — использование VPN позволяет людям, работающим дома, безопасно обмениваться файлами и конфиденциальной информацией, поэтому 54% компаний используют это решение.
• Планирование — цифровые календари и планировщики задач упрощают организацию работы и отслеживание прогресса и сроков, например, на досках Канбан или в виде контрольных точек и дорожных карт,
• Делегирование задач — с программным обеспечением для управления проектами проще назначать задачи отдельным участникам и отслеживать их выполнение.
• Контроль — благодаря цифровым инструментам менеджеры могут отслеживать работу команды в режиме реального времени и принимать решения на основе достоверных данных.

Практические инструменты управления командой

На рынке существует множество инструментов управления проектами. Давайте подробнее рассмотрим самые популярные из них, тем более, что они предлагают бесплатные планы:

• Trello — это платформа управления проектами, которая позволяет создавать доски задач, назначать их отдельным членам команды и отслеживать прогресс, доступные на компьютерах и мобильных устройствах.
• Asana — это более продвинутая система управления задачами и проектами, предлагающая ряд функций для упрощения планирования, отслеживания и совместной работы в команде, доступная на компьютерах и мобильных устройствах.
• Slack — это модное приложение для обмена мгновенными сообщениями внутри команды, которое интегрируется с другими инструментами, такими как Trello и Asana, доступными на компьютерах и мобильных устройствах.
• Firmbee — это мощный инструмент управления проектами, доступный на ПК, который позволяет вам отслеживать время, просматривать проекты на досках Kanban и сотрудничать с вашей командой и фрилансерами.

Однако иногда может быть трудно найти программное обеспечение для управления командой, которое соответствует потребностям компании. Вот тогда и стоит рассмотреть один из менее популярных вариантов:

• Встреча с консультантом — многие люди сегодня помогают выбрать и внедрить программное обеспечение для бизнеса. Опытный и независимый консультант поможет подобрать решения по принципу «лучшее в своем классе», т.е. лучше всего подходящее для решения конкретной задачи, а не отвечающее личным предпочтениям. Решения, выбранные таким образом, могут быть связаны друг с другом с помощью API (интерфейс прикладного программирования) для создания уникального целого, адаптированного к потребностям компании.
• Сотрудничество с софтверным домом — это дорогое решение, которое дает вам возможность создавать уникальное программное обеспечение, полностью соответствующее требованиям конкретной компании, без необходимости нанимать команду или фрилансеров, а также выявлять и определять потребности компании на твой собственный.

Создание цифровых команд

Инструменты управления проектами, доступные на рынке, очень хорошо разработаны. Поэтому создание цифровых команд не должно требовать от сотрудников больших усилий. Когда мы закончим с анализом потребностей и выбором инструментов, пора переходить к реализации.

Рекомендуется начать с обучения членов команды, чтобы они ознакомились с выбранными инструментами и научились их использовать. Обычно достаточно установить приложение на мобильное устройство или войти в браузер. Следующим шагом является обсуждение дальнейших действий и ответы на такие вопросы, как:

• Кто будет делегировать задачи и когда?
• Где будут отображаться уведомления о новых заданиях?

Однако на данном этапе стоит использовать инструменты спонтанно . Так будет проще всего выявить возможные проблемы, не тратя время на обсуждение очевидных.

Измерение эффективности цифровых команд

Мониторинг прогресса и сбор отзывов от команды так же важны, как и внедрение инструментов цифровой коммуникации . Это можно сделать, сравнив результаты до цифровизации с текущими, обратив внимание на такие показатели эффективности, как:

• Время выполнения задачи , которое может значительно улучшиться, например, путем преобразования телефонных звонков мобильным сотрудникам, работающим на объекте клиента, в сообщения, содержащие адрес и местоположение GPS, а также описание задачи, которую необходимо выполнить,
• Частота взаимодействия в команде – может оказаться, что обмен информацией станет более интенсивным, при этом занимая меньше времени и привлекая только тех, кто имеет реальное влияние на решение конкретной проблемы,
• Уровень удовлетворенности клиентов — если команда, например, занимается обслуживанием клиентов, доступность информации о процессах, связанных с выполнением заказа человека, в цифровом инструменте может оказать очень положительное влияние на отношения с клиентами.

Краткое содержание

Инвестируя в правильные инструменты и внедряя их, компании могут стать более эффективными , конкурентоспособными и улучшить сотрудничество в команде. Ключевыми элементами управления цифровыми командами являются коммуникация, планирование, делегирование задач и контроль. Стоит уделить некоторое время анализу потребностей, выбору правильных инструментов, обучению команды и измерению эффективности внедренных решений.

Будущее инструментов управления проектами заключается в поддержке не только эффективности сотрудников, но и их благополучия и удовлетворенности. Развитие таких технологий, как искусственный интеллект и автоматизация, а также внедрение решений в области геймификации могут помочь улучшить качество трудовой жизни.

Цифровые инструменты помогут руководителям отслеживать уровень удовлетворенности и вовлеченности сотрудников, а также определять области, которые нуждаются в улучшении. Благодаря современным решениям, таким как гибкий график работы, удаленные офисы и платформы для поддержки профессионального развития , руководство будет больше ориентироваться на потребности и ожидания каждого сотрудника. Персонализация современных инструментов может сделать так, чтобы благополучие сотрудников играло ключевую роль в будущем управлении командой, способствуя повышению эффективности, удовлетворенности работой и сохранению талантов.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Энди Николс

Решатель проблем с 5 различными степенями и бесконечными резервами мотивации. Это делает его идеальным владельцем бизнеса и менеджером. При поиске сотрудников и партнеров больше всего ценит открытость и любопытство к миру.

Просмотреть все сообщения

Цифровизация вашего бизнеса:

1. Что такое цифровизация бизнеса?
2. Как избежать ошибок цифровой трансформации?
3. Баланс цифровой трансформации с безопасностью данных
4. Цифровой маркетинг
5. Цифровой финансовый менеджмент и онлайн-бухгалтерия
6. Управление цифровыми командами