Ожидания от проекта и как их удовлетворить

Задача реализации проекта влечет за собой большую ответственность. Независимо от того, работаете ли вы менеджером проекта или фрилансером, вы должны соответствовать нескольким определенным и высоким требованиям к проекту. Во многих случаях из-за отсутствия надлежащей коммуникации эти требования неправильно понимаются и истолковываются. Команда теряет боевой дух, поскольку время используется для того, чтобы сделать проект менее хаотичным, вместо того, чтобы двигаться вперед. Как сделать так, чтобы проект оправдал все ожидания? В сегодняшней статье мы хотели бы дать вам некоторые рекомендации, которые, если их применить на практике, обеспечат безупречное и легкое выполнение вашего проекта.

Ожидания от проекта – оглавление:

1. Ожидания от проекта – почему они часто приводят к разочарованию
2. 5 элементов управления ожиданиями проекта:
3. Для будущего

Ожидания от проекта – почему они часто приводят к разочарованию

Вероятно, с вами случалось, что ваш клиент остался не доволен результатом вашей работы. Вы продолжали задаваться вопросом, почему ваши видения не совпадали и до какой степени это делало весь план неясным. Когда вы, наконец, сообразите, будет уже слишком поздно, иногда даже хуже – весь проект остановлен, А вы все ломаете голову – что пошло не так? Ответом в этом случае почти всегда является общение и правильное выражение ожиданий обеих сторон . К счастью, есть способ предотвратить такие бедствия.

Ожидания — это не что иное, как твердые убеждения в том, что что-то, что мы имеем в виду, имеет определенный вид, форму, ткань и т. д. и что все произойдет так, как мы себе это представляем. Эти вопросы часто трудно четко определить, что может быть проблематично, особенно с точки зрения бизнеса. Это также размывает как цели проекта, так и способы измерения его успеха.

Более того, проблема может заключаться в отсутствии определенных приоритетов и временных рамок для данной задачи или в чрезмерном сосредоточении внимания на неправильных этапах. В конце концов, мы остаемся с потерянным временем, низким моральным духом и снижением эффективности работы. Такой организационный хаос приводит к снижению вовлеченности внутри команды, но, что более важно, к серьезной потере доверия между клиентом и командой людей, работающих над данным проектом, включая вас.

5 элементов управления ожиданиями проекта:

Как видите, правильное управление ожиданиями может помочь вам избежать многих ненужных неприятностей и провести весь процесс реализации проекта от начала до конца так, как задумал клиент. Существует 5 основных элементов управления проектными ожиданиями:

1. Планирование проекта

Часто бывает так, что стороны, заинтересованные в проекте, имеют определенное готовое видение еще до того, как будет создана схема данного начинания. По этой причине рекомендуется привлекать клиента уже на начальном этапе , т.е. на этапе планирования. Вместе с клиентом и коллегами определяют объемы деятельности, приоритеты и цели, выявляют взаимосвязь между задачами . Если что-то непонятно — не стесняйтесь спрашивать. Также не забудьте сформулировать план оценки рисков, чтобы иметь выход на случай непредвиденных обстоятельств.

Ожидания обеих сторон могут не всегда совпадать — этот метод прояснит все предположения для данного проекта и больше вовлечет всю команду.

2. Реализация проекта

Планирование проекта важно, но не так важно, как его выполнение. Для этого вам необходимо проводить встречи с клиентом и командой, чтобы определить , как выполнить и контролировать развитие вашего начинания.

На встрече с вашей командой убедитесь, что все понимают свою роль и знают, что они должны делать. Установите роли, задачи, время, которое будет потрачено на них, план коммуникации и способ учета вех. Лучше всего, если вы сразу же включите KPI , а также следующие запланированные встречи, когда вы будете делать обновление.

На этом этапе важно общение — позаботьтесь об этом, например, предложив соответствующую платформу для общения. Firmbee — один из таких инструментов, который, помимо возможности общаться с коллегами, имеет много других функций, полезных в управлении проектами и работе. Это одна из немногих платформ управления проектами, благодаря которой нет необходимости интегрировать несколько программ и нас перестает беспокоить так называемая техническая усталость.


3. Коммуникация

Как видите, львиная доля эффективного рабочего процесса и, следовательно, соответствия ожиданиям связана с умением четко общаться . Об этом следует помнить на всех этапах проекта, чтобы избежать ненужных недоразумений, а, следовательно, потери времени и мотивации.

Прежде всего, используйте простой и понятный язык , понятный всем. Не должно быть никакой двусмысленности или сомнения. Кроме того, лучше всего подводить итоги всех встреч с быстрой обратной связью .

Вы также можете создать план коммуникации , который включает в себя:

• способ связи (электронная почта, сообщения, средства связи),
• частота общения,
• конкретное лицо, отвечающее за конкретную задачу,
• оценка рисков и возможные проблемы со связью.

Это гарантирует, что участники будут знать, чего ожидать, и что даже наихудшие сценарии будут запоздалыми, а не неприятными сюрпризами. Сокрытие плохих новостей не поможет и может привести к потере доверия и вовлеченности команды.

4. Недостаточно обещаний и перевыполнение

Буквально недооценка означает принижение обещаний в начале дела , и, наоборот, перевыполнение означает превышение ожиданий после их выполнения .

Нетрудно увлечься азартом и пообещать что-то в начале процесса планирования, что со временем и после того, как энтузиазм остынет, может оказаться трудным или даже невыполнимым. Если жребий брошен, и вы не можете его вернуть, что тогда? Наверное, стресс впереди. Хитрость заключается в том, чтобы не допустить возникновения такой ситуации. Как?

Мы должны предлагать немного меньше, чем можем дать . Таким образом, клиент чувствует удовлетворение, когда проект завершается, и нам удалось превзойти его ожидания. В случае непредвиденных неприятных обстоятельств, отрывающих какие-то кусочки от чертежа, клиент все равно рад, так как мы надеемся, что нам удалось сдержать свое слово. Тем не менее, чтобы оставаться спокойным на протяжении всего процесса, нам необходимо скрупулезно ставить цели и этапы как можно более реалистично, чтобы откалибровать нашу стратегию «недостаточно-больше».

5. Личные ожидания

Люди не умеют читать мысли . Они не догадаются, что мы имеем в виду, предполагаем или предвидим, если мы не сформулируем ясно и ясно. Так мы достигаем последнего, но отнюдь не наименее значимого элемента — выражения наших ожиданий. Прозрачность и ясность наших намерений, действий и ожиданий позволяют нашим коллегам и потенциальным клиентам понять и представить полную перспективу проекта, за который мы беремся.

Для будущего

Ожидания являются неотъемлемой частью нашей жизни , в том числе и ее профессиональной стороны. Активное управление ими может оптимизировать рабочий процесс и привести к более заинтересованной команде, удовлетворению клиентов и, в конечном итоге, к личному успеху! Помните об этом, работая над своими проектами, и попробуйте применить эти несколько принципов на практике — вы сразу увидите разницу.

Читайте: Какими новыми навыками управления проектами вы должны обладать в 2021 и 2022 годах.

Если вы хотите оставаться на связи, присоединяйтесь к нашему сообществу Facebook.

Автор: Кэролайн Беккер.

Как руководитель проекта, Кэролайн является экспертом в поиске новых методов разработки лучших рабочих процессов и оптимизации процессов. Ее организаторские способности и способность работать в условиях цейтнота делают ее лучшим человеком для воплощения сложных проектов в жизнь.

Просмотреть все сообщения