Управление виртуальным конференц-залом: советы для достижения успеха

Для менеджера по работе с клиентами маркетингового агентства, который работает удаленно из моего домашнего офиса, виртуальные встречи стали важным, экономичным и удобным способом общения с моими клиентами и коллегами, многие из которых разбросаны по всей стране. Благодаря возможности участия из любого географического местоположения (конечно, при стабильном соединении WiFi) проведение совещаний практически резко снижает расходы на командировки, поскольку полностью исключаются расходы на перелет, проживание и питание.

А кто не хочет сократить ненужные расходы, верно?

Но чего вы, возможно, не ожидаете, так это того, что виртуальные встречи также могут способствовать более продуктивной и инклюзивной рабочей силе! Фактически, исследования показывают, что удаленные сотрудники, использующие виртуальные встречи, могут быть на 13% эффективнее.

При этом не каждая демонстрация экрана или конференц-связь настроены на успех. Без правильной структуры и руководства виртуальная встреча может быстро пойти наперекосяк (возможно, что-то вроде этого...).

Чтобы максимально использовать виртуальный конференц-зал для каждого из участников собрания и повысить общую эффективность сеанса, вот несколько рекомендаций, которым следует следовать:

Выбор правильной технологии имеет решающее значение.

Skype для бизнеса, Zoom, GoToMeeting и WebEx — отличные платформы для совместной виртуальной видеоконференции, которые позволяют участникам обмениваться документами, общаться в чате и записывать встречу. Некоторые решения также предоставляют варианты индивидуальной настройки, которые можно использовать для оформления конференц-зала логотипом и цветами вашей компании. Более того, если вы действительно ищете элегантную, профессиональную и надежную платформу для проведения виртуальных мероприятий, на рынке есть несколько решений, которые предлагают самоуправляемые решения для ваших внутренних или внешних конференций, вебинаров, образования и обучения. Без сомнения, мы можем ожидать, что по мере того, как «виртуальное рабочее место» становится все более популярным, одновременно будет расти и количество доступных средств коммуникации и программного обеспечения.

Полезные советы:

• Если вы используете новую платформу, практика поможет! Не забудьте просмотреть и поэкспериментировать с различными функциями, функциями и навигацией перед выходом в эфир.
• Как организатор собрания, всегда отвечайте на звонок первым. В начале каждой встречи выделяйте несколько минут новым участникам для загрузки любого программного обеспечения, необходимого для присоединения к вашей встрече, или для устранения любых технологических ошибок или проблем с подключением, с которыми они могут столкнуться. Это может случиться с лучшими из нас!

Встреча перед работой имеет важное значение.

Создание и отправка определенной и подробной повестки собрания (заблаговременно!) поможет участникам сосредоточиться и сосредоточиться на задаче. Обязательно прикрепите повестку дня при отправке приглашения на собрание, которое интегрируется с календарем участника. Если перед встречей необходимо выполнить какую-либо предварительную работу или проверку документов, прямо укажите это в своем сообщении. Ничто не убивает динамику встречи быстрее, чем отсутствие участия, потому что никто не сделал свою домашнюю работу.

Еще одно хорошее практическое правило — избегать представления новых данных во время встречи. Опять же, вам лучше отправить важные документы за несколько дней до встречи и попросить участников просмотреть все материалы до встречи, чтобы они могли полностью погрузиться в содержание и подготовиться к участию в беседе.

Полезные советы:

• Составляя повестку дня, не забудьте затронуть важные темы в начале собрания, когда у всех высокий уровень энергии.
• Проводите встречи с разумным количеством участников, чтобы каждый мог чувствовать себя ценным и иметь возможность внести свой вклад, не чувствуя спешки.

Начало встречи.  

Готовясь к виртуальной встрече, обязательно устраните окружающий шум. Я повторяю, что если вы являетесь организатором собрания, вы должны быть первым, кто подпишется или позвонит в конференц-зал. Это дает вам возможность поприветствовать участников, когда они присоединятся и официально представятся. Имейте в виду, что некоторые участники могут присоединяться со своих мобильных телефонов и могут быть идентифицированы в интерфейсе вашей платформы только как вызывающий абонент № 1 или как их номер телефона.

Полезные советы:

• Попросите участников назвать свое имя, прежде чем говорить, даже если они уже говорили ранее на собрании. В частности, когда на вызове много участников или вы разговариваете с людьми в первый раз, легко спутать одного говорящего с другим.
• Чтобы поддерживать интерес участников по телефону (и подтвердить, что их мнение имеет значение), сначала спросите их мнение или ответ, когда задаете вопрос группе. Более того, вы не пропустите их случайно!

Сопровождение встречи.

Одной из наиболее распространенных проблем с виртуальными собраниями является активное вовлечение участников. Да, мы все время от времени очень заняты, и застойная виртуальная встреча может соблазнить участников «выключить звук» и выполнить другие задачи во время встречи — проверить свою электронную почту, текстовые сообщения, последние спортивные результаты, Instagram и т. д.

Вы можете бороться с этим пассивным слушанием, попросив участников НЕ отключать звук (при условии, что они тоже находятся в тихом месте) и даже поощряя участников участвовать с помощью видео.

Полезные советы:

• Еще один способ поддерживать вовлеченность участников собрания — использовать инструменты и функции платформы. В дополнение к устному обмену идеями попросите участников вводить вопросы или ответы в панель чата, назначать участникам задачи или использовать интерактивные опросы. Правильная цель состоит в том, чтобы 80 % вашей встречи были интерактивными, а 20 % требовали пассивного участия.

Это обертка!

Прежде чем закончить встречу, всегда уделяйте несколько минут тому, чтобы подвести итоги того, что было рассмотрено. Каждый будет чувствовать себя лучше в отношении времени, которое они тратят на звонок, если есть взаимное чувство выполненного долга.

Возможно, еще более важно назначить следующие шаги или любые действия, о которых должны позаботиться участники конференции. Если возможно, назначьте дату и время следующей встречи, пока все еще присутствуют. И, наконец, после собрания обязательно разошлите всем участникам заметки с повторением тех же действий и дальнейшими инструкциями.

Полезный ресурс:

• Чтобы получить больше практических советов, которые вы можете использовать для повышения производительности своих виртуальных команд, ознакомьтесь с этой книгой: Руководство эффективными виртуальными командами: преодоление времени и расстояния для достижения исключительных результатов , написанной руководителем Guided Insights Нэнси Сетл-Мерфи. Это потрясающе!

У вас есть другие предложения по максимально эффективному использованию виртуальных встреч? Не стесняйтесь, дайте нам знать в комментариях ниже.