Один простой способ избавиться от отвлекающих факторов на заседании совета директоров
Опубликовано: 2019-08-24Лучшие собрания совета директоров — это обсуждения и дебаты о бизнесе, но многие исполнительные команды тратят свое время на то, чтобы часами просматривать слайды о том, насколько они хороши.
Люди добиваются большего успеха, когда они участвуют, чем когда им читают лекции.
Наибольшая ценность, которую вы получите от своего совета директоров, — это когда они будут говорить и предлагать вам отзывы и опыт других компаний, в которых они участвуют.
Несколько членов вашего руководства потратили несколько часов на подготовку материалов для правления, чтобы вы могли сообщить своему совету о том, как дела пошли с тех пор, как вы в последний раз встречались 3 месяца назад, и у вас есть 3 часа вместе, чтобы убедиться, что у них есть точная картина, и убедиться, что у вас есть их вклад в то, как действовать в предстоящие месяцы. Учитывая, как редко вы собираетесь вместе, можно предположить, что в это время вы будете полностью сосредоточены на совете директоров. Скорее всего, вы были бы неправы. Вы можете решить это, если вы готовы.
Как бороться с электронными отвлекающими факторами
Конечно, самая большая конкуренция за внимание членов совета директоров — это их мобильные телефоны. У большинства членов совета директоров нет намерения проверять электронную почту, читать новости или отправлять короткие текстовые сообщения, но точно так же, как большинство курильщиков не хотят вытаскивать сигарету, современный руководитель ничего не может с собой поделать.
С этим гораздо проще справиться, чем вы думаете.
- Объявите в начале собрания, что вы хотели бы, чтобы на собрании совета директоров не использовалась электроника, включая мобильные телефоны, ноутбуки или планшеты. Имейте под рукой бумагу и ручки для заметок. Будьте очень вежливы, но не агрессивны и просто подчеркните, что вы действительно хотите, чтобы члены совета директоров проводили максимально продуктивное время.
- Не позволяйте вашей команде использовать ноутбуки. Я знаю, что многие руководители хотят «оставаться продуктивными», пока они находятся на совещании и их никто не вызывает, но если они не присутствуют и не участвуют, вы можете также оставить их вне комнаты. Это очень отвлекает, когда ваши руководители печатают электронную почту, в то время как остальная часть доски должна участвовать в обсуждении.
- Многие сторонние юристы любят посещать заседания совета директоров. Все они приносят с собой ноутбуки, и все они проводят большую часть времени на заседании совета директоров, занимаясь другой электронной почтой. Прекрати это. Либо попросите их позвонить, либо, если они придут, попросите их действительно присутствовать. Если это не является хорошим использованием их времени, то просто попросите их не присутствовать.
- Запланируйте перерыв на встрече. Если у вас запланировано 3-часовое совещание, укажите 1,5 часа и продлите его на 15 минут. Объявите об этом в начале встречи и скажите каждому участнику, что сейчас лучшее время для проверки электронной почты или короткого телефонного звонка, но вы были бы очень признательны, если бы они не сделали этого в другое время.
- Если кто-нибудь скажет: «Я действительно лучше всего работаю, когда могу делать электронные заметки» на моем (ноутбуке, iPad, мобильном телефоне), скажите: «Я уверен, что это правильно. Но если бы я мог попросить вас, пожалуйста, не делайте этого сегодня. Моя цель — убедиться, что каждый участник присутствует». Лучше всего в мире, самые дисциплинированные люди в мире с трудом сопротивляются тому, чтобы «просто быстро проверить» их текст, электронную почту, новости, когда они на доске. Тогда вы их потеряли.
- Если вы действительно хотите сделать из этого шоу, вы можете положить мобильные телефоны руководителя в поднос в конце комнаты и попросить каждого члена правления сделать то же самое, когда они придут. Я знаю, что это немного агрессивно, но если вы сделаете это с широкой улыбкой на лице и большой просьбой о вежливости, держу пари, вы справитесь. Это действительно способ подчеркнуть, насколько вы серьезны. Правда в том, что люди, которые ходят на ужин, на концерты или спортивные мероприятия и оставляют свои мобильные телефоны в машине, на самом деле больше присутствуют на мероприятии и получают больше удовольствия. То же самое верно и для заседаний правления.
Я знаю, что все это звучит драконовски, и многие в современном мире сказали бы, что это контрпродуктивно. Но как человек, который годами сидел в комнате, пока присутствовали руководители, я видел, как члены совета директоров с благими намерениями проверяли электронную почту, читали Facebook, просматривали Twitter, загружали фильмы для своего полета домой, отправляли текстовые сообщения друзьям, читали новости или что-либо еще. другой ряд вещей, которые отвлекают от продуктивного группового обсуждения.
Вы встретите много здравомыслящих людей, которые говорят версии этого:
Рекомендуется для вас:
Как платформа агрегатора учетных записей RBI предназначена для преобразования финансовых технологий в Индии
Предприниматели не могут создавать устойчивые масштабируемые стартапы с помощью Jugaad: Cit...
Как Metaverse изменит индийскую автомобильную промышленность
Что означает положение о борьбе со спекуляцией для индийских стартапов?
Как стартапы Edtech помогают повысить квалификацию рабочей силы Индии и стать готовыми к будущему ...
Технологические акции нового века на этой неделе: проблемы Zomato продолжаются, EaseMyTrip публикует...
Конечно, я понимаю, что ноутбуки могут повысить производительность, но, к сожалению, это скользкий путь, и негатив для вашей встречи и даже для вашего познания на встрече не стоит никаких выгод от поиска вещей. Это отвлекает не только пользователей ноутбуков, но и всех окружающих.
Как поддерживать вовлеченность членов правления
Еще одна проблема, связанная с участием членов совета директоров, — это вы . Если вы представляете слайд за слайдом, и если это становится загрузкой слишком большого количества информации и недостаточного обсуждения, то внимание людей ослабевает.
Лучшие собрания совета директоров — это обсуждения и дебаты о бизнесе, но многие исполнительные команды тратят свое время на то, чтобы часами просматривать слайды о том, насколько они хороши. Люди добиваются большего успеха, когда они участвуют, чем когда им читают лекции. Наибольшая ценность, которую вы получите от своего совета директоров, — это когда они будут говорить и предлагать вам отзывы и опыт других компаний, в которых они участвуют.
Я рекомендую исполнительным командам рассылать материалы за 72 часа. Я рекомендую генеральным директорам сделать 1-1 телефонный разговор с членами совета директоров перед собранием, чтобы пройтись по финансовым показателям на высоком уровне. И я рекомендую, чтобы у советов было 2–3 стратегических темы, которые они рассматривали во время личного собрания. Если вы будете вести свою доску таким образом, вы максимизируете время, которое вы проводите вместе, как группа, и ваша доска будет вовлечена.
Как запретить членам совета прокручивать вперед
Последний совет. Некоторые команды распечатывают материалы и раздают распечатанные папки во время заседания правления. Не будь этой командой. Хотя заманчиво иметь библию для членов совета директоров, вы просто позволите им «прокручивать вперед» и просматривать будущие слайды, когда им скучно. Если вы отвлекаете их внимание, то виноваты вы будете только в том, что они не обращают на вас внимания.
Иногда члены правления заранее распечатывают ваши колоды или финансовые отчеты и приносят свои распечатки. Очень легко вежливо сказать: «Если вы не возражаете, я был бы рад, если бы вы оставили свои заметки в сумке. Я не хочу спорить, но я хотел бы попытаться, чтобы все были полностью вовлечены в обсуждение, и для этого я хочу убедиться, что все находятся на одной странице в одно и то же время».
Примечание. Этот пост является частью серии статей об управлении стартовыми досками. Если вы хотите увидеть полный список сообщений, вы можете нажать на ссылку выше.