Выполнение проекта | # 20 Начало работы с управлением проектами

Выполнение проекта – это выполнение задач, которое приводит к достижению намеченной цели. Таким образом, область выполнения проекта включает в себя больше, чем просто выполнение повседневных задач. Это также создание процессов, управление ресурсами компании и работа над созданием открытой, инклюзивной среды, которая способствует сотрудничеству и обучению.

Выполнение проекта – оглавление:

1. Введение
2. Домен выполнения проекта
3. Управление процессами при выполнении проекта
4. Ретроспектива, обучение и совершенствование
5. Краткое содержание

Введение

Домен выполнения — одна из восьми основных областей, в которых происходят действия проекта. Это не просто этап, следующий за планированием задачи. Скорее, область выполнения определяет всю работу, выполняемую в ходе проекта.

Домен выполнения проекта

Выполнение проекта — это прежде всего длинный список задач, выполняемых каждым членом проектной команды. Они выбираются из списка задач, подготовленного менеджером проекта, упорядочены по приоритету и обычно размещаются на доске Канбан.

Среди задач, относящихся к области выполнения проекта, мы найдем как повторяющиеся циклические действия, связанные, например, с обновлениями программного обеспечения, так и разовые события, такие как разработка логотипа для приложения.

Область выполнения проекта состоит из действий, связанных с:

• Выполнение ежедневных задач,
• Разработка новых задач,
• Внесение изменений в уже выполненные и запланированные к выполнению задачи,
• Создание эффективных процессов,
• Общение с заинтересованными сторонами,
• Управление материалами, оборудованием, данными и другими ресурсами компании,
• Подготовка документов, необходимых для реализации проекта,
• Наблюдение за изменениями внутри и вне организации, которые могут повлиять на реализацию проекта
• Постоянное обучение и корректирующие действия.

Мы немного подробнее рассмотрим, какую роль играют управление процессами и обучение в реализации проекта, и где области мониторинга и реализации проекта наиболее близки друг к другу.

Управление процессами при выполнении проекта

Чтобы управление процессами проекта служило своей цели и не превратилось в ненужную бюрократию, оно должно основываться на практике. Поэтому их разработка обычно делится между руководителем проекта и командой проекта. При таком подходе каждый внутренний процесс, также называемый техническим или производственным процессом, определяется одновременно двумя осями:

• Этап реализации задачи
• Рабочий процесс относительно конкретной задачи

Этапы выполнения задачи

Этапы выполнения задачи определяются так называемыми воротами, т.е. критериями, которым должна соответствовать задача, чтобы перейти к следующему этапу. Статус данной задачи может измениться следующим образом:

• предназначенные для выполнения , то есть помещенные Менеджером проекта в список дел,
• в реализации – то есть выбран для исполнения одним из членов команды проекта,
• проверено – задание выполнено и передано другому лицу, проверяющему правильность и качество его выполнения, при неудовлетворительном результате испытаний задание возвращается к предыдущему этапу,
• в ожидании публикации — задание прошло тестирование и одобрено к публикации, производству или передаче заказчику, в зависимости от типа выполняемого проекта,
• завершено – вся работа выполнена, и результат утвержден как завершенный.

Количество статусов корректируется в соответствии с потребностями команды проекта и спецификой выполняемых задач. В свою очередь, часто используемая минимальная версия — это три, взятые из классических канбан-досок, определяющие задачу как «необходимо выполнить», «в процессе» и «готово».

Рабочий процесс

Рабочий процесс касается шагов, необходимых для выполнения задачи, и того, кто выполняет ее в любой момент времени. Таким образом, он определяет ответственность за выполнение задачи. Рабочий процесс также указывает, какие действия необходимо предпринять, чтобы задача перешла на следующий этап выполнения.

Рассмотрим, как может выглядеть рабочий процесс задачи: «опубликовать пост в LinkedIn о завершении проекта». Он должен изменить свой статус с «в процессе» на «завершено». Его рабочий процесс может выглядеть следующим образом:

• Выбор темы поста и содержания публикации – ответственным лицом является специалист по маркетингу в социальных сетях, который делегирует задачу копирайтеру и графическому дизайнеру,
• Подготовка текста – задание выполняет фрилансер, специализирующийся на написании текстов,
• Разработка графики – графический дизайнер готовит визуальные эффекты в соответствии с брендингом компании,
• Контроль качества – оценка специалистом по маркетингу и возможные исправления или утверждение для публикации,
• Публикация – решение о времени публикации принимает лицо, которое управляет графиком публикации.

Оптимизация процесса

Другой важной частью управления процессами при выполнении проекта является оптимизация процессов. Это включает в себя мониторинг и реорганизацию процесса, если он не работает гладко. Основное внимание уделяется устранению узких мест — то есть моментов, когда один человек отвечает за больше задач, чем может выполнить, в то время как другие члены команды праздно ждут, пока он или она закончит. Узкие места также могут быть связаны с производительностью машин или выполнением или сроками поставки компонентов внешним поставщиком.

Ретроспектива, обучение и совершенствование

Ценность обучения и создание инклюзивной среды, поддерживающей общение и взаимопомощь, приводит к отличным результатам в управлении проектами. Поэтому во время встреч с командой стоит обратить особое внимание на:

• лучшие выполненные задачи и празднование успехов,
• невыполнение задач без обвинения членов команды,
• размышляя о том, как работать и сотрудничать в команде.

Совместное совершенствование и изучение собственных успехов и неудач — лучший способ выработать передовой опыт выполнения задач. С другой стороны, размышления о способе работы, мотивации, используемых инструментах и ​​даже разделении ролей в команде приводят к повышению общей эффективности команды. Вот почему так важно проводить регулярные встречи, посвященные не только подведению итогов проделанной работы, но и ретроспективам.

Это связано с тем, что часть полученных знаний может быть использована немедленно. Таким образом, команда ускоряет выполнение задач и углубляет сотрудничество . Члены проектной команды учатся друг у друга все лучше и лучше методам выполнения задач и улучшают сотрудничество.

Краткое содержание

Домен выполнения проекта требует, чтобы менеджер проекта проектировал процессы, контролировал текущие процессы, наблюдал за ними одновременно и постепенно улучшал их. Домен выполнения также включает в себя все задачи, выполняемые командой проекта, которые постепенно ведут к реализации цели проекта.

Если вам нравится наш контент, присоединяйтесь к нашему сообществу занятых пчел в Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях дефицита времени делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения

Начало работы с управлением проектами:

1. Что такое проект?
2. Что такое управление проектами?
3. Как управлять проектами?
4. Методы управления проектами
5. Типы проектов
6. 4 примера проектов
7. Приоритизация проектов
8. Направления проектной деятельности
9. Определение успеха в управлении проектами
10. Зачем использовать программное обеспечение для управления проектами?
11. Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
12. Обзор программного обеспечения для управления проектами
13. Жизненный цикл проекта
14. Для чего предназначено видение проекта?
15. Цель проекта. Что это такое и как правильно определить?
16. Фаза инициации проекта – на что обратить внимание?
17. Сфера планирования в управлении проектами
18. Что такое график проекта и для чего он нужен?
19. Как использовать вехи в проекте?
20. Выполнение проекта
21. Как подготовить успешный план действий в чрезвычайных ситуациях?
22. Важность закрытия проекта
23. Провал проекта. 5 причин, почему проекты терпят неудачу
24. 4P управления: проект, продукт, программа и портфолио
25. Наиболее важные задачи и обязанности менеджера проекта
26. Самые полезные навыки менеджера проектов
27. Как стать менеджером проекта?
28. 5 книг, которые должен прочитать каждый руководитель проекта
29. Как создать команду проекта?
30. Структура разбивки работ — как делегировать работу в проекте?
31. Как вести команду во время гибридной работы?
32. Проблемы, с которыми сталкиваются менеджеры проектов при работе с командой
33. Типы проектных встреч
34. Мониторинг проекта. Какие параметры смотреть?
35. Как написать убедительное
36. Как определить масштаб проекта и избежать его расползания?
37. ТЭО – сможем ли мы реализовать этот проект?
38. Анализ рисков в проектах и ​​инструменты для его облегчения
39. Как создать устав проекта?
40. Что такое реестр заинтересованных сторон?
41. Диаграмма Ганта в планировании управления проектами
42. Как составить бюджет проекта?
43. Тайм-менеджмент в проекте
44. Как создать реестр рисков проекта?
45. Стратегии управления рисками проекта
46. Маркетинг проекта
47. Источники и направления изменений в проекте
48. Модели изменения управления проектами
49. Что после Agile? Методы управления проектами