Ключевые документы проекта, которые нужны каждому менеджеру проекта

Надлежащая проектная документация является неотъемлемой частью управления проектом. Документирование основных процессов проекта и информации помогает создать проект эффективным и простым для понимания образом и, в конечном счете, обеспечить его успех.

В этом посте мы рассмотрим, почему проектная документация важна, и рассмотрим основные и другие полезные проектные документы, которые создаются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Все предоставленные шаблоны можно настраивать; нажмите на них, чтобы начать редактирование. Используйте меню ниже для удобной навигации.

Инициация проекта

• План проэкта
• Устав проекта
• Документ бизнес-требований
• Техническое задание

Планирование проекта

• Проектное предложение
• Устав команды
• Бюджет проекта
• План коммуникаций проекта
• Расписание проекта
• Структура работы
• Реестр рисков
• Заявление о содержании проекта
• Реестр заинтересованных сторон
• Организационная структура проекта

Выполнение и закрытие проекта

• Отчет о состоянии проекта
• Закрытие проекта
• Уроки выучены

Что такое проектная документация?

Проектная документация включает в себя создание и ведение документов по управлению проектом на различных этапах жизненного цикла проекта. Эти проектные документы позволяют менеджеру проекта надлежащим образом управлять, контролировать и реализовывать проект.

Важность проектной документации

Таким образом, документирование важных деталей проекта помогает вам и вашей команде убедиться, что реализуемые идеи действительно имеют смысл. Документация проекта упрощает прояснение ожиданий и целей проекта, разбивку результатов на управляемые задачи, управление ресурсами и постоянное информирование всех заинтересованных сторон.

Кроме того, он также помогает,

• Сохранение знаний, собранных в ходе прошлых проектов, что позволяет упростить адаптацию новых сотрудников или новых членов проектной команды.
• Повышение ясности и прозрачности рабочих процессов команды, что позволяет лучше согласовывать межфункциональную команду.

10 основных документов проекта

Ниже приведены основные документы по управлению проектом, которые должны создаваться на каждом этапе жизненного цикла проекта.

План проэкта

План управления проектом — или план проекта — это всеобъемлющий документ, в котором описывается, как проект выполняется, контролируется и контролируется. Он может включать исходные планы, вспомогательные планы управления и другие документы планирования. Он выделяет важную информацию о проекте, такую ​​как сроки, задания и ключевые этапы, и обычно представляется в виде диаграммы Ганта.

Устав проекта

Устав проекта — это краткий документ, в котором объясняется, что влечет за собой проект. В нем описываются цели проекта, кто участвует и их обязанности, а также заинтересованные стороны, а также определяются полномочия менеджера проекта. Он создается в соответствии с экономическим обоснованием проекта, описанным спонсором проекта.

Документ бизнес-требований

Документ бизнес-требований объясняет бизнес-решение для проекта на основе потребностей и требований бизнеса или клиента. В нем описывается цель проекта, бизнес-решение, которое он предоставляет, характеристики и функциональные возможности, а также сроки реализации проекта. Он объединяет информацию от заинтересованных сторон и анализ текущей деловой ситуации, чтобы обеспечить технологически нейтральное описание того, что должен делать продукт.

Бюджет проекта

Бюджет проекта – это общая сметная стоимость проекта. Он включает в себя подробную оценку всех затрат, таких как затраты на рабочую силу, затраты на закупку материалов и эксплуатационные расходы, которые могут быть понесены при выполнении проектных задач на каждом этапе проекта. Это помогает определить ожидаемые расходы и получить одобрение проекта от заинтересованных сторон, обеспечить готовность средств в нужное время и измерить эффективность.

Расписание проекта

График проекта — это временная шкала вашего проекта, состоящая из всех упорядоченных задач, действий и этапов, которые необходимо выполнить в определенные сроки. Создание графика проекта — это способ сообщить обо всех задачах, которые необходимо выполнить, при этом уточняя, какие ресурсы необходимы и в какие сроки.

Реестр рисков

Реестр рисков, также называемый журналом рисков, представляет собой документ, который содержит информацию об идентифицированных рисках, такую ​​как характер риска, уровень риска, кто несет за него ответственность, а также превентивные меры и корректирующие действия. на месте. Он служит основой для мозгового штурма для установления рисков и базой данных возможных и потенциальных рисков и мер по их смягчению.

Заявление о содержании проекта

Описание содержания проекта описывает работу, которую необходимо выполнить для получения результатов проекта вовремя и в рамках бюджета. В документе описания содержания проекта указывается, что поставлено (в рамках), что не поставлено (вне содержания), допущения для уточнения результатов и требования высокого уровня.

План коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта — это руководство по тому, что, когда и как ключевая информация о проекте будет передаваться заинтересованным сторонам через ключевые промежутки времени. Он включает в себя, какая информация будет распространяться, кому и как часто она будет обновляться.

Отчет о состоянии проекта

Отчет о состоянии проекта — это документ, в котором описывается общий прогресс проекта в соответствии с запланированным планом проекта. Это помогает информировать всех участников проекта о высокоуровневой информации, такой как вехи, выполненная работа, риски и препятствия.

Закрытие проекта

Отчет о закрытии проекта — это документ, который формализует закрытие проекта. Хотя это помогает определить, был ли проект успешным, оно обеспечивает подтверждение того, что критерии принятия заказчиком были соблюдены, и запрашивает одобрение у спонсора проекта для закрытия проекта.

Другие полезные документы по управлению проектами

Хотя документы, которые мы перечислили выше, необходимы для обеспечения успеха проекта, существует множество других проектных документов, которые в дальнейшем будут способствовать ускорению его успешного завершения.

Техническое задание

Техническое задание — это документ, описывающий требования проекта. Он служит соглашением между клиентом и агентством или поставщиком услуг и определяет весь объем работ, связанных с поставщиком, результаты проекта, затраты и сроки.

Проектное предложение

Проектное предложение — это документ, в котором перечислены все аспекты проекта, включая его предысторию, видение, цели, задачи, требования, владельцев, сопутствующие риски и т. д. Его цель — предоставить сводку деталей проекта и заручиться поддержкой проекта. идея от заинтересованных сторон.

Устав команды

Устав команды в основном объясняет, как команда планирует выполнять свою работу. Основное внимание уделяется тому, почему команда существует, целям, для достижения которых она предназначена, и тому, как она собирается их достичь. Цель устава команды — собрать всех на одной волне и держать их в фокусе.

Структура работы

Структура декомпозиции работ — это диаграмма, которая помогает разбить большие проекты на более мелкие и более управляемые части, которые содержат результаты проекта, которые он должен выполнить. Он делит результаты проекта на промежуточные результаты и рабочие пакеты, которые определяют работу, продолжительность и стоимость задач, которые необходимо выполнить.

Реестр заинтересованных сторон

Реестр заинтересованных сторон — это документ, в котором содержится подробная информация о заинтересованных сторонах проекта. Это содержит их имена, контактные данные, роль, которую они играют в проекте, их полномочия по принятию проектных решений, а также их потребности, опасения и ожидания. Он служит основой для формирования команды, распределения ролей и обязанностей, определения критериев успеха и планирования взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Организационная структура проекта

Организационная диаграмма проекта — это визуальное представление членов команды и ролей, которые они играют в данном проекте. Он иллюстрирует иерархию и отношения отчетности между членами команды. Они помогают распределять ресурсы, разъяснять обязанности и устанавливать ожидания в отношении усилий, требуемых от каждого человека.

Уроки выучены

Отчет об извлеченных уроках можно использовать для документирования всех основных проблем, рисков, неопределенностей и препятствий, с которыми вы столкнулись в ходе проекта, а также своевременных решений, которые вы реализовали. Отчеты об извлеченных уроках предназначены для того, чтобы помочь вам в работе по достижению желаемых результатов, поэтому они помогут вам и другим, кто будет работать над аналогичным проектом в будущем, избежать трудностей и легко достичь ожидаемого результата.

Как Creately может помочь оптимизировать проектную документацию

Creately — программное обеспечение для управления работой, которое работает на визуальном холсте — может помочь вам упростить создание, организацию, управление и совместное использование документов по управлению проектами, которые важны для успеха вашего проекта.

Creately — это простой инструмент с простыми, но расширенными функциями, которые может легко освоить даже нетехнический пользователь. Он имеет интуитивно понятную навигацию с функцией перетаскивания, что упрощает организацию контента. Кроме того, он интегрируется с инструментами, которые вы используете каждый день, такими как приложения Google Suite, Confluence, Jira, Slack, MS Teams и т. д., что упрощает синхронизацию ресурсов вашего проекта.

Простые в использовании визуальные инструменты для начала работы

Creately предлагает несколько библиотек форм, готовые шаблоны и мощные возможности построения диаграмм для визуализации и организации данных, связанных с вашим проектом, в простых для понимания визуальных структурах, таких как временные шкалы, доски Канбан, диаграммы WBS, блок-схемы и т. д.

Благодаря возможностям базы данных, к которым можно получить доступ через панель данных формы, вы можете хранить неограниченное количество данных и информации в одной форме в структуре и легко создавать вики-сайты и базы знаний проектов. Например, вы можете расширить свою структуру распределения работ, в которой представлены конечные результаты проекта, с дополнительными полями данных для сбора информации о сроках выполнения, владельцах, стоимости и т. д. или предоставить подробный обзор каждого конечного результата с примечаниями.

Единственный источник правды

Унифицированные рабочие пространства Creately работают на бесконечном холсте, позволяя размещать несколько документов рядом в одном месте. Хотя вы можете прикреплять и встраивать ресурсы, документы, изображения и ссылки с предварительным просмотром в приложении, вы также можете импортировать внешние данные из файлов Google Sheets, Excel или CSV в Creately и организовывать их как значимые визуальные эффекты, сохраняя все ресурсы, связанные с проектом. централизованно в одном рабочем пространстве.

Примечание. Удобный поиск и поиск любой информации в рабочих областях и папках с помощью функции универсального текстового поиска.

Расширенные возможности совместной работы и обмена

Creately предлагает совместную и безопасную онлайн-платформу для упрощения создания, обновления и обмена документами вашего проекта с заинтересованными сторонами. Функции совместной работы, такие как настоящая многопользовательская совместная работа с одновременным редактированием, отслеживание курсора в режиме реального времени, автономная синхронизация, контекстные комментарии и потоки обсуждений, а также аудио- и видеозвонки в приложении, помогают оптимизировать рабочие процессы межфункциональных проектных групп, независимо от того, работают ли команды совместно. -локальные, удаленные или гибридные.

Папки и рабочие области Creately имеют несколько уровней доступа и ролей (владелец, редактор, комментатор и зритель), что позволяет вам управлять тем, как вы делитесь документами проекта с внутренними и внешними заинтересованными сторонами.

Примечание. Установите статус рабочей области в настройках рабочей области и отметьте ее как «Черновик», «Выполняется», «На рассмотрении», «Утверждено», «Окончательно» или «Архивировано», чтобы указать ее статус проверки.

Оптимизируйте проектную документацию с Creately

Документирование всех аспектов проекта во многом поможет его успеху. Будь то разъяснение условий соглашения с клиентами или поставщиками, выполнение требований законодательства, обеспечение согласованности действий вашей команды или отслеживание обновлений проекта, ведение надлежащей проектной документации для ключевых процессов и информации является ключевым фактором.

Документирование проекта может показаться утомительным, но с правильными инструментами и методами вы можете не только упростить процесс документирования, но и обеспечить эффективность конечного результата. Попробуйте Creately сегодня, чтобы упростить и улучшить процесс документирования вашего проекта.