Лучшие практики автоматизации HR-процессов в разных отраслях

Ваши сотрудники заботятся о вашей организации, а ваш отдел кадров заботится о ваших сотрудниках.

Для бесперебойной работы организации ваша команда HR вкладывает много усилий, ручной работы, времени и других ресурсов. Что, если бы вы могли снять с их плеч небольшое бремя и автоматизировать определенные HR-процессы, чтобы сэкономить время и силы?

Да, с помощью автоматизации в HR вы можете успешно обеспечить более высокую производительность и вовлеченность сотрудников.

Давайте разберемся, что происходит с автоматизацией HR, ее преимуществами и некоторыми из лучших практик, которым вы должны следовать.

Что такое автоматизация кадрового делопроизводства?

Автоматизация HR — это использование программных решений для рационализации, оцифровки и автоматизации HR-процессов, которые повторяются и требуют много времени и ручных усилий. Эти процессы управления персоналом включают расчет заработной платы, адаптацию сотрудников, хронометраж и другие административные задачи.

Автоматизация HR-процессов поможет вашей HR-команде сосредоточиться на стратегиях, а не на повторяющихся задачах. Автоматизация управления персоналом сводит к минимуму человеческие ошибки и обеспечивает эффективность и безопасность.

Однако, чтобы облегчить автоматизацию управления персоналом в вашей организации, ваши сотрудники должны быть готовы адаптироваться к инновационным технологиям. Кроме того, им может потребоваться определенная подготовка, чтобы изучить нюансы программного обеспечения для автоматизации управления персоналом. Но в конечном итоге вложение вашего времени и усилий будет стоить того.

Что входит в автоматизацию HR-процессов?

Давайте разберемся, что все HR-задачи можно автоматизировать.

• Рекрутинговый процесс

  Вы можете автоматизировать процесс найма, отправляя автоматические электронные письма, планируя собеседования, добавляя вопросы с автоматическим отклонением и т. д. Это поможет вам автоматизировать первоначальный отбор кандидатов, и вы сможете дополнительно инвестировать свое время в оценку, отбор и адаптацию кандидатов.

• Ведение табеля учета рабочего времени

  Ведение записей о посещаемости — утомительная задача, если делать это вручную. Однако вы можете использовать программное обеспечение для управления персоналом для точного автоматического отслеживания времени и посещаемости для каждого сотрудника. Вы можете рассчитать рабочие дни, праздники, запросы на отпуск, рабочие смены, выходные и т. д. с помощью автоматизированных табелей учета рабочего времени.

• Платежная ведомость

  Когда у вас есть вся информация о рабочем времени сотрудников и вознаграждении, вы можете легко рассчитать заработную плату. Автоматизация расчета заработной платы также поддерживает автодебет отчислений, стоимость дополнительных льгот, автозачисление бонусов и т. д.

• Налоговая декларация

  Используя облачную автоматизацию управления персоналом, вы можете обеспечить своевременный расчет и подачу налоговых деклараций, чтобы избежать каких-либо проблем с соблюдением требований. Вы даже можете настроить его в соответствии с вашими налоговыми правилами штата. Это снимает нагрузку с вашей HR-команды, чтобы делать налоги вручную.

• Запись расходов

  Помимо заработной платы сотрудников, есть и другие офисные расходы, которыми управляет ваша команда по персоналу. Эти дополнительные расходы регистрируются, вводятся и утверждаются вручную, что для всех становится долгим и утомительным процессом. Однако автоматизация этих процессов позволит каждому сотруднику или отделу добавлять свои расходы на портал самообслуживания, что ускорит согласование.

• Ведение документации

  Автоматизация управления записями избавляет от бремени ручного поиска сведений о сотруднике в куче документов. Он обеспечивает прозрачность, подотчетность и эффективность всех отделов. Вся информация о жизненном цикле сотрудника может быть получена мгновенно с помощью программного обеспечения для управления персоналом.

• Прием и увольнение сотрудников

  Он включает в себя HR-задачи от принятия сотрудника на работу до окончательного процесса увольнения. Во время этих процессов могут быть шансы предвзятости или неэффективности, но автоматизация этих задач обеспечит прозрачность. Кроме того, это также убережет вас от возможных юридических проблем в будущем.

• Уведомления и напоминания

  С помощью программного обеспечения для управления персоналом вы можете отправлять автоматические напоминания и уведомления об особых днях или событиях. К ним относятся годовщины работы, обзоры эффективности сотрудников, праздники и другие важные даты.

  Это гарантирует, что вы не пропустите важные даты, и вам больше не нужно преследовать людей, чтобы выполнить их задачи или делать им напоминания. Наряду с улучшением связи это также обеспечит своевременные действия.

Преимущества автоматизации HR-процессов

Вот некоторые из преимуществ автоматизации HR-процессов.

• Экономичность: автоматизация управления персоналом поможет вам значительно сократить расходы на обработку и складские запасы. Это включает в себя сокращение расходов на бумагу, канцелярские товары, а также время и ресурсы, затрачиваемые на ручную работу.

• Лучшее принятие решений: автоматизация управления персоналом позволяет вам получать информацию и принимать решения на основе данных. Эти данные можно использовать для улучшения процессов, исправления сбоев и выявления лазеек.

• Обеспечьте прозрачность: автоматизация управления персоналом позволяет добиться прозрачности процессов за счет четкого определения ролей и обязанностей каждого. Это особенно полезно для организаций, работающих из нескольких мест.

• Повышенная производительность: автоматизируя утомительные ручные задачи, команда HR может инвестировать свое время и усилия в более стратегическую работу. В то же время сотрудники будут чувствовать себя более заинтересованными в обучении, обратной связи, вознаграждениях и признании.

• Обеспечение оптимальной безопасности: автоматизация процессов управления персоналом гарантирует, что доступ к любой информации имеют только соответствующие сотрудники. Будет меньше шансов на утечку или кражу информации.

• Упрощение совместной работы и коммуникации: автоматизация управления персоналом четко определяет роли и обязанности для каждого сотрудника и обеспечивает точную отчетность. Это помогает обеспечить бесперебойную совместную работу и рабочий процесс.

Лучшие практики автоматизации управления персоналом

Мы перечислили некоторые из лучших практик автоматизации HR-процессов в разных отраслях.

• Мотивируйте своих сотрудников. Основная задача HR-команды — мотивировать сотрудников компании и подготовить стратегии для повышения их эффективности. Но большинство сотрудников отдела кадров тратят максимальное количество времени на выполнение повторяющихся задач, таких как отслеживание посещаемости, расчет заработной платы вручную и т. д., которые можно было бы автоматизировать. Позволив вашей команде HR работать над стратегическими задачами, вы побудите их приложить все усилия.

• Упрощение рабочих процессов. Одной из основных причин перехода на автоматизацию управления персоналом является упрощение и определение рабочих процессов в организации. С помощью технологий автоматизации такие задачи, как ведение учета рабочих дней, праздников и других кадровых запросов, упрощаются и оптимизируются.

• Сосредоточьтесь на потребностях сотрудников: автоматизация процессов управления персоналом может способствовать созданию корпоративной культуры, ориентированной на сотрудников. Инструменты искусственного интеллекта в программном обеспечении для автоматизации управления персоналом могут помочь вам понять потребности сотрудников, выявляя их поведенческие модели. Это поможет вам определить проблемы, которые в конечном итоге могут создать проблемы.

• Обеспечивает согласованность: каждый сотрудник имеет уникальный стиль работы, который должен соответствовать целям вашей организации. Однако с помощью автоматизации управления персоналом вы можете определить рабочие профили, согласовать подходящего кандидата с каждой ролью и предоставить им необходимые курсы обучения и развития для роста.

• Начните с малого: адаптация к современным технологиям требует времени, вы не можете ожидать, что ваша HR-команда поймет и внедрит новые процессы автоматизации за один день. Поэтому вместо этого попробуйте начать с небольших изменений всего процесса. Начните с пробной версии этого программного обеспечения для автоматизации управления персоналом и посмотрите, как оно отразится на ваших сотрудниках и организации.

• Выработайте отношение «самопомощи». Чтобы понять новое программное обеспечение для автоматизации управления персоналом, ваши сотрудники могут постоянно обращаться в отдел ИТ или отдела кадров, чтобы задать несколько вопросов. В этом случае предоставление опции самопомощи, такой как несколько основных руководств или справочник определенных часто задаваемых вопросов, было бы очень полезно.

• Удалите ненужные утверждения. Сотрудник должен пройти несколько процессов утверждения, таких как запросы на отпуск, запросы на командировку, требования о расходах и т. д. С помощью автоматизации управления персоналом вы можете упростить процесс утверждения и обеспечить более быстрое решение.

• Создайте устойчивую организацию. Ваша отрасль постоянно развивается, а рабочее место становится все более открытым для невзгод, постоянных изменений и сбоев. HR-команды должны создать среду, в которой сотрудники получают достаточную поддержку и возможность работать и соответствовать меняющимся ожиданиям. С программным обеспечением для автоматизации управления персоналом вы можете обеспечить постоянную обратную связь и обучение для повышения квалификации своих сотрудников.

Как управлять уникальными сценариями автоматизации HR-процессов с помощью OpportuneHR?

Большая часть программного обеспечения для автоматизации управления персоналом решает общие 85% проблем, в то время как остальные 15% остаются нетронутыми. OpportuneHR предлагает творческие и индивидуальные решения для уникальных HR-сценариев организаций. Программное обеспечение ориентировано на уникальные требования автоматизации управления персоналом в организации, поэтому вам не придется идти на компромисс с неэффективными процессами.

Давайте разберемся, как OpportuneHR может создать лучшую среду автоматизации управления персоналом для вашей организации.

• Дизайн на основе сценариев: он использует подход, основанный на сценариях, а также опыт в области управления персоналом для создания целостного опыта. Игровые системы посещаемости, боты для управления запросами сотрудников, системы машинного обучения и т. д. помогают создать уникальный опыт работы с персоналом.

• 15% Принцип автоматизации кадрового делопроизводства: Решение помогает с картированием уникальных сценариев кадрового делопроизводства на основе отраслевого понимания. Вы получите слои микрофункций, которые соответствуют вашим уникальным бизнес-потребностям.

• Отраслевые решения: решение Opportune HR гарантирует, что у вас есть доступ к настроенным модулям для управления вашей разнообразной рабочей силой в соответствии с вашими отраслевыми потребностями.

• Глубина автоматизации: OpportuneHR разработан с применением подхода глубокой автоматизации. Он имеет слой микрофункций, который обеспечивает дополнительную гибкость и мощность для основных функций. По этой причине его можно настроить для уникальных сценариев во всех отраслях. Он может соответствовать уровням настройки локальных решений HRMS при развертывании в облаке!

• Точки данных для принятия решений: решение OpportuneHR помогает CXO и другим лицам, принимающим решения, разрабатывать стратегии, основанные на данных, выделяя важные точки данных.

• Устранение узких мест в автоматизации управления персоналом в разных отраслях: предоставляет уникальные функции, соответствующие потребностям таких отраслей, как производство, гостиничный бизнес, диагностические центры, кадровые службы и т. д.

Часто задаваемые вопросы

Связанные категории: Программное обеспечение для управления персоналом | Программное обеспечение для управления заработной платой | Программное обеспечение для управления отпуском | Программное обеспечение посещаемости