Управление удаленными сотрудниками: проблемы, инструменты и лучшие практики для повышения производительности

Сталкиваетесь ли вы с трудностями при управлении удаленными сотрудниками?

Независимо от того, работали ли вы удаленно в течение многих лет или вам пришлось приспосабливаться к карантину из-за COVID-19, управление удаленными сотрудниками сопряжено с трудностями.

Если вы были вынуждены быстро изменить структуру своей компании и заставить людей работать из дома, вы сталкиваетесь с непредвиденными проблемами. Но удаленная команда также имеет большие возможности и потенциал.

Эксперты утверждают, что удаленная работа — это неизбежное будущее. По мере того, как все больше и больше предприятий переходят в онлайн, удаленная работа становится все более доступной.

С 2003 по 2018 год удаленная работа выросла на 140% — почти в 10 раз быстрее, чем у остальной рабочей силы. И это до того, как будут приняты во внимание современные тенденции. После карантина еще больше людей будут продолжать работать удаленно.

Поскольку спрос на удаленных сотрудников уже растет, почему бы не изучить возможности прямо сейчас? Раннее обнаружение тренда дает вам преимущество.

Более того, удаленная команда защищена от пандемии. Дэн Лок ведет свой бизнес почти исключительно в Интернете. Благодаря этому его бизнес мог работать без сбоев, когда штаты ввели карантин.

В то время как другие предприятия боролись с трудностями, команда Дэна Лока смогла продолжить работу. Учитесь на его примере и начните управлять удаленными сотрудниками уже сегодня, чтобы обеспечить безопасность на случай, если что-то подобное когда-нибудь повторится.

Ознакомьтесь с нашими главными советами по управлению удаленными сотрудниками ниже.

Общие проблемы управления удаленными сотрудниками

Двумя наиболее распространенными проблемами при управлении удаленными работниками являются общение и ложные ожидания.

Общение с удаленными работниками — это балансирование. Вы хотите, чтобы они могли общаться с вами и командой, несмотря на отсутствие физической близости.

В офисе легко столкнуться друг с другом или поболтать за чашкой воды. Однако удаленные работники предоставлены сами себе. Таким образом, чувство связи со всей командой может быть проблемой.

В то же время вы также не хотите перегружать их электронными письмами и ежедневными обсуждениями. Слишком большое внимание к общению может снизить продуктивность ваших удаленных сотрудников. Электронные письма легко имеют приоритет над задачами, а видеочаты нарушают рабочий процесс.

В этом сложность балансирования коммуникации при управлении удаленной командой: вы не хотите, чтобы они чувствовали себя закрытыми, но вы также не хотите подвергать опасности их продуктивность.

Неправильные ожидания в отношении удаленных сотрудников

Вторая проблема, с которой вы можете столкнуться, — это неуместные ожидания. Ожидание слишком многого или неправильного может снизить производительность ваших сотрудников.

С одной стороны, вы не хотите, чтобы ваша удаленная команда работала так же, как физически. Не ожидайте, что они будут строго работать с 9 до 5.

Удаленная работа так хороша, потому что она позволяет вашим сотрудникам работать в желаемое время. Если они знают, что наиболее продуктивны ночью, пусть работают ночью. Пока они соответствуют срокам и критериям, которые вы согласовали, с этим нет проблем.

Второе сложное ожидание, с которым сталкиваются многие удаленные работники, — это обеспечение доступности. Гибкий график легко спутать с постоянной доступностью. Но удаленным сотрудникам нужен отдых, как и штатным сотрудникам.

Держитесь подальше от управления удаленными командами на микроуровне. Микроуправление заставляет сотрудников чувствовать, что за ними наблюдают, и может снизить их производительность.

Это особенно актуально для сотрудников, которым необходимо входить в системы, отслеживающие их рабочее время. Время, потраченное на работу, — не лучший показатель продуктивности.

Если можете, вообще держитесь подальше от отслеживания времени. Доверяйте своей команде, что они проделали необходимую работу. Вместо этого создайте KPI, которые позволят вам отслеживать их эффективность. KPI могут не зависеть от затраченного времени.

Фактически, большинство удаленных сотрудников заслуживают доверия и работают в среднем на четыре часа в неделю больше, чем обычные сотрудники.

Ключевые показатели эффективности

Ключевые показатели эффективности (KPI) позволяют вам и вашим сотрудникам отслеживать успехи. KPI устанавливаются либо вами, либо командой вместе. В любом случае, они удостоверяются, что все знают, что они должны делать.

KPI должны быть измеримыми и позволять вашим сотрудникам видеть, насколько хорошо они выполняют свою работу. Это делает производительность труда ваших сотрудников более отслеживаемой.

Если человек постоянно не может выполнить свои KPI, возможно, стоит поговорить с ним. Если человек часто добивается успеха по KPI, подумайте о их продвижении.

Процесс найма и порядок оплаты

Вы можете избежать потенциальных проблем, если у вас есть эффективный процесс найма. Когда вы нанимаете сотрудников, рекомендуется проверить, подходят ли они для удаленной работы.

Эта способность зависит от их природных талантов и сильных сторон. Отличные удаленные работники обычно более интровертны. Они также ориентированы на детали и способны действовать независимо.

Конечно, экстраверты тоже могут работать удаленно, но нужно обеспечить их социальное благополучие . Если им нужно, чтобы окружающие были счастливы, удаленная работа может оставить их неудовлетворенными.

Поэтому при приеме на работу обязательно учитывайте эти факторы. Иногда рекомендуется сначала нанять сотрудников на неполный рабочий день, а затем отправить сотрудников на этап тестирования. Таким образом, вы оба сможете проверить, плодотворны ли ваши рабочие отношения.

Еще одним фактором, который может решить многие проблемы на раннем этапе, является оплата труда. Многие владельцы бизнеса думают, что удаленные сотрудники дешевле, и обычно они правы.

Однако вы хотите платить им больше, чем по отраслевому стандарту. Если вы сделаете это, они будут более продуктивными, потому что их мотивация и удовлетворение возрастут. Счастливые сотрудники работают усерднее.

Отвлекающие факторы дома

Еще одним препятствием, когда дело доходит до управления удаленными сотрудниками, может быть отвлекающая среда. Об этом особенно важно подумать, если этот человек впервые работает из дома .

У ваших сотрудников должно быть специальное рабочее место. Таким образом, они сохраняют свою продуктивность, работая из дома. В этом пространстве не должно быть отвлекающих факторов (например, в комнате не должно быть телевизора).

Если в их доме есть другие люди, это также следует учитывать. Понимают ли их соседи по дому, что работа на дому остается работой? Они имеют тенденцию прерывать вашего сотрудника?

Заранее спросите об их окружении и посмотрите, сможете ли вы избежать подобных препятствий.

Некоторым сотрудникам может нравиться работать в кафе или на улице. Это нормально, но у них должно быть место для работы, где их ничто не отвлекает.

Средства связи

Теперь, когда вы знаете о некоторых наиболее распространенных препятствиях для управления удаленными сотрудниками, давайте рассмотрим средства коммуникации. К ним относятся приложения и системы управления, которые позволяют более эффективно управлять удаленными командами.

Средства связи помогают упростить общение или оптимизировать рабочие процессы. Вот некоторые из них, которые вы должны знать.

Для видеообщения наиболее популярны инструменты Zoom или Skype. Скайп полностью бесплатный. Если у вас есть бюджет для инвестиций, вы можете предпочесть Zoom, так как это более полное решение для бизнеса.

Zoom позволяет записывать встречи, делиться своим экраном и многое другое. Это идеальный инструмент для личного общения в вашей команде.

Для текстовых сообщений Slack чрезвычайно популярен среди предприятий. Slack позволяет создать канал для вашей компании, а также несколько подканалов.

Если ваша команда большая, вы можете создать эти подканалы для каждой подгруппы. Избегайте спама всей команды ненужными сообщениями.

Текстовые сообщения обычно быстрее, чем электронная почта; Одно лишь общение по электронной почте может замедлить весь рабочий процесс.

Инструменты управления проектами

В то время как большинство владельцев бизнеса знают об инструментах связи, программное обеспечение для управления проектами и дополнительные функции часто упускаются из виду.

Без инструментов, поддерживающих рабочий процесс, производительность снижается. Люди не знают, что они должны делать или на каком этапе находится проект.

Предположим, например, что вы занимаетесь видео- и кинопроизводством. Вам нужны люди, которые специализируются на кино, графическом дизайне, копирайтинге и многом другом.

Если нет рабочего процесса или процесса, редактор не знает, когда редактировать следующее видео; человек, который снимает, может понятия не иметь, куда загрузить видео и что должно произойти дальше.

Такие инструменты, как Asana, Basecamp, ClickUp или Float, помогают поддерживать четкий и оптимизированный процесс. Все происходит в одном месте, и ваши сотрудники знают, где проверить свои следующие задачи.

Один такой простой инструмент может оказать огромное влияние на производительность вашей рабочей силы.

Инструменты для совместной работы

Наконец, вы хотите убедиться, что используемые вами инструменты позволяют вашим сотрудникам сотрудничать. Создание командной работы может быть сложной задачей при управлении удаленными сотрудниками. Все они могут в конечном итоге работать независимо друг от друга.

Но когда сотрудники сотрудничают, это может привести к новым творческим идеям. Для удаленной команды могут быть полезны такие инструменты, как документы Google, которые позволяют нескольким людям работать над одним документом или листом.

Что бы вы ни выбрали, убедитесь, что это инструмент, который позволяет редактировать в реальном времени, чтобы можно было работать в команде.

Лучшие практики

Теперь вы получили представление о распространенных проблемах и полезных инструментах для управления удаленными сотрудниками. Но каковы некоторые из лучших практик, которые вы и ваша удаленная команда можете изучить?

Следуйте этим рекомендациям, чтобы естественным образом избежать проблем и неудач, а также обеспечить продуктивное благополучие ваших сотрудников.

Недовольные удаленные команды быстро выгорают, работают непродуктивно и стоят денег. Вот почему полезно взглянуть на системы и идеи, доказавшие свою эффективность.

Деловая культура и видение

Корнем успешной удаленной команды является ваша бизнес-культура. Каждая компания или бизнес имеет определенную культуру. Но культура не возникает случайно: ее формируете вы, как лидер, и каждый член команды.

Чтобы успешно управлять удаленными сотрудниками, вам нужна культура собственности и подотчетности. Если каждый член команды осознает свою ответственность и считает себя подотчетным, вам не нужно заниматься микроуправлением.

Это то, что создает доверие. Когда руководство слишком контролирует, сотрудники чувствуют себя обескураженными и менее творческими.

Успешные предприятия относятся к своим сотрудникам с доверием и заботой, а не как с товаром.

Как мы упоминали ранее, дайте своим удаленным работникам возможность работать на их условиях. Не навязывайте определенные временные рамки, когда они не могут быть продуктивными в это время.

Создать позитивную и питательную культуру с удаленными работниками обычно несложно. Это потому, что удаленные команды часто более счастливы, удовлетворены и, как правило, любят то, что они делают.

Более того, вы также хотите четко изложить свое видение бизнеса. Ваши сотрудники должны знать, почему они делают то, о чем их просят. В лучшем случае их личные цели совпадают с вашей общей целью компании.

Повторяющиеся и структурированные встречи

Мы уже коснулись проблем удаленного общения. Отличный способ упростить общение — регулярно проводить видеовстречи.

Некоторые предприятия предпочитают собираться еженедельно или раз в две недели; некоторые даже выбирают ежедневные встречи. Однако, если вы решите проводить ежедневные встречи, делайте их короткими, чтобы сэкономить время ваших сотрудников.

Еженедельные или двухнедельные встречи обычно работают лучше всего. Некоторые компании также проводят ежемесячные звонки, но этот период может быть слишком продолжительным и негативно сказаться на производительности.

Вы также хотите, чтобы ваши видеовстречи следовали определенной структуре. Хаотичные встречи снижают продуктивность. Если вы не можете сами придумать структуру, используйте проверенные формулы: встреча 10-го уровня, например.

Помимо групповых собраний, рекомендуется проводить ежеквартальные встречи один на один. Эти встречи хороши тем, что они углубляют общение с каждым сотрудником и позволяют вам проверить, хорошо ли они работают.

Оправдывают ли они ваши ожидания, а также свои собственные цели? Если возникнут какие-либо вопросы, их также можно обсудить на ежеквартальных собраниях.

Сроки связи

Мы сказали, что имеет смысл позволить вашим сотрудникам самостоятельно составлять график работы. Однако вы хотите иметь определенные точки соприкосновения, с которыми должен встретиться каждый.

Например, каждый должен посещать еженедельное собрание. Или все обязаны отвечать на текстовые сообщения в течение 24 часов.

Сообщите удаленным сотрудникам то, что имеет смысл для вас и вашего бизнеса, и объясните свои ожидания.

Также неплохо проинструктировать их, какой канал связи для чего использовать. В каких случаях вы ожидаете, что они будут использовать текстовые сообщения? В каких случаях им следует использовать электронную почту? Им разрешено отправлять вам личное сообщение?

Формальных правил нет; просто не забудьте заранее сообщить своим сотрудникам о том, как вы хотите, чтобы все работало.

Цели и карьерные шансы

Это обычная ловушка — относиться к удаленным работникам как к фрилансерам. Если они являются частью вашей команды, относитесь к ним как к сотрудникам. Дайте им возможность продвигаться по карьерной лестнице и добиваться личных целей.

Не заставляйте их чувствовать, что они застряли на своем месте навсегда. Созванивайтесь один на один каждый год или раз в полгода и обсуждайте, как у них дела. Каковы их цели на следующий год и как команда может помочь.

Относитесь к своим сотрудникам с уважением и делайте их счастливыми. Таким образом, у вас будет лояльная команда. Лояльные сотрудники бесценны, потому что колебания в вашей команде стоят вам больших денег.

Вы теряете время и деньги, когда вам приходится нанимать новых сотрудников и обучать их. Вы по-прежнему хотите нанимать новых людей, когда это необходимо; новые сотрудники также привносят свежие идеи. Но избегайте культуры, которая заставляет людей часто уходить.

Тимбилдинг

Создание сильной команды особенно сложно для предприятий, которые работают удаленно. Как мы упоминали ранее, в физическом офисе люди естественным образом сталкиваются друг с другом и общаются.

Вот почему некоторые рабочие места любят предлагать своим удаленным сотрудникам открытый чат. В этом чате они могут говорить о чем угодно, кроме работы. Это отличный способ заменить обычный светский разговор, который происходит в офисе.

Если вы планируете иметь удаленную команду в долгосрочной перспективе, подумайте о ежегодных собраниях команды. Всего два-три дня вместе в году могут принести пользу всей команде.

Согласуйте свой рабочий процесс с контрольным списком Dragon 100 Habits

Теперь есть о чем помнить, когда дело доходит до управления удаленными сотрудниками. Но что, если мы скажем вам, что есть способ сделать управление вашей командой более понятным и прозрачным?

Через свой консультативный совет Dragon 100 Дэн Лок обучает других владельцев бизнеса тому, как масштабироваться. Даже если вы не являетесь участником Dragon 100, вы можете получить доступ к контрольному списку привычек Dragon 100.

Контрольный список позволяет получить ясность от всех сотрудников. Выровняйте свою команду от старших руководителей до младших членов. Получите доступ к своему руководству сегодня.