Девять основных рекомендаций по отслеживанию расходов малого бизнеса

Расходы – это факт бизнеса. Как говорится: «Чтобы накопить, нужно спекулировать».

Но как вы можете быть уверены, что в любой момент вы зарабатываете больше, чем тратите?

Расходы малого бизнеса могут быстро накапливаться, и если вы не отслеживаете их тщательно, вы можете испытать неприятный шок при проверке своего бюджета.

Поэтому важно внимательно следить за тем, где и когда вы тратите свои деньги.

Однако отслеживание расходов малого бизнеса не должно быть рутинной работой. При наличии правильных инструментов и методов за ними легко следить, оценивать и управлять ими.

Вот девять проверенных лучших практик, которые помогут вам.

Перейти к:

• Девять лучших практик по отслеживанию расходов малого бизнеса

Источник

Какую выгоду малый бизнес получает от эффективного отслеживания расходов

Эффективное отслеживание расходов имеет множество преимуществ. Вот лишь некоторые из них.

• Это поможет вам более эффективно управлять своим денежным потоком .
• Это дает более глубокое понимание вашей структуры расходов.
• Он показывает, где можно сэкономить, а где можно позволить себе потратить немного больше.
• Это поможет вам установить реалистичные бюджеты.
• Это отлично подходит для бизнес-прогнозирования.
• Это помогает с налоговыми вычетами.
• Это важно для соблюдения требований.
• Это значительно упрощает многие бухгалтерские процессы.

Девять лучших практик по отслеживанию расходов малого бизнеса

1. Выберите систему в зависимости от размера и требований вашего бизнеса.
2. Определите четкие категории, относящиеся к вашим бизнес-операциям
3. Вести последовательный и своевременный учет расходов
4. Интегрируйте отслеживание расходов с бухгалтерским программным обеспечением
5. Регулярно оценивайте расходы, чтобы найти возможности экономии.
6. Обучайте сотрудников правилам и процедурам отслеживания расходов.
7. Создайте централизованную систему для всех документов, связанных с расходами.
8. Обеспечьте доступность и масштабируемость решений для отслеживания расходов.
9. Защитите конфиденциальные данные о расходах с помощью мер безопасного доступа

Итак, переходим к очевидному следующему шагу.

Теперь вы знаете, почему это важно, и вот девять лучших способов эффективно отслеживать ваши деловые расходы.

1. Выберите систему в зависимости от размера и требований вашего бизнеса.

Когда дело доходит до финансовых тенденций 2024 года , вы обнаружите, что избалованы выбором, когда дело касается автоматизированных процессов, таких как системы отслеживания расходов и прогнозирования.

Их множество, и все они предлагают что-то немного разное.

Поэтому не выбирайте первую попавшуюся систему. Не торопитесь, проведите исследование и выберите тот, который соответствует вашим потребностям.

Один из лучших способов сделать это — убедиться, что вы полностью понимаете свою ситуацию и требования.

Подумайте особенно о размере вашего бизнеса и масштабе ваших расходов.

Например, малому и среднему бизнесу, вероятно, не нужен инструмент, который позволит вам добавлять в систему сотни новых пользователей за небольшие деньги, но он может получить выгоду от автоматизации, которая поможет снизить рабочую нагрузку на небольшой финансовый отдел или который будет масштабироваться по мере необходимости. бизнес растет .

Между тем, более крупному бизнесу, возможно, не придется так сильно беспокоиться о стоимости подписки, но удаленный доступ может оказаться для него выгодным.

2. Определите четкие категории, относящиеся к вашей бизнес-операции.

Источник

Чем более вы организованы, тем легче вам будет отслеживать свои деловые расходы.

Итак, рассортируйте свои наиболее распространенные расходы по четко определенным категориям.

Чтобы убедиться, что все расходы разумны, согласуйте эти категории с вашими бизнес-операциями.

Например, если вы управляете обучающей компанией, ваши категории расходов могут включать:

• Канцелярские товары
• Транспортные расходы (их можно разделить на такие вещи, как топливо, билеты на общественный транспорт, поездки на такси и т. д.)
• Проживание (для очных курсов)
• прохладительные напитки
• Технология преподавания
• Учебное программное обеспечение
• Утилиты
• Аренда помещений

…и так далее.

Все, что выходит за рамки этих категорий, можно разумно считать необоснованными расходами.

Например, если кто-то попытается подать заявку на новый автомобиль, и он не подпадает ни под одну из ваших категорий «Путешествие», руководство будет предупреждено и сможет затем связаться с заявителем, чтобы выяснить, обоснована ли претензия.

3. Вести последовательный и своевременный учет расходов.

Последовательный и своевременный учет расходов имеет решающее значение для эффективного управления денежными потоками , но это не всегда легко.

Если расходы являются неожиданными или вы тратите их в экстренных случаях, возможно, вы слишком заняты, чтобы немедленно ввести эти расходы в свою систему.

Вот почему может быть полезно использовать различные инструменты автоматизации и отслеживания.

Это может помочь обеспечить автоматическую запись всех ваших расходов и упростить просмотр предыдущих расходов и действий.

Например, хорошее программное обеспечение для управления заказами может автоматизировать большую часть процесса записи и облегчить отслеживание ваших запасов.

В свою очередь, это поможет вам автоматически отслеживать ваши расходы и заказы, а также предоставлять подробную информацию в случае возникновения каких-либо несоответствий.

4. Интегрируйте отслеживание расходов с бухгалтерским программным обеспечением.

Источник

Интегрировав программное обеспечение для отслеживания и учета расходов, вы можете сэкономить огромное количество времени.

В конечном итоге все расходы должны проходить через счета, так почему бы не интегрировать их с самого начала?

Таким образом, вы можете немедленно синхронизировать свои расходы со своими счетами.

Это поможет поддерживать их в актуальном состоянии, что поможет в управлении денежными потоками, налогами и т. д.

Самое приятное то, что это избавляет ваш финансовый отдел от необходимости вручную вводить все деловые расходы.

5. Регулярно оценивайте расходы, чтобы найти возможности экономии.

Расходы могут быть коварными.

Потратив немного здесь и немного там, вы можете сильно истощить свой бюджет и вызвать серьезные проблемы с денежным потоком.

Поэтому важно не только внимательно следить за своими расходами, но и регулярно их оценивать, чтобы найти возможности экономии и сократить деловые расходы .

Например, вы можете просмотреть свои расходы и обнаружить, что вы платите много за топливо для своих сотрудников.

Вы можете сократить эти затраты, поощряя совместное использование автомобилей для сотрудников, которые живут близко друг к другу, реализуя инициативу «езда на велосипеде на работу» или предоставляя больше возможностей для удаленной работы.

Опять же, здесь решающее значение имеют правильные технологии и инструменты.

Хорошее программное обеспечение для управления денежными потоками для малого бизнеса не только сразу покажет вашу ситуацию с расходами, но и выделит, где вы тратите больше среднего, и укажет на закономерности в вашем цикле расходов.

6. Обучите сотрудников правилам и процедурам отслеживания расходов.

Источник

Человеческая ошибка или недопонимание — одно из самых больших препятствий на пути эффективного отслеживания расходов малого бизнеса.

Люди могут забыть указать расходы, ввести их неправильно или месяцами удерживать заявки, прежде чем подать их все сразу (расстраивая вашу тщательную систему управления денежными потоками).

По этой причине важно, чтобы все понимали вашу политику и процедуры отслеживания расходов.

Объясните своим сотрудникам:

• Как вы отслеживаете расходы
• Цель ваших политик и процедур
• Как ввести расходы
• Срок рассмотрения претензий
• Как работает программное обеспечение
• К кому обратиться по вопросам расходов

И так далее.

7. Создайте централизованную систему для всех документов, связанных с расходами.

Ведение учета необходимо для контроля расходов и уплаты налогов.

Центральная система для всех документов по расходам вашего малого бизнеса сделает управление более простым и эффективным.

Больше не нужно переключаться между платформами в поисках конкретного документа или транзакции.

Больше не нужно вручную переносить данные с одной платформы на другую.

Вместо этого все можно найти в одном месте.

Конечно, не все платформы учета расходов делают все, что вам нужно.

В таких случаях рекомендуется найти решение, которое будет интегрироваться с другими инструментами и платформами, чтобы данные автоматически синхронизировались с них в вашу центральную систему.

8. Обеспечьте доступность и масштабируемость решений для отслеживания расходов.

Мы говорили о важности понимания сотрудниками вашей политики и процедур расходов.

Но чтобы они могли правильно использовать инструменты отслеживания расходов, они должны быть доступны.

Выберите программное обеспечение для отслеживания расходов, с которым сотрудники смогут легко освоиться.

Функции доступности также важны.

Если некоторые члены вашей команды не могут использовать ваши инструменты отслеживания расходов, потому что они недостаточно доступны, у вас есть проблема, поэтому сделайте это приоритетом.

Масштабируемость также важна. Вы хотите быть уверены, что ваша система отслеживания расходов может расти вместе с вашим бизнесом и принимать на себя дополнительных пользователей и рабочие нагрузки по мере необходимости.

Следовательно, ищите масштабируемую систему, которую вы сможете использовать в будущем.

9. Защитите конфиденциальные данные о расходах с помощью мер безопасного доступа.

Источник

Само собой разумеется, что данные о расходах очень чувствительны. Поэтому очень важно защитить его.

Нарушения безопасности и данных могут не только нанести ущерб вашим финансам и поставить под угрозу конфиденциальность, но и поставить вас на сторону неправильных правил защиты данных, что может иметь серьезные юридические последствия.

Выбирая инструменты и платформы для отслеживания расходов, ищите решения, способные справиться с любыми проблемами кибербезопасности, с которыми может столкнуться ваш бизнес.

Обновляйте свои функции безопасности как можно чаще и не бойтесь обращаться в службу поддержки, если у вас есть проблемы.

Любая уважаемая компания сделает безопасность своим приоритетом и будет рада провести проверки, внедрить обновления и ответить на любые ваши вопросы по этому поводу.

Получите правильное отслеживание расходов малого бизнеса

Источник

Эффективное отслеживание расходов для малого бизнеса может существенно повлиять на ваш денежный поток, прибыль и даже вашу рабочую нагрузку, поэтому важно сделать это правильно.

Благодаря правильному программному обеспечению, обучению и надежным политикам и процедурам отслеживания расходов вы сможете получить контроль над расходами своего малого бизнеса и пожинать плоды действительно эффективного управления денежными потоками.

Хорошие цифровые инструменты могут изменить правила игры практически во всех аспектах вашего бизнеса, и отслеживание расходов не является исключением.

Проведите исследование, и у вас не возникнет проблем с поиском надежного программного обеспечения, которое может сделать этот процесс проще, эффективнее и безопаснее.