Что такое протокол собрания (MoM)? Программное обеспечение и шаблоны для MoM

Опубликовано: 2024-01-10

Резюме. Создавая протоколы собраний, вы можете документировать обсуждаемые темы, обобщать важные моменты встреч и выделять ключевые выводы. Давайте узнаем больше о MOM и о том, как ее можно создать.

Продуктивные встречи имеют решающее значение для сотрудничества, но вспомнить все детали, обсуждавшиеся на встрече, может быть непросто. Вот почему вам необходимо составить протокол собрания, чтобы задокументировать каждую его деталь. В этой статье мы узнаем о MOM и о том, как его создать. Но сначала давайте узнаем, что такое МАМА.

Оглавление

Что такое протокол собрания (MoM)?

MOM обычно означает «Протокол встречи». Это формальная письменная запись обсуждений, решений и действий, которые происходят во время встречи.

MOM необходим для документирования вопросов, обсуждаемых во время встречи, распределения обязанностей и предоставления участникам справочной информации. Он включает в себя ключевые моменты обсуждения, всех участников и резолюцию собрания.

Важность протоколов встреч

Протоколы заседаний (MOM) играют важную роль в организационной эффективности и коммуникации. Документируя обсуждения, решения и действия, MOM служит важным ориентиром, обеспечивая ясность и понимание между участниками.

MOM служит историческим архивом, фиксирующим эволюцию идей и стратегий с течением времени.

Помимо облегчения общения путем обмена ключевой информацией с отсутствующими членами команды, MOM способствует более эффективному планированию и разработке стратегии.

Когда следует делать МОМ?

МОМ можно использовать в следующих случаях:

  • Запись итогов и целей встречи
  • Создание резюме встречи для тех, кто не присутствовал на встрече
  • Храните его как юридический документ на случай официальных встреч.
  • Ведение справочного документа, который будет использоваться на будущей встрече.

Шаги, необходимые для создания MOM

При создании протокола собрания вам необходимо указать повестку дня собрания, список участников и существующую MOM. Вам также необходимо записать, кто отсутствует и присутствует на собрании. Давайте посмотрим подробное перечисление всех шагов, которые необходимо выполнить для создания МОМ:

  • Подготовка: соберите необходимую информацию, такую ​​​​как повестка дня, список участников и предыдущий MOM. Также настройте шаблон для записи.
  • Посещаемость: обратите внимание на сведения о присутствующих и отсутствующих участниках. Отметьте гостей или известных участников.
  • Обзор повестки дня: просмотрите повестку дня собрания, гарантируя, что каждый пункт будет рассмотрен.
  • Подробности обсуждения: Запишите ключевые моменты, решения и действия, используя краткий язык.
  • Распределите обязанности. Четко распределите действия между людьми и укажите сроки.
  • Разъяснения: Включите любые разъяснения, сделанные во время встречи, для контекста.
  • Закрытие: подтвердите заключение собрания и отметьте все последующие требования.
  • Проверка и утверждение: поделитесь MOM для проверки и получения необходимых разрешений.
  • Распространение: незамедлительно раздайте окончательный вариант MOM участникам и соответствующим заинтересованным сторонам.

Преимущества создания мамы

Протоколы собраний (MOM) дают важные преимущества. Они обеспечивают документированную запись обсуждений, решений и действий, обеспечивая ясность и подотчетность. Вот некоторые другие преимущества создания MOM:

  • Документация: они обеспечивают формальную запись обсуждений, решений и действий во время встречи.
  • Справка: протоколы служат для участников справочной информацией, позволяющей вспомнить, что обсуждалось и какие задачи были поставлены.
  • Подотчетность: они распределяют ответственность путем документирования мероприятий и сроков, способствуя подотчетности среди участников.
  • Коммуникация: MOM облегчает общение, делясь ключевой информацией с теми, кто не смог присутствовать на встрече.
  • Планирование: они помогают в планировании будущего, подытоживая прошлые обсуждения и результаты, помогая формировать будущие действия и стратегии.
  • Согласование: протоколы гарантируют, что все участники имеют общее понимание того, что обсуждалось и было принято, что снижает недопонимание.

Что включить в протокол собрания?

Когда дело доходит до составления протокола собрания, есть несколько элементов, которые вам необходимо включить в документ: Вот некоторые важные элементы MOM:

  • Дата и время встречи
  • Список участников и их роли
  • Цели или задачи встречи
  • Повестка дня встречи и обсуждаемые темы
  • Действия, которые необходимо предпринять, и принятые решения
  • Предстоящие шаги и график последующих действий
  • Подписи и инициалы участников для проверки

Написание протоколов встреч (лучшие практики)

Для эффективного протокола собрания необходимо записать дату, время и количество участников. Далее вам нужно добавить информацию о предстоящей встрече.

  • Создайте план встречи заранее. Чтобы сделать встречу более плодотворной, лучше создать план встречи вместе со всеми моментами, которые будут обсуждаться на встрече. Это поможет избежать путаницы в начале собрания и обеспечит соблюдение участниками актуальной повестки дня.
  • Запишите цель встречи: за это время постарайтесь записать цель встречи и то, чего ожидается достичь на этой встрече. Эти заметки будут полезны тем, кто не смог принять участие во встрече.
  • Определите дату предстоящей встречи. Если вы ведете записи встреч, то не менее важно указать, когда состоится следующая встреча по обсуждаемой теме. Это даст участникам ориентиры относительно того, сколько времени им потребуется для выполнения поставленных задач. Более того, определение даты предстоящей встречи также поможет расставить приоритеты в ваших задачах.
  • Используйте искусственный интеллект для создания сводки собрания. Если вы отвечаете за создание заметок на собрании, вы можете использовать инструмент транскрипции собрания. С помощью этого инструмента все записи разговоров, расшифровки и сводки связаны с собранием и календарем, поэтому все остается в одном месте.
  • Используйте повестку дня для отслеживания ключевых моментов собрания. После собрания вы можете использовать повестку дня собрания для отслеживания результатов. Используя повестку дня в качестве общего руководства, вы сможете измерить свой прогресс в достижении поставленных целей.

Шаблоны для создания протоколов собраний

  1. Шаблон протокола официального совета директоров
  2. Пример протокола неформальной встречи
  3. Шаблон протокола заседания Совета директоров
  4. Шаблон протокола заседания совета директоров SaaS Дэвида Сакса
  5. Ежемесячное собрание руководства
  6. Шаблон планирования спринта
  7. Шаблон встречи один на один

Чтобы быстро создавать протоколы собраний, вы можете использовать предварительно настроенные шаблоны. Шаблоны MOM могут варьироваться от официальных протоколов заседаний совета директоров до ежемесячных протоколов управления, протоколов неформальных собраний, планирования спринта, собраний SaaS и т. д. Каждый из этих шаблонов представлен ниже, чтобы упростить процедуру MOM.

  1. Шаблон протокола официального заседания совета директоров

Призывать к порядку

При содействии «Председателя Совета»

• [Координатор собрания] созвал очередное собрание [Организации] в [время] [дата] в [место].

Перекличка
 Секретарь провел перекличку. Присутствовали следующие лица:

• Секретарь
• Старший менеджер
• Фасилитатор встреч

Утверждение протокола
 Прежде чем приступить к каким-либо официальным делам, совет должен утвердить протокол последнего собрания.
• [Секретарь] прочитал протокол последнего заседания. Протокол был утвержден.

Открытые вопросы
 Вопросы, которые совет ранее обсудил и готовы к официальному утверждению.

Новое дело
 Эти вопросы могут быть вынесены на голосование, изменены, вынесены на обсуждение, переданы на рассмотрение комитета или отложены.

Отсрочка
 После того, как все открытые вопросы и новые дела будут обсуждены и задокументированы, координатор собрания закроет заседание совета директоров.

• [Координатор встречи] объявил перерыв в встрече в [время окончания встречи].
Представление и утверждение протокола
Ведущий протокол должен представить протокол на утверждение Председателю Совета директоров или координатору собрания.

• Протокол представлен: [Имя]
• Протокол утвержден: [Имя]

  1. Пример протокола неофициальной встречи

Призывать к порядку

Собрание [организации] состоялось в [место] [дата].

Участники

• Присутствовали участники голосования:
• Среди гостей были:
• Среди не присутствовавших членов были:

Утверждение протокола
 • Предложение утвердить протокол предыдущего собрания [дата] было сделано [имя] и поддержано [имя].

Отчеты
 • [Название отчета] представил [имя докладчика].
• [Название отчета] представил [имя докладчика].

Основные движения
 • Предложение: Перенесено [имя] и поддержано [укажите здесь предложение]. Предложение [принято или отклонено] с [числом] за и [числом] против.

Отсрочка
 • [Имя инициатора] предложил перенести заседание, и это было согласовано в [время перерыва].
• Секретарь:
• Дата утверждения:

  1. Шаблон протокола заседания совета директоров

Подробности встречи

Обратите внимание на тип встречи, дату и время.
• Название встречи:
• Дата:
• Время:

Перекличка
 Обратите внимание на участников собрания.
• Председатель:
• Секретарь:
• Председательствующие:
• Отсутствующие члены совета директоров:
• Присутствуют другие гости или сотрудники:

Старый бизнес
 Основные протоколы заседаний и решения последнего заседания совета директоров.
• Утверждение протокола предыдущего собрания.
• Нерешенные вопросы по предыдущим заседаниям совета директоров.

Новое дело
 Включите отчеты должностных лиц, комитетов или различных директоров совета директоров.
• Пункт повестки дня 1
• Пункт 2 повестки дня
• Пункт 3 повестки дня

Действия

Закрытие
Завершите заседание совета директоров, задокументировав следующую информацию:
• Дата и время следующего заседания совета директоров.
• Время закрытия собрания.
• Утверждение секретаря:
• Утверждение президента/председателя:

  1. Шаблон заседания совета директоров SaaS Дэвида Сакса

• Обновление генерального директора [30 минут]
Победы, испытания, обучение и ключевые показатели эффективности.

• Обновление продаж [30 минут]
ARR, сделки, закрытые, возражения и прогноз

• Новости отдела [20 минут]
Дорожная карта продукта и обновления от других отделов.

• Финансы [10–20 минут]
Валовая прибыль, финансовые планы и операционные расходы.

• Команда [10–20 минут]
В каких сферах наблюдается наибольшая потребность в новых сотрудниках?

• Административные вопросы [5–10 минут]
Хозяйственные и административные вопросы

• Пункты действий
Что получилось из этой встречи?

  1. Ежемесячные встречи руководства

Ежемесячное собрание руководства

Просмотрите метрики/ключевые показатели эффективности
Отслеживайте прогресс по показателям и целям по сравнению с фактическими результатами. Где мы отклонились от плана? Почему?

Обновление компании
Делитесь ключевыми обновлениями и предоставьте «Состояние страны».

Круглый стол руководителей департаментов/групп
Держите всех в курсе событий, ищите способы повышения эффективности и помогайте друг другу разблокировать.

Имя

• Недавние победы
• Текущие приоритеты
• Что-нибудь, на чем вы застряли?

Профессиональное развитие (по желанию)

Улучшите долгосрочные результаты своего бизнеса с помощью интерактивного обучения или создания команды.

Сессия по решению проблем
Выберите одну задачу или приоритетную область.
• Презентация задачи
• Открытое обсуждение, чтобы лучше понять проблему и найти решения.
• Назначьте следующие шаги.

Следующие шаги
@name Задача к сроку

  1. Шаблон планирования спринта

Планирование спринта

Цель спринта

Какова основная цель этого спринта? Определите ключевые цели ниже.‍

Бэклог спринта

Какие пользовательские истории соответствуют цели спринта? Поделитесь этим со своей командой до встречи, чтобы они могли внести свой вклад. Разбейте каждую пользовательскую историю на отдельные задачи. Убедитесь, что каждая задача содержит как можно больше информации. Включите важные показатели.

‍Эпики, которые будут доставлены

Перечислите эпические задачи, которые мы планируем начать или реализовать во время этого спринта.‍

Уточнение объема работ

Пересмотрите свое определение слова «готово». Определите критерии приемки, которые будут использоваться для определения момента завершения каждой задачи. Убедитесь, что все это реально соответствует возможностям вашей команды.

Ключевые риски и опасения

Какие потенциальные проблемы могут возникнуть в зависимости от цели и отставания в спринте? Как мы можем их решить? Выделяет ли объем работы достаточно времени для решения непредвиденных проблем?

‍Заметки и выводы

Каковы были основные идеи и темы для обсуждения в ходе этой сессии планирования спринта?‍

Действовать

Получите устное подтверждение от вашей команды о следующих шагах, которые необходимо предпринять. Уточните, кто их заполняет и когда они должны быть выполнены. Запишите эту информацию здесь, чтобы поделиться ею и назначить.

Следовать за

Как мы будем поддерживать связь и быть в курсе прогресса? Должны ли мы назначить следующую встречу?

  1. Шаблон встречи один на один

Один на один: Менеджер Еженедельно 1:1

Вступительный вопрос

Начните с открытого вопроса. Как прошла прошлая неделя? Что у вас хорошо получалось в последнее время?

Празднуйте победы и извлеченные уроки

Чего мы достигли с момента нашей последней встречи? Обратите внимание на прогресс в реализации важных инициатив.
Как мы можем стать лучше? Подчеркните уроки, извлеченные на предыдущей неделе.

Удалить препятствия

Что (если вообще что-то) останавливает или замедляет ваш прогресс? Как мы можем устранить это препятствие? Какая поддержка вам нужна?
Запланируйте устранение конкретных препятствий и создайте элементы действий.

Двусторонняя оценка и обратная связь

Как у нас дела? Как мы можем работать вместе более эффективно?

Открытая дискуссия

Предоставьте время для открытого обсуждения. Есть ли что-нибудь еще, о чем ты хочешь поговорить?

Следовать за

Должны ли мы запланировать еще одну встречу один на один? Просмотрите все действия, возникающие в ходе беседы один на один.

Пункты действий

Лучшее программное обеспечение для создания протоколов встреч

Вы можете выбрать как бесплатное, так и платное программное обеспечение для создания MoM. Вот некоторые из наиболее популярных вариантов, которые вы можете рассмотреть:

Бесплатное программное обеспечение для мам

  • Google Notes: это бесплатное программное обеспечение, которое вы можете использовать для создания MOM, обмена ими, архивирования заметок и т. д.
  • Evernote: Evernote можно использовать бесплатно для создания заметок, создания списков дел, совместной работы над заметками и т. д.
  • EasyRetro: с его помощью вы можете создавать стикеры, делиться ими с коллегами, создавать задачи, записывать идеи проектов и так далее.

Платное программное обеспечение MOM

  • NTask: его можно использовать для создания и назначения задач, обмена деталями задач с другими, планирования деталей проекта, проведения встреч и т. д.
  • Zipdo: это приложение для заметок о встречах подключается к календарю и создает совместные заметки для каждой встречи.
  • Beenote: Это программное обеспечение на основе искусственного интеллекта, которое вы можете использовать для создания, управления и организации встреч.

Заключение

С помощью протокола собрания становится чрезвычайно легко подвести итог всей встречи по нескольким важным пунктам.

Прочитав статью, вы поняли, почему вам следует создать МАМУ, и вы можете создать ее для себя. Для более простого подхода вы также можете рассмотреть шаблоны для создания MOM в зависимости от ваших вариантов использования.

Часто задаваемые вопросы, связанные с протоколом собрания (MoM)

  1. Кто несет ответственность за ведение протокола собрания?

    Секретарь компании обычно несет ответственность за ведение протокола собрания.

  2. Каков формат протокола собрания?

    Базовый формат протокола собрания включает в себя изложение ключевых идей, обсуждавшихся во время собрания, принятых решений, а также шагов, которые участники должны предпринять для достижения целей.

  3. Что означает протокол собрания?

    Протоколы встреч — это записи, сделанные во время встречи, которые включают обсуждаемые темы, сведения об участниках, ключевые выводы и т. д.

  4. Что означает МАМА?

    МОМ означает «Протокол собрания в бизнесе». Он используется для записи всех важных деталей, обсуждавшихся во время встречи, ее цели и результатов.

  5. Каков формат профессионального протокола собрания?

    В профессиональный протокол собрания включается подробная информация об участниках, обсуждаемая повестка дня, будущие шаги и многое другое.