7 лучших примеров инструментов автоматизации офиса для малого бизнеса
Опубликовано: 2023-07-26Резюме: Средства автоматизации офиса упростили для предприятий обмен данными с другими приложениями за счет интеграции. Давайте узнаем об этих инструментах подробно ниже!
Несколько лет назад большинство предприятий полагалось на управление данными вручную. От расчета заработной платы до ввода сведений о сотрудниках и создания счетов-фактур все делалось вручную. Такие утомительные ручные процессы приводили к неточной подаче данных, что приводило к огромным финансовым потерям и репутационному ущербу. Принимая во внимание, что сегодня любую офисную задачу можно упростить и выполнить за меньшее время с помощью инструментов автоматизации.
От управления финансами до обработки заказов, автоматизации регистрации клиентов и создания электронных подписей — несколькими задачами можно управлять с помощью инструментов автоматизации делопроизводства. В этой статье мы сравним некоторые из лучших инструментов для автоматизации офиса.
Оглавление
Что такое инструменты автоматизации офиса?
Инструмент автоматизации делопроизводства представляет собой комбинацию программного и аппаратного обеспечения, которое помогает автоматически перемещать данные из одной системы в другую без вмешательства человека и неточностей. Программное обеспечение помогает предприятиям безопасно собирать, управлять и анализировать данные для повседневных бизнес-операций.
Основная цель средств автоматизации делопроизводства — сократить объем ручной работы и обеспечить точное хранение данных. Данные, которыми управляет система автоматизации делопроизводства, могут поступать из разных отделов, таких как бухгалтерский учет, финансы, отдел кадров, стойка регистрации, облачная инфраструктура, управление проектами и так далее.
Список 7 лучших инструментов автоматизации офиса для бизнес-примеров
- Expensify: лучше всего подходит для управления расходами
- Keka HRMS: лучше всего подходит для управления адаптацией и расчетом заработной платы
- Okta: лучше всего подходит для управления идентификацией
- Киси: лучше всего подходит для управления контролем доступа
- Envoy: лучше всего подходит для управления рабочим пространством
- Понятие: Лучшее для управления проектами
- DocuSign: лучше всего подходит для управления электронными подписями
Существуют различные инструменты автоматизации офиса для автоматизации различных бизнес-процедур, таких как начисление заработной платы, адаптация, обработка заказов, выставление счетов и т. д. Вот несколько примеров этих инструментов для различных вариантов использования:
Expensify: лучше всего подходит для управления расходами
Expensify — это инструмент автоматизации делопроизводства, разработанный специально для отслеживания и управления личными и деловыми расходами.
Этот инструмент используется для отслеживания, анализа, утверждения, согласования и возмещения расходов. Он также предлагает функции для автоматизации оплаты счетов, управления заработной платой и командировочными расходами и так далее.
Особенности Expensify
- Поддерживает сканирование чеков в один клик
- Импорт данных о транзакциях личных и визитных карточек
- Настраивает рабочие процессы для управления расходами
- Импортирует коды главной книги в вашу систему
- Управляет и анализирует расходы компании
Плюсы и минусы расходов
- С его помощью вы можете вести учет расходов на поездку.
- Он генерирует несколько отчетов о расходах для анализа ваших расходов.
- Пользователи сообщают, что иногда он неправильно сверяет данные о расходах.
Бесплатная пробная версия: недоступна
Expensify Цены: Доступен бесплатный план | Цены разные для разных функций
Keka HRMS: лучше всего подходит для управления адаптацией и расчетом заработной платы
Keka HRMS поможет вам автоматизировать различные рабочие процессы управления персоналом, чтобы легко управлять процессами людей. С помощью этого программного обеспечения можно управлять любой задачей, начиная с найма и адаптации кандидатов и заканчивая их уходом из организации. Кроме того, с помощью HR-аналитики вы можете просматривать данные о рабочей силе и получать из них ценную информацию.
Особенности Кека HRMS
- Управление адаптацией сотрудников
- Предлагает расширенное управление отпусками
- Управляет заработной платой и расходами
- Предлагает портал самообслуживания сотрудников
- Поддерживает отслеживание времени на основе GPS
- Оцифровать все документы
Плюсы и минусы Кека HR
- Вы можете использовать его для управления обзорами производительности сотрудников.
- Его также можно использовать для управления всем циклом занятости сотрудника.
- Его налоговые расчеты иногда неточны.
Бесплатная пробная версия: доступна
Цены на Keka HRMS: Бесплатный план недоступен | Платный план начинается от 6999 индийских рупий в месяц.
Okta: лучше всего подходит для управления идентификацией
Okta — это решение для управления идентификацией и доступом, которое помогает пользователям управлять разрешениями на доступ к устройствам и приложениям. Он был создан в первую очередь для управления доступом к облачным приложениям, но вы также можете использовать его для управления доступом к локальным устройствам.
Некоторые функции, которые вы получаете с Okta, включают управление идентификацией, управление жизненным циклом пользователей, автоматизацию рабочих процессов, API и управление привилегированным доступом.
Окта Особенности
- Аутентифицирует и разрешает доступ к приложениям и устройствам
- Управляет контролем привилегий
- Обеспечивает единый вход для клиентов и сотрудников
- Защищает данные от вредоносных атак
- Нет параметров настройки кода для настройки активов в соответствии с фирменным стилем.
- Управляет предоставлением и удалением удостоверений
Плюсы и минусы Окта
- Вы можете управлять жизненным циклом удостоверений пользователей.
- Это делает аудит безболезненным с просмотром пользователей (сотрудников и посетителей) вместе с их данными доступа к учетной записи.
- Удаление идентификатора входа пользователя занимает много времени.
Бесплатная пробная версия: 30 дней
Ценообразование Okta: предлагает разные цены для управления клиентами и персоналом.
Киси: лучше всего подходит для управления контролем доступа
Kisi — это универсальная платформа, которая предлагает как программное, так и аппаратное обеспечение для ограничения и управления доступом к дверям вашего здания, приложениям, устройствам и устройствам IOT.
С его помощью вы можете управлять доступом к объекту, интегрироваться с другим программным обеспечением для управления контролем доступа, выявлять уязвимости в существующих системах безопасности и т. д. Это приложение для автоматизации офиса также можно использовать для ограничения доступа к определенному этажу с помощью Elevator Access.
Особенности Киси
- Позволяет предоставлять временный доступ посетителям с помощью карт-ключей
- Предлагает методы 2FA для проверки
- Поддерживает автоматическую подготовку удостоверений
- Управляет удаленным доступом к вашим устройствам и приложениям
- Легко блокирует и разблокирует доступ к определенным местам в вашей организации.
Плюсы и минусы Киси
- Вы можете использовать это программное обеспечение даже в автономном режиме.
- Он предлагает глобальное управление для управления разрешениями в разных физических местах.
- Ненадежный вариант для выявления уязвимостей.
Цена Kisi: Цена доступна по запросу на официальном сайте.
Envoy: лучше всего подходит для управления рабочим пространством
Envoy — это рабочая платформа, которая позволяет вам работать и сотрудничать с командами из единого решения. С его помощью вы можете управлять своими посетителями, сотрудниками, рабочим местом и т. д.
С помощью этой платформы вы можете управлять каталогом своих сотрудников, управлять всеми посетителями, хранить юридически подписанные документы, создавать бейджи для посетителей, предварительно регистрировать своих гостей и так далее.
Особенности посланника
- Сортирует и фильтрует данные о посетителях
- Настраивает юридические документы в соответствии с типом посетителя
- Помогает управлять несколькими офисами
- Ведет учет бывших и настоящих сотрудников
- Помогает создать панель группы администраторов для управления посетителями
Плюсы и минусы посланника
- Вы можете легко организовать и управлять всеми вашими офисами в централизованной базе данных.
- С его помощью вы также можете сканировать идентификаторы и записывать их информацию в своей системе.
- Замедляется передача данных о посетителях.
Бесплатная пробная версия: доступна
Envoy Цены: Доступен бесплатный план | Платный план начинается с 8 956,04 индийских рупий в месяц.
Понятие: Лучшее для управления проектами
Notion — это программа, которая позволяет вам создать связанный рабочий процесс для отслеживания и управления всеми проектами. С его помощью вы можете хранить всю свою базу знаний, проекты и документы в централизованной базе данных. Notion также можно использовать для сортировки и фильтрации различных задач, настройки меток и тегов, создания календарей, управления разрешениями и многого другого.
Особенности понятия
- Создает частные командные пространства
- Предлагает расширенную аналитику страницы
- Предоставление и удаление разрешений
- Позволяет приглашать других для работы над проектами
- Поддерживает неограниченную загрузку файлов
- Настраивает домен вашего сайта
Плюсы и минусы понятия
- Он предлагает аналитику страниц для анализа производительности ваших страниц.
- Предлагает интеграцию с таким программным обеспечением, как Zapier и Slack.
- Управлять несколькими проектами одновременно становится сложно для участников.
Бесплатная пробная версия: доступна
Ценообразование Notion: Доступен бесплатный план | Платный план начинается от 6999 индийских рупий в месяц.
DocuSign: лучше всего подходит для управления электронными подписями
DocuSign eSignature используется для законной и надежной подписи документов. Вы можете использовать это программное обеспечение для всех документов, требующих электронных подписей.
Кроме того, любые изменения, внесенные в подписи документов, также могут быть записаны и отслежены. Некоторые другие функции DocuSign включают в себя идентификацию и аутентификацию подписывающей стороны, архивирование документов, проверку данных, исправление документов и так далее.
Возможности DocuSign
- Отправляет документы клиентам для электронной подписи
- Поддерживает контрольный журнал в реальном времени для проверки процедуры подписания
- Позволяет подписи на 44+ языках
- Поддерживает мобильную адаптивную подпись
- Настраиваемый брендинг для электронных писем и уведомлений
- Управляет разрешениями пользователей на доступ к договорам и документам
- Интегрируется с различными приложениями для повышения производительности
Плюсы и минусы DocuSign
- С ним вы получаете 256-битное шифрование AES для шифрования документов в целях безопасности.
- Вы также можете использовать его для ввода рукописных подписей непосредственно в документы.
- Качество рукописных отсканированных документов не на высоте.
Бесплатная пробная версия: доступна в течение 30 дней
Цены на DocuSign: Бесплатный план недоступен | Платный план начинается с 1 231,68 индийских рупий в месяц.
Как использовать инструменты для автоматизации офиса?
Чтобы использовать инструменты автоматизации офиса, выполните следующие действия:
Шаг 1: Выберите тип инструмента автоматизации делопроизводства, который вы хотите использовать, например, бухгалтерский учет, HRMS, серверную часть и т. д.
Шаг 2: После этого установите и войдите в программу, используя свои учетные данные.
Шаг 3: Затем заполните данные своей компании в зависимости от типа вашего инструмента автоматизации офиса.
Шаг 4: После этого выберите задачи, которые хотите автоматизировать. Например, если вы используете программное обеспечение HRMS, вы можете выбрать адаптацию, расчет заработной платы, управление эффективностью и т. д.
Шаг 5: Выбранные задачи будут выполнены автоматически, и вы можете изменить их в соответствии с вашими требованиями.
Преимущества инструментов автоматизации офиса
- Упрощает хранение и управление данными
- Вы можете легко обмениваться данными между различными приложениями
- Помогает автоматизировать сложные задачи, чтобы сэкономить время и деньги
- Предоставляет ценную информацию о существующих данных посредством анализа
- Позволяет ограничить доступ к локальным и облачным приложениям.
- Облегчает сотрудникам работу и совместную работу в режиме реального времени.
Ограничения средств автоматизации офиса
- Многие сотрудники не обязательно обладают навыками управления офисной автоматизацией и нуждаются в дополнительном обучении.
- Первоначальные затраты на внедрение этих инструментов становятся дополнительными расходами для бизнеса.
- Утечка данных может произойти, если затронуты протоколы безопасности.
- Проблемы совместимости могут возникнуть, когда старые системы не могут интегрироваться в новое программное обеспечение.
Заключение
Системы автоматизации офиса могут очень помочь в повышении производительности и эффективности работы. Автоматизируя различные офисные задачи, такие как начисление заработной платы, управление расходами или управление проектами, бизнес может сэкономить много ресурсов и денег в долгосрочной перспективе.
Часто задаваемые вопросы об инструментах автоматизации офиса
Что такое инструменты автоматизации офиса?
Инструменты автоматизации делопроизводства — это своего рода программное обеспечение, используемое для сбора, хранения, передачи, изменения и использования бизнес-информации в цифровом виде для выполнения нескольких задач.
Какие бывают виды офисной автоматизации?
Существует четыре различных типа автоматизации делопроизводства, включая электронные публикации, средства электронной связи и совместной работы, обработку изображений и хранение документов, а также управление офисом.
Какой инструмент автоматизации лучше?
Существует несколько инструментов автоматизации, которые можно использовать для автоматизации различных бизнес-процессов. Некоторые из лучших вариантов включают Expensify, Keka HRMS, Okta, Kisi и т. д.
Какой лучший бесплатный инструмент автоматизации?
Вы можете выбрать один из нескольких бесплатных инструментов автоматизации офиса для управления бизнес-процессами. Notion, DocuSign и Okta — одни из лучших вариантов для этой цели.