Важность закрытия проекта | # 22 Начало работы с управлением проектами

Опубликовано: 2022-12-20

Формальное закрытие проекта может показаться маловажным. Когда все задачи выполнены и цель проекта достигнута, как насчет короткой встречи в дружеской обстановке и взаимных поздравлений? Для этого также стоит запланировать достаточно продолжительную встречу с командой и заинтересованными сторонами. Однако помните, что закрытие проекта является ключевым моментом не только из-за интеграции участников проекта.

Закрытие проекта – содержание:

  1. Введение
  2. Как насчет того, чтобы отказаться от закрытия в конце концов?
  3. Как правильно закрыть проект
  4. Список задач при закрытии проекта
  5. Краткое содержание

Введение

Управление проектом можно представить в виде пяти групп процессов , в том числе:

  • Инициация – определение ее объема и смысла,
  • Планирование - определение масштаба проекта и конкретных целей, которые необходимо достичь,
  • Исполнение – выполнение запланированной работы,
  • Мониторинг и контроль – постоянная проверка того, идет ли работа по плану,
  • Закрытие – формальное завершение проекта.

Сегодня мы сосредоточимся на последней группе процессов, а именно на закрытии проекта. Это небольшая группа задач. Тем не менее, это довольно сильно влияет на восприятие всего проекта, похожих проектов, выполненных в рамках одного и того же портфеля или портфеля, а также будущих проектов, выполняемых для одного и того же клиента. Мы подскажем, на что обратить внимание, чтобы успешно закрыть проект, выполнить договор и извлечь самые интересные уроки на будущее.

Как насчет того, чтобы вообще не закрывать проект?

Отказ от задачи закрытия проекта кажется заманчивым. Достигнув цели, более плавный переход к инициации следующего проекта кажется лучше. Применение знаний и навыков, полученных в результате недавних задач, теперь кажется простым и интуитивно понятным. Однако пропуск формального закрытия проекта сопряжен с определенными рисками. Вот почему.

Ухудшение имиджа

Ухудшение имиджа команды и руководителя проекта — первый и остро ощущаемый результат пренебрежения процессами закрытия проектов. Незавершенная работа или незавершенный проект, внесенные в систему компании, выглядят не очень хорошо. Что еще более важно, это снижает доверие к подрядчикам, даже если клиент доволен результатами проекта. Это может вызвать разногласия по поводу будущих проектов или менее выгодные условия сотрудничества.

Дублирование работы

Отсутствие надлежащей документации достигнутой цели проекта означает, что другие члены организации не узнают об этом. Другими словами, они не будут знать решения, разработанные в нашем проекте. И они могут когда-нибудь приступить к реализации очень похожего проекта, вместо того, чтобы опираться на то, что у них уже есть.

Упущенные возможности

Задачи менеджера проекта, выполняемые на этапе закрытия проекта, включают создание документации, описывающей ожидаемые выгоды от проекта. Они могут включать коммерческие приложения, а также внутренние или клиентские реализации.

Без выполнения этой формальности даже очень успешный результат проекта может стать «бесхозным» (бесхозным продуктом). Это может произойти, если об этом должным образом не сообщить специалистам, занимающимся работой с клиентами, продажами и маркетингом. В результате он просто не появится на рынке, несмотря на все шансы на успех.

Формальные риски

Завершение проекта, выполненного для клиента, предполагает доработку договора, в ходе которого должны быть вовремя подготовлены и подписаны все необходимые документы. Поэтому незавершенные процессы сопряжены с реальным риском формальных недостатков, которые дорого обходятся компании.

Именно по этим причинам целесообразно использовать финальную стадию проекта, чтобы закончить все дела. Чтобы можно было похвастаться застегнутыми до последней пуговицы занятиями.

project closure

Как правильно закрыть проект

Хорошее завершение проекта должно включать три области:

  • Техническое завершение проекта – чтобы убедиться, что цель проекта достигнута и все задачи выполнены,
  • Обучение - подводить итоги того, что было сделано хорошо, и размышлять о том, что пошло не так, как в выполняемых задачах, так и в управлении проектами,
  • Сотрудничество и мотивация – чтобы признать вклад каждого члена команды в проделанную работу и отметить успех проекта.

Список задач при закрытии проекта

Чтобы начать празднование успеха как можно более плавно, лучше всего составить список итоговых задач и спланировать его выполнение согласно выбранной методике. Хотя каждый проект имеет свою специфику, в списке должны быть следующие задачи:

  1. Убедитесь , что результат проекта соответствует стратегически наиболее важным, а желательно всем, критериям, перечисленным в проектном документе.
  2. Проверить , не исчерпывает ли результат проекта объем реализации.
  3. Подготовьте проектную документацию и сделайте ее доступной для всех заинтересованных сторон.
  4. Убедитесь , что все пользователи результата проекта могут применить его и имеют доступ к документации.
  5. Просмотрите контракты с клиентами и членами команды, чтобы убедиться, что все требования соблюдены.
  6. Убедитесь , что у вас есть документация о принятии всех результатов клиентом или другими уполномоченными заинтересованными сторонами.
  7. Проведите встречу или встречи, чтобы завершить контракты.
  8. Подготовить документ с отзывами на будущее по управлению проектами.
  9. Вместе с командой подготовьте документ о правилах взаимодействия в команде и проблемах, которые необходимо решить перед началом следующего проекта.
  10. Архивировать все материалы проекта.
  11. Проведите встречу, чтобы завершить проект.

Каждая задача в приведенном выше списке нуждается в доработке в соответствии с требованиями нашего проекта и стейкхолдеров. Однако, чтобы успешно выполнить шаги по закрытию проекта, хорошо придерживаться общего списка и вносить в него изменения для каждого проекта.

Краткое содержание

Завершенный проект требует формального заключения, а также извлеченных уроков и времени, чтобы отпраздновать успех вместе с командой. Убедиться, что цель, а также задачи были достигнуты и что клиент удовлетворен результатами, являются наиболее важными шагами, которые должен предпринять менеджер проекта. Однако не стоит пренебрегать подготовкой доступной документации и сделать ее доступной для нужных людей. Именно последнее может определить дальнейшую судьбу нашего проекта – даже если сейчас все кажется ясным.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Importance of project closure | #22 Getting started with project management nicole mankin avatar 1background

Автор: Николь Манкин

Менеджер по персоналу с отличной способностью создавать позитивную атмосферу и создавать ценную среду для сотрудников. Ей нравится видеть потенциал талантливых людей и мобилизовать их для развития.

Самые важные вопросы

  1. Обязательно ли проводить послепродажное совещание на этапе завершения проекта?

    Во время пост-мортем-совещания члены команды делятся своими мыслями о реализации проекта и дают друг другу обратную связь. Организовывать такую ​​встречу не обязательно, но она может значительно улучшить как отношения внутри команды, так и ее эффективность при реализации будущих проектов.

Начало работы с управлением проектами:

  1. Что такое проект?
  2. Что такое управление проектами?
  3. Как управлять проектами?
  4. Методы управления проектами
  5. Типы проектов
  6. 4 примера проектов
  7. Приоритизация проектов
  8. Направления проектной деятельности
  9. Определение успеха в управлении проектами
  10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
  11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
  12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
  13. Жизненный цикл проекта
  14. Для чего предназначено видение проекта?
  15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
  16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
  17. Сфера планирования в управлении проектами
  18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
  19. Как использовать вехи в проекте?
  20. Выполнение проекта
  21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
  22. Важность закрытия проекта
  23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
  24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
  25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
  26. Самые полезные навыки менеджера проектов
  27. Как стать менеджером проекта?
  28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
  29. Как создать команду проекта?
  30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
  31. Как вести команду во время гибридной работы?
  32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
  33. Типы проектных встреч
  34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
  35. Как написать убедительное
  36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
  37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
  38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
  39. Как создать устав проекта?
  40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
  41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
  42. Как составить бюджет проекта?
  43. Тайм-менеджмент в проекте
  44. Как создать реестр рисков проекта?
  45. Стратегии управления рисками проекта
  46. Маркетинг проекта
  47. Источники и направления изменений в проекте
  48. Модели изменения управления проектами
  49. Что после Agile? Методы управления проектами