Функции PMS и варианты использования для разумного управления проектами

Резюме : Что делает программное обеспечение для управления проектами столь популярным среди менеджеров проектов и других специалистов? Узнайте о его удивительных функциях, которые значительно упрощают такие задачи, как планирование проекта, составление бюджета, планирование задач и отслеживание статуса проекта.

Программное обеспечение для управления проектами предназначено для помощи предприятиям в планировании, составлении графиков, выполнении, отслеживании и распределении ресурсов проекта. Он эффективно управляет и оптимизирует все задачи, связанные с проектом, для его успешного завершения. От планирования задачи до ее успешного завершения программа отслеживает и управляет всем циклом проекта.

Давайте узнаем о некоторых функциях PMS, которые могут помочь вам в управлении проектами.

Ключевые выводы

Функции программного обеспечения для управления проектами

Программное обеспечение для управления проектами должно предлагать такие функции, как управление задачами, совместная работа в режиме реального времени, управление ресурсами, управление ролями пользователей, планирование проектов и многое другое. Все функции PMS предназначены для того, чтобы помочь пользователям успешно управлять всеми своими проектами в одном месте.

• Управление задачами

Управление задачами — одна из важнейших функций PMS. Это помогает организациям следить за каждым проектом с момента его поступления в конвейер до его завершения. Решение предлагает несколько способов представления задач и подзадач, связанных с проектом, на временной шкале. Некоторые из наиболее распространенных форматов, включая:

• Диаграммы Ганта

Диаграмма Ганта поможет вам представить ваши задачи, выполненные за определенный период, по сравнению с запланированным временем для этих задач. Он может включать сведения о проекте, такие как сроки выполнения задачи, зависимости между задачами, участники задачи и т. д.

• Скрам-доски

Это позволяет пользователям разделить проект на три подраздела: сделать, в процессе и завершение. Он работает путем разделения проекта на спринты с конкретными сроками выполнения. Таким образом, организациям будет проще завершить проект с помощью схемы scrum.

• Канбан-доски

В этом формате организации могут отображать все детали проекта в виде карточек и столбцов. Столбцы представляют этап проекта и карты отдельных задач.

Пример: если вы разрабатываете программное обеспечение, вы можете разделить детали проекта в нескольких столбцах и карточках, таких как название проекта, в процессе, завершение и т. д., с помощью канбан-доски. Все задачи могут быть преобразованы в спринты, такие как проектирование, разработка, содержание и т. д. С помощью функции перетаскивания вы можете легко перемещать эти задачи в несколько столбцов, которые выделяют различные этапы проекта разработки программного обеспечения.

• Планирование проекта и составление расписания

Планирование проекта и назначение его членам команды важно для своевременного выполнения проекта. Программное обеспечение для управления проектами поможет команде разделить проект на несколько подзадач и назначить их конкретным членам команды. В дополнение к этому пользователи также могут добавлять сроки и продолжительность проекта. Это помогает руководителям проектов поддерживать четкую дорожную карту проекта, а также время, необходимое для его завершения с использованием функций PMS.

С помощью планировщика вы получаете представление о том, сколько часов необходимо для завершения проекта, расставляете приоритеты задач и легко намечаете предстоящие действия, связанные с проектом.

Пример: инженеры-строители могут использовать программное обеспечение для управления проектами для планирования проектирования и строительства любой инфраструктуры. Они могут планировать задачи для разных этапов проекта и планировать то же самое с членами команды.

Предлагаем прочитать: Важность инструментов управления проектами разработки программного обеспечения

• Управление бюджетом

Создание и управление бюджетом важно для получения оценки расходов, необходимых для завершения проекта. С помощью программного обеспечения для управления проектами менеджер проекта может создать бюджет на основе ресурсов и различных затрат, включая рабочую силу, оборудование, материалы и т. д. Это гарантирует, что проект будет завершен в рамках стоимости и не будет потрачено денег впустую.

Составление бюджета также помогает обеспечить наличие надлежащих средств для своевременного завершения любого проекта. Существуют различные способы создания бюджета проекта, включая аналогичную оценку, анализ освоенного объема, параметрическую оценку, восходящий метод, нисходящий метод и другие. Организации могут использовать любой из методов бюджетирования проекта для создания бюджета.

Пример: инженеры-строители могут распределить бюджет проекта, оценив стоимость человеческого капитала, сырья, оборудования и т. д. для своевременного завершения. Это поможет свести к минимуму растрату ресурсов.

• Отслеживание времени

Отслеживание времени — одна из функций PMS, особенно когда вы работаете с заинтересованными сторонами. С помощью программного обеспечения PMS организации могут отслеживать количество часов, потраченных на каждый проект, и добавлять почасовые ставки по проекту. Это помогает им записывать расходы по каждому проекту и создавать счета для клиентов. Счет-фактура, созданный с помощью программного обеспечения, будет включать все детали проекта, включая рабочее время, ставки, взимаемые за час, налог, если таковой имеется, данные клиента и т. д.

Пример: если вы разрабатываете веб-сайт для своего клиента, вы можете отслеживать рабочие часы для каждого дизайн-проекта и рассчитать стоимость работ. После завершения дизайн-проекта вы можете легко выставлять счета своим заинтересованным сторонам и создавать соответствующие счета.

• Сотрудничество

Большой проект может включать в себя несколько членов команды, работающих над различными его аспектами. Поэтому важно, чтобы был канал быстрой связи для совместной работы и обмена соответствующей информацией с другими членами команды.

Функция совместной работы над проектами решения для управления проектами позволяет организациям совместно работать над проектами в режиме реального времени, позволяя им обмениваться файлами, календарями и списками контактов в режиме реального времени. Каждый член команды может добавлять информацию в систему, что упрощает добавление и доступ к информации о проекте в любом месте и в любое время.

Кроме того, наличие командной панели также помогает постоянно проверять, соответствует ли команда установленным KPI. В зависимости от решения пользователи могут отправлять сообщения напрямую или общаться в группе для улучшения совместной работы с членами команды.

Пример: с помощью этого инструмента члены команды разработчиков программного обеспечения могут сотрудничать в режиме реального времени при разработке программного обеспечения. Члены команды, работающие над различными аспектами, такими как проектирование, прототипирование, контент и т. д., всегда могут связаться друг с другом с точки зрения любых изменений в различных процессах разработки программного обеспечения.

Рекомендуем прочитать: 20 программ с открытым исходным кодом и бесплатных программ для управления проектами

• Управление ресурсами

Организации необходимо вести учет всех ресурсов, необходимых для завершения конкретного проекта, таких как места для встреч или материалы для проекта. Решение для управления проектами помогает пользователям планировать все ресурсы проекта и дает приблизительную оценку каждого ресурса, необходимого для завершения проекта. Это помогает организациям разумно управлять ресурсами своих проектов и избегать перерасхода средств.

Кроме того, менеджер проекта может легко проверить наличие ресурсов, распределить их по конкретным проектам и убедиться, что все участники имеют необходимые ресурсы, необходимые для завершения проекта.

Пример: предприятия электронной коммерции могут использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы распределять ресурсы для своевременной доставки своих товаров. Например, они могут назначать партнеров по доставке в зависимости от часового пояса, местоположения и наличия рабочей силы.

• Управление ролями пользователей

Данные, связанные с проектом, не всегда могут быть доступны всем сотрудникам, например, финансовые данные или информация о клиентах. Таким образом, функции управления разрешениями ролей пользователей и контроля доступа помогают компаниям создавать и управлять разрешениями для конкретной подзадачи проекта. Тем самым ограничивая доступ к конфиденциальной информации проекта.

Кроме того, это помогает им назначать личные задачи или проекты членам команды и определять пользовательские роли для конкретных проектов.

Пример. Сотрудники отдела кибербезопасности могут создавать разрешения на основе ролей и управлять ими при работе с данными сотрудников и клиентов. Они могут ограничить доступ к этим данным для сотрудников, работающих за пределами этого отдела.

• Отчетность и анализ в реальном времени

Все члены команды должны быть в курсе проекта. Благодаря отчетности в режиме реального времени все участники, работающие над проектом, будут получать уведомления о его ходе, пропущенных сроках или любых других текущих изменениях в проекте. Некоторые программные решения для управления проектами даже предлагают функции настройки отчетов для настройки отчетов в соответствии с бизнес-требованиями.

Например, вы можете использовать несколько шаблонов, таких как отчеты KPI, для измерения хода выполнения любого проекта. Поэтому, сравнивая отчеты, вы можете найти проблемы с текущим проектом и сформулировать стратегии их преодоления.

Пользователи также могут создать панель мониторинга ключевых показателей эффективности проекта для измерения хода выполнения проекта по установленным ключевым показателям эффективности, таким как запланированная и фактическая стоимость проекта, процент выполненных задач и т. д. Это поможет повысить показатель успешности проекта.

Пример: менеджеры социальных сетей не только создают эффективные стратегии маркетинга в социальных сетях, но и измеряют их эффективность с помощью отчетов в режиме реального времени. Они могут найти узкие места в маркетинговых стратегиях, проанализировав их по сравнению с конкурентами.

• Общий доступ к календарю

Календарь проекта помогает менеджерам по продуктам систематически организовывать график проекта. Он определяет рабочие и нерабочие часы проекта и позволяет пользователям создавать задачи вместе с датой их выполнения, назначать задачи членам команды и записывать все этапы проекта.

Поделившись созданным календарем с командой, менеджер может обеспечить своевременное получение всеми участниками уведомлений обо всех запланированных задачах, встречах, событиях и т. д., связанных с проектом. Это гарантирует, что все члены, работающие над проектом, посещают все проектные собрания.

Пример: отдел продаж может создать календарь для нескольких встреч с клиентами или кампаний по продажам и поделиться им с участниками. Они также могут добавлять дополнительные сведения об этих встречах в календарь для членов команды.

• Управление документами

Во время работы над проектом организации необходимо создавать и управлять несколькими документами, включая сведения о проекте, сведения о заинтересованных сторонах, расписание проекта, бюджет проекта и т. д. Решение для управления проектами помогает организациям создавать все эти документы и управлять ими в режиме реального времени. Таким образом, членам команды будет проще создавать документы, обновлять их в режиме реального времени, делиться ими с заинтересованными сторонами и т. д.

С помощью программного обеспечения члены команды могут получить доступ ко всем документам, связанным с проектом, в одном месте, а не искать их случайным образом. Кроме того, он предлагает интеграцию со сторонними облачными хранилищами, такими как Dropbox , OneDrive , Google Drive и т. д., для дополнительного хранения документов.

Предлагаем прочитать: Использование программного обеспечения для управления проектами в строительной отрасли

• Пользовательский рабочий процесс

Пользовательский рабочий процесс — одна из ключевых функций PMS для управления проектами и задачами. Программное обеспечение предлагает предварительно созданные шаблоны для настройки рабочего процесса для различных отделов, таких как отдел кадров, продажи, маркетинг, ИТ-сектор и т. д. Таким образом, пользователям проще быстро создать рабочий процесс.

Однако решение также предлагает модуль для настройки этих рабочих процессов путем добавления или удаления определенных разделов в соответствии с требованиями проекта. Таким образом, он обеспечивает полный контроль над структурой проекта.

Пример: отдел кадров при создании задач по подбору персонала может выбрать готовый шаблон и настроить его под свои требования. Они могут удалять или добавлять определенные модули, такие как адаптация, и создавать для них отдельный проект.

• Интеграция

Программное обеспечение может быть интегрировано с основными бизнес-решениями, чтобы помочь предприятиям управлять несколькими задачами с единой платформы. Это неотъемлемая функция PMS.

Интеграция с электронной почтой: интеграция с электронной почтой поможет вам напрямую отвечать членам вашей команды через программное обеспечение. Кроме того, вы также можете создавать задачи, планировать встречи, делиться календарями с командой и т. д.

Интеграция с CRM : Интеграция с программным обеспечением CRM поможет вам хранить всю информацию, касающуюся заинтересованных сторон проекта, в одном месте. Это избавляет от необходимости хранить всю информацию о клиенте на отдельном портале.

Интеграция системы управления идентификацией: благодаря этой интеграции менеджер проекта может назначать и управлять разрешениями на основе ролей для проекта. Это гарантирует, что только нужные участники имеют доступ к конкретным данным проекта.

Заключение

Независимо от размера вашей организации программное обеспечение для управления проектами может помочь во многих отношениях, таких как совместная работа в режиме реального времени, управление задачами, управление разрешениями и т. д. У каждой организации свои требования к управлению проектами, поэтому выбирайте программное обеспечение, которое соответствует вашим бизнес-целям и требованиям к функциям PMS.

Связанные категории: Программное обеспечение для управления рабочим процессом | Канбан-инструменты | Программное обеспечение для управления продуктами |
Программное обеспечение для управления задачами | Скрам-инструменты | Управление информацией о продукте | Программное обеспечение для составления карт разума | Каркасные инструменты | Программное обеспечение для управления качеством | Программное обеспечение для создания диаграмм Ганта | Программное обеспечение для планирования маршрута