Что такое постоянная система инвентаризации и как она работает

Представьте себе возможность вызвать уровень своих запасов одним щелчком мыши, иметь представление о своих запасах в режиме реального времени в любое время дня и никогда не быть ошеломленным неожиданным уведомлением об отсутствии на складе.

Все это возможно благодарясистемам постоянной инвентаризации .Этот революционный подход к управлению запасами изменил определение эффективности и точности в компаниях по всему миру.

Давайте раскроем его преимущества и то, как он может изменить ваш бизнес.

Что такое постоянная инвентаризация?

Метод непрерывной инвентаризации представляет собой инновационную систему учета запасов, которая тщательно регистрирует изменения в инвентарных записях в тот момент, когда они происходят .

Будь то проданный, обработанный или вновь полученный продукт, каждое действие немедленно обновляется в данных инвентаризации. Постоянная система, по сути, ведет постоянный и актуальный учет вашего инвентаря.

По сути, постоянная система инвентаризации — это подход к управлению запасами , который согласовывает запасы в режиме реального времени.

Этот метод устраняет задержку между инвентаризацией и бухгалтерскими записями.

Каждая корректировка мгновенно отражается в системе, предлагая полное представление о состоянии ваших запасов в любой момент.

С другой стороны, традиционная система периодической инвентаризации требует ручной инвентаризации.

Это означает, что обновления инвентаризации происходят не сразу, и записи могут не всегда отражать фактическое состояние вашего инвентаря.

Ручной подсчет может привести к риску ошибок, задержек и неэффективности.

Вот где роль программного обеспечения для постоянной инвентаризации вступает в игру.

Как только происходит транзакция — будь то продажа, возврат или добавление новых запасов — программное обеспечение автоматически обновляет инвентарные записи, устраняя необходимость ручного вмешательства.

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем малого бизнеса, стремящегося оптимизировать процессы инвентаризации, или крупным предприятием, стремящимся к оптимальной эффективности, постоянная система (поддерживаемая программным обеспечением для непрерывной инвентаризации) может стать вашим ключом к:

1. Повышенная точность инвентаризации
2. Сокращение случаев дефицита и избыточного складского запаса
3. Повышение эффективности бизнеса

Что такое постоянная система инвентаризации и как она работает?

Одно из основных различий между системами постоянной и периодической инвентаризации заключается в том, как отслеживаются запасы.

Давайте посмотрим поближе.

Что такое постоянная система инвентаризации?

Проще говоря, постоянная система инвентаризации — это технологический метод управления запасами, используемый для отслеживания запасов по мере их продажи или получения в режиме реального времени.

Технология, поддерживающая методы постоянной инвентаризации, обычно представляет собой платформу электронной коммерции (например, Shopify), компьютеризированную систему торговых точек или специальное программное обеспечение для управления запасами.

Независимо от того, какая технология используется, она автоматически собирает данные и отображает подробные изменения уровня ваших запасов по мере их возникновения.

Что такое система периодической инвентаризации?

С другой стороны, периодическая система является полной противоположностью. Это делается физически, а это означает, что запасы должны быть физически подсчитаны сотрудником, прежде чем их можно будет сравнить с данными о продажах.

Простой способ запомнить это состоит в том, что периодические системы «периодически» записывают данные, в то время как бессрочные системы «постоянно» работают в фоновом режиме, записывая всю необходимую информацию об инвентаризации.

Методы периодической инвентаризации оставляют много места для ошибок и не являются самыми неэффективными системами управления запасами.

Реальный пример бессрочных и периодических систем инвентаризации

Эти концепции могут показаться абстрактными или академическими в теории, но давайте рассмотрим реальный пример электронной коммерции этих двух систем на практике.

Представьте, что вы владеете гипотетическим магазином электронной коммерции, продающим личную электронику.

В сценарии системы непрерывного инвентаризации покупатель заказывает пару беспроводных наушников в интернет-магазине.

Когда продажа обработана и заказ подтвержден, база данных инвентаря немедленно обновляется, и проданная пара наушников вычитается из запасов.

Не нужно ждать конца дня или недели, чтобы точно узнать, сколько наушников осталось на складе.

Эти данные в режиме реального времени информируют компанию о том, когда делать повторный заказ, предотвращая потенциальный дефицит товара .

Более того, когда компания пополняет запасы беспроводных наушников, программа инвентаризации мгновенно обновляет базу данных, чтобы отразить новые уровни запасов.

(Это еще проще, если система управления запасами интегрируется с системой сканирования штрих-кодов. )

Эта автоматизация экономит время и силы бизнеса, обеспечивая постоянную точность инвентарных записей.

Эти данные в режиме реального времени могут дать ценную информацию о тенденциях и моделях продаж, позволяя бизнесу принимать решения на основе данных.

Теперь сравните это с периодической системой инвентаризации.

В этом сценарии, если клиент покупает ту же пару беспроводных наушников, записи инвентаризации не будут немедленно обновлены.

Вместо этого бизнес будет ждать окончания установленного периода (например, дня, недели или месяца), чтобы вручную подсчитать и обновить уровни запасов.

Хотя этот подход может работать для небольших предприятий с менее частыми транзакциями, он создает несколько проблем для растущих предприятий электронной коммерции.

Во-первых, задержка между продажей и обновлением запасов может привести к расхождениям между фактическим и зарегистрированным уровнями запасов.

Это может привести к тому, что бизнес по незнанию продаст больше наушников, чем есть на складе, что приведет к дефициту и недовольству клиентов.

Это особенно рискованно при продаже на нескольких торговых площадках , каждая из которых имеет собственный уровень запасов и выделенный инвентарь.

Во-вторых, периодические системы инвентаризации могут отнимать много времени и подвержены человеческим ошибкам.

Ручной подсчет может быть не всегда точным, что может привести к ошибкам в инвентарных записях.

Кроме того, без обновлений запасов в режиме реального времени бизнесу может не хватать необходимых данных для принятия обоснованных решений о пополнении запасов или быстрого выявления тенденций продаж и реагирования на них.

Таким образом, хотя системы периодической инвентаризации могут быть более простыми и менее затратными на начальном этапе, вероятность ошибок, неэффективности и отсутствия данных в режиме реального времени может оказаться дорогостоящей в долгосрочной перспективе.

С другой стороны, системы постоянной инвентаризации с их обновлениями и автоматизацией в режиме реального времени предлагают более эффективный и точный подход к управлению запасами, особенно для растущих предприятий электронной коммерции.

Основные отличия систем постоянного управления запасами

Вот некоторые ключевые особенности, которые отличают систему непрерывного управления запасами от простой системы непрерывного управления запасами:

Инструменты аналитики

Постоянная система управления запасами обычно включает в себя инструменты аналитики, которые позволяют пользователям анализировать данные запасов, выявлять тенденции и принимать обоснованные решения о закупках, ценах и уровнях запасов.

Поддержка принятия решений

Система постоянного управления запасами может поддерживать принятие решений, рекомендуя точки повторного заказа, уровни страхового запаса и другие параметры управления запасами.

Возможности прогнозирования

Некоторые системы постоянного управления запасами включают в себя возможности прогнозирования, которые позволяют пользователям прогнозировать уровни запасов на основе исторических данных и ожидаемого спроса.

Интеграция с другими системами

Система непрерывного управления запасами может быть интегрирована с другими системами, такими как системы торговых точек (POS) или системы управления цепочками поставок (SCM), чтобы обеспечить полное представление об уровнях и тенденциях запасов.

Настраиваемая отчетность

Система непрерывного управления запасами может позволить пользователям создавать настраиваемые отчеты, которые дают представление о конкретных аспектах управления запасами, таких как оборачиваемость запасов, дефицит или товары с медленным оборотом.

Поддержка нескольких мест

Некоторые системы постоянного управления запасами поддерживают несколько местоположений, что позволяет пользователям отслеживать уровни запасов на нескольких складах или в магазинах.

Мобильный доступ

Постоянная система управления запасами может предлагать мобильный доступ, позволяя пользователям отслеживать уровни запасов и принимать обоснованные решения на ходу.

Когда вам следует использовать систему постоянного инвентаризации для вашего бизнеса электронной коммерции?

Система постоянного инвентаря — лучший путь вперед, если ваш розничный бизнес имеет большой объем продаж, как это делают большинство брендов электронной коммерции.

Тем не менее, даже малые предприятия выиграют от этой системы управления запасами, упростив и автоматизировав задачи, связанные с запасами.

Преимущества и недостатки системы постоянной инвентаризации

Система постоянной инвентаризации намного превосходит систему периодической инвентаризации для вашего бизнеса электронной коммерции по разным причинам. Самым большим преимуществом, без исключения, является то, что он значительно снижает вероятность человеческой ошибки. Другие преимущества включают в себя:

Без простоев

Поскольку все зависит от технологии, уровни запасов мгновенно обновляются с помощью системы постоянного управления запасами. Вы можете попрощаться с трудоемкой задачей подсчета физических запасов и связанными с этим простоями бизнеса и упущенными возможностями продаж.

В качестве бонуса вы получаете более эффективную организацию склада и экономию времени сотрудников. Вы также получаете более низкие затраты на цепочку поставок, улучшенный денежный поток и увеличение прибыли вашей компании.

Это улучшает ваши прогнозы

Точное прогнозирование является критически важным компонентом эффективного управления запасами. Cisco, гигант сетевого оборудования, в 2001 году на горьком опыте узнала о последствиях плохого прогнозирования запасов.

Пришлось списать около $2,25 млрд компонентов оборудования и сырья как убыток.

Возможно, ваш бизнес еще не достиг таких масштабов, но потеря есть потеря — все равно больно. С помощью постоянной системы инвентаризации вы можете избежать убытков для своего бизнеса.

Поскольку вы можете отслеживать все транзакции, вы можете обеспечить полную отчетность по продукту по требованию.

Записи в реальном времени

Система постоянной инвентаризации также болееточна, чем система периодической инвентаризации.

Причина этого проста: поскольку ключевые задачи управления запасами автоматизированы, данные о продажах и запасах записываются, как только они происходят, что имеет положительное применение для прогнозирования запасов и аудита.

Это означает, что ваш бизнес электронной коммерции будет иметь более точный учет запасов, когда это необходимо.

В результате вы можете предпринять шаги, чтобы избежать дефицита, а также нехватки продукции и производства.

Сокращение затрат на управление запасами

Постоянная система инвентаризации предоставляет исчерпывающий набор данных всех показателей, связанных с вашим инвентарем.

Самое приятное то, что после правильной настройки формулы системы калькуляции анализ этих данных становится относительно простым (подробнее об этом позже).

Это имеет положительный эффект домино в сокращении денег, которые вы тратите на управление запасами. Имея данные, вы можете более точно прогнозировать спрос и избегать избыточного сырья и запасов.

Вы также можете увеличить или уменьшить стоимость хранения запасов в зависимости от спроса, гарантируя, что вы не платите за хранение, которое вам не нужно, и наоборот.

Недостатки систем постоянной инвентаризации

Прежде чем мы перейдем к недостаткам системы постоянной инвентаризации, важно отметить, что, хотя некоторые из следующих пунктов перечислены как недостатки, они больше похожи на незначительные неудобства по сравнению с альтернативой (система периодической инвентаризации).

Ежегодный аудит физических запасов

Даже если у вас есть постоянная система управления запасами, вы должны подсчитать свои запасы, чтобы физически синхронизировать свои данные.

Этот подсчет необходим, потому что учетные запасы могут неточно отражать то, что физически находится на складе с течением времени, не говоря уже об учете прямых поставок или запасов по заказу, включая учет поломок, краденых товаров и потерь из-за усадки (которые представляют собой риски, связанные с запасами на складе). Ваш бизнес).

Если вы ищете наиболее эффективные способы аудита своих запасов, ознакомьтесь с нашей статьей о циклическом подсчете .

Усадка происходит по разным причинам, включая ошибки поставщиков, кражи сотрудников и ошибки в оформлении документов.

Это дорогостоящая проблема для вашего бизнеса, которая может привести к упущенной выгоде: вы не можете возместить свои затраты на инвентарь и не можете продать инвентарь для получения дохода.

Хорошей новостью является то, что усадка может быть вычтена из ваших личных или коммерческих налоговых деклараций при обнаружении. В этом могут помочь тщательные записи, обеспечиваемые системой непрерывной инвентаризации.

Постоянный учет и контроль

Больше данных — больше ответственности. Поскольку системы постоянной инвентаризации предназначены для отслеживания и записи каждой инвентарной операции, вы должны установить столь же надежную систему учета и мониторинга для всех собираемых данных.

Почему?

Ошибки и неправильно отсканированные элементы могут повлиять на ваши инвентарные записи.

К счастью, вы можете справиться с этим математически, используя формулы (поправки), учитывающие большинство этих факторов. Мы вернемся к этому через минуту.

Более высокие затраты на установку

Системы постоянной инвентаризации могут быть более дорогими для реализации метода периодического управления инвентаризацией из-за необходимости программного обеспечения, оборудования и обучения.

Однако первоначальная настройка стоит больше, чем окупается за счет обновлений запасов в режиме реального времени и точного учета запасов в наличии.

Эти функции помогают вашему бизнесу электронной коммерции избежать дефицита и поощряют минимальный контакт сотрудников с запасами.

Как отслеживаются запасы в системе непрерывного запаса?

Мы уже установили, что постоянная система инвентаризации работает, мгновенно обновляя количество купленных или проданных запасов. Но как на практике работает система постоянной инвентаризации?

В этом руководстве основное внимание уделяется пяти важнейшим функциям системы непрерывного инвентаризации — уровню запасов, себестоимости проданных товаров, точкам повторного заказа, заказам на покупку и полученным запасам.

Примечание: процесс может немного отличаться при интеграции в ваш бизнес и зависит от того, как структурирована ваша цепочка поставок. Мы рекомендуем запланировать демонстрацию , чтобы мы могли настроить SkuVault в соответствии с вашими конкретными потребностями.

1. Уровень запасов

Когда продукт продается, RFID (радиочастотная идентификация) или сканер штрих-кода используются для уведомления системы управления запасами, связанной с вашей системой торговой точки, об обновлении дебета.

Затем это изменение фиксируется системой и распространяется по всем каналам продаж.

2. COGS (себестоимость проданных товаров)

Стоимость проданных товаров , широко известная как COGS, является важным финансовым показателем, который указывает прямые затраты на производство товаров, которые продает бизнес.

Это включает в себя стоимость материалов и труда, непосредственно используемых для создания продукта.

В контексте системы непрерывного инвентаризации COGS не остается статичной цифрой, а постоянно обновляется и пересчитывается в режиме реального времени, как и ваши уровни инвентаря.

Давайте углубимся в то, как это работает.

Каждый раз, когда товар продается, стоимость, связанная с этим конкретным продуктом, добавляется к себестоимости за период.

Это делается автоматически в системе постоянной инвентаризации. Точно так же, когда предмет добавляется в ваш инвентарь, также учитывается стоимость приобретения или производства этого предмета.

Таким образом, любые колебания в вашем инвентаре — будь то добавление или вычитание — немедленно влияют на расчетную себестоимость.

Обновление себестоимости продукции в реальном времени в системе непрерывного инвентаризации дает значительное преимущество. Он предоставляет предприятиям немедленную информацию о прямых затратах на проданные товары. Эти данные могут помочь компаниям принимать обоснованные решения о ценообразовании, маркетинге и стратегии закупок.

Например, если COGS увеличивается, бизнесу может потребоваться рассмотреть вопрос о повышении отпускных цен или поиске рентабельных методов производства.

Или, если COGS относительно низок, это может сигнализировать о возможности предлагать рекламные скидки для увеличения продаж без ущерба для прибыли.

Более того, данные COGS в режиме реального времени повышают точность финансовой отчетности. Поскольку себестоимость является ключевым фактором при расчете валовой прибыли (выручка – себестоимость = валовая прибыль), обновление данных о себестоимости способствует точному расчету прибыли и эффективному бизнес-анализу.

3. Баллы повторного заказа

Точки повторного заказа имеют решающее значение для эффективного управления запасами, сигнализируя о необходимости повторного заказа продуктов для поддержания оптимального уровня запасов.

Эти точки повторного заказа — это не просто фиксированные числа в системе постоянного управления запасами. Вместо этого их можно динамически обновлять на основе исторических данных о запасах и продажах.

По сути, система непрерывного инвентаризации записывает все транзакции, связанные с каждой SKU, предоставляя ценную информацию о закономерностях, таких как скорость продаж, сезонные колебания спроса и время выполнения заказов поставщиками.

В результате этих накопленных исторических данных система может интеллектуально корректировать точки повторного заказа в режиме реального времени, чтобы соответствовать потоку объема продаж вашего бизнеса.

Например, если уровень продаж определенного продукта внезапно увеличивается из-за сезонного спроса, система обнаружит это изменение и автоматически уменьшит точку повторного заказа, обеспечив своевременное пополнение запасов.

И наоборот, если продажи продукта замедляются, система может поднять точку повторного заказа, чтобы предотвратить затоваривание.

Эта динамическая корректировка точек повторного заказа способствует поддержанию оптимального уровня запасов, снижая риск дефицита или избыточного запаса .

Это гарантирует, что у вас будут нужные запасы в нужное время, что в конечном итоге повысит удовлетворенность клиентов и эффективность бизнеса.

4. Заказы на покупку

Создание и отправка заказов на поставку в системе непрерывного инвентаризации становится автоматизированной, что еще больше упрощает управление запасами.

Когда SKU достигает указанной точки повторного заказа, некоторые системы могут автоматически инициировать заказ на покупку, что устраняет необходимость ручного мониторинга и вмешательства.

Это означает, что в тот момент, когда ваш инвентарь для определенного товара падает до точки повторного заказа, создается новый заказ на транзакцию с подробным описанием необходимого количества товара.

Затем этот заказ автоматически отправляется вашему поставщику.

Этот процесс обеспечивает своевременное пополнение запасов и предотвращает возможные дефициты, которые могут прервать ваши бизнес-операции и негативно повлиять на удовлетворенность клиентов.

Кроме того, эта автоматизация сводит к минимуму человеческие ошибки, часто связанные с ручным созданием заказов на поставку, такие как неправильное количество или неверные данные о поставщике.

Это также экономит время и ресурсы, позволяя вашей команде сосредоточиться на более стратегических задачах, а не на рутинном мониторинге запасов.

Связанный пост:Как использовать формулу страхового запаса: пошаговое руководство

5. Полученные продукты

Прием продукции является важным этапом в процессе управления запасами. Системы непрерывного инвентаризации, такие как SkuVault, тщательно разработаны для беспрепятственной интеграции с программным обеспечением для управления складом.

Это приводит к оптимизированному и эффективному процессу управления поступающими запасами.

Вот как это работает: как только ваш товар поступает на ваш склад, он сканируется с использованием штрих-кодов, QR-кодов или RFID-меток.

Во время этого сканирования данные напрямую передаются в вашу систему управления запасами. Эта автоматизация гарантирует, что ваши инвентарные записи будут немедленно и точно обновлены, чтобы отражать новые запасы.

Это обновление в реальном времени предлагает несколько преимуществ:

1. Это обеспечивает точность ваших инвентарных записей, уменьшая вероятность расхождений между физическими запасами и зарегистрированными данными.
2. Он обеспечивает немедленную видимость текущих уровней запасов, позволяя вам принимать обоснованные решения о пополнении запасов, продажах и маркетинговых стратегиях.
3. Это помогает оптимизировать складские операции .

Немедленно регистрируя входящие запасы, программное обеспечение для управления складом может эффективно управлять размещением продуктов, оптимизировать использование пространства и способствовать более быстрому и организованному выполнению заказов.

Постоянная система инвентаризации основана на непрерывном сборе и использовании данных на каждом этапе процесса управления запасами.

От первоначальных продаж и обработки продукта до точек повторного заказа и получения новых запасов каждый шаг тщательно отслеживается и зацикливается на неопределенный срок, пока система работает.

Этот непрерывный цикл потока данных обеспечивает плавную и непрерывную цепочку поставок, способствуя эффективной работе, уменьшению количества ошибок и повышению удовлетворенности клиентов.

Он избавляет от догадок при управлении запасами, заменяя их точными данными в режиме реального времени, которые позволяют компаниям принимать стратегические и обоснованные решения.

Формулы в Perpetual Inventory

Предприятия используют различные методы для учета стоимости доступных запасов. Несмотря на это, общая стоимость запасов, указанная в счете-фактуре, остается постоянной.

При использовании системы постоянной инвентаризации эти системы или формулы расчета себестоимости обеспечивают более эффективный способ отслеживания подсчета запасов.

Ниже мы составили список самых популярных методов и способы их применения в вашем бизнесе.

Подход «первым пришел — первым ушел» (FIFO)

Принцип, лежащий в основе этого подхода, прост: убедитесь, что акции приобретаются в том же порядке, в котором они были созданы или куплены.

Этот способ удобен, если вы держите под рукой скоропортящиеся продукты.

Также выгодно хранить нескоропортящиеся товары, потому что товары, хранящиеся в течение длительного периода, могут нуждаться в обновлении, повреждении или иным образом не могут быть проданы.

Один из наиболее эффективных способов включить FIFO в ваш постоянный процесс инвентаризации — добавлять новые продукты из задней части вашего склада, гарантируя, что старые запасы будут первыми с полки, когда поступит заказ.

Подход «последним пришел — первым ушел» (LIFO)

В отличие от метода ФИФО, который рассчитывает стоимость проданных товаров в порядке их получения, метод ЛИФО рассчитывает себестоимость проданных товаров, используя стоимость самого последнего заказа на покупку запасов.

Проще говоря, запасы рассчитываются и корректируются на основе общей стоимости заказа на покупку, а затем сравниваются с данными о продажах, в отличие от уровней запасов, которые меняются при каждой продаже.

Метод средневзвешенных затрат

Подход, основанный на средневзвешенных затратах, определяет количество проданных запасов и текущий уровень запасов в любой момент времени.

Он рассчитывается как себестоимость/общее количество запасов в запасах.

Связанный пост:Формула среднего запаса: когда ее использовать и почему — SkuVault

Подход к готовой продукции

Предприятия используют подсчет запасов готовой продукции , чтобы определить, сколько запасов доступно для отправки сразу после размещения заказа.

Он обычно используется предприятиями, которые хранят сырье и готовую продукцию.

Он также используется для прогнозирования стоимости запасов путем расчета общей стоимости запасов (сырья и готовой продукции).

Формула: Стоимость готовой продукции за предыдущий год + (COGM – COGS)

Экономичный объем заказа

Экономичный объем заказа (EOQ) — это оптимальный для вашего бизнеса заказ на закупку запасов, позволяющий максимально использовать складские площади и свести к минимуму дефицит.

Он рассчитывается путем извлечения квадратного корня из [2SD] / H = EOQ.

Где H означает стоимость владения (за единицу в год),

S — плата за установку (за заказ, включая обработку и доставку),

D — уровень спроса (среднее количество запасов, продаваемых ежегодно).

Последние мысли

Предоставление вашей компании лучших инструментов управления запасами гарантирует ее общий успех.

В сочетании с системой постоянной инвентаризации эти инструменты являются отличным способом эффективного управления вашими запасами.

Однако выбор системы непрерывного инвентаря — это только одна часть уравнения; вам также потребуется правильное программное обеспечение, интеграции и партнеры для оптимизации ваших логистических усилий.

SkuVault может быть вашим универсальным магазином для всего инвентаря.

SkuVault позволяет вам тратить меньше времени на задачи управления запасами, сохраняя при этом полное представление о вашей цепочке поставок.

Запланируйте демонстрацию сегодня , и мы покажем вам, как мы можем помочь вам работатьнадсвоим бизнесом, а невнем.