Простое руководство по картированию процессов

Планируете новую стратегию? Хотите повысить удовлетворенность клиентов? Хотите знать, почему некоторые из ваших проектов терпят неудачу?

Картирование процесса — это первый шаг к выяснению того, как и почему на эти вопросы выше.

В этом руководстве по отображению процесса мы покажем вам;

• Что такое карта процесса?
• Символы карты процесса
• Типы карт процессов
• Как создать карту процесса
• Лучшие практики картирования процессов
• Преимущества картирования процессов
• Шаблоны сопоставления процессов
• Символы карты процесса (продолжение)

Что такое карта процесса?

Карта процесса наглядно показывает шаги рабочей деятельности и людей, которые участвуют в выполнении каждого шага.

При отображении процесса вы просто рисуете прямоугольник для каждого шага и соединяете их стрелками, чтобы показать поток. Вы можете использовать онлайн-инструмент, чтобы легко создать карту процесса. Базовая карта процесса будет выглядеть следующим образом;

Символы карты процесса

Каждый шаг в процессе представлен фигурой на карте процесса. Эти фигуры также называются фигурами блок-схем.

Существует около 30 стандартных форм, которые вы можете использовать при отображении процессов. Тем не менее, мы думаем, что большинству людей будет легче понять использование нескольких наиболее распространенных форм.

Форма	Имя	Использовать
	Деятельность/Процесс	Для представления шага/действия процесса
	Решение	Для представления решения, которое должно быть принято
	Начать конец	Для представления начала и конца процесса
	Стрелка	Для представления связи между двумя шагами и направление потока
	Документ	Для представления данных или информации, которые могут быть читают люди

Полный набор форм карты процесса/блок-схемы находится внизу этого руководства.

Типы карт процессов

Ниже приведен список различных типов карт процессов вместе с кратким описанием и указанием того, когда вы можете использовать каждый из них. Выберите тип карты процесса, наиболее подходящий для вашей цели.

Основная блок-схема

Базовая блок-схема — это простая карта, отображающая этапы процесса, включая его входы и выходы.

Когда использовать:

• планировать новые проекты
• моделировать и документировать процесс
• решить проблемы
• чтобы помочь командам лучше обмениваться идеями
• Для анализа и управления рабочими процессами

Как нарисовать:

Вот окончательное руководство по блок-схемам, которое вам нужно, чтобы научиться их рисовать.

Карта процесса высокого уровня

Это также известно как карта цепочки создания стоимости или карта сверху вниз. Он показывает основные действия процесса. Он не вдается в подробности о точках принятия решений, цикле доработок, задействованных ролях и т. д.

Когда использовать:

• разрабатывать и определять бизнес-процессы
• определить ключевые этапы и ключевые детали процесса

Как нарисовать:

1. перечислите самые основные шаги в процессе (не более 5-6 шагов)
2. расположить их по порядку, по горизонтали
3. перечислите каждый подшаг (опять же, не более 5-6 шагов) под основными шагами

Подробная карта процесса

Блок-схема, показывающая детализированную версию процесса. Это означает, что все детали подпроцессов содержатся в этом типе карты.

Когда использовать:

• предоставить все детали (входы и выходы), относящиеся к шагу процесса
• документировать точки принятия решений в рамках процесса

Как нарисовать:

1. определить границы процесса
2. что запускает процесс? Используйте SIPOC для идентификации входных данных процесса
3. определите, что происходит сразу после каждого ввода (неоднократно спрашивайте «что произойдет дальше?», пока не дойдете до вывода)

Многофункциональная блок-схема

Блок-схема, которая показывает взаимосвязь между этапами процесса и функциональными подразделениями (командами/отделами), ответственными за них, с плавательными дорожками. Она также известна как блок-схема развертывания.

Когда использовать:

• определить ключевые роли, ответственные за процесс, и то, как они связаны друг с другом
• чтобы подчеркнуть, как процесс протекает за пределами компании
• для выявления потенциальных сбоев процесса, избыточности, задержек, переделок, чрезмерных проверок и т. д.

Как нарисовать:

1. Собрать компетентную и актуальную кросс-функциональную команду
2. Определите заинтересованные стороны
3. перечислить заинтересованные стороны процесса (в зависимости от того, насколько они близки к потребителю процесса), начиная с потребителя процесса
4. добавить плавательные дорожки, чтобы разделить столбцы между каждым заинтересованным лицом
5. добавить шаги, выполняемые каждым заинтересованным лицом в их соответствующей плавательной дорожке
6. соедините шаги стрелками, чтобы указать поток

СИПОК

SIPOC показывает ключевые элементы процесса, такие как поставщики, входы, процесс, выходы и клиенты.

Когда использовать:

• определить ключевые элементы процесса перед созданием подробной карты
• определить объем сложных процессов
• может использоваться на этапе измерения методологии DMAIC

Как нарисовать:

1. Нарисуйте таблицу из 5 столбцов для поставщиков, входов, процессов, выходов и клиентов.
2. Начните с отображения процесса в 5-6 высокоуровневых шагов
3. Определите результаты
4. Определите клиентов
5. Определите входы процесса
6. Определите поставщиков каждого из входов
7. Проверьте диаграмму SIPOC с руководителем проекта и другими заинтересованными сторонами.

Карта потока создания ценности

Карты потока создания ценности визуализируют поток материалов и информации, которые необходимы для доставки вашего продукта покупателю.

Когда использовать:

• для записи измерений входов и выходов этапов процесса
• для выявления потерь внутри и между процессами
• документировать, анализировать и улучшать поток информации и материалов
• получить представление о принятии решений и ходе процесса
• чтобы определить, на чем сосредоточить будущие проекты или подпроекты

Как нарисовать:

Вот исчерпывающее руководство по составлению карт потоков создания ценности, чтобы научиться их рисовать. Обратите внимание, что карты потока создания ценности имеют другой набор форм, но принципы картирования процессов остаются прежними.

Как создать карту процесса| Этапы отображения процесса

Теперь, когда вы знаете, что такое символы отображения процессов и какие типы карт процессов существуют, вы готовы создать карту процесса? Вот шаги, которые вам нужно выполнить,

Шаг 1. Определите процесс, который необходимо отобразить

Решите, с чего вы хотите начать. Это с процессом, который неэффективен? Является ли процесс важным для вашей новой стратегии? Или это процесс, который напрямую влияет на удовлетворенность клиентов?

А потом дать ему имя.

Шаг 2: Соберите правильную команду

Вклад всех участников процесса необходим, чтобы убедиться, что вы охватываете каждый аспект процесса при его отображении. В правильную команду должны входить те, кто занимается процессом и управляет им, а также вносит свой вклад .

Шаг 3: Соберите всю необходимую информацию

• Где процесс начинается и заканчивается?
• Каковы шаги между этими двумя точками?
• Каковы входы и выходы процесса?
• Кто что делает? Когда, где и как?

Шаг 4: Организуйте шаги в последовательном порядке

Попросите свою команду организовать каждый шаг в последовательном порядке от начала до конца.

Шаг 5. Нарисуйте базовую карту процесса

Нарисуйте карту процесса, показывающую карту в том виде, в каком она есть на данный момент. Помните о <рекомендациях по отображению процессов.>

Шаг 5. Проанализируйте карту, чтобы найти области для улучшения

Выявление неэффективности и узких мест в процессах. Какие этапы следует исключить? Где можно сделать улучшения?

Шаг 6. Внедряйте улучшения и контролируйте их

Сначала внедряйте улучшения в меньшем масштабе. Если они работают лучше, вы можете применить их в большем масштабе. Отслеживайте новый и улучшенный процесс, чтобы увидеть, как он работает и нуждается ли он в дальнейшей оптимизации.

Лучшие практики картирования процессов

• Прежде чем определять этапы процесса, начните с определения начальной и конечной точек процесса. Это помогает установить лимиты

• Сделайте ваши карты процессов как можно более простыми и понятными для чтения и понимания любым сотрудником вашей компании.

• Оставьте на карте только необходимые детали. Не меньше или больше, чем необходимо для выявления областей для улучшений

• Убедитесь, что вы используете правильные символы карты процесса при рисовании, чтобы избежать путаницы.

• Включите все ключевые заинтересованные стороны в картографирование процесса, чтобы не упустить важную информацию или этапы.

• Используйте программное обеспечение для картирования бизнес-процессов, которое позволяет вам быстро рисовать, а также сотрудничать с вашей командой в режиме реального времени для повышения эффективности.

Другие передовые методы картирования процессов?

Преимущества картирования процессов

Поскольку вы уже читаете о картировании процессов, мы предполагаем, что вы знаете по крайней мере несколько преимуществ его выполнения. Однако внимательно прочитайте этот раздел, так как он поможет вам убедить других!

• Облегчает понимание и обмен информацией о процессе между командами, заинтересованными сторонами или клиентами.

• Служит полезным инструментом для тестирования сценариев и оценки возможных вариантов.

• Может использоваться в качестве маркетингового инструмента, чтобы доказать вашим инвесторам или промышленным клиентам, что ваши бизнес-процессы надежны.

• Является требованием многих типов стандартов и сертификатов, таких как ISO 9000

• Делает процессную документацию более удобной для чтения

• Распространять информацию о ролях и обязанностях тех, кто вовлечен

• Помогает выявить недостатки в процессе и места, которые следует улучшить

• Помогает командам по СПИДу проводить мозговой штурм идей по улучшению или новым изменениям, которые помогут решить такие проблемы, как удержание сотрудников, снижение доходов и т. д.

• Помогает сократить расходы, связанные с разработкой продуктов и услуг

• Повысить производительность команды и удовлетворенность сотрудников

• Может использоваться в качестве учебного материала для обучения новых сотрудников

• Помогает измерить эффективность рабочих процессов

Шаблоны карты процесса

Ниже приведены несколько шаблонов карт процессов, которые вы можете редактировать онлайн с помощью редактора Creately.

Шаблон 1

Нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн

Шаблон 2

Шаблон 3

Хотите больше бесплатных редактируемых шаблонов карт процессов?

Символы сопоставления процессов (продолжение)

В дополнение к основным символам, которые мы обсуждали ранее, отображение процесса также использует следующие символы.

Символы процесса/операций

Форма	Имя	Использовать
	Предопределенный процесс/подпрограмма	Для представления процесса, который уже предопределен
	Альтернативный процесс	Для представления шага процесса, который является альтернативой обычному шагу процесса.
	Задерживать	Для представления задержки или паузы перед продолжением процесса
	Ручной цикл	Для представления автоматизированных шагов, которые необходимо остановить вручную
	Подготовка	Чтобы представить что-то, что необходимо изменить или скорректировать в процессе, прежде чем продолжить

Ветвление и управление символами потока

Форма	Имя	Использовать
	Соединитель на странице	Для представления точки контроля в потоке процесса
	Межстраничный коннектор	Для представления перекрестных ссылок и ссылок на процесс из другого процесса на другой странице
	Объединить	Чтобы представить шаг, который объединит несколько шагов в один
	Извлекать	Для представления процесса, разделенного на параллельные пути
	Или же	Для представления логики «или»
	А также	Для представления логики «и»

Входные и выходные символы

Форма	Имя	Использовать
	Данные	Для представления входов и выходов процесса
	Несколько документов	Для представления нескольких документов
	Отображать	Для представления данных, которые отображаются для чтения на экране или дисплее
	Ручной ввод	Для представления шагов процесса, которые будут выполняться человеком вручную

Символы хранения файлов и информации

Форма	Имя	Использовать
	Сохраненные данные	Для представления сохраненных данных
	База данных	Для представления базы данных
	Хранилище прямого доступа	Для представления жесткого диска
	Внутренняя память	Для представления внутреннего запоминающего устройства

Символы обработки данных

Форма	Имя	Использовать
	Разобрать	Для представления шага, на котором данные организованы стандартным образом.
	Сортировать	Для представления сортировки элементов в определенном порядке

Что вы думаете о Руководстве по картированию процессов?

Карты процессов — это не только важная часть документации процессов, но и популярная методология улучшения бизнес-процессов.

Следуйте этому руководству, чтобы создавать эффективные карты бизнес-процессов, и делитесь с нами любыми проблемами, которые могут у вас возникнуть, даже если это другой метод картирования процессов, которым вы лично пользуетесь.

В нашем следующем руководстве мы обсудим диаграммы, которые можно использовать для повышения эффективности управления персоналом.