Что такое технологическая документация | Простое руководство по технологической документации с помощью шаблонов

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Есть больше шагов, больше людей и больше вещей, которые не всегда могут быть организованы самым эффективным образом.

Переосмысление того, как работает ваш бизнес, может показаться пугающим, но оно обязательно принесет вам большую эффективность. Документирование процессов – первый шаг к этому!

Это простое руководство по обработке документации поможет вам сделать это правильно.

Читайте дальше, чтобы найти;

• Что такое технологическая документация?
• Зачем это делать: важность документирования процесса
• Как документировать процесс
• Советы и подсказки: передовой опыт документирования процесса
• Что в этом для вас: преимущества документирования процесса
• Шаблоны блок-схем процесса Easy Starter

Что такое технологическая документация?

Документация процесса содержит подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс.

Он включает в себя все типы документов, которые поддерживают процесс, например

• политика
• контрольные списки
• учебники
• формы
• скриншоты
• ссылки на другие приложения
• карты процессов

Он используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц, быстро понять процессы компании.

Зачем это делать? : Важность документирования процесса

Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых целей:

1) Помогает улучшить процессы. Определите узкие места и неэффективность, документируя точные процессы. Вы быстро увидите, какие процессы вам нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

2) Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процесса, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать. Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда хотят убедиться, что они правильно выполняют процесс.

3) Помогает сохранить знания компании. Ведите учет процессов, известных только нескольким людям, специализирующимся на их выполнении. Таким образом, даже когда они уходят, новички могут легко возобновить работу.

4) Помогает снизить риски и поддерживать согласованность операций .

5) Подробная документация процесса также является важной частью патентов и коммерческих тайн .

Кто участвует в технологической документации

В документации процесса есть 3 ключевые роли владельца. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

Как документировать процессы

Использование пошагового метода для документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

Шаг 1: Определите и назовите процесс

Выясните, какой процесс вы собираетесь документировать в первую очередь. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

Шаг 2. Определите объем процесса

Дайте краткое описание того, что включено в процесс, а что выходит за рамки процесса или что не включено в него.

Шаг 3: Объясните границы процесса

Где процесс начинается и заканчивается? Что вызывает его запуск? И как узнать, когда это будет сделано? Четко определите эти границы.

Шаг 4: Определите результаты процесса

Установите, что будет произведено процессом или какого результата процесс достигнет после его завершения.

Шаг 5: Определите входные данные процесса

Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого шага процесса.

Шаг 6: Проведите мозговой штурм по этапам процесса

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните с конца процесса и отслеживайте шаги до начальной точки.

В сеансе мозгового штурма должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или кто-то с обширными знаниями в этом, поскольку они могут предоставить точные данные.

Шаг 7: Организуйте шаги последовательно

Возьмите список шагов, которые вы придумали, и расположите их в последовательном порядке, чтобы создать поток процесса.

Сведите количество шагов к минимуму, и если шаг включает в себя более одной задачи, перечислите их под основным шагом.

Шаг 8: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет нести ответственность за задачи процесса . Определите их роли. Не забывайте упоминать их должность, а не имя.

Также будьте внимательны к тем, кто будет ссылаться на документ . Напишите его таким образом, чтобы любой сотрудник с достаточными знаниями мог его прочитать и понять.

Шаг 9: Визуализируйте процесс

Это сделано для повышения ясности и удобочитаемости вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

Шаг 10: Запишите исключения из нормального процесса

Бизнес-процесс может не всегда следовать одному и тому же потоку по разным причинам. Упомяните об этих исключениях и о том, какие шаги будут предприняты для их устранения.

Шаг 11: Добавьте контрольные точки и измерения

Определите, где в процессе могут возникнуть риски, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса контролировать процесс.

Установите измерения, чтобы определить эффективность процесса и помочь улучшить его.

Шаг 12. Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и просмотрите составленную вами блок-схему процесса. Есть ли пропущенные шаги? Все ли в порядке? После этого проверьте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Визуализируйте, анализируйте и документируйте свои организационные процессы. Делитесь информацией и сотрудничайте со своей командой в выявлении узких мест процесса и областей, требующих улучшения.

Создайте карту процесса

Советы и подсказки: передовой опыт документирования процесса

• Держите документ простым и кратким . В то время как это должно быть технически точным , это должно быть легко следовать .

• Имейте надлежащий план обновления документов , когда/если процесс изменится. Обязательно пересматривайте их хотя бы раз в год .

• Или назначьте владельца процесса , который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.

• Храните отдельную документацию для каждого отдельного процесса, чтобы избежать путаницы.

• При документировании процессов в первый раз не охватывайте сразу всю организацию. Начните с одного процесса в отделе или основного процесса, общего для всей организации.

• Храните документы в месте, доступном для всех, кто ищет их.

• Убедитесь, что при необходимости ее легко пересмотреть , а новую версию можно легко распространить среди всех участников.

• Храните документы в централизованном онлайн-хранилище с помощью инструмента документирования процессов. Это автоматически поможет с двумя вышеупомянутыми лучшими практиками.

• При необходимости используйте соответствующие примеры, графику, цветовое кодирование, скриншоты, несколько платформ и т. д.

• Убедитесь, что документация процесса соответствует существующим стандартам вашей организации.

• Если вы выделяете поток процесса в словесном формате, всегда уравновешивайте его графикой — блок-схемой процесса.

• Добавьте плавательные дорожки в блок-схемы бизнес-процессов , чтобы различать роли процессов, временные рамки и т. д.

• Создайте руководство по документации процесса , которое любой может использовать в качестве стандартного шаблона для документирования процесса.

• Используйте существующие документальные материалы , записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники сотрудников проекта и знания сотрудников для сбора информации для документирования процесса.

Что в этом для вас: преимущества документирования процесса

• Помогите всем понять одну и ту же страницу, предоставив общее представление об этапах процесса . Общее мнение необходимо для согласованности .

• Там, где имеется четкая документация по процессам, изменения в процессы могут быть внесены своевременно и просто.

• Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и производительности .

• Помогает выявить узкие места и недостатки в процессах (даже в «хорошо отлаженных» процедурах), которые в противном случае могли бы остаться незамеченными.

• Четко документированный процесс экономит время и предотвращает ошибки , устраняя путаницу и предоставляя четкие инструкции.

• Снижает затраты и ненужную трату ресурсов .

• Помогает улучшить общее качество процессов и качество результатов.

• Помогает повысить производительность сотрудников, а также их удовлетворенность .

• Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, упрощается передача работы на аутсорсинг.

• Документирование процесса также помогает легко автоматизировать процессы , когда это необходимо.

Шаблоны документации по процессу Easy Starter

По сути , картирование процессов помогает представить документированную информацию, такую ​​как этапы процесса, роли процесса, входы и выходы, в упрощенном виде .

Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов/шаблоны сопоставления процессов, которые вы можете быстро редактировать онлайн с информацией о ваших организационных процессах. Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately.

Шаблон 1

Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

Шаблон 2

Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

Шаблон 3

Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

Шаблон 4

Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

Отзыв о Easy Guide to Process Documentation

Это руководство по документированию процесса охватывает все, что вам нужно знать, чтобы правильно документировать процесс. Следуйте шагам документирования процесса, которые мы обсуждали выше, и используйте шаблоны блок-схем процесса, чтобы обеспечить качественный процесс документирования.

В нашем сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов.

В нашем следующем руководстве мы обсудим методы улучшения процессов, которые помогут вам легко оптимизировать ваши бизнес-процессы.