Шаблон презентации, который эти два основателя агентства используют для привлечения клиентов
Опубликовано: 2019-09-05Каждый хочет создать презентацию, адаптированную для каждого потенциального клиента. Но для персонализированных презентаций требуются часы исследований и разработки, поэтому некоторые агентства создают шаблоны презентаций. Но с шаблонами вы рискуете, что ваша презентация (презентации) покажется шаблонной.
Итак, что нужно сделать? Тратить часы на нестандартные презентационные колоды или рисковать тем, что колоды будут выглядеть как шаблон для печенья — и, следовательно, более низкий коэффициент конверсии в закрытые сделки?
Чтобы получить лучшее из обоих миров, профессионалы агентства могут сократить время, необходимое для создания презентации с помощью стратегических шаблонов, сохраняя при этом высокий уровень персонализации.
Итак, как найти баланс между готовыми слайдами и персонализированным контентом? Мы встретились с двумя основателями агентств, которые работали с клиентами, начиная от бутиков и заканчивая компаниями из списка Fortune 500:
- Адам Вудхаус — основатель и креативный директор студии Villain Design Studio в Торонто. Ранее он работал в многонациональных агентствах, таких как Critical Mass и Saatchi & Saatchi.
- Брианна Моррис — совладелец и генеральный директор Maze Creative, расположенной в Атланте. Ее агентство специализируется на дизайне, брендинге, стратегии и индивидуальных проектах.
Эти основатели раскрыли свои секреты создания шаблонов презентации, чтобы упростить процесс персонализации, а также предложили тактические идеи, такие как:
- Почему вам следует создать несколько шаблонов презентаций и что в них включить
- Как сэкономить время, заранее подготовив ключевые активы (и на каких активах сосредоточиться)
- Что такое «суп с логотипом» и как не перегружать им клиентов в своих шаблонах
- Какой формат и размер файла лучше всего подходят для всех ваших шаблонов.
Примечание. ReportGarden запускает новую платформу отчетности для агентств, чтобы они могли больше использовать свои данные, чтобы вы могли сосредоточиться на работе с клиентами и развитии своего агентства.
Как эти два основателя используют шаблоны презентаций
Чтобы привлечь потенциальных клиентов
Одним из наиболее распространенных применений презентационной колоды в целом является привлечение новых клиентов. Это может быть ответ на запрос предложений (RFP) или холодная подача. В любом случае, это хороший вариант использования шаблона презентации.
Брианна Моррис говорит, что она специально использует шаблон презентации, когда отвечает на запросы предложений и привлекает новых клиентов. Адам Вудхаус подтвердил, что он использует шаблоны для той же цели, но с оговоркой: для холодных презентаций он заранее отправляет потенциальному клиенту короткую презентацию и назначает семинар или встречу с идеями, чтобы провести их через свой процесс.
Презентация нового проекта текущим клиентам
Хотя это менее распространено, шаблоны презентаций также могут помочь профессионалам агентства при предложении новых проектов или кампаний текущим клиентам.
Презентация может помочь агентствам визуально сформулировать свое видение более крупных кампаний или нового проекта. Объединение всех идей и сведений о реализации в один документ помогает клиентам визуализировать потенциальные выгоды и конечные результаты.
4 совета экспертов по созданию эффективного шаблона презентации
Основываясь на рекомендациях двух наших основателей, их успешные презентационные презентации имеют несколько общих разделов. Но прежде чем мы углубимся в них, вот несколько шагов, которые нужно предпринять, прежде чем что- то записывать на бумаге.
Прежде чем начать
Создать успешную презентацию — это то же самое, что рассказать историю, а чтобы рассказать хорошую историю, вам нужно знать свою аудиторию.
Это означает, что вы должны делать домашнее задание. Каждый клиент и каждая отрасль разные. Вы должны быть компетентны в отношении клиента, отрасли, в которой он работает, и его болевых точек , прежде чем вы начнете работать над шаблоном презентации.
Брианна отметила, что вам нужно будет ответить на несколько неотложных вопросов, чтобы настроиться на успех.
«Какого типа клиента вы предлагаете? Традиционный, современный, саркастический?» — спрашивает Брианна. «Черты, которые вы узнаете о своем клиенте на этапе исследования, помогут направить процесс предложения и помогут вам настроить ваше предложение для этого конкретного клиента».
Помимо изучения клиента и его отрасли, уделите некоторое время конкурентному анализу. Вы должны сделать глубокое погружение, чтобы ответить на следующее:
- Кто является прямым конкурентом клиента?
- Какие еще продукты или услуги уже существуют на рынке?
- Каковы пробелы (если они есть) на рынке?
Адам также рекомендует вам «поиграть в шпиона», прежде чем отправиться на презентацию. Ознакомьтесь с веб-сайтом клиента, включая тематические исследования, социальные сети и ежеквартальные отчеты. Если возможно, зайдите на LinkedIn, чтобы изучить людей, которые будут в комнате, когда вы будете делать презентацию.
Создайте шаблон, помня о настройке
Хотя агентства разумно используют шаблоны презентаций в качестве руководства, не полагайтесь полностью на шаблон, иначе вы получите шаблонную презентацию, которая будет выглядеть одинаково для каждого клиента.
«Нет идеальной науки для предложения, — говорит Брианна. «У клиентов разные вкусы, и работа агентства состоит в том, чтобы как можно лучше изучить эти вкусы, прежде чем подавать предложение».
Чтобы избежать ощущения шаблонности, создайте шаблон для слайдов, которые вы обычно используете в каждой презентации. Затем вы можете потратить больше времени на персонализацию своей презентации, чтобы донести свое видение и ценностное предложение до потенциального клиента.
Адам предлагает персонализировать текст, язык и некоторые элементы дизайна презентации.
«Отдавайтесь предложениям с полной отдачей», — говорит Брианна. «Никогда не знаешь, что решит или разрушит сделку. Ваша презентация имеет значение, и очень важно, чтобы дизайн вашей презентации говорил так же громко, как и ваш контент».
Используйте правильный формат файла, чтобы клиенты могли читать вашу презентацию и делиться ею
Не все файлы созданы одинаковыми, поэтому агентства должны обращать внимание на то, как они сохраняют и экспортируют свои презентации.
При создании шаблона презентационной презентации опирайтесь на PDF-файлы. Ваши клиенты могут открывать PDF-файлы на любом устройстве, что упрощает обмен вашей колодой.
Ваша презентация также должна быть адаптирована для мобильных устройств и иметь соотношение сторон 16:9 (вместо 4:3). Если соотношение не соответствует или шрифт слишком мелкий для чтения на смартфоне, люди, скорее всего, откажутся от вашей колоды.
«Нельзя ожидать, что все будут сидеть за своим рабочим столом и что-то читать, особенно когда вы представляете людей», — говорит Адам. «В конце концов, иногда им нужна версия Cliff’s Notes, и вы должны быть готовы предоставить ее им».
При сохранении шаблона презентации также помните о размере файла. Сожмите все ваши изображения должным образом и постарайтесь, чтобы файл презентации не превышал 5 МБ, если это возможно.
Почему 5 МБ — магическое число? Адам отметил, что многие почтовые клиенты ограничивают свой лимит на отправку 5 МБ, поэтому, если ваш файл презентации ниже этого ограничения, любой может прочитать его и переслать по мере необходимости.
«Если вы можете экспортировать PDF-файл размером менее 5 МБ с соотношением сторон 16:9, вы вроде как выиграли игру», — сказал Адам.
Чем больше, тем лучше: создайте несколько шаблонов, чтобы сэкономить время и нервы
Вам не нужно довольствоваться одним шаблоном презентации — вы можете создать несколько для разных отраслей или типов клиентов.
«Возможность быстро и легко настраивать [ваши шаблоны] в правильном формате будет иметь решающее значение для доставки правильного сообщения», — сказал Адам.
Несколько шаблонов помогут вам быстро настроить и отправить презентацию. Чтобы создать шаблоны презентаций, вам нужно подготовить несколько вещей:
- Подготовьте копию, язык, изображения и другие материалы к работе.
- Отформатируйте и сохраните все свои логотипы для предыдущих клиентов
- Заранее подготовьте около 10 тематических исследований, охватывающих различные отрасли и размеры бизнеса (включая описания и соответствующие изображения).
- Создайте ключевые слайды, которые останутся неизменными для каждой презентации (например, кто вы, что вы делаете, список ключевых членов команды и слайд с благодарностью).
Наличие всех этих готовых компонентов означает, что вы можете быстро переключать тематические исследования, изображения и логотипы, чтобы настроить шаблон презентации по мере необходимости. Хотя их подготовка потребует затрат времени заранее, это предотвратит серьезный стресс в будущем.
Последнее замечание: несмотря на то, что вы создаете несколько шаблонов презентаций, они должны иметь схожий внешний вид. Все они должны ощущаться как бренд вашего агентства.
«Агентство должно иметь свою уникальную идентичность, но может быть полезно использовать язык и тон, которые клиент использует на своем веб-сайте, в социальных сетях и т. д.», — говорит Брианна.
Компоненты успешного шаблона презентации
Содержание
Хотя оглавление не является обязательным требованием, особенно для более коротких презентаций, приятно иметь его, чтобы клиенты могли перемещаться по презентациям и быстро переходить к нужным разделам.
Добавляя оглавление, Адам предлагает сделать его кратким. Ограничьтесь половиной страницы или максимум одной страницей.
Представьте свою команду
Построение прочных отношений между агентством и клиентом имеет решающее значение. А раздел «Знакомство с командой» может наладить более личную связь с клиентом и обозначить все заинтересованные стороны, имеющие отношение к проекту.
В этом разделе (и во всем шаблоне презентации) позиционируйте себя как партнера, а не наемного работника. Включите краткую аннотацию о том, как агентство начало свою работу и чем вы занимаетесь (особенно при привлечении потенциальных клиентов).
Перечислите всех членов команды, которые будут работать над проектом, включая их полные имена и роли. Но убедитесь, что вы перечислили только членов команды агентства, имеющих отношение к проекту.
«Скажем, например, вы делаете технический проект для кого-то и собираетесь сделать приложение, но это не будет связано с каким-либо дизайном. Вы бы не показали ключевых дизайнеров вашей команды», — говорит Адам.
«Вы можете показать креативного директора, но в первую очередь вы покажете людей, ориентированных на инженерное дело. Если бы вы собирались сделать что-то в отношении UI и UX, вы, вероятно, показали бы директору по UX, а также креативному директору, может быть, одного из членов команды разработчиков, но в целом вы выбираете и фокусируетесь на том, что вам нужно. пытаешься достичь».
Не забудьте выделить в этом разделе всех суперзвезд в вашей команде. Но Адам предостерегает, что здесь не следует полагаться на упоминание имен — включайте только имена известных креативщиков в вашем агентстве, если они будут работать над проектом. В противном случае это может показаться нечестным.
Обрисуйте свою стратегию
Это мясо вашей презентационной колоды. Здесь вы объясните ценностное предложение вашего агентства.
Обсуждая свою стратегию, вам нужно будет ответить на следующие вопросы для вашего потенциального клиента:
- Какую конкретную проблему вы будете решать для своего клиента?
- Как ваше агентство будет решать эту проблему?
- Какие услуги вы будете использовать для решения этой проблемы?
- Как выглядит успех? И как вы будете его измерять?
- Как вы будете сообщать об этих показателях успеха? Это через еженедельный звонок, ежемесячные отчеты или и то, и другое?
Хотя в этом разделе вы должны быть четкими, не перегружайте клиентов — делитесь только тем, что имеет отношение к их конкретному проекту и проблемам.
«Правда в том, что пытаться показать слишком много никогда не бывает хорошо», — сказал Адам. «Важно рассказать свою историю с помощью как можно меньшего количества информации, не подавляя кого-то».
Чтобы доказать, что вы можете выполнять работу (и делать ее хорошо), шаблон вашей презентационной презентации должен включать некоторые социальные доказательства и тематические исследования.
На этих слайдах покажите соответствующую работу, которую вы проделали в прошлом. Но помните о том, сколько проектов вы выделяете и какие из них выбираете — курирование является ключевым моментом в этом разделе. Покажите несколько тематических исследований и постарайтесь уместить их на одной странице каждое.
Выделите тематические исследования из похожей отрасли, работу, которую вы проделали для компаний примерно такого же размера, или примеры, когда вы решили аналогичную проблему для другого клиента. Адам рекомендует максимум семь тематических исследований в шаблоне презентации (но даже этого часто бывает слишком много).
Агентства часто включают слайд с логотипами компаний, с которыми они работали, в качестве социального доказательства. Но опять же, курируйте этот слайд, а не разбрасывайте кучу логотипов на странице. Адам называет это «супом с логотипом» и предупреждает, что создание слайда, подобного приведенному ниже, может оказаться непосильным для клиентов.
В большинстве случаев вам следует показать любую работу, которую вы проделали в отрасли конкретного клиента, но это не работает для каждого потенциального клиента. Некоторые клиенты не хотят видеть логотип конкурента в презентации, так как это может быть тревожным сигналом. Они могут прийти к выводу, что вы не провели свое исследование, или они обеспокоены тем, что вы передадите конфиденциальную деловую информацию конкурентам в будущем.
«Скажем, например, я [питчинг] для банка. Я могу не показывать другие банки, с которыми я работал [в презентации]. Я мог бы показать широкий выбор работ, которые могут быть не в финансовом секторе, а, может быть, в финансовом секторе», — говорит Адам.
Завершите свой шаблон презентационной колоды слайдом с благодарностью
Последний слайд в шаблоне презентации прост, но важен: слайд с благодарностью.
Хотя добавление заключительного слайда может показаться очевидным, Адам отметил, что его важно включать в каждый шаблон презентации.
Последний слайд в шаблоне презентации должен включать:
- Название вашего агентства и контактная информация
- Благодарственное сообщение
- Четкий призыв к действию (свяжитесь с нами, договоримся о последующем звонке и т. д.)
Дополнительно: одностраничный
Адам отметил, что для холодных презентаций ваш потенциальный клиент может запросить одностраничник. Этот документ функционирует как TL;DR-версия вашей полной презентационной презентации — он объединяет все вышеперечисленное на одной странице.
Поскольку одностраничник краток, при создании шаблона придерживайтесь основ: расскажите, кто вы как агентство, что вы можете сделать для клиента и как бы вы это сделали.
Вывод
Подводя итог, запомните следующие рекомендации при создании шаблона презентации:
- Шаблоны не обязательно должны быть шаблонными: создайте несколько шаблонов, чтобы использовать их в качестве руководства для начала работы и обеспечения включения всей необходимой информации.
- Сделайте свою домашнюю работу: настройте каждую презентацию в соответствии с индивидуальным клиентом, его потребностями и его отраслью.
- Обратите внимание на детали: убедитесь, что вашей презентацией можно поделиться. Не превышайте размер файла 5 МБ и отформатируйте колоду так, чтобы она была удобна для мобильных устройств.
«В конце концов, вы хотите иметь возможность показать свои способности, показать, кто на них способен, и показать, что вы последовательны и умеете рассказывать истории», — сказал Адам.