Если вы упростите один удивительно тонкий элемент своей работы, вы сможете сэкономить бессчетное количество часов .

Этот элемент — организация документа .

Документы значительно облегчают нашу работу — когда возникает ситуация, вам не нужно задаваться вопросом «что мне делать?» У вас уже есть система, на которую может ссылаться вся ваша команда.

Нет больше бессмысленных вопросов, на которые нужно отвечать изо дня в день. Больше не нужно часами возиться с проблемой, для которой уже есть решение. Просто проверьте документы!

Но где вы храните все свои списки дел, процедуры, руководства по стилю, заметки о встречах и другие важные документы?

Иногда вы могли выпить двойной эспрессо, полностью погрузиться в игру и точно знать, где все найти:

Тем не менее, я бы сказал, что велики шансы, что обычно это происходит не так.

Я бы предположил, что вы обычно начинаете поиск документов, щелкая несколько папок на рабочем столе или папках Документов Google, а затем вводя соответствующие ключевые слова в строки поиска.

Если вы не найдете документ там, возможно, вы обратитесь к своему Dropbox или Evernote.

Тогда, хм, разве вы не привязывали кого-то к документу в Asana однажды? Может быть, вам стоит поискать ссылку и на ваши старые задачи.

Когда вы работаете в команде, эта проблема умножается в геометрической прогрессии и становится совершенно невыносимой.

Фу. Если предположить, что это происходит несколько раз в день для каждого члена команды, сколько времени вы тратите впустую?

Организация — одна из самых, если не самая фундаментальная часть успешного выполнения любой задачи контент-маркетинга. Вы, вероятно, пробовали несколько решений, но в большинстве случаев они терпят неудачу в том или ином аспекте.

Это потому, что вряд ли когда-нибудь найдется место, где вы сможете разместить все, что связано с вашей работой.

Понятие предназначено для того, чтобы быть этим местом. Он действует как «управление полетом», чтобы идеально организовать и хранить любую информацию, относящуюся к вашей работе и вашей команде.

Это кажется довольно возвышенным, не так ли? Я согласен, но Notion предлагает решения для документов, заметок, задач, списков, баз данных и почти любого другого типа информации, с которой вы можете иметь дело в течение дня.

В этой статье мы более подробно рассмотрим это «рабочее пространство все-в-одном», чтобы увидеть, как оно может превратить ваш обычный поиск информации в хорошо организованный, идеально организованный штаб команды.

Обзор Notion: универсальное рабочее пространство, которое может организовать что угодно

Notion может заполнить множество пробелов в организации вашей команды. Там, где другие платформы терпят неудачу, Notion предлагает решение. Давайте рассмотрим все типы документов и других рабочих элементов, которые может поддерживать Notion.

1. Импортируйте свои материалы в Notion

Это огромная часть красоты Notion, поэтому я хочу разбить его на различные типы документов, которые вы можете импортировать в Notion.

Просто нажав на одну из множества различных опций, вы можете импортировать практически любой тип документа, который может вам понадобиться при работе с вашей командой.

Функция импорта становится гибкой благодаря количеству возможных интеграций. Когда дело доходит до сбора документов в Notion для дальнейшего использования, у вас почти нет ограничений в отношении того, какой тип документа вы можете использовать.

Примечания и документы

Для заметок и документов вы можете загружать документы из Evernote, Word, Google Docs или Dropbox Paper, что означает, что вам больше не придется беспокоиться о том, чтобы просматривать эти программы по отдельности, чтобы найти определенную информацию.

Однако это не останавливается на достигнутом — вы можете вставлять тонны информации из множества приложений и программ, таких как Google Maps, Twitter, Typeform и Codepen, прямо в свои документы Notion.

База знаний / Вики

Во-вторых, для вашей базы знаний вы можете загружать из нескольких очень распространенных программ, таких как Confluence или GitHubWiki, что, по сути, означает, что вам больше никогда не придется открывать новые вкладки для поиска этой информации — вы можете просто выполнить поиск в Notion и мгновенно найти то, что вам нужно. ищешь.

Я думаю, что это особенно полезно, когда вы планируете интегрировать инструмент совместной работы, такой как Confluence. Его возможности для управления групповыми обсуждениями и рабочими процессами увеличиваются при интеграции с умной аккуратностью Notion.

Задачи и проекты

Ваша команда вращается вокруг задач и проектов, поэтому у Notion есть отличное решение для интеграции других ваших программ управления проектами, чтобы все было в одном месте.

Например, вы можете импортировать свои доски Trello или инструменты управления командой Asana в Notion, чтобы организовывать и управлять всем из одного места.

Интегрируя другие мощные инструменты, вы можете полностью использовать Notion для управления, мониторинга и общения с вашей командой.

Однако, если вы еще не используете инструмент управления рабочим процессом или проектом, у Notion есть собственная уникальная система создания рабочих процессов и управления ими. Он может стать инструментом управления проектами, о котором вы всегда знали.

Электронные таблицы и базы данных

Большинство из нас неукоснительно пользуются электронными таблицами и базами данных . Они слишком полезны, чтобы их опускать, поэтому Notion также поддерживает интеграцию мощных инструментов для работы с электронными таблицами, таких как Google Sheets или Airtable.

Хранение ваших заметок, документов, знаний и баз данных в одном простом в использовании интерфейсе кажется легкой задачей, если вы представляете, с какой легкостью вы могли бы выполнить все это, объединив все это в одном месте.

2. Создайте новые страницы

Создание новых страниц — это самое основное и распространенное действие, которое вы будете выполнять в Notion, поэтому вполне логично, что оно довольно гибкое.

Вместо того, чтобы просто создать новую страницу с помощью одной кнопки, вам предоставляется несколько опций, которые позволяют настраивать и форматировать новую страницу, чтобы она соответствовала вашим конкретным потребностям в части проекта.

Первое, что вам нужно сделать при создании новой страницы, это выбрать тип создаваемой страницы.

Это означает, что вам нужно решить, будет ли это простой документ, база данных, галерея, календарь, доска или вы выберете один из шаблонов, которые Notion уже подготовил.

Эти шаблоны очень гибкие. Например, если вы создаете документ для спецификаций дизайна, вы можете легко сделать это, выбрав соответствующий шаблон и введя свою информацию.

В шаблоне спецификации дизайна есть места для фона и исследований, список дел и другие важные части, такие как ссылка на веб-сайт.

Когда дело доходит до базы знаний, шаблоны одинаково гибки. Вы можете легко и быстро добавить новую страницу для дома команды, личного дома, заметок о собрании или регистрации сотрудников.

Эти шаблоны красивы и практичны — они действительно ускоряют весь процесс создания руководств и помогают участникам команды выполнять задачи.

Одна интересная вещь, которую следует отметить в отношении шаблонов базы знаний, заключается в том, что шаблон адаптации сотрудников очень похож на доску Trello, предназначенную для сравнения и противопоставления потенциальных наймов.

Независимо от того, используете ли вы шаблон или импортируете из Trello, в конечном итоге решать вам, но невероятная гибкость этого инструмента для выполнения одинаковых задач несколькими способами чрезвычайно полезна для хранения всех знаний команды в одном месте.

Для задач и проектов вы можете выбирать из шаблонов в виде списков, таких как задачи, контрольные списки и рабочие процессы, но вы также можете выбирать шаблоны с различным форматированием, такие как шаблон календаря или шаблон дорожной карты, которые предназначены для того, чтобы помочь вам организовать и визуализировать предстоящие задачи и проекты.

Наконец, вы можете выбрать один из различных стилей шаблона для сбора и хранения данных, включая шаблон заметок и черновиков, конвейер рекрутинга, облегченную CRM, список чтения и базу данных по сбору средств.

Очевидно, что вы можете собирать данные практически бесконечным числом способов, поэтому эти шаблоны являются просто стартовой площадкой, которая поможет вам спроектировать и разработать страницы, которые помогут вам собирать и анализировать данные вместе с вашей командой.

3. Создайте новые подстраницы

На этом шаге ваши рабочие места действительно оживут.

Добавляемые вами страницы дополняются и конкретизируются подстраницами, которые одинаково гибки и могут быть созданы на основе тех же шаблонов.

Когда вы создали страницу, все, что вам нужно сделать, чтобы создать подстраницу, — это щелкнуть маленький значок плюса рядом со страницей в раскрывающемся меню в левой части страницы.

На подстраницах, как и на страницах и рабочих пространствах, вы можете полностью настроить, кто может просматривать, редактировать или изменять информацию внутри. Вы даже можете заблокировать конфиденциальные страницы, чтобы убедиться, что в документ не внесены никакие изменения.

Заключительные мысли о понятии

Совершенно очевидно, что Notion — чрезвычайно гибкий инструмент, который каждый может использовать для улучшения своей организации.

Хотя любой может использовать этот инструмент, люди, которые работают в группах и регулярно имеют дело с различными типами документов, программ или данных, обнаружат, что этот инструмент резко снижает объем очистки, которую им приходится выполнять для поиска нужной информации. Он обеспечивает хорошую основу для совместной работы и продуктивного вклада в проект. Notion также доступен на мобильных устройствах для полного подключения.

Для больших команд, работающих с большими данными, или для предпринимателей, которым нужен больший доступ, существуют платные планы, которые начинаются с 4 долларов в месяц для человека и 8 долларов в месяц для члена команды, что не так уж плохо, учитывая, что вы можете прекратить подписку на многое. других платных инструментов организации и управления проектами.

Возможно, лучшая часть заключается в том, что Notion может использоваться совершенно бесплатно командами, которым просто нужна базовая платформа для управления своей документацией и нет необходимости размещать большие файлы с расширенными настройками разрешений. Это означает, что начать работу с Notion особенно легко — по сути, у вас есть неограниченная бесплатная пробная версия.

Если Notion звучит заманчиво, вам нечего терять, попробовав его.

Ясир Сахнун — контент-стратег, писатель и соучредитель WriteWorldwide. Он помогает компаниям SaaS с контентной стратегией и SEO. Вы можете узнать больше о Ясире на YassirSahnoun.com.