Расстановка приоритетов для весенней уборки офиса

Весна на горизонте. Мы начинаем видеть, как тает снег, распускаются цветы и на деревьях вновь появляются листья (по крайней мере, некоторые из вас должны это видеть). Одним из обычаев, которые мы переняли, является весенняя уборка. Идея избавления от лишнего в вашей жизни обеспечивает чистый лист, с которого можно вести свою жизнь. Что может быть лучше, чем во время весенней уборки, чтобы расставить приоритеты в организации вашего офиса? Весенняя уборка офиса — это практика подготовки вашего офиса к успеху.

Настроить файловую систему

Во-первых, чтобы ваш офис был красивым и чистым, требуется много внимания. Настройка вашей файловой системы имеет жизненно важное значение. Если вы относитесь к тому типу людей, которые просто бросают все на своем столе в кучу или в мусорное ведро и никогда не вспоминают, что оно там, это для вас. Настройте категории, которые важны для вас. Моя личная система хранения документов состоит из вещей, расставленных по категориям. Во-первых, счета для оплаты. Затем счета, которые оплачены. В-третьих, только для записей и, наконец, вещей, которые заархивированы, но все же важно сохранить (например, налоговые отчеты и тому подобное).

Настройка вашей файловой системы больше связана с обращением к тому, на что вы смотрите. У вас могут быть разные категории, которые важны для вас. Входящая корреспонденция, например, может быть для вас чем-то на бумаге. Настройка файлов для организации входящей корреспонденции может оказаться для вас жизненно важной. Настройте файл переписки для клиентов и поставщиков, чтобы ничего не пропустить. Если вы работаете с бумажными контрактами, настройте файл с датами исполнения контрактов. Это поможет вам честно соблюдать сроки. для предстоящих проектов.

Или организуйте дела по дате встречи. Врачи и юристы в этом преуспевают. У них есть свои книги назначений и файлы, выложенные на следующий день в конце предыдущего дня. Если вы занятый специалист с кучей встреч, найдите время, чтобы разложить свои файлы на следующий день в меньшем шкафу для документов, или, если ваши файлы в электронном виде, поместите их на рабочий стол, чтобы они были у вас наготове. когда приходит ваш клиент.

Проведите весеннюю уборку в своем почтовом ящике

Я так виноват в этом. Если что-то окажется полезным в будущем, я сохраню это навсегда. Я крыса пакета электронной почты. Если вы виновны в этом, как и я, найдите время, чтобы просмотреть эти электронные письма. Найдите те, которые вы игнорировали, и отправляйте их прямо в мусор. И очистить мусор. Это даст вам четкое представление о вашем списке дел. Если вам нужны электронные письма только для ваших записей, создайте в своей электронной почте папку для архивов и отправьте их в эти архивы. Храните только актуальные электронные письма. Поверьте, вы почувствуете себя намного лучше. Если вы похожи на меня, я сойду с ума, увидев, что что-то сидит в моей электронной почте дольше, чем несколько дней. Итак, я буду чистить свой почтовый ящик, само собой разумеется.

Не пренебрегайте своими каналами в социальных сетях

Если у вас есть тонна постов Evergreen, воспользуйтесь этой возможностью, чтобы расставить приоритеты среди тех, которые работают лучше всего. Используйте аналитику на своих каналах в социальных сетях, чтобы узнать, что пользуется наибольшей популярностью. После того, как вы определились со своими лучшими постами, составьте график для этих постов и заполните его теми, которые могут потребовать немного больше внимания. На dlvr.it есть отличный набор инструментов, которые помогут вам настроить публикацию Evergreen в соответствии с правильными спецификациями и правильными категориями. Просто установите одну категорию с приоритетными сообщениями, а затем установите другую категорию с менее важными сообщениями. Затем настройте расписание так, чтобы посты чередовались так, как вам хочется. Используя EverQueue, вы можете избежать слишком частых публикаций.

Потратьте время, чтобы оценить своих поставщиков

Весенняя уборка — идеальное время для переоценки инструментов, которыми вы пользуетесь. Я склонен привыкать к одному или двум наборам инструментов и никогда не отклоняюсь от них. Однако если вы используете множество инструментов для работы, которую можно выполнить с помощью одного инструмента, использование меньшего количества инструментов сэкономит ваше время, усилия и деньги. Как правило, один инструмент будет гораздо лучшим решением, чем многие. Например, если вы можете редактировать звук и видео с помощью одного инструмента, вы захотите это сделать. В моем случае я предпочитаю SnagIt для захвата видео, аудио и скриншотов. Этот инструмент помогает консолидировать вещи и сделать их очень простыми. Использование конкретных инструментов для конкретных задач может быть замечательным, но если вы можете комбинировать эти задачи, тем лучше.

Удалить ненужные подписки

У Huffington Post есть отличное предложение. Они предлагают просмотреть вашу электронную почту для подписок, которые не справились со своей задачей. Проверьте подписки, которые у вас есть в вашей электронной почте, и посмотрите, не открывали ли вы электронные письма от этих людей в любое время за последний месяц. Если нет, бросьте их! Вы можете подписаться позже, если вам это нужно. Однако по большей части избавление от мертвого груза пойдет вам только на пользу.

Обновите свои шаблоны

В частности, если вы используете стандартный формат практически для всего, обновление этих шаблонов необходимо для поддержания вашего бизнеса. Обновляли ли вы политику в прошлом году? Внесите это в свой контракт. Вы теперь хотите заключать сделки по электронной почте по большей части? Напишите электронные шаблоны для общих вопросов. Все эти шаблоны пригодятся, используете ли вы их на бумаге или в электронном виде.

Переходите на цифру, когда это возможно

Нужно ли сохранять квитанции для целей налогообложения? Получите их ввод в свой компьютер. У вас есть гигантская стопка счетов, занимающая место на вашем столе? Поместите их в электронную таблицу и уничтожьте бумажные копии. Продолжайте делать это, пока приходят ваши счета. Бумаги не только станет меньше, но и вы будете гораздо более организованными, чем если бы вам приходилось запоминать глупый клочок бумаги. Кроме того, получайте ebills как можно чаще. Электронные счета могут прийти в ваш почтовый ящик и привлечь ваше внимание гораздо быстрее, чем счет, который может потеряться по почте.

Собираем все вместе

В общем, генеральная уборка — это сделать вашу жизнь проще с чистого листа. Наводя порядок на бумаге и в компьютере, вы, как правило, будете счастливее, потому что не будете ничего забывать. У меня проблемы с запоминанием всех дел, которые я должен сделать, и составление списка дел путем очистки почтового ящика, к которому вы не прикасались в течение года, только даст вам больше времени в вашей жизни.