Как написать записку ?: советы и шаблоны (2022)

Памятка, также известная как напоминание и меморандум, является важной частью бизнеса. Он используется для внутреннего общения по поводу официальных дел или процедур.

Это один из основных способов передачи информации сотрудникам организации. Заметки быстрые, а также эффективный вариант для распространения информации.

В отличие от электронной почты, вы можете отправить записку в виде сообщения большой группе сотрудников. Это может быть весь ваш отдел или даже все, кто работает в вашей компании.

Тем не менее, написание заметки может быть проблемой, если вы плохо знакомы с форматами. Чтобы узнать, как написать служебную записку, продолжайте читать статью, чтобы лучше понять эту тему.

Как выбрать формат для написания меморандума

Когда дело доходит до выбора правильного формата, вам важно понимать, что разные форматы имеют разные цели или задачи.

Это зависит от того, что вы выбираете, например, вы можете написать информационную записку для обмена информацией со своими сотрудниками, а затем для записки-запроса вам необходимо сосредоточиться на убедительной стороне.

Ну, есть разные типы, которые вы можете найти в служебных записках, они включают в себя подтверждение, запрос информации, периодический отчет, результаты исследования и служебные записки с предложениями.

Однако все типы заметок могут иметь схожий формат, но вы можете найти некоторые различия в теле сообщения.

Вот почему важно сосредоточиться на том, какое сообщение вы собираетесь написать, а также на том, кому вы отправляете записку.

Убедитесь, что у вас есть четкое понимание цели или цели, которую содержит записка.

Каковы разделы бизнес-памятки ?

Деловая записка разделена на разделы, в отличие от официального делового письма в ней нет приветствия или подписи отправителя.

Типичный формат заметки включает в себя различные разделы, такие как:

Заголовок

Ну, раздел заголовка включает название, а также адрес компании. Однако, если у вас есть фирменный бланк, эта информация уже будет напечатана.

Чуть ниже этого раздела вы должны написать слово Меморандум или Меморандум. Это поможет в создании того, что сообщение передается с помощью памятки.

Получатели

Этот раздел предназначен для идентификации получателей.

Здесь вам нужно упомянуть, кому будет или принадлежит записка.

Например, если вы пишете памятку для своих сотрудников в отделе маркетинга

Здесь нужно указать «Кому: Всем сотрудникам отдела маркетинга»

Отправитель

Раздел отправителя предназначен для указания лица, написавшего заметку. Он включает в себя название, отдел и обозначение.

Например, если вы помощник менеджера из отдела продаж.

Здесь вам нужно сначала упомянуть свое имя, а затем добавить «Помощник менеджера по продажам».

Копия или дополнительные получатели

CC (Carbon Copy) или Дополнительные получатели — это разделы, в которых вы указываете, кому будет отправлена ​​копия записки для информации.

Что ж, упомянутое здесь имя не относится напрямую к памятке или к разделу «Кому».

Дата

Важно указать дату написания меморандума. Включите, когда вы написали заметку в разделе «Дата».

Сюжетная линия

Строка темы — это раздел, в котором вам нужно написать краткое и точное представление о том, о чем служебная записка.

Здесь вам нужно упомянуть краткое представление о содержании меморандума.

Например, если памятка посвящена тренингу для сотрудников отдела SEO. Тогда здесь нужно написать «Тема: Тренинг для сотрудников отдела SEO».

Тело сообщения

Что ж, тело сообщения важно, и раздел, на котором вам нужно сосредоточиться больше всего

Тело сообщения включает в себя содержание памятки, информацию и цель. Вы можете разделить его на два или три абзаца.

В первом абзаце этого тела указывается цель меморандума. Теперь вы можете перейти к следующему абзацу, чтобы упомянуть информацию или сообщение.

Хорошо, если содержание длинное, вы можете добавить краткое содержание сообщения. Кроме того, вы можете добавить CTA или четкий призыв к действию.

Это поможет понять, какие действия должен предпринять получатель.

Вложения

Однако добавление вложения не является важным или необходимым. Но вы можете добавить, если заметка связана с представленными результатами, исследованиями или нужны какие-то дополнительные данные.

Тогда записка должна иметь вложение для обоснования сообщения записки.

Как написать деловую записку?

Что ж, теперь вам нужно понять, как вы должны написать свою записку. Написание состоит из нескольких основных шагов, которые просты и легки для выполнения.

Это включает в себя :

Шаг 1. Перечислите цель вашей памятки

В первом вступительном абзаце должна быть упомянута цель вашей записки.

Человек, читающий записку, должен мгновенно понять, что отправитель сообщает ему во вступительном абзаце.

Кроме того, содержание вашей заметки должно быть составлено таким образом, чтобы отвечать на вопросы. Обязательно продумайте, какой вопрос может возникнуть у вашего сотрудника или получателя.

Цель должна быть первой вещью, которая должна быть ясной, затем вы можете расширить детали или действия, которые необходимо предпринять.

Не забудьте расположить все в хронологической последовательности событий. Это поможет дать сотруднику гораздо больше ясности, а также ему будет намного проще предпринимать действия, если это необходимо.

Шаг 2: Сделайте это кратким и позитивным во всем

Так как написание вашей записки будет адресовано руководителю или коллегам. Важно, чтобы вы сохраняли позитивный язык во время написания меморандума.

Кроме того, оно будет отправлено людям, которых вы знаете и с которыми будете взаимодействовать ежедневно. Держите язык таким образом.

Кроме того, старайтесь, чтобы ваши предложения были короткими и четкими. Кроме того, используйте активный залог, чтобы вы могли передать цель.

Это поможет повысить авторитет среди коллег.

Шаг 3: Сообщите сообщение через строку темы

Следующее, что вы должны быть осторожны в том, что вы пишете в строке темы. Этот раздел должен рассказать читателям о том, чего им следует ожидать при чтении меморандума.

Кроме того, в строке темы указано, куда они помещают папки электронной почты.

Например, если это обновление бюджета для отдела маркетинга, то это поможет понять, прочитав тему заметки, а также просмотреть действия, которые повлияют на работу, а также на отдел.

Шаг 4: Разбейте информацию, используя основной абзац и заключение

Используйте основной абзац для уточнения объявления о решении, которое вы принимаете. Кроме того, добавьте, как это повлияет на сотрудников и дальнейшую работу.

Кроме того, это может быть полезно для решения вопросов, а также чувства, которое могут испытывать ваши сотрудники.

Выразите благодарность и ориентируйтесь на изменения.

Что такое шаблон для написания меморандума?

Теперь важно понять шаблон написания меморандума. Формат, который вы должны использовать:

Деловой меморандум

Дата : добавить текущий месяц, день и год

Кому: добавьте имя вашего сотрудника, которому вы отправляете записку

От: Здесь вам нужно добавить свое имя и фамилию, а также название вашей компании.

Тема: Для чего эта записка?

Основная часть: начните с перечисления причин написания меморандума. Держите его в одном предложении, но если это невозможно, вы можете переключиться на два предложения. Теперь добавьте детали, которыми человек должен поделиться с сотрудниками начального уровня. Объясните ответ или последующие действия, которые были отправлены компанией, если они у вас есть.

Теперь сформулируйте вывод. Вы также можете использовать это для определения реакции читателя. Упомяните действия, которые вы хотите, чтобы ваш читатель предпринял.

Спасибо,

Ваше имя и фамилия

Электронный адрес вашей компании

Телефон вашей компании

Если вы добавляете вложения, вам нужно объяснить это в памятке.

Советы по написанию деловой заметки

Что ж, теперь, когда у вас есть понимание того, как написать памятку вместе с правильным форматом.

Вот несколько советов, которые могут сделать вашу заметку эффективной.

• Проверьте, есть ли у вас какие-либо стилистические требования, связанные с вашей работой. Кроме того, поищите любую стандартную форму, которая есть в вашей компании для написания служебных записок. Его можно скачать или нет?
• Убедитесь, что основная часть текста краткая, правильная и продуманная. Кроме того, проверяйте грамматику, чтобы знать, что все правильно и легко читается.
• Держите свои предложения простыми. Не используйте длинные предложения и избегайте многословных фраз.
• Не используйте растворы. Ваша записка должна напрямую относиться к теме.
• Если у вас есть что-то важное, используйте маркированный список, а также заголовок для передачи сообщения.
• Кроме того, используйте заключительные заявления в конце вашего меморандума. Держите его вдохновляющим и прямым, чтобы ваши читатели знали, какие действия им нужно предпринять.
• Если вы добавляете вложения вместе с заметкой, укажите это или используйте одно слово «вложение».
• После того, как вы закончите черновик, не забудьте поделиться им с кем-то из ваших знакомых или с коллегой. Это поможет вам отловить ошибки, которые могли проскочить.

Часто задаваемые вопросы (Часто задаваемые вопросы)

Дополнительные источники